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02记录管理程序
记录管理程序
编号:
ZJBE/MS/P02—2003
版本:
第二版
批准人:
中国建筑第八工程局
第二建筑公司
2003.07.01发布2003.07.15实施
目录
1目的、范围………………………………………………………………………
(2)
2相关文件…………………………………………………………………………
(2)
3术语和定义………………………………………………………………………
(2)
4职责…………………………………………………………………………
(2)
5工作程序…………………………………………………………………………
(2)
5.1记录的控制范围与分类………………………………………………………
(2)
5.2记录的收集(生成)…………………………………………………………(3)
5.3记录的贮存和保管……………………………………………………………(3)
5.4记录的借阅/查阅……………………………………………………………(3)
5.5记录的处理……………………………………………………………………(3)
6记录………………………………………………………………………………(4)
6.1记录借阅登记表(R02—1)
6.2过期记录销毁记录(R02—2)
7.附录………………………………………………………………………………(6)
公司记录管理总清单
1目的、范围
对与质量、环境和职业安全健康管理有关的记录进行有效控制和管理,为证实管理体系有效运行提供客观证据,制定本程序。
本程序适用于与管理体系有关的所有记录的管理。
2相关文件
GB/T19001—2000idtISO9001:
2000标准;
GB/T24001—1996idtISO14001:
1996标准;
GB/T28001—2001标准;
公司《管理手册》、《文件控制程序》(ZJBE/MS/P01-2002)、《档案管理实施细则》及公司其他管理体系文件。
3术语和定义
参照本公司《管理手册》中的术语解释。
记录:
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
客观证据:
支持事物存在或其真实性的资料。
4职责
4.1企管部负责管理体系内、外部审核和管理评审记录的整理、归档、保存和管理。
4.2公司办公室的档案室负责按《档案管理实施细则》对归档记录进行管理。
4.3各单位/部门负责收集、整理、保管本单位/部门的记录,并按本程序规定的要求具体实施记录的控制。
5工作程序
5.1记录的控制范围与分类
5.1.1记录的控制范围包括:
各管理体系文件中规定提供的记录,以及在管理体系运行中形成的其他记录(包括声像、磁带、照片、软盘、文字资料等),也包括来自相关方的记录。
5.1.2记录的分类包括:
各项管理记录、各项操作记录、各种监视和测量记录及各种报告等。
5.2记录的收集(生成)
5.2.1管理手册、程序文件和其他管理文件规定的记录,由责任部门或人员按相应的格式随工作进展如实填写,应由分承包方生成的记录,由项目部相应责任人员及时收集。
有编号规定的记录应按下列规则统一编号整理:
顺序号—年度(如001─2001)。
5.2.2填写记录时字迹要清晰、整齐、能准确识别,填写人员签名时必须签全名,记录不得用铅笔填写。
5.2.3记录的内容要完整、齐全,提供的数据资料要准确,语言要简练。
收集和保存的记录应尽量使用原始件(包括记录表格本身规定的复写件),顾客提供的记录可使用复印件。
5.2.4各项管理记录和各种报告要及时填写,各项操作记录、监视和测量记录应随时整理,不得后补、伪造。
5.2.5记录一经填写完成,原则上不允许任何部门或个人涂改,以确保其原始性、可追溯性和证明作用,并为制定纠正/预防措施提供依据。
如系笔误或经证实原有记录不准确,可在原始记录上采用“划改”形式进行更改,但应保留原有记录的可识别性。
凡以涂、贴、刮等方式改动的记录一律作废。
5.3记录的贮存与保管
5.3.1所有记录由公司、下属单位、项目部三级实施管理。
各层次部门和项目部应将记录的生成(收集)、保管责任落实到具体人员。
各层次部门和人员应保管的记录参照“公司记录管理总清单”(见附录7.1)。
5.3.2下列记录应由公司/下属单位档案室归档保存:
a竣工工程技术资料;
b管理评审记录及有关决议;
c内部审核报告;
d第三方审核的有关资料;
e其它需要归档保存的记录。
记录归档时由档案室按《档案管理实施细则》执行。
5.3.3记录应贮存在通风、干燥、安全且便于查找的地方。
5.3.4记录应保存的期限参照“公司记录管理总清单”(见附录7.1)
5.4记录的借阅/查阅
借阅/查阅记录必须经记录管理部门(单位)负责人批准签字并在“记录借阅登记表”(R02-2)中登记后,方可借阅/查阅。
与记录内容无直接关系的人员,无权借阅/查阅。
5.5记录的处理
5.5.1记录保存期满后,保管人请示本部门(单位)负责人,由本部门(单位)负责人做出处理决定。
5.5.2批准销毁的记录由保管人员负责销毁,并有部门其他人员见证,做好销毁记录(R02-3)。
若仍有参考价值予以保留时,由保管人员在记录的右上角用醒目颜色标明“过期”字样。
6.记录
记录借阅登记表(R02—1)
序号
记录名称
编号
借阅人
批准人
借阅
日期
归还
日期
过期记录销毁记录(R02—2)
编号:
记录名称
记录编号
生成部门
生成时间
保存期限
批准人
处理情况:
执行人
见证人
年月日
7.附录
公司记录管理总清单
序
号
记录名称
表格
编号
责任部门或人员
保存期限
公司总部
下属单位
项目部
一
文件控制程序
1
文件发放/回收记录表
R01-1
相关部门
相关部门
资料员
3年/交工
2
收文登记表
R01-2
相关部门
相关部门
资料员
有效期
3
文件更改通知单
R01-3
相关部门
相关部门
资料员
有效期
4
作废文件处理记录
R01-4
相关部门
相关部门
资料员
3年/交工
5
项目计划、施工组织设计审批会签表
R01-5
相关部门
技术部门
资料员
工程结算完
6
受控文件清单
R01-6
办公室
相关部门
资料员
持续使用
二
记录控制程序
7
记录借阅登记表
R02-1
相关部门
相关部门
资料员
持续使用
8
过期记录销毁记录
R02-2
相关部门
相关部门
资料员
3年/交工
三
法律法规及其他要求获取
识别控制程序
法律、法规获取登记表
R03-1
相关部门
相关部门
3年
标准、规范、规程获取登记表
R03-2
相关部门
相关部门
3年
法律、法规清单
R03-3
法律事务部
工程部门
持续使用
标准、规范、规程清单
R03-4
法律事务部
工程部门
持续使用
四
职责和权限
五
信息交流控制程序
相关记录
六
管理评审程序
管理评审计划
R06-1
企管部
3年
管理评审报告
R06-2
企管部
长期
七
人力资源管理程序
人员资格、能力鉴定表
R07-1
人力资源部
劳资部门
3年
人员培训计划表
R07-2
相关部门
相关部门
3年
人员培训班教学计划表
R07-3
相关部门
相关部门
3年
职工外出培训申请表
R07-4
相关部门
相关部门
3年
职工培训登记卡
R07-5
人力资源部
劳资部门
持续使用
公司记录管理总清单
序
号
记录名称
表格编号
责任部门或人员
保存
期限
公司总部
下属单位
项目部
八
施工过程控制程序
产品保护交接检查表
R08-1
相关部门
相关部门
工程结算完
技术复验记录
R08-2
相关人员
工程结算完
设备和人员资格鉴定记录
R08-3
技术负责人
工程结算完
特殊过程监控记录
R08-4
技术负责人
工程结算完
试验室评价记录
R08-5
技术负责人
工程结算完
过程产品试验取样记录
R08-6
试验员
工程结算完
温湿度测量记录
R08-7
试验员
工程结算完
九
劳务分包管理程序
劳务分包商考察评价记录表
R09-1
合约部
劳务分包管理部门
5年
合格劳务分包商名册
R09-2
持续使用
劳务分包商月考核记录表
R09-3
项目经理
5年
劳务分包商年度综合考核记录表
R09-4
5年
劳务分包商辞退报告
R09-5
项目经理
5年
十
物资控制程序
物资供方评价表
R10-1
物资部门
材料员
3年/交工
合格物资供方名册
R10-2
物资部门
材料员
持续使用
物资计划
R10-3
物资部门
材料员
工程结算完
物资管理检查表
R10-4
物资部
区域公司
材料员
3年/交工
物资验证记录
R10-5
材料员
工程结算完
不合格物资处理记录
R10-6
材料员
工程结算完
安装工程物资验证记录
R10-7
材料员
工程结算完
物资紧急放行记录
R10-8
材料员
工程结算完
易产生重大环境影响因素物资管理表
R10--9
材料员
工程结算完
十一
装饰设计控制程序
装饰设计指导书
R11-1
设计室
长期
装饰设计输入记录
R11-2
设计室
长期
装饰设计评审记录
R11-3
设计室
长期
装饰设计验证记录
R11-4
设计室
长期
装饰设计确认记录
R11-5
设计室
长期
装饰设计更改记录
R11-6
设计室
长期
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