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excel技巧

Excel培训手册

手册的阅读对象

=if（你="Excel初级","请继续阅读","请关闭本手册"）。

什么?

看不懂这是什么意思?

那你可以直接阅读本讲义了。

准确地说，本手册的阅读对象为Excel初级用户，而不是什么都不懂的Excel入门者。

通过本手册的学习你可以掌握很多实用的技巧。

Excel2003的用户使用本手册无任何问题，Excel97、Excel2000、Excel2002等版本的用户可能只有90%至99%的适用性

前言1

第一讲、键盘高手——使用快捷键2

第二讲、懒人懒到底——使用鼠标6

第三讲、双剑合璧——鼠标键盘组合8

第四讲、Excel的枷锁9

第五讲、使用Excel应具备的良好习惯11

第六讲、实用功能介绍及技巧之一12

一、设置顶端标题行\左端标题列12

二、选择性粘贴12

三、查找、替换14

四、定位15

五、插入行、列16

六、插入工作表16

七、插入图表17

八、插入符号17

九、插入分页符17

十、插入函数18

十一、插入名称19

十二、插入超链接20

十三、设置单元格格式20

十四、隐藏工作表、设置工作表标签颜色、设置背景24

十五、条件格式25

第七讲、实用功能介绍及技巧之二27

一、共享工作簿27

二、保护工作表、工作簿28

三、自定义工具栏29

四、工作簿选项设置30

五、对数据进行排序30

六、筛选数据31

七、对数据进行分类汇总33

八、设置数据有效性34

九、分列35

十、合并计算36

十一、数据透视表36

前言

真正的Excel高手不只是擅长函数、数组和VBA，也擅长于键盘和鼠标操作，因为这是基本功。

善用快捷键和鼠标不但可以大大提高操作效率，还可以唬到Excel菜鸟，菜鸟一见你运指如飞，鼠标狂点，三两下就完成了他要五六下才能搞定的作业，恨不得拜你为师，梦想着成为Excel高手。

不用数组、VBA这等高精尖武器就可骗到一个徒弟，何乐而不为呢，哈哈^0^。

学习Excel，就从如何最大限度地发挥键盘和鼠标的作用开始。

第一讲、键盘高手——使用快捷键

懒人用鼠标，高手用键盘,大凡高手从来不依赖鼠标,他们更偏爱键盘。

在输入数据时尽量少用鼠标多用键盘快捷键将提高你的工作效率。

下面是一些常用的Excel快捷键：

Ctrl+箭头键

移动到当前数据区域的边缘。

（用鼠标实现此功能的方法参见本手册“鼠标高手”）

Home

移动到行首。

Ctrl+Home

移动到工作表的开头。

Ctrl+End

移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中。

是曾经编辑过（即便后来已删）的最右下角单元格，与定位条件里的“最后一个单元格”同。

Enter

在选定区域内从上往下移动。

（可以在工具>选项>编辑>按Enter后移动方向里设置上下左右）

Shift+Enter

在选定区域内从下往上移动。

朝Enter原方向相反的方向移动。

Tab

在选定区域中从左向右移动。

如果选定单列中的单元格，则向下移动。

Shift+Tab

在选定区域中从右向左移动。

如果选定单列中的单元格，则向上移动。

Alt+Enter

在单元格中强制换行。

（注：

这个功能很实用，一定要记住！

不要再去用空格将文本挤到下一行了）

Ctrl+Enter

先选定单元格区域，输入完后按住Ctrl回车将当前输入项填充至选定的单元格区域。

链接1:

同时在多张工作表的同一单元格区域中输入或编辑相同的数据

按住Ctrl选定需要输入数据的工作表（可多张）,再选定需要输入数据的单元格或单元格区域，键入或编辑相应的数据，回车。

链接2：

在其他工作表中输入相同的已有数据

选中含有输入数据的源工作表，以及复制数据的目标工作表，选定包含需要复制数据的单元格，在【编辑】菜单上，指向〖填充〗，再单击“至同组工作表”。

Ctrl+D

向下填充。

链接：

用鼠标实现此功能的方法参见本手册“鼠标高手”

Ctrl+R

向右填充。

F4或Ctrl+Y

重复上一次操作。

链接：

在编辑公式时选择要更改的引用，按F4可切换引用类型（指绝对引用、相对引用）

Ctrl+Z

撤消上一次操作。

Ctrl+;（分号）

输入日期。

Ctrl+Shift+:

（冒号）

输入时间。

Alt+=（等号）

用SUM函数插入“自动求和”公式。

Ctrl+C

复制选定的单元格。

Ctrl+C，紧接着再按一次Ctrl+C

显示MicrosoftOffice剪贴板（多项复制与粘贴）。

Ctrl+X

剪切选定的单元格。

Ctrl+V

粘贴复制的单元格。

Ctrl+~

在显示公式和计算结果之间切换。

注：

在英文、智能ABC输入状态下有效，极品五笔、全拼状态下无效,其他未测试。

Ctrl+F9

将工作簿窗口最小化为图标。

Ctrl+F10

最大化或还原选定的工作簿窗口。

PrtScr

将屏幕图片复制到剪贴板中。

Alt+PrintScreen

将当前窗口的图片复制到剪贴板中。

（注：

如果要复制单元格区域为图片请使用“照相机”功能）

Ctrl+空格键（与输入法切换冲突时，以输入法切换为准。

）

选定整列。

Shift+空格键（与全角半角切换冲突时，以输入法切换为准。

）

选定整行。

Ctrl+A

选定整张工作表。

（当前区域：

当前单元格向相邻单元格（四面八方）延伸，如果遇到非空单元格，则非空单元格与原单元格一起再向四面八方延伸，直至无法延伸，即四面八方全为空单元格，最终所圈定的矩形区域即为当前区域。

光标所在单元格经过延伸，区域如果得不到扩大（四周空空如也），按Ctrl+A，则选定整表。

经过延伸，区域如果得以扩大，按Ctrl+A，则选当前区域，此时如果再按Ctrl+A，则肯定选定整表，因为区域没得到扩大。

这与Word不同，为安全起见，最好按两次。

）请在右侧附件里做试验。

Ctrl+Shift+"（双引号）

将活动单元格上方单元格中的数值复制到当前单元格或编辑栏。

Ctrl+shift+8

选定当前区域（逸凡注：

等同于使用“定位——当前区域”功能，等同于Ctrl+A区域可以得到扩大的情况）。

Ctrl+'（撇号）

将活动单元格上方单元格中的公式复制到当前单元格或编辑栏。

Ctrl+9

隐藏选中单元格所在行（取消隐藏用Ctrl+Shift+9）

Ctrl+0

隐藏选中单元格所在列（取消隐藏用Ctrl+Shift+0）

第二讲、懒人懒到底——使用鼠标

什么？

“懒人用鼠标，高手用键盘”？

让那些高手用键盘去吧，懒人的口号是：

要懒就懒到底，能用鼠标的地方就不用键盘。

但是，懒也要懒得专业，懒得有技术含量，懒就要懒出境界来。

以下是使用鼠标的常用技能：

☆移动单元格

选定目标单元格区域，将鼠标移到单元格区域的边缘，拖动至目标区域。

☆复制单元格

选定目标单元格区域，将鼠标移到单元格区域的边框，按住Ctrl拖动至目标区域。

☆在同一行或列中填充数据

用鼠标拖动填充柄经过需要填充数据的单元格，然后释放鼠标按键。

如果要按升序排列，请从上到下或从左到右填充。

如果要按降序排列，请从下到上或从右到左填充。

注释：

如果复制的数据类型是Excel中可扩展的数据序列，如数字、日期或其他自定义填充序列，在复制过程中这些数据将在选定区域中递增而不是原样复制。

如果发生了这种情况，请重新选定原始数据，再按住Ctrl，然后拖动填充柄进行复制。

（可以理解成按Ctrl是递增与不递增之间的转换，即，如果本来递增，则按Ctrl就为不递增了，如果本来是不递增的，则按Ctrl就为递增了。

补充：

普通的数字是复制而非递增，解决此问题，一种方法是按着Ctrl拖动填充柄，一种方法是输两个数（比如A1里输入1，A2里输入2），同时选两个单元格（A1和A2），再拖动填充柄。

）

技巧1：

如果旁边列有数据，那么向下填充数据时也可双击填充柄来向下填充。

（“旁边列有数据”？

其实可以这么理解：

双击填充柄向下填充，“必须让它知道填充到哪一行为止”！

这里有一个优先级别，依次是：

本列、左侧列、右侧列。

即当本列下面连续有数据时，双击填充柄，则填充到本列连续有数据的最后一个单元格，注意连续两个字，中间如果有空单元格，则在空单元格之前停止。

如果本列下方接下来没有数据，则双击时参考左侧列，如果左侧接下来也没有数据，则双击时参考右侧列。

如果右侧列接下来也没有数据呢？

则双击填充柄是没有用的。

）

技巧2：

可通过选择“自动填充选项”

来选择填充所选单元格的方式。

例如，可选择“仅填充格式”或“不带格式填充”。

技巧3：

使用鼠标右键拖动填充柄。

会有什么效果呢？

？

试试看。

☆删除单元格内容

用鼠标向内拖动填充柄经过需要删除的单元格，然后释放鼠标按键。

☆快速移动至数据边界

将鼠标移至活动单元格/区域的边缘，鼠标指针变成四向箭头时双击鼠标左键即可。

双击左边缘快速跳至当前数据区域的最左边，其余类推。

☆设定合适行高列宽

如果某单元格未完全显示，双击该列列标题的右边界，可以设置为“最适合的列宽”。

如果某单元格分行后未完全显示，双击该行行标题的下边界，可设置为“最适合的行高”。

（可以双击word里的表格边框，看一个什么效果？

）

第三讲、双剑合璧——鼠标键盘组合

鼠标键盘联用来完成某些功能将大大提高操作效率，逸凡特地作诗一首，以此为证：

鼠标键盘，外设至尊，联袂江湖，谁能相抗，双剑合璧,谁与争锋。

☆快速选定单元格区域

按住Shift键，将鼠标移至活动单元格/区域的边缘，鼠标指击变成四向箭头时双击活动单元格（区域）的边缘，可快速选定活动单元格区域至此行或此列中下一个空白单元格为止。

☆选取连续单元格区域

先选取单元格的起始单元格，再按住Shift，点击目标单元格区域的最后一个单元格，将选取一个以起始单元格为左上角，最后单元格为右下角的矩形区域。

链接1：

扩展选定的单元格区域

按下F8，再点击鼠标或按下方向键，可增加或减少单元格选定区域。

按Esc或F8退出扩展模式。

链接2：

选取两张或多张相邻的工作表

先选中第一张工作表的标签，再按住Shift单击要选取的最后一张工作表的标签

☆选取不连续单元格区域

先选中第一个单元格或单元格区域，再按住Ctrl选中其他的单元格或单元格区域。

链接1：

选取两张或多张不相邻的工作表

单击第一张工作表的标签，再按住Ctrl单击其他工作表的标签。

☆插入单元格

按住Shift，拖动填充柄

☆跨工作表移动单元格

将鼠标移到单元格区域的边缘，按住Alt拖动鼠标到目标工作表的标签后至目标区域后释放鼠标。

☆调换单元格的顺序

按住Shift，将鼠标移到单元格区域的边缘拖动单元格至目标单元格

前三讲总结：

总体原则是：

输入数据时多用键盘快捷键，操作时多用鼠标，尽量少在鼠标和键盘之间切换。

不管是菜鸟还是高手，如果偏执地使用鼠标或键盘，那就是偏执狂了！

第四讲、Excel的枷锁

Excel并不是辽阔无边的大草原，可让你信马由缰。

因设计所限，Excel有很多限制，在此仅举出一些常见的限制，有空可以了解一下，应知应会的知识点已用蓝色标记。

1、工作表和工作簿限制

工作表大小

65,536行乘以256列（office2007可实现100万行、16000列）

列宽

255个字符

行高

409磅

单元格内容（文本）的长度

32,767个字符。

单元格中只能显示1,024个字符；而编辑栏中可以显示全部32,767个字符。

工作簿中的工作表个数

受可用内存的限制

工作簿中的颜色数

56

工作簿中的单元格样式种类

4,000

工作簿中的名称个数

受可用内存限制

窗口中的窗格个数

4

缩放范围

10%到400%

排序引用的个数

单个排序中为3，如果使用连续排序则没有限制

撤消层次

16

2、工作组中的限制

可同时打开和使用一个共享工作簿的用户人数

256

修订记录保留的天数

32,767（默认为30天）

在共享工作簿中可突出显示的单元格个数

32,767

突出显示修订处于打开状态时，用于标识不同用户所作修订的颜色种类

32（每个用户用一种颜色标识。

当前用户所作更改用海军蓝突出显示）

3、计算时的限制

数字精度

15位

单元格中可键入的最大数值

9.99999999999999E307

最大正数

1.79769313486231E308

最小负数

-2.2250738585072E-308

最小正数

2.229E-308

最大负数

-2.2250738585073E-308

公式内容的长度

1,024个字符

迭代次数

32,767

工作表数组个数

受可用内存限制。

另外，数组不能引用整个列。

例如，数组不能引用整个C:

C列或C1:

C65536区域。

然而，数组可以引用区域C1:

D65535，因为此区域比最大工作表的大小少一行，且未包括整个C或D列。

选定区域个数

2,048

函数的参数个数

30

函数的嵌套层数

7

可用工作表函数的个数

329

计算允许的最早日期

1900年1月1日（如果使用1904年日期系统，则为1904年1月1日）

计算允许的最晚日期

9999年12月31日（呵呵，以前有个千年虫，以后会有万年虫否？

）

可以输入的最大时间

9999:

59:

59

4、数据透视表规范

工作表上的数据透视表

受可用内存限制

每字段中唯一项的个数

32,500

数据透视表中的行字段或列字段个数

受可用内存限制

数据透视表中的页字段个数

256（可能会受可用内存的限制）

数据透视表中的数据字段个数

256

5、图表规范

图表引用的工作表个数

255

图表中的数据系列个数

255

二维图表的数据系列中数据点个数

32,000

三维图表的数据系列中的数据点个数

4,000

图表中所有数据系列的数据点个数

256,000

数据透视图报表中的页字段个数

256（可能会受可用内存的限制）

数据透视表中的数据字段个数

256

6、其它

自定义格式的条件

3个

名称的的最大长度

255个字符

工作簿间的引用只能是绝对引用不能是相对引用

不能设置同一单元格格内两行文字的间距,同一行字的字间距

第五讲、使用Excel应具备的良好习惯

不好的使用习惯将极大地降低你的工作效率，让你事倍功半。

下面谈谈本人使用Excel的一些体会。

一、同一对象请使用同一名称，而不要使用简写、别称，以便使用函数查找，引用，如果你使用过vlookup等函数你就可体会到这个习惯的必要性。

同理，不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，以利数据的传递、引用。

二、排版时不要在字符串内、前后插入空格，尽量使用对齐功能来排版，以便使用函数查找、引用。

三、在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能（可使用跨列对齐来居中），以便填充公式、排序、筛选。

四、排版时使用顶端标题行、标题列功能，而不要笨拙、野蛮地强制性插入标题行、标题列。

五、数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式，即数字靠右对齐，文本靠左对齐。

数字使用千位分隔符。

六、学会使用拆分窗口功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。

七、工作簿内工作表较多时，使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。

逸凡注：

通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单。

八、经常使用快捷键，提高工作效率。

九、在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式，请使用组合工作表功能，以提高效率。

（具体使用方法参见本手册的“键盘高手”）

一十、在要进行乘除等运算时，要养成在公式的最外层使用round函数的习惯，以免出现四舍五入的误差。

一十一、在计算结果可能出现#DIV/0!

、#VALUE!

、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成使用if和ISERROR函数消除错误值的习惯。

一十二、要对工作表进行临时性排序时，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序。

一十三、当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。

一十四、养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。

第六讲、实用功能介绍及技巧之一

Excel的功能太多了，一一讲解的话那就是一块厚厚的砖头，而不是培训手册了。

所以本讲仅介绍Excel的一些常用功能和相关的技巧。

下面按菜单顺序选取常用的功能进行介绍。

一、设置顶端标题行\左端标题列

操作：

【文件】→〖页面设置〗→“工作表”选项卡

☆选中“行号列标”复选框，打印行号列标；

☆若要在每一页上打印列标题，请在“打印标题”下的“顶端标题行”框中，选取列标志所在行，然后单击“打印”。

逸凡注：

你是否干过这样的傻事：

为保证打印的工作表的每一页都有表头，每隔十几二十行复制一个顶端标题行？

？

我也这样做过，嘿嘿：

）P。

☆若要在每一页上打印行标志，可在“打印标题”下的“左端标题列”框中，输入行标志所在列的列标，然后单击“打印”。

二、选择性粘贴

操作：

【编辑】→〖复制〗、【编辑】→〖选择性粘贴〗或点右键→〖选择性粘贴〗

复制就不多说了，快捷键为Ctrl+C。

注意：

不能对多重数据区域使用复制剪切命令。

技巧：

选择要复制的单元格、图表等对象，按住Shift,点击【编辑】菜单,该菜单会出现一个〖复制图片〗的子菜单,点击后出现“复制图片”的对话框（如下图，如选“打印效果”则不会有网格线），点击确定，然后“粘贴”即可将复制的对象粘贴为图片。

链接：

按住Shift键点击“文件”菜单，原来的“关闭”菜单项就变成“全部关闭”，可关闭全部工作簿。

复制图片对话框“复制图片”的效果“照相机”的效果

链接:

也可使用“照相机”功能复制单元格为图片，两者效果差不多。

只是“复制”出的图片无边框，见上图。

“照相机”照出的图片在Excel里会随着源数据的变化而变化，“照相机”不能复制图表。

关于“照相机”的使用请参见本手册的“实用功能介绍及技巧”的“自定义工具栏”部分。

选择性粘贴是一个非常实用的功能，下面介绍常用的几个选项：

1、粘贴公式

当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。

如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。

2、粘贴数值

☆将单元格中的公式转换成计算后的结果，并不覆盖原有的格式；

☆仅粘贴来源数据的数值，不粘贴来源数据的格式

3、粘贴格式

复制格式到目标单元格。

但不能粘贴单元格的有效性。

链接1：

选择含有要复制格式的单元格或单元格区域，单击“常用”工具栏上的“格式刷”，也可复制单元格或区域的格式。

格式刷适合复制比较复杂的格式，而F4或Ctrl+Y只适合重复单一的格式设置。

技巧1：

若要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，请双击“格式刷”按钮。

当完成复制格式时，请再次单击该按钮或按Esc以关闭格式刷。

技巧2：

若要复制列宽，请选定要复制其列宽的列标，再单击“格式刷”按钮，然后单击要将列宽复制到的目标列标。

4、粘贴时运算

可对粘贴对象进行加减乘除运算，如：

A1单元格数值为2，复制A1单元格，选定B5：

E7区域，进行下列操作：

选择性粘贴--运算--乘，则B5：

E7单元格的数据变成原来的2倍。

其余运算类推。

技巧：

如果某单元格区域的数字已设成文本格式，无法对其进行加减，可在某空白单元格输入数值1，复制数值为1的单元格，再选定目标区域，选择性粘贴→乘，即可将文本格式的数字转换为数字格式。

另：

用除1或加减零都可转换。

同理，使用“选择性粘贴→乘”的功能将单元格区域的数字转换正负号、将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位是非常方便的！

链接：

还可以在不改变数据原值的情况下把报表转换为以千元或万元为单位显示，其方法请参见本讲第十二项《设置单元格格式》中的技巧7：

Excel中的变形术。

5、跳过空单元

防止用复制的空白单元格替换数据单元格。

6、转置

复制区域的顶行数据将显示于粘贴区域的最左列，而复制区域的最左列将显示于粘贴区域的顶行，很方便哦。

7、有效性

粘贴单元格的有效性条件。

技巧：

“全部”和“边框除外”选项也可复制数据有效性设置。

三、查找、替换

操作：

【编辑】→〖查找、替换〗

可查找（替换）某特定格式或某文本；可在整个工作簿内查找（默认为仅在工作表内查找）；可设定是否区分大小分、全角半角等。

查找内容中可使用“？

”、“*”等通配符，用法见下表。

通配符类型

用法

?

（问号）

任何单个字符

例如，sm?

th查找“smith”和“smyth”

*（星号）

任何字符数

例如，*east查找“Northeast”和“Southeast”

技巧1：

查找*或？

符号本身

在*和?

前加~即可使它们失去通配符的作用，如：

要查找“*”那么在查找内容里输入“~*”即可；要查找“lhm?

88”请输入“lhm~?

88”。

技巧2:

将工作表中包含某字符串（如“逸凡账务系统”）的多处单元格一次性设置为某格式

方法1:

【编辑】→〖替换〗，在替换对话框点击“选项”，查找内容和替换内容均输入“逸凡账务系统”，在“替换为”那一行的“格式”中设置你需要的格式，再点“全部替换”。

方法2：

【编辑】→〖查找〗→在查找栏输入“逸凡账务系统”→点“查找全部”→按Ctrl+A，再设置需要的格式退出。

方法3：

【编辑】→〖查找〗→在查找栏输入“逸凡账务系统”→点“查找下一个”→设置格式（不要退出查找对话框）→双击格式刷→点“查找全部”→按Ctrl+A→关闭退出。

四、定位

操作：

【编辑】→〖定位〗

什么是定位？

定位就是Excel替你选定符合你所设定位条件的单元格。

此功能的快捷捷为Ctrl+G，打开定位对话框后单击“定位条件”按钮可选择包含特殊字符或条目的对象、批注或单元格。

这是一个很实用的功能，大家一般都不太用，即使是经常使用Excel的朋友也不常用。

下面介绍一下它的一些常用选项：

若要选择包含批注的单元格，请单击“批注”。

若要选择包含常量的单元格，请单击“常量”。

若要选择包含公式的单元格，请单击“公式”

注：

常量和公式选项又有数字、文本、逻辑值、错误等子选项可选。

若要选择空白单元格，请单击“空值”。

若要仅选择区域中可见的单元格，虽然该区域也跨越隐藏的行和列，请单击“可见单元格”。

若要选择当前区域，如整个列表，请单击“当前区域”。

注释：

当前区域指填写了数据的区域，该区域包括当前选定的单元格或单元格区域。

该区域向四周扩展到第一个空行或空列。

技巧：

如果要选定一个很大的单元格区域，建议使用定位功能。

如要定选A1：

D20000区域，为避免大量滚屏，可以直接在定位对话框的“引用位置”直接输入A1：

D20000即可。

当然也可先选定A1单元格，然后拖动滚动条到20000行，然后按住Shift选定D20000单元格即可。

（在名称框里输入A1：

D20000回车也可以。

）

五、插入行、列

操作：

【插入】→〖行、列〗

这个功能就不介绍了。

建议：

在【工具】→〖自定义〗→“命令”选项卡里将“插入行”、“插入列”、“删除行”、“删除列”的命令按钮拖动到工具栏，以方便插入或删除行\列。