成功的工作计划与控制.docx
- 文档编号:30276732
- 上传时间:2023-08-13
- 格式:DOCX
- 页数:20
- 大小:45.07KB
成功的工作计划与控制.docx
《成功的工作计划与控制.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《成功的工作计划与控制.docx(20页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
成功的工作计划与控制
成功的工作計劃與控制左鳳山
一、工作計劃的意義
計劃是為企業的將來作準備而設計的一系列管理活動,並確保有關人力與資源的運用決策,以協助達成企業目標。
計劃是籌謀最有效而可行的行動方案,沒有計劃的行動是盲動,也是一種危險的行動。
管理人員必須運用判斷與抉擇來擬定各項計劃,以達成其任務。
二、計劃類型
當管理者在設定某項計劃的時候,他必須顧及到有連帶關係的其他各種計劃。
下面,舉出一般性的各種計劃。
通常,計劃是為實現方針而訂的,這就是說,計劃是為要實現方針的一種過程,因此,它是隸屬於方針的。
然而,當管理者在設定某項計劃的時候,他可能會從上司擬定的計劃中,發現自己的組織該走的方向而去訂自己單位的計劃,有時候也必須去參照管理者的任務,包括更大的範圍全般性地計劃,而後才去設定自己單位的計劃。
因此,能先瞭解企業計畫的種類,對管理者來說,當他要設定自己計畫而需要參照別的計畫的時候,在判斷上將有莫大用處。
短程計畫和長程計畫
依計畫的期間而可分為短程計畫和長程計畫。
通常,短程計畫乃指一個營業年度以內的業務計畫而言。
它可分為年度計畫、半年計畫、季計畫、月份計畫和日程計畫等。
短程計畫係長程計畫之一環,因而,它必須經常要與長程計畫保持關連性,換句話說,是對該計畫執行人員的責任和權限的一種實踐性的計畫。
至於長程計畫則是短程計畫以外的期間計畫,然而它的種類繁多而有如3年計畫、5年計畫、10年計畫及20年計畫等。
這個計畫的目的是,要擴大工廠、開發新製品、改進人員結構等都是以改進企業體質為目標,因此它會關係到經營的基本方針和經營方針。
(二)個別計畫和綜合計畫
個別計畫就是,指生產計畫/銷售計畫/工程計畫/人事計畫/損益預算/資金計畫等各種計畫.那麼,把這些計畫綜合起來的就是綜合計畫,至於它的種類,則有利潤計畫/事業計畫和綜合預算等.
物量性計畫和價值性計畫
例如生產計畫/銷售計畫和人員計畫等,都可用生產數量/銷售數量和人員數目等物量來表示的話,也就可以把它叫做物量計量.反之,預測則是價值性計畫.不過,設備計畫和材料計畫等,卻是兼有物量性和價值性(由所需資金觀點來說)的兩種計畫性質.
結構計畫和業務計畫
如果,突然說出經營的結構計畫這個名詞的話,也許會使人覺得不容易瞭解,但是,換個名詞稱之為企業體質改進計畫,也就容易懂了.這個計畫的目的是,要開發新產品或更新設備等對企業的未來有決定性影響.因此,這個計畫應該由經營者來做,然而,它的性質是,創造性的/基本性的和任意性的.
這個計畫包括有下列各項:
1.產品計畫……先要調查和掌握需求者的消費要求並從中作決定,什麼東西、賣多少、用什麼價格、從什麼時候開始銷售等的計畫。
這就是企業經營的核心計畫。
因此,製品計畫對銷售計畫和生產計畫,就形成結構性的計畫。
2.設備投資計畫……以產品計畫的手段而言,設備投資計畫是個必要的條件,換言之,隨著開發新產品或既有產品的結構變化,也就需要如新設、增設、修改、移設等設備投資。
3.原材料計畫……有時候,結構計畫會產生於原材料計畫。
例如:
要把用在製造工程的動力源由煤和石油轉改用核能,或要把紙漿工業的針葉樹原料改用闊葉原料的時候,就需要製法和設備、技術管理等各種結構計畫。
4.組織計畫……隨著企業的擴大和發展,組織的構造,也必須依次加以改革。
其中,主要的有如為充實經營功能的計畫、邁向分權管理組織以及企業的分離和合併等。
5.人事計畫……為要適應組織計畫而產生的計畫,要改進從業員工的勞動生產力為目的,如人事制度、工資形態、教育訓練等人事計畫。
若結構計畫不能帶動發展個人能力的計畫,企業經營早晚會在「人」這方面老化和麻痺。
6.業務計畫,也可以說是一種管理計畫。
這是要推動日常或結構計畫的執行性業務為目的的一種計畫,而且這也是管理者的責任和權限所能實現的,具有部份性、短期性、持續性等性質。
它的種類繁多:
如每日、每月和年度營業銷售計畫、生產計畫、工程計畫、損益預算、資金計畫、原材料計畫、採購計畫及教育訓練等都是。
三、工作計劃重要性及管理人員需要計劃的理由
(一)工作計劃的重要性
1.可使工作如期完成。
2.可使材料、人力、時間等減免浪費。
3.可使工作充分協調。
4.可使各人才能充分利用。
5.可使大小事項早期獲得注意及安排。
6.可使工作有始有終。
(二)管理人員需要計劃的理由有四:
1.計劃導致組織的成功。
2.計劃致使員工有成功與滿足的感覺。
3.計劃協助管理人員應付變化。
4.計劃對於有效率地執行其他的管理機能是必需的。
(三)計劃類型與管理階層的關係
公司研討不同時間範圍的計劃,也研訂不同目的計劃,這些都是不同類型的計劃,下表顯示這些不同類型的計劃,並且告訴你那一階層的管理人員研訂那種類型的計劃。
計劃類型
高階層管理
中階層管理
監督人員
策略
○
政策
○
○
業務程序
○
規章
○
○
專案計劃
○
○
○
規劃
○
○
○
預算
○
○
○
日程計劃
○
四、擬訂工作計劃的要點
(一)工作計劃要有明確的目標和方針
1.公司和上司指示的目標和方針為何?
2.目標的數據為何?
(多少數量?
金額?
比例?
)
3.目標的時限為何?
(何時開始?
何時完成?
)
4.能否達成?
如何達成?
(二)工作計劃必須掌握有關事實
1.上司的意見如何?
2.現況如何?
有何問題或困難?
3.是真正的事實?
還是未成熟的印象或意見?
4.過去的記錄如何?
有沒有新增的事實?
5.其他的事例?
有無參考資料?
6.要確定已握有全盤的事實真象。
(三)工作計劃應以六種疑問的方法來考慮
1.為什麼(Why):
為什麼要做?
為什麼在這段時間做?
為什麼需要和別人商量?
為什麼有調查的必要?
2.做什麼(What):
需要些什麼?
什麼東西可供使用?
需要那些設備?
什麼事務可能成為障礙?
如果是什麼便可以避免?
要用什麼方法比較好?
3.什麼地方(Where):
從何處取得所需要的材料?
在何處做得最好?
放置何處最好?
往何處送?
4.什麼時候(When):
何時開始最好?
何時應當完成?
何時為最適當時機?
何時需要?
何時可以完成?
5.什麼人做(Who):
由誰去做最好?
請誰合作最好?
應由誰決定或批准?
向誰報告?
其他另有何人與此有關?
6.如何去做(How):
應如何去做才好?
有沒有更好方法?
應如何進行?
如何決定?
(四)工作計劃的擬定要有具體的實施方案
1.要有實施的步驟、方法和要領。
2.要有時序安排。
3.要有標準和規範。
4.要考核的期間和方式。
5.要有遇到例外或意外的處理措施和彈性。
(五)良好的計劃應注意下列五點:
1.容易達成計劃目標。
2.有效利用資源。
3.必須具有彈性。
4.簡單明瞭。
5.注意時效。
五、計劃之概念
1.「凡豫則立,不豫則廢」。
2.計劃的真義
具未來性~計劃是處理目前決策的未來的問題
~人無遠慮必有近憂
具程序性~目標、戰略、工作方案、經費預算、組織、績效考核
~繼續不斷的程序
具哲學性~執行熱誠,系統性,思考決心
~是企業健全發展的靈魂
具結構性~層層相疊,構成一個結構複雜的全盤計劃網
~計劃作成來自另一個假設及前提
3.計劃的方式
‧由簡單而趨於複雜。
‧由粗疏而趨於周密。
‧由局部而趨於整體。
‧由小計劃而趨於大計劃。
‧由無系統而趨於有系統。
4.計劃發展的階段
「不知而行」階段~憑智慧、經驗作計劃
~知其然,不知其所以然
「行而後知」階段~比較成功與失敗,發現原理與方法
~不經一事不長智
「先知後行」階段~研究分析原理原則,應用技術
~預防措施,必勝原理
六、計劃之本質原理
1.貢獻目標之原理:
組織存在的理由在於實現團體之目標,計劃應作積極性貢獻。
2.計劃能率之原理:
支付最少之代價,努力達成目標發揮企業人力、物力資源。
3.計劃優先之原理:
管理機能循環中,由計劃、組織、調整、行動、統制中第一要件。
4.計劃普遍化之原理:
計劃乃組織內部所有管理者,均應推行之機能。
七、計劃管理的十項程序
(一)計劃之目標
指某一團體或個人,在特定時間內,為解決問題、滿足需要,而立下之標示,提供作為指向,以求獲致所預期之最終成果。
1.目標的準則
(1)適當性:
配合整體公司目標。
(2)以時間作測度:
以具體方式說明什麼時候達成結果。
(3)可行性:
具挑戰但可達成。
(4)可接受性:
為有關人員對投入、產出的比較可接受。
(5)具彈性:
非隨易更改,但事先預見因應措施。
(6)激勵作用:
達成時具成就感。
(7)易於瞭解:
均能透徹瞭解。
(8)是承諾:
答應就是義務。
(9)共同參與:
相關人員分工合作。
(10)連鎖性~具整體相關性。
2.目標的體系
3.工作與個人的目標規劃
‧個人生涯的目標規劃。
‧配合全公司目標展開工作目標規劃。
‧現況工作問題急待改善目標項目。
(二)計劃之方針
方針乃是依據目標,而設定行動之方向範圍或界限,亦為引導執行組織內工作的指針。
1.方針的重要
(1)為獲致預期效果,提供採取行動的思考範圍。
(2)使為計劃努力者給與安全性,使其產生信心。
(3)方針將目標詮釋至易於理解,產生真實感。
(4)由於具體性,使與日常工作有著密切關係。
(5)方針由於產生之作委任的授權,發揮組織功能。
(6)培養員工於權限中積極發揮,充分的判斷力。
2.設定方針的要領
(1)集中力量的方針:
發揮有形的人力、物力的資源及無形鬥志,自信心,大量集中,則眾智而易舉,且無往不利。
(2)經濟有效的方針:
人盡其才,物盡其用,分秒必爭,錙銖必較以投入與產出間取其最高效益。
3.方針的展開
(1)瞭解部門扮演的角色。
(2)運用功能管理的展開。
(3)個人性格、資源的展開。
(三)計劃之階段
對說明計劃之階段,有助於瞭解計劃之本質及技術。
1.劃分階段的要領
(1)準備階段
a.瞭解過去:
深入瞭解以往狀況。
b.把握現在:
依據目前觀現況,把握重點。
c.預測未來:
可能發生情況,預先準備。
(2)實行階段
a.按步就班:
循序執行,欲速不達。
b.謹慎執行:
事前協調、宣傳、力求謹慎。
c.確實無誤:
檢核可能誤解避免錯誤。
(3)完成階段
a.檢討評估:
檢討差異,評估優劣。
b.總結經驗:
記錄歸納,存檔備查。
c.啟後創新:
啟發後者,創造更新。
2.企業發展之主要階段
小型簡單
過渡時期
大型複雜
第一階段
第二階段
第三階段
獨一單位
獨一系統
多單位、多系統
個人一手包辦
建立特殊功能部門
總公司及分權的部門
(四)計劃之步驟
步驟為時間之順序及已確定的相關業務之系列,亦是推行所負任務之確定方式。
1.步驟應具備條件
(1)各步驟應求精細,當然充足特定要求,與步驟上其他階段須有適切之聯貫。
(2)除應有安定性外,同時應具有彈性。
(3)步驟應具有創新性。
2.分清步驟之要領
(1)瞭解狀況以瞭解客觀環境與主觀條件。
(2)收集資料:
力求資料詳盡,免判斷錯誤。
(3)調查研究:
對問題重點,反覆研究,以求破疑釋慮。
(4)訂定計劃:
計劃由上而下加以審議,修正使之完善。
3.有效時間分配
支配時間,勿為時間所支配。
(1)分攤時間。
(2)核心時間。
(3)安排時間。
(五)計劃之原則
對某狀況要求採取明晰而確定的行動,尤其特定行動明確指定之方式。
1.設定原則之要領
a.人的原則:
負責的作業人員、合作的相關人員,認清對象,質量水準要求。
b.事的原則:
‧事前的計劃、協調宣傳。
‧事中的試辦、實施。
‧事後的檢討、評估。
‧標準的訂立,標準化的瞭解。
c.物的原則:
所需工具、財物、裝備器具、物品材料、附屬物。
d.時的原則:
時間進度所屬、長程、中程、短程、即時或無限期。
e.地的原則:
地區、範圍、環境以及客觀條件、主觀條件。
2.檢核表的運用
‧展開計劃應檢核事項。
‧劃分計劃所規屬事項。
‧把握基本原則。
(六)計劃之把握
把握要點在於一個計劃牽涉許多工作項目,使有關人員免於疏忽,故應制定各項作業要點,以茲遵循使能掌握成功之保障。
1.把握重點要領
(1)周密:
面面俱到、巨細無遺、考慮深遠。
(2)確實:
實際瞭解、實事求是、腳踏實地。
(3)協調:
組織間協調、減少阻力、增加助力。
(4)統一:
目標一致、行動一致、共同邁進。
(5)分工:
合理分工、專長發揮、合作達成。
(6)積極:
主動、精進、負責。
2.付諸行動
‧善於計劃+善於實行=善於工作。
‧善於計劃+拙於實行=胎死腹中。
(七)計劃之注意
為使計劃缺失減至最低,應注意可能發生問題預先制訂「妥善的注意事項,以防微杜漸,期能達到零缺點境界」。
1.注意事項之要領:
(1)注意本末:
認清本末、不可捨本逐末、要固本強末。
(2)注意重點:
掌握成敗關鍵之處。
(3)注意先後:
輕重緩急,分清孰先孰後。
(4)注意利益:
求利除害為主,預防失利後害之弊。
(5)注意得失:
得多失小可為,得少失大不可為。
(6)注意矛盾:
發現矛盾、研究矛盾、解決矛盾。
(7)注意監督:
監是監察,消極的防患未然,督是督促,積極的勉勵精進,監督並重,莫怠莫忽。
(八)計劃之方法
所有促成行動之一切手段即是方法,作業方法包含作業場所及作業之配置應注意細部事項,或各種文書格式之使用。
1.運用方法之要領
(1)科學的方法:
以工程程序集合,有系統的組合,以觀察、分析、綜合證實的具體方法。
(2)比較的方法:
相對比較,所謂比較優勢截長補短,融為實善計劃。
(3)揣摩的方法:
以揣摩仔細探討研究、癥結、矛盾俾能瞭然於胸,計無失策。
(4)反覆的方法:
除正面之籌策外,應能以反面以試其能否經得起考驗。
(5)彈性的方法:
考慮許多不利因素、偶發狀況,本著目標不變,針對情況彈性運用。
(6)先易後難的方法:
容易的逐項克服,困難的也成容易,積小成為大成的作法。
(7)綿密契合的方法:
前後一貫,上下銜接;主次相輔,左右相隔。
(8)大處著眼,小處著手的方法:
由小而大,由淺而深,由遠而近,由低而高,按步就班逐漸完成。
(九)計劃之檢討
為求計劃之完善周密,應將計劃內容及各項細節,作為系統檢討,使計劃經得起考驗。
檢討之要領:
1.預測檢討:
預測來源、資料可靠、計劃的合理性檢討。
2.意外檢討:
天災地變天然意外、組織、個人的人為意外、物件器具的物的意外。
3.人的檢討:
作業人員、相關人員、對象以及質與量方面的檢討。
4.事的檢討:
事前計劃、協調、宣傳、事中試辦、實施,事後檢討、評估、標準、限制事項。
5.物的檢討:
工具備妥、財物核算、裝備齊全、材料完整、配件儲備。
6.時的檢討:
進度把握、差異追查、時間控制、彈性運用調整。
7.地的檢討:
地區、範圍、環境的檢核、客觀、主觀條件檢討。
8.效率檢討:
有效性結合,是否合乎經濟效益。
9.綜合檢討:
做全盤性、綜合性徹底總檢討。
(十)計劃之圖表
圖表在於補助文字說明之不足,圖表可瞭解狀況,可預測發展情況,雖簡單扼要,卻能一目了然。
1.組織圖表:
計劃作業,所靠組織「組織的力量是相乘積的」,使各盡所能,發揮功能。
2.步驟圖表:
使步驟簡單明瞭,易看易懂,使有關人員,依此按步就班。
3.金字塔計劃圖表:
使繁雜作業,有系統依展開系統,由上而下,由疏而密,形如金字塔。
4.計劃流程圖表:
可以PERT或因果關係展開,再由對策彙總反轉法。
5.有關人員圖表:
掌握計劃中人的動態,使人盡其才,發揮專長。
6.有關事的圖表:
分由輕重緩急的階段式計劃,使把握重點執行。
7.有關物的圖表:
依檢核式方法,有系統掌握物資,一目瞭然。
8.有關地的圖表:
掌握地利,所謂多算勝,少算不勝,發揮功能。
9.有關時的圖表:
時間就是金錢,甘特圖的運用,以便追查與控制進度。
八、訂定計劃的要訣
(一)要使目的明確
1.要弄清楚什麼是問題,和什麼不是問題。
2.要使問題狀況明確。
3.要追求所要達成的目的。
4.要使已完成的事項明確。
5.要把最終的目的和眼前的目的分別清楚。
6.要把目的和手段,加以區別。
7.要顧及機會所得(該得的東西)和機會損失(該損失的東西)。
8.要掌握有關人員的意圖。
關於「人」:
人員、技能、態度等。
關於「物」:
設備、機械、材料等。
關於「時間」:
期間、時期、期限等。
關於「場所」:
分擔區域等。
關於「經費」:
預算等。
關於「方法」:
實施方法種類和控制方法等。
這個時候,應該由影響、動向、層次、要因、相互關連等的分析上所需要的事實,開始蒐集。
9.要對這些要因「加上份量」,並要活用前述的「6個疑問」,來重點性地去收集事實。
10.要掌握目的設定的事實。
11.要把事實和意見加以整理和區別,並收集能證實「意見」的事實。
(二)要掌握事實
1.要先畫好整個構圖,並要決定會影響到達成目的的要因,並要根據這些項目去掌握事實。
2.要掌握為要選擇和確認目的達成手段的事實。
3.要消除偏見和先入為主的觀念。
4.不要遺漏自我分析(任務、意願、能力等自我的問題領域)。
(三)要顧及事實
1.要把事實加以整理、區別、評鑑。
2.邊把因果關係和其他關連性連結起來,邊要有深度地去探究問題。
3.把不同事實加以連繫後,去推測從表面上看不到的事實。
4.為要使觀念深入,而要在腦中一真想到計劃架構之結合與完成。
5.檢討分析的手段。
6.要做或然率、時間系列和相互關連等分析。
7.要活用演繹和歸納分析法。
8.要顧及獲取資訊的成本和時間。
(四)建立計劃方案
1.先立若干方案,並從中選出適當者。
2.要活用「6個疑問」6W,不能有遺漏。
3.使能具有彈性以期能應變。
4.要運用創造性。
5.也要採用檢查進度狀況的方法(控制和協調計劃)。
6.要顧及與實施計劃有關人員的立場和情緒。
7.也要包括組織化計劃。
8.要使推行計劃組織化。
(五)訂定計劃
1.是否合乎上級的目的和方針。
2.正確性、經濟性、迅速性、容易性、安全性等如何?
3.計劃對有關人員有何影響?
4.是否態度過份強硬或軟弱?
是否冷靜、合理?
5.能否證實可消除障礙?
6.決斷時期是否適當?
7.實行時期是否適當?
九、控制
(一)控制的意義
是指為達成目標、透過基準理想與實際績效間的比較與檢討後所採取的措施以及各種的修正活動。
(二)控制的方法
1.圖表
2.記錄
3.會議
4.溝通
5.規定
6.制度
(三)控制的方向
1.人:
負責人員、相關人員、主管人員。
2.事:
事前、事中、事後。
3.物:
工具、治具、材料。
4.時:
進度(長、中、短)。
5.地:
環境、地區、範圍。
十、計劃執行控制程序或步驟圖表
階段
主要過程
程序或步驟
責任
計
劃
準
備
階
段
(1)認識問題,完成計劃準備
1.健全計劃組織
2.分配計劃責任
3.蒐集基本資料
4.瞭解一般狀況
‧首長
‧幕僚長
‧全體相關人員
計
劃
釐
訂
階
段
(2)建立目標
1.由上級指示中心理念
2.由單位主管或幕僚人員設定目標
3.釐訂初步計劃
‧管理當局
‧主管
‧相關幕僚人員
(3)決定計劃前提
1.外在狀況研究分析
2.內在狀況研究分析
‧相關幕僚人員
(4)擬定交替方案
達成目標之方案
‧主要業務主管
(5)評估交替方案
1.成本利潤分析
2.各種方案的比較評價
‧主要業務主管
(6)選擇一最佳方案
決定最佳方案
‧高階層主管
‧主管幕僚
(7)擬定衍生計劃
1.策訂分支計劃
2.核定分支計劃
‧主管幕僚
‧各部門幕僚
計
劃
執
行
控
制
階
段
(8)計劃預算與控制
1.建立預算控制
2.監督計劃之執行與控制
3.執行成果之評價
4.再計劃
‧全體相關人員
十一、問題討論
附件每日工作計劃表
年月日
本日有待達成之目標
1
2
3
4
5
6
為達成上列目標所需履行之工作
優先次序
所需時間
是否做妥
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
備註
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 成功 工作计划 控制
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)