ZC070314产品工程档案管理制度.docx
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ZC070314产品工程档案管理制度.docx
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ZC070314产品工程档案管理制度
文件编号:
ZC0703-14
产品(工程)档案管理制度
现行版本:
C[2003]
副本控制
编制:
孙尊英王海莲日期:
2003-08-18
审核:
张洪松吴廷森朱培德日期:
2003-09-15
批准:
孙德高日期:
2003-10-28
2003-10-28发布2003-10-28实施
山东电力建设第三工程公司
1目的
产品(以下称工程)档案资料指公司承建的工程项目从开工到竣工全过程中形成的文件材料,是工程竣工验收的依据,是工程达标投产、评优的重要证据。
为提高工程档案资料的整体管理水平,向业主移交标准化、规范化的竣工档案资料,特制定本制度。
2适用范围
适用于我公司承建的各类发电厂,其他类工程可参考执行。
3职责
3.1项目部配备工程档案资料管理机构和人员;项目总工负责工程全过程档案资料管理的总体策划及审核验收。
3.2项目部工程管理部门负责竣工档案资料的汇总、审核把关,
3.3项目部单项工程师负责专业各单位工程档案资料的编制、收集。
3.4项目部资料管理部门负责工程档案资料(包括工程开工、工程施工、工程竣工全过程的工程管理和技术文件及设备开箱等档案资料)的收集、整理;并负责组织向业主和公司档案室移交归档。
3.5检测中心负责工程检测资料的形成、积累、整理、移交。
3.6工程技术管理部负责对竣工资料形成过程的监督检查和指导。
3.7信息中心负责对项目部工程档案资料的管理进行监督检查,对竣工档案资料的编制进行指导;负责工程档案资料移交后的分类、整理编目、保管、提供利用及鉴定销毁。
4工作程序
4.1移交归档范围
工程档案资料分两大类:
第一类为竣工档案资料,主要指施工技术记录、质量验评表。
至少编制两份,其中正件移交业主,复印件移交公司档案室。
第二类为除竣工档案资料以外在工程开工准备、工程施工及工程竣工等全过程中形成的各类文件资料。
该类档案资料不需向业主移交,一律将正件移交公司档案室。
4.1.1第一类竣工档案资料的归档范围
根据原电力工业部《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程(2001年版)》《火电机组达标投产考核标准》及集团办[1999]562号文《山东省电力基本建设项目(工程)竣工档案资料管理办法》,第一类竣工档案资料的移交归档范围如下:
4.1.1.1土建、水工施工文件
(1)建(构)筑物地基审查、交底纪要、记录等。
(2)建(构)筑物地基处理文件、备忘录等。
(2.1)地基处理文件包括:
工程地质报告及地基处理方案,施工单位资质文件,地基验槽记录,地基处理测试报告,地基处理测试报告,地基处理效果分析与评价。
(2.2)桩基文件包括:
依据性文件,施工记录,桩基处理的效果分析、结论与评价,复合地基载荷试验报告,桩基无损检测报告,桩基高应变动力测定试验记录,设计变更及工程联系单,重大问题及缺处理记录,桩位布置施工图及竣工图。
(3)厂区平面控制网、高程控制网、主厂房网等建(构)筑物施工测量记录
(4)建(构)筑物和大型设备主要轴线定位放线测量记录及高程测量记录,沉降观测记录,变形、高程控制记录及水准点一览表。
(4.1)主厂房、汽机基础、锅炉基础、烟囱、水塔、输煤系统建(构)物、除灰渣系统建(构)筑物、循环水系统建构筑物、升压站设备及构架等大型设备的主轴线定位放线测量及高程测量记录。
(4.2)主厂房、烟囱、水塔、汽机基础、锅炉基础的沉降观测记录。
(4.3)主厂房框架柱垂直度,吊车梁标高,汽机运转层结构上表面标高,锅炉基础顶面标高,卸煤沟煤槽斗壁挑舌上表面标高与净距的平直度,循环水管沟进出口标高记录等。
(5)单位工程钢筋跟踪资料,应包括:
编号、厂家名称、到货日期、单位、数量、规格等级、出厂证件编号、复试报告编号、宏观质量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部位及数量、存在问题及处理情况等。
(6)单位工程水泥跟踪资料,应包括:
厂家名称、规格等级、数量、到货日期、出厂合格证编号、复试单编号及复试报告、客观质量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部位及数量、存在问题及处理情况等。
(7)混凝土试块试验报告。
(8)主体结构、重要部位试件和材料检验、试验记录及用材跟踪记录。
(9)主要原材料、构件及管子成品验收的证件与出厂试验报告。
(10)土建、水工施工技术记录、质量评定记录。
(11)土建、水工隐蔽工程与中间检查验收签证。
(12)管道水压试验记录。
(13)预应力混凝土输水管管线垒底及基础工程验收记录
(14)施工过程中的缺陷,质量问题处理、分析与结论文件。
(15)设计变更和钢筋、管材代用证件。
4.1.1.2安装工程文件
(1)设备安装技术记录和签证。
(2)热工和电气的仪表、保护、自动、控制装置校验记录。
(3)电缆敷设记录(包括接头位置、路径、代用)和原始安装记录;
(4)主、再热蒸汽和主给水管道支吊架弹簧安装高度的记录;
(5)注明蠕胀测点、监查管段、膨胀指示器、焊口及支架位置的主蒸汽、再热蒸汽及主给水管道系统的单线立体图;
(6)焊接文件:
(6.1)焊接工程一览表
(6.2)焊条、焊剂出厂证件和保管情况记录。
(6.3)焊工资格复印证件或证件一览表。
(6.4)受监焊口焊接及热处理的检验记录和图表、质量检验报告、实物抽样试验报告。
(6.5)主(再)热蒸汽系统(热、冷段)、汽机导汽管和主给水系统等管道的焊接及热处理的检验记录图表、探伤底片、检验报告。
(6.6)焊接施工组织设计及重大项目的施工技术措施。
(6.7)锅炉受热面管子和锅炉一次门内本体、管道的焊接及热处理的检验记录图表、探伤底片、检验报告。
(6.8)焊接工程质量评定。
(6.9)焊接工艺评定书。
(6.10)焊接工程技术总结。
(7)隐蔽工程中间验收记录与签证;
(8)合金钢零部件和坚固件的光谱分析及硬度试验记录;
(9)重要的施工材料(如焊接、保温、蓄电池材质、机油、变压器油等)性能证件,抽样化验记录和报告;
(9)分部试运前的各级质量检查评定、验收记录与签证;
(10)分部试运的方案、措施、记录与报告(含接地电阻)和验收签证;
(11)施工质量事故、设备缺陷处理和修补记录与签证。
(12)设计变更单通知单、工程联系单与材料代用记录。
(13)分部试运前的各级质量检查、验收记录与签证。
4.1.1.3设备文件
(1)主设备及主要辅助设备出厂说明书、总装、试验记录、合格证件、手册、图纸等技术文件(业主开箱保管的除外)。
(2)设备商检记录、索赔文件。
(3)主设备及主要辅助设备台帐。
(4)从开箱至移交生产各阶段所有设备的消缺、修补与更换记录、设备消缺率的统计。
(5)备品、备件、专用工具的交接清单(业主开箱保管的除外)。
4.1.1.4工程现场反映工程质量及设备缺陷等的摄影、摄像材料(摄影材料将原件及底片交公司档案室、复制件交电厂,摄像材料将原件交公司档案室、复制件交电厂)
说明:
(1)合同或业主有规定的按合同或业主的规定进行,上述范围可作参考。
(2)小火电、小工程项目,其竣工档案资料的移交范围可根据上述范围结合项目的具体情况作内容上的增减。
(3)送变电工程其竣工档案资料的移交除符合上述范围外,还应符合国电建[1998]710号文《输变电工程达标投产考核评定标准》考核项目“工程档案管理”的要求。
4.1.2第二类工程档案资料的移交范围
根据国家档案局、国家计委印发的国档发[1988]4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,除第一类竣工档案资料外,工程档案资料的移交范围还应包括:
4.1.2.1工程建设综合性文件材料
(1)生产临建的土地租用或购置合同、施工合同、施工图纸资料(含蓝图和底图)、施工。
(2)设计评价、鉴定及审批文件(如项目建议书及批复文件、“可研”及批复文件、初设的批复等)。
(3)与设计、制造等单位的来往文件。
(4)工程前期施工会议纪要。
(5)工程阶段性汇报、考核、简报、试运总结及工程统计资料等。
4.1.2.2工程管理性文件材料
(1)工程承发包合同、协议书、招投标、租赁等文件。
(2)工程概预算、决算书及工程定额。
4.1.2.3工程施工过程中的文件材料
(1)施工组织总设计及专业设计;
(2)施工作业指导书;
(3)工程日志、大事记及工程总结;
(4)设计变更(含工程洽商单、材料代用证件);
(5)不合格品通知单、设备缺陷单、质量问题通知单及反馈单、质量事故报告等;
(6)工程信函、工程监理资料、工程各阶段及各级监督站形成的质量监检记录、纪要、报告和结论性意见等。
(7)全套施工图纸
4.1.2.4工程竣工文件材料
(1)工程(机组)竣工验收书、整套试运行文件、工程竣工验收会议纪要、启委会文件;
(2)机组整套试运质量总评表;
(3)安全文明生产检查评定表;
(4)建筑、安装质量总评表;
(5)工程创优评定申报材料、评定通知、结论、证书等;
(6)工程总结;
(7)质量回访记录。
4.1.2.5统计资料
(1)工程所有验收项目总数、项目清单明细,优良率、合格率计算;
(2)建筑主要实测项目总数、项目清单明细,平均合格率计算;
(3)砼强度一次合格率计算及汇总材料;
(4)受监焊口无损检验一次合格率计算及汇总材料。
4.1.2.6整个工程的摄影、摄像材料(详细规定见公司《声像档案管理办法》)。
4.1.2.7全套竣工档案资料的扫描、录入光盘、软盘。
4.2工程档案资料(含竣工档案资料)的形成、收集、积累
第一类竣工档案资料主要由各单项工程师从单位工程开工至竣工验收全过程中,根据移交归档范围及公司《文件包管理制度》随时形成并收集、整理,实现竣工档案资料的编制与工程施工同步。
除第一类竣工档案资料以外的所有工程档案资料,原则上由项目部资料管理部门(或人员)从工程开工至竣工全过程中随时收集、整理。
为使工程档案资料系统、完整、准确,特作如下规定:
4.2.1工程达标、报优所需的工程前期依据性文件(含规划许可证、设计许可证、整体工程开工报告等),由项目部综合办公室文书组织收集或编制,交资料管理部门(或人员)保存,待工程竣工后交公司档案室。
4.2.2工程承包合同、概预算决算书、工程定额及工程建设招投标、租赁文件由项目计经部门收集、整理、保存,待工程竣工后交公司档案室。
4.2.3《施工组织设计纲要》由公司副总组织工程技术管理部编制,经审批后移交公司信息中心;《施工组织总设计》由项目总工组织工程部策划编制,经审核批准后向公司档案室移交正本、副本及电子文件各一套,同时交公司信息中心出版,施工组织专业设计由项目部专业工程师组织编写,经审核批准后交项目部资料管理部门(或人员)整理、保存,待工程竣工后向公司档案室移交正本、副本及电子文件各一套。
4.2.4作业指导书根据公司《作业指导书管理制度》编、审、批,由项目部资料管理部门(或人员)收集、整理,3日内实现公司信息共享,待工程竣工后向公司档案室移交正本、副本及相应电子文件各一套。
对新增工序卡,项目部专工及时报工程技术管理部,专工审核后定期对公司工序卡库进行修改与更新。
具体执行《作业指导书管理制度》。
4.2.5不合格品通知单、设备缺陷单、质量问题通知单、质量事故报告,由项目部工程管理部门收集、整理、保存,待工程竣工后交项目部资料管理部门。
4.2.6试运总结及工程统计资料(包括工期、设备、人工、材料等指标)由项目部工程管理部门编制、保存,待工程竣工后移交项目部资料管理部门。
4.2.7设备开箱图纸资料由项目部资料管理部门(或人员)收集、整理、保存;备品、备件由项目部物资管理部门收集、保管。
4.2.8全套施工图纸、设计变更、工程来往信函、监理资料及工程各阶段、各级监督站形成的质量监检记录、纪要、报告和结论性意见等由项目部资料管理部门(或人员)收集、整理、保存,待工程竣工后交公司档案室。
4.2.9土建施工中主主体结构、重要部位试件和材料检验、试验记录及金属材料等的各类试验、化验记录由中心试验室形成、收集、整理,移交项目部资料管理部门。
4.2.10工程(机组)竣工验收书(含整套试运行文件、工程竣工验收会议纪要、启委会文件、调试单位编制的调试报告等)。
由项目部综合办公室文书收集交项目部资料管理部门。
4.2.11工程日志、大事记及工程总结由项目部总工组织编制、出版,在工程竣工后三个月内(大型机组的工程总结可在半年内)向公司档案室移交正本、副本及电子文件各一套。
4.2.12质量回访记录由公司工程技术管理部组织回访后编制,成文后交公司档案室。
4.2.13工程创优评定申报材料、评定通知、结论、证书等由公司工程技术管理部编制、收集、整理并移交公司档案室。
4.2.14工程竣工后各项指标统计(即4.1.2.5条规定的)由公司工程技术管理部牵头组织收集、整理,并移交公司档案室。
4.2.15施工过程中的摄影、摄像资料由项目部综合办公室收集、整理,执行《山东电建三公司摄影摄像管理办法》和《声相档案管理办法》。
4.2.16有条件的项目部使用公司MIS系统收集、积累上述施工过程资料、信息。
4.3工程档案资料的编制整理要求。
4.3.1第一类移交业主的竣工档案资料的编制整理要求
4.3.1.1竣工档案资料的编制统一使用70—80克A4双胶纸或复印纸,特殊情况可使用70—80克A3纸,但装订时必须折成A4幅面,所有印刷或自行编制形成的表格版面,其上边距为1.5cm、下边距为1.5cm、左边距为2.5cm、右边距为1.5cm,误差允许在±1mm以内,凡误差超出±2mm以上的,必须对其版面处理合格后才能使用。
4.3.1.2工程上使用的所有施工记录表、验评表、图纸会检样表等均由公司工程技术管理部审批,统一把关,试验表由中心试验室审批,统一把关,凡出现用错表格或用废表格的情况时,各审批部门应责令编制人更换。
4.3.1.3为实现工程档案的现代化管理,工程档案的一切标准化表格及验收数据允许打印,但一切签字必须手写。
4.3.1.4所有记录数据与图样一律用兰墨或碳素墨水或黑色签字水笔书写,不得用纯兰墨水与圆珠笔、铅笔填写,要求内容清楚,字迹清晰,不得了草,签名必须手写,不得盖章。
4.3.1.5原件与复印件都必须干净、清楚,凡是模糊的要退回重新处理。
4.3.1.6原件不允许涂改,个别确实需要更改的应在被更改内容上面划“——”,然后在旁边写上更改内容,并在更改处加盖更改人私章。
4.3.1.7记录表格后面空格不需填写时,应在内容栏下方盖“以下空白”红章,如本栏表格不需填写时应根据有关表格填写规定处理,实在查不到规定的,应在此栏划“——”。
4.3.1.8多方需要的土建、理化检验及无损探伤报告、中间交接签证等类型材料,最好填写多份,如果条件限制,其表格与检验结果可以复印,但复印件必须非常清晰,然后签名和加盖中心试验室红章形成原件。
4.3.1.9锅炉受热面、设备安装位置等技术记录图表最好用CAD画图,不具备条件的允许复印,然后填上测量数据和签名后形成原件,不允许铅笔画图。
4.3.1.10计算机形成的材料可用激光打印机打印,签字后形成原件。
4.3.1.11制造厂向物资部门提供的合格证、质保书等模糊、不清楚时,物资部门有权拒收相关物资,直至厂家提供合格清楚的合格证、质保书等为止。
4.3.1.12工程概况必须认真编写,内容应包括工程概要、工程特点、主要进度、开完工日期、主要劳力组织等关键事项。
4.3.1.13质量检验评定表分部分项的顺序应一一对应,一个分部对应下属若干分项,应与“火电施工质量检验与评定标准”规定的顺序一一对应,填写数据应具体,不得出现“符合自检”“符合标准(规定)”等字样,签字不得以盖章代替,也不得他人代签。
4.3.1.14编制的金属、土建试验报告包括射线检验报告、超声波检验报告、表面检验报告、探伤记录图、光谱检验报告、金相检验报告、硬度测试报告、厚度测试报告、钢材力学及工艺性能试验报告、钢材焊接接头试验报告、混凝土强度报告、土建工程原材料试验报告、钢材商检报告、回填土试验报告、混凝土抗渗、抗冻试验报告、砂浆抗压强度报告、镀锌层试验报告等,执行现行的国家标准或电力行业标准。
4.3.1.15四级施工技术交底执行《施工技术交底制度》,每本作业指导书至少有一份技术交底签证和一份安全技术交底签证。
4.3.1.16图纸会检应保证一册图纸有一份会审签证。
4.3.1.17施工过程中的照片资料及摄像资料执行公司《声像档案管理办法》。
照片按专业及施工工序分类、排列整理出两套,其中一套原件及底片(照片与底片应一一对应)交公司档案室,一套复制件(不含底片)交业主。
每张照片均应注明拍摄内容、拍摄时间、拍摄人三大要素,整理照片所需相册由项目部提出需用申请,信息中心提供。
摄像资料按施工进度编辑出两套,其中一套交公司档案室,一套交业主。
摄像资料应附有解说配音及文字说明材料。
4.3.1.18全套竣工档案资料在装订前要利用档案光盘管理系统扫描录入微机,并刻录两套光盘,其中一套交公司档案室,一套交业主(以合同为准)。
4.3.2第二类(除竣工档案资料以外)工程档案资料的编制整理要求
该类工程档案资料分外来文件材料和自制文件材料两部分,外来文件材料以来件原样按文件性质分类编号、整理;自制文件材料的编制统一使用70—80克A4纸,特殊情况可使用70—80克A3纸,文件版面要整齐美观。
部分细节规定如下:
4.3.2.1施工组织设计文件的编制执行公司《施工组织设计管理制度》,编、审、批手续齐全。
4.3.2.2作业指导书的编制执行公司《作业指导书管理制度》,编、审、批手续齐全。
4.3.2.3质量问题通知单必须与反馈单一一对应,按专业整理,按时间顺序排列。
4.3.2.4工程信函按收文、发文及单位和时间顺序分类整理。
4.3.2.5工程监理资料按问题及时间顺序分类整理,监理通知单与反馈处理单要一一对应。
4.3.2.6施工图纸和设计变更必须完整准确,不得缺损,按专业分类、整理,并编制出完整清晰的与图纸一一对应的目录清单。
4.3.2.7从工程开工典礼到工程竣工全过程摄影摄像资料(含开工典礼、领导视察、施工管理、工程进度、外景、启委会会议等)参考4.3.1.19条整理,不交业主的可只整理一套(必须有底片)交公司档案室。
4.3.2.8相应电子文件的整理执行公司《电子文件档案管理办法》。
4.4工程档案资料的组卷要求。
4.4.1第一类竣工档案资料汇编成卷的原则是一个专业组成一卷,每卷的内容根据单位(或分部)工程项目数的多少可分多册,原则上一个单位工程组成一册(根据装订需要可设多个分册),各自要独立,不能混淆。
根据专业划分竣工档案资料可组成如下几卷:
第一卷工程验收篇
第二卷建筑工程篇
第三卷锅炉设备篇(包括输煤、除灰)
第四卷汽轮机组篇(包括水工、化学)
第五卷电气装置篇
第六卷热工仪表及控制装置篇
第七卷焊接热处理及金属检测篇
第一卷工程验收篇的内容应包括以下内容,但不限于此。
1)验收委员会名单
2)启动试运指挥部名单
3)验收委员会签证
4)工程竣工交接签证书(包括资料移交签证)
5)工程基本概况及建设工期
6)施工质量总评表
7)整组启动文件
第二至第七卷中各册的内容与《文件包管理制度》中所规定的文件包的内容一致,对文件包中属于第二类不向业主移交的工程档案资料抽出单独整理、组卷。
4.4.2第二类工程档案资料原则上按问题或文件类型分别组卷。
4.5竣工档案资料的装订。
合同或业主有要求的按合同或业主的要求装订,合同或业主无要求的按下列规定执行。
4.5.1竣工档案资料的装订不准使用金属材料,建议采用塑料梳式装订夹,每本装订厚度控制在300页以内。
4.5.2每本竣工档案从封面至封底形成的顺序是:
封面、竣工技术档案审查签证书(格式见附表一)、目录、编制说明、正文、封底。
4.5.3竣工档案资料每页的右下角编制流水号,一个单位工程(一册)的竣工档案资料采用一套流水号。
4.5.4资料目录尽量列细,验评部分列到分部;竣工档案资料各部分间用彩纸隔开。
4.6工程档案资料的移交归档时间
4.6.1向业主移交的竣工档案资料由项目总工组织在工程竣工移交后45天内向业主移交,并办理移交签证手续;在向业主移交后1个月内向公司档案室移交全套复印件。
4.6.2所有开箱的设备图纸资料、备品、备件(由业主开箱保存的除外)在工程竣工移交后45内完成向业主交接,并列出交接清单,交接签证一式两份,一份交业主,一份交项目部资料管理部门。
4.6.3由公司工程技术管理部形成、收集的工程档案资料可随时或按年度整理归档。
4.6.4生产临建及施工前期准备阶段形成的文件材料可随时或工程竣工移交后三个月内向公司档案室移交,并办理移交手续。
所有移交的档案资料都必须编制完整清晰的目录清单(格式见附表二),并做到帐物相符。
4.7工程档案的编号
根据《山东电力工业企业档号编制办法》,工程档案的档号由目录代号、分类号、案卷号三段组成,均采用阿拉伯数字标识,各号之间用“-”连接,示例如下:
案卷号
四级分类号
三级分类号分类号
二级分类号
一级分类号
目录代号
说明:
(1)目录代号的前二位数用工程代号标识(如:
龙口—01、黄岛—02、潍坊—03、临沂—04、日照—05等);后二位数用机组代号标识(如:
#1机组—01、#2机组—02、#3机组—03、#4号机组—04等)。
(2)分类号按《火电施工企业档案分类表(6-9大类)(试行)》执行。
但分类表中有三级分类和四级分类两种,在此统一规定使用四级分类,四级分类号为专业代号,即:
0—综合;1--土建;2—锅炉、燃料、除灰;3—汽机、管道、供水;4—电气;5—热控;6—焊接、金属;7—机械;8—送电线路。
对分类表中为三级分类的统一在第四级分类号上加0。
4.8工程档案资料的保管期限为永久和长期两种,长期保管期限原则上为50年,实际保管不得短于工程项目的实际寿命。
4.9工程档案的借阅执行公司《档案借阅管理制度》。
4.10工程档案的销毁执行公司《档案销毁管理制度》。
5相关文件
原电力工业部《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程(1996年版)》
集团办[1999]562号文《山东省电力基本建设项目(工程)竣工档案资料管理办法》
国电公司[2001]218号《火电机组投产考核标准2001年版》
山东省地方标准DB37/T251-1998《工业企业文件材料管理规程》。
《山东电力工业企业档号编制办法》
《火电施工企业档案分类表(6-9大类)(试行)》
国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》
《档案借阅管理制度》
《档案销毁管理制度》
《电子文件档案管理办法》
《声像档案管理办法》
《施工组织设计管理制度》
《作业指导书管理制度》
《文件包管理制度》
《施工技术交底制度》
《施工图纸会检管理制度》
附件一
竣工技术档案审查签证书
批准:
审核:
整理:
附件二
竣工技术档案目录
序号
文件材料名称
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