账簿登记.docx

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账簿登记

日常业务处理—账簿登记

登记账簿是日常会计核算工作的重要内容之一，当一笔经济业务发生并将有关原始凭证传递到会计人员手中时，会计人员首先要对其进行审核，在审核无误后，据以编制记账凭证并加以复核，再根据复核无误的会计凭证一方面登记相关的日记账、明细账，另一方面登记总分类账。

通过登记账簿，将分散在会计凭证上的数据和资料进行分类记录，并逐步加工汇总成相关的会计信息，为编制会计报表提供依据。

第一节　　账簿登记的基本要求

会计人员在登记账簿时，应符合下列基本要求：

１．必须根据审核无误的会计凭证，及时地登记各类账簿，以保证账簿记录的正确性。

２．红色墨水在账簿中有特殊含义，在下列情况下可以采用：

（１）按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录。

（２）在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数。

（３）在三栏式账页的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额。

（４）注销空行或空页。

（５）期末结账时划线。

（６）根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

３．登记账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要简明清楚、字迹工整。

４．登记完毕，应在记账凭证“记账”栏注明账簿页码或做出“√”符号，表示已记账，以免重记、漏记，也便于查阅、核对，并在记账凭证中“记账”处签名或盖章，以明确经济责任。

５．登记账簿时，凡印有余额栏并需结出余额的账户，应在结出余额后，在“借或贷”栏内注明余额的借贷方向。

若余额为零，则应在“借或贷”栏注明“平”，并在余额栏用“0”表示。

６．各种账簿应按账户页次逐页逐行连续登记，不得跳行、隔页。

如果不慎发生跳行、隔页，应在账簿中将空行和空页注销。

当出现空行时，应在该行摘要栏填入“此行空白”，然后用红笔划一条通栏红线，最后，由记账人员在该行签名或盖章。

当出现空页时，应在该页注明“此页空白”，然后用红笔在该页左上角至右下角划一条对角斜线，最后由记账人员在该页签名或盖章。

７．登记账簿时，在每一页的第一行“月份栏”要注明当前月份，以后本页再登记时，只要不跨月度，日期栏只需填入具体日期，月份可以不填。

当跨月度时，在新月度的起始行日期栏中填入新月份。

８．当一张账页记满，需要在下页继续登记时，应在本页的最末一行摘要栏注明“过次页”，结计出本页借、贷方发生额填入借方、贷方栏。

在下一页的第一行摘要栏注明“承前页”，将前页结计出借方、贷方发生额以及余额，记入相应栏目。

不同账户的本页借、贷方发生额的结计方法有所不同，一般分为以下三种情况：

（１）月末需要结计本月发生额的账户：

结计“过次页”的本页发生额为自本月初起至本页末止的借贷方发生额合计数。

（２）月末不需要结计本月发生额，但需结计本年累计发生额的账户：

结计“过次页”的本页发生额为自年初起至本页末止的借贷方累计发生额。

（３）月末既不需要结计本月发生额，也不需要结计本年累计发生额的账户：

可以只将各页的余额结转至次页，不需要结计本页发生额，其账页的最末一行，也可用来登记具体经济业务。

在下一页的第一行摘要栏中注明“承前页”，在余额栏中记入前页余额即可。

一般来讲，账户按以下类别顺序归类结计：

损益类账户需结计“本月合计”及“本年累计”；

日记账及多栏账只需结计“本月合计”，不需结计“本年累计”；

总分类账户不需结计“本月合计”，只需在年末结计“本年合计”；

其他账户既不需结计“本月合计”，也不需结计“本年累计”。

９．账簿记录发生错误时，不得采用涂改、挖补、刮擦、药水消除字迹等手段更正，也不允许重抄，而必须采用适当的错账更正方法来更正。

第二节　　账簿登记的流程

各单位发生的经济业务，要采用平行登记的方法，根据会计凭证一方面记入相关总分类账，另一方面记入所属的各明细分类账。

一、基本流程

在会计实务中，应按图6-1所示的基本工作流程来组织日常会计核算工作。

图6-1

对每笔经济业务在完成了会计凭证填制工作后，应按以下流程登记相关账簿登记：

1．将涉及了现金、银行存款收付业务的会计凭证，传递给出纳员，由其完成以下工作：

（１）在履行了收、付款行为后，在原始凭证上加盖收、付款戳记。

（２）根据会计凭证登记现金、银行存款日记账。

（３）记账后在记账凭证中“库存现金”或“银行存款”科目后做出“√”等记账标识，在记账凭证“出纳”处签章，以明确其对库存现金、银行存款的保管责任。

（４）将记账凭证移交记账会计。

２．对不涉及现金、银行存款收付业务的记账凭证，直接传递给记账会计。

３．负责登记明细账的会计人员根据记账凭证登记相关明细分类账，记账后在记账凭证中相关科目后做出“√”等记账标识，并在“记账”处签章。

明细账登记完成后，将会计凭证传递给总账会计。

４．总账会计根据记账凭证直接登记总分类账，或定期采用一定的程序和方法将该期记账凭证进行汇总后，编制“科目汇总表”或“汇总记账凭证”，再据以登记总分类账，记账完毕后同样要在相关凭证中做出记账标识并签章。

例如实训4.1中，深圳佳视达实业有限公司“３日收到深圳三勇建材有限公司转入前欠账款234000元”的经济业务，在对原始凭证审核无误后，编制如下记账凭证：

借：

银行存款234000

　贷：

应收账款—三勇建材234000

对该凭证复核无误后，需据以按前述步骤分别登记“银行存款”日记账、“应收账款—三勇建材有限公司”明细分类账，以及“银行存款”、“应收账款”总分类账。

二、简化流程

在会计工作中，有些经济业务会频繁重复发生，如生产车间领用原材料，若对每一笔领料业务都按上述处理流程进行处理，日常核算的工作量较大。

为了简化日常核算工作，对此类经济业务可按以下流程处理：

１．经济业务发生时，暂不编制记账凭证，而先直接根据审核无误的原始凭证，登记需要提供即时数据的明细分类账。

如领用原材料业务，由于企业需要随时反映存货的增减变化情况，因此，直接根据领料单登记原材料明细分类账。

２．定期对原始凭证进行汇总编制“原始凭证汇总表”，并据以编制记账凭证。

如领用原材料业务，定期对领料单进行汇总，编制“材料发出汇总表”，并据以编制如下记账凭证：

借：

生产成本

　　制造费用

　　管理费用

　　贷：

原材料

３．根据记账凭证登记其他明细分类账。

由于领用的原材料，已经根据领料单登记了原材料的明细分类账，以上记账凭证中只有借方的成本费用科目尚未登记明细账，因此，根据记账凭证只需登记这些明细账即可。

４．根据记账凭证直接登记总分类账，或对记账凭证进行汇总后，根据汇总凭证登记总分类账。

可以看出，采用以上简化的账簿登记流程，既减少了日常凭证编制、以及成本费用明细分类账的登记工作，又能提供足够会计信息，因此，在实务中被广泛应用。

工业企业中可以采用以上简化账簿登记流程的业务主要包括：

（１）材料入库业务，对应的会计分录为：

借：

原材料

　　贷：

材料采购

（２）材料出库业务，对应的分计分录为：

借：

生产成本

　　制造费用

　　销售费用

　　管理费用

　　其他业务成本

　　贷：

原材料

（３）产品入库业务，对应的会计分录为：

借：

库存商品

　　贷：

生产成本

（４）产品出库业务，对应的会计分录为：

借：

主营业务成本

　　贷：

库存商品

第三节　　日记账的登记

日记账是根据经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的会计账簿，主要包括现金日记账和银行存款日记账。

为了加强对企业现金和银行存款的监管，现金和银行存款日记账采用订本式账簿，不得用银行对账单或其他方法代替日记账。

一、现金日记账的登记方法

现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。

由出纳人员根据与现金收付有关的记账凭证，如现金收款、现金付款、银行付款（提现业务）凭证，逐日逐笔进行登记，并随时结记余额。

现金日记账采用三栏式账页，其登记方法如图6-2所示。

图6-2

现金日记账第1页

CASHJOURNAL

登记现金日记账时，除了遵循账簿登记的基本要求外，还应注意以下栏目的填写方法：

１．日期

“日期”栏中填入的应为据以登记账簿的会计凭证上的日期，现金日记账一般依据记账凭证登记，因此，此处日期为编制该记账凭证的日期。

不能填写原始凭证上记载的发生或完成该经济业务的日期，也不是实际登记该账簿的日期。

２．凭证字号

“凭证字号”栏中应填入据以登账的会计凭证类型及编号。

如，企业采用通用凭证格式，根据记账凭证登记现金日记账时，填入“记×号”；企业采用专用凭证格式，根据现金收款凭证登记现金日记账时，填入“收×号”。

３．摘要

“摘要”栏简要说明入账的经济业务的内容，力求简明扼要。

４．对应科目

“对应科目”栏应填入会计分录中“库存现金”科目的对应科目，用以反映库存现金增减变化的来龙去脉。

在填写对应科目时，应注意以下三点：

第一，对应科目只填总账科目，不需填明细科目；

第二，当对应科目有多个时，应填入主要对应科目，如销售产品收到现金，则“库存现金”的对应科目有“主营业务收入”和“应交税费”，此时可在对应科目栏中填入“主营业务收入”，在借方金额栏中填入取得的现金总额，而不能将一笔现金增加业务拆分成两个对应科目金额填入两行；

第三，当对应科目有多个且不能从科目上划分出主次时，可在对应科目栏中填入其中金额较大的科目，并在其后加上“等”字。

如用现金800元购买零星办公用品，其中300元由车间负担，500元由行政管理部门负担，则在现金日记账“对应科目”栏中填入“管理费用等”，在贷方金额栏中填入支付的现金总额800元。

５．借方、贷方

“借方金额”栏、“贷方金额”栏应根据相关凭证中记录的“库存现金”科目的借贷方向及金额记入。

６．余额

“余额”栏应根据“本行余额＝上行余额＋本行借方－本行贷方”公式计算填入。

正常情况下库存现金不允许出现贷方余额，因此，现金日记账余额栏前未印有借贷方向，其余额方向默认为借方。

若在登记现金日记账过程中，由于登账顺序等特殊原因出现了贷方余额，则在余额栏用红字登记，表示贷方余额。

二、银行存款日记账登记

银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。

由出纳人员根据与银行存款收付有关的记账凭证，如银行存款收款、银行存款付款、现金付款（存现业务）凭证，逐日逐笔进行登记，并随时结记余额。

银行存款日记账采用三栏式账页，其登记方法如图6-3所示。

图6-3

银行存款日记账与现金日记账的登记方法基本相同，其账页中除与现金日记账相同栏目外，还设有“银行凭证”栏，用来填写办理银行存款收付业务时，所依据的银行结算凭证种类和号数，以便于和银行进行对账。

第四节　　明细分类账的登记

不同类型经济业务的明细分类账，可根据管理需要，依据记账凭证、原始凭证或原始凭证汇总表逐笔登记或定期汇总登记。

原材料、库存商品收发明细账以及成本、收入、费用明细账可以逐笔登记，与可以定期汇总登记；其他明细分类账如固定资产、债权、债务等应逐笔登记。

明细分类账的格式有三栏式、数量金额式及多栏式等多种，其登记方法分别介绍如下：

一、三栏式明细分类账的登记

三栏式明细分类账适用于只进行金额核算的明细账户，一般根据记账凭证逐笔登记。

三栏式账页中一般设有“日期”、“凭证字号”、“摘要”、“借方”、“贷方”和“余额”栏，登记时根据记账凭证依次填入各栏目内容，并结记余额。

其登记方法如图6-4所示。

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明细分类账

SUBSIDIARYLEDGER

图6-4

科目编号明细科目总账科