医药企业采购工作流程.docx

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医药企业采购工作流程

医药企业采购工作流程

采购部三级岗位流程汇编

1.采购员………………………………………………………………………………………………………………..…3

1.1管理办法…………………………………………………………………………………………………………….…3

1.2流程图……………………………………………………………………………………………………………………4

1.3关键控制措施………………………………………………………………………………………………………15

3.2流程图…………………………………………………………………………………………………………………30

4.2流程图……………………………………………………………………………………………………………….…36

1.采购员

1.1.管理办法

涉及的部门、人员财务部（结算员、财务相关人员）、营销科（营销科长、销售员、开票员）、物流科（验收员、复核员）

相关制度《首营品种和新品引进管理制度》、《首营企业和供应商厂商管理制度》、《进货和库存管理制度》、《采购工作计划管理制度》、《采购合同管理制度》、《采退管理制度》、《采购结算付款管理制度》、《预付款管理制度》、《采购协议和返利管理制度》、《销售工作衔接管理制度》、《销售退货管理制度》、《报损报溢管理制度》、《近效期、零散批号货品管理制度》、《破损、挤压商品管理制度》、《缺货管理制度》

相关文档

文件名称

填制人

复核人

审批

签字人

参考编号

采购计划表

采购员

部门科长

质管部

进货合同

采购员

采购员

部门科长

首营品种表

采购员

采购员

部门科长

首营供应商表

采购员

采购员

部门科长

付款申请单

采购员

部门科长

部门科长

预付款申请单

采购员

部门科长

部门科长

转承付单登记表

采购员

采购

采退清单

采购员

部门科长

部门科长

采购差价单

采购员

部门科长

部门科长

1.2流程图

1.3流程描述

主要步骤

具体内容

首营品种入库

1、采购员与供应商沟通品种状况，比如此品种操作方式，进价，现款销售价，医院中标价、付款方式等，对产品进行筛选，指导供应商填写首营品种表和首营供应商表，进行复核，交部门经理审批。

2、转物价员标注零售价，医保类型，基本药物，复核各类中标价。

3、资质转资管部，与质管部做好交接，质管部审核首营资质，转总经办最终审核，总经办审核完成后转质管部基础录入员录入基础信息。

4、录入完成后，其中一张首营品种表转物价员复核零售价，维护各类价格类型，后转采购员存档。

5、采购员在商品字典-货主视图维护中填写进货协议价，在采购员供应商对照维护中维护相关信息，在现款建议价中维护现款建议价。

6、在采购合同-新增（快捷）功能中填写合同，货到物流中心入库记账。

入库流程

1、采购员查看采购工作计划报表，销售缺货-采购反馈，销售明细查询，业务往来查询等功能，做出合理采购计划，与供应商要货，和供应商签署合同。

2、在系统内采购合同-新增（快捷）功能中填写采购合同，货到，物流中心验收记账。

3、如果供应价上涨，要求供应商提供涨价证明，另到其他公司寻到低价货源，并通知物价员调整相关各类价格类型。

4、采购员填写合同，部门经理审批，采购员采购合同-转预报，采购预报-释放，货到物流中心验收记账。

付款流程

1、采购员收到供应商增值税发票，定期到财务认证。

2、进入系统，在采购发票-编辑功能中勾选发票。

3、在采购发票勾票清单打印和勾票补差清单打印两个功能中打印出进货单和进货补差单，将票据整理好，转财务做应付帐记账。

4、财务应付帐记账后，采购员在应付帐付款申请单制作功能中制作承付单，后在付款申请单打印中打印承付单，交部门经理审批。

5、审批同意付款后，在应付帐付款申请单复核中做复核，后交采购内勤统一登记转财务审核付款。

采退流程

1、采购员因滞销、近效期等原因和供应商协商好退货。

2、在采退订单（新增）功能中填写相关信息，采退订单释放。

3、如果是供应商自提，采购员将采退清单打印，交供应商，供应商到物流中心或待处理库提货，物流中心或待处理拣货通知单-波次运行，拣货单-出库确认，与供应商做好交接，供应商将货提走。

4、如果是外运，物流中心或待处理定期拣货通知单-波次运行，拣货单-出库确认，由物流中心下站员将货发往供应商指定地点。

销售审批流程

1、销售公司在系统内做销售订单-转销售预报，采购员在销售审批功能中做审批。

2、如果审批为可销，点通过，销售公司将货交至物流中心，物流中心验收记账。

3、如果审批为待处理，点通过，销售公司将货交至待处理库，待处理库验收记账。

4、如果审批为无法解决，销售公司不予给客户退货冲红。

5、如果销售公司有必要给客户退货冲红，报公司领导审批报损，公司领导批准后，销售公司重新做销售订单-转销售预报，采购员审批为无法解决，点通过。

物流中心验收记账，填写报损单，出库记账。

销售缺货流程

1、开票员在开票过程中，客户报的计划没有或不足，销售开票自动转销售缺货。

2、采购员在销售缺货-采购反馈中做反馈。

3、交易员在销售缺货-手工登记功能中查看反馈信息，反馈给客户。

预付款流程

1、采购员根据需求，和供应商签订采购合同。

2、在采购预付款-新增功能中填写预付款单，在预付款打印功能中打印预付款单，交部门经理审批。

3、审批同意后，转采购内勤统一登记转财务审核付款。

4、采购员后收到发票，做票转财务核销。

差价单流程

1、采购员与供应商对账，确认返利，供应商将返利返至我公司。

2、如果需做正值差价单，先主管经理同意后方可做。

3、采购员在采购单价-新增中填写差价单，然后采购差价-释放，在采购进仓单打印中将采购差价单打印出来，交财务应付帐记账。

4、在应付帐付款申请单制作中填写承付单，交部门经理审批，后在应付帐付款申请单复核中复核，转财务核销。

1.4关键控制措施

主要步骤

控制目标

关键控制

措施编号

关键控制措施

风险程度标识

负责岗位

相关文件

相关管理制度

控制类型

1.4.1

引进质量保证，价格合理品种

1、采购员与供应商沟通产品操作方式，进价，中标价，现款销售价，付款方式等情况，筛选合适品种。

2、严格审核产品，企业资质，确保产品质量

高

采购员，部门科长

首营品种表，首营供应商表

首营品种和新品引进管理制度，首营企业和供应商厂商管理制度

手工控制系统控制

1.4.2

做出合理计划，保障供应

1、查询采购工作计划报表，销售缺货－采购反馈，销售明细查询，业务往来查询等报表，考虑多方面因素，结合供应商信息，确定合理计划，及时要货。

2、因供应商等多种客观原因，不能正常到货的产品，需到其他公司寻找货源。

3、因进价不合理产品，到其他公司寻找低价货源

高

采购员

采购工作计划表

进货和库存管理制度、采购工作计划管理制度、采购合同管理制度

手工控制、系统控制

1.4.3

合理付款

1、采购员仔细查询未付，库存，是否有滞销库存，没有特殊状况，协议款要及时付出。

高

采购员、部门科长

付款申请单

采购结算付款管理制度、预付款管理制度、采购协议和返利管理制

手工控制

系统控制

1.4.4

库存数量合理，库存状态可销

1、采购员将滞销，近效期，失效，挤压，破损，污染等产品及时与供应商协商退货和换货，并保证账务无风险。

中

采购员

采退清单

采退管理制度

手工控制

系统控制

1.4.5

尽可能解决问题退货

1、采购员与供应商沟通协调，尽可能解决问题品种的销售退货。

中

采购员、部门科长

销售退货预报单

销售退货管理制度、报损报溢管理制度

手工控制

系统控制

1.4.6

及时将缺货信息传达

1、采购员及时准确的将缺货的原因，品种的状态反馈给交易员

低

采购员

销售缺货-采购反馈

缺货管理制度

手工控制

系统控制

1.4.7

合理付款

1、采购员根据库存，销量，合理做出计划，安排付款

高

采购员、部门科长

预付款申请单

预付款管理制度

手工控制

系统控制

1.4.8

收回公司返利

1、采购员按时按协议付款，年终准确核对返利，跟踪返利到账。

高

采购员、部门科长

采购差价单

采购协议和返利管理制度

手工控制

系统控制

2.采购员物价调整

2.1.管理办法

涉及的部门、人员：

营销科（营销科长、销售员、开票员）、物流科（验收员、质量管理员）、营销科（采购员）。

相关制度《销售调价换票制度》、《首营品种、供应商转接制度》《新增客户制度》、《促销商品价格制度》

相关文档

文件名称

填制人

复核人

审批

签字人

参考

编号

首营品种、供应商审批申请表

采购员

营销科长

质量管理员

采购员、经理、物价员、质量管理员

库存统计表

销售员

销售内勤、采购

采购部

采购员

调价换票报告

销售员

部门科长、采购员

采购部

部门科长、采购员

新增客户申请报告

财务部

部门科长

财务部、质量管理员

部门科长、财务部

促销商品处理意见表

采购部

部门科长

采购部

采购员

2.2流程图

2.3流程描述

主要步骤

具体内容

首营品种维护

1.总部转首营品种表至分公司采购，采购制定零售价格、批发价及定价类型、医保类型、是否基本药物等其他价格政策；

2.采购员审核完毕后登记转接表，经部门经理签字转质量管理部审核，质量管理部基础数据录入员返回物价员首营品种表；

3.采购员审核价格，并将多种价格政策维护到CMS系统中。

4.开启首营维护，品种开始销售。

调价换票

1.向采购员发布调价信息，匹配公司品种；

2.采购员互相核对匹配品种价格信息，无误后物价员将调价信息录入系统；

3.调价执行期前向销售公司发布调价通知及明细；

4.执行日期前一天下班后，采购员修改价格政策

5.销售将调价换票报告转采购，登记调价换票报告及库存证明，物价员转采购员审批（对数量和价格有异议的品种，必须得到采购部认可方能调价），批准后物价员转综合内勤部。

价格政策维护

医院部价格需要维护：

1.挂网医院价格2.武警总队招标3.军队中标价格.4.驻疆部队中标价格5.一对一特殊价格6.医院部统一价格7.医院部最低限价8.临时特殊换票价格9.新农合统一价10.对所有客户有效。

销售底价维护

1.现款部销售限价：

现款客户不得低于此价格开票

2.商业客户限价：

商业客户不得低于此价格开票

3.挂网客户特殊底价：

挂网价格低于进货协议价，做特殊底价方可顺利开出挂网价格

4.特殊单位价格低的限价：

一对一价格及部队中标价格低于进货协议价格，做特殊底价方可顺利开票。

5.临时底价（换票用）：

临时换票价格低于进货协议价格，做此特殊底价开票。

新增客户

1.根据报告内容区分客户类型2.挂网客户组：

参加挂网采购的客户3.医院部客户组：

医院部终端客户4.现款医院客户组：

现款医院终端客户5.商业调货客户组：

现款部商业客户

6.药店终端客户：

现款部药店客户7现款大型连锁客户：

药店连锁客户及其他类型客户

促销价格维护

1.采购每月月底交促销价格表2.采购员整理后将促销价格录入到CMS系统-促销价格维护中，完毕后通知销售开票.

业务提示维护

挂网信息维护：

厂家及采购员通知不能执行挂网采购价格的品种，物价员做挂网提示，开票员开票时自动弹出提示。

2.4关键控制措施

主要步骤

控制目标

关键控制

措施编号

关键控制措施

风险程度标识

负责岗位

相关文件

相关管理制度

控制类型

2.4.1

首营品种零售价格制定和对基本药物判定的准确性为关键。

SA-101

SA-102

1.首营品种物价员依据相关物价法规文件及政府制定的最高零售价和自主定价的价格单等制订批零价，未定价前各部门不得擅自销售，非首营品种接到调价通知，应及时在规定时间内维护好批零价格，物价文件应装订归档，便于索引，价格资料真实有效.特殊管理药品、器械类定价如医院、商业定价要认真审核，及时录入。

2基本药物准确区分国家与地方基药。

高

采购员

价格汇编、基本药物目录

首营品种、供应商转接制度

手工控制

、系统控制

2.4.2

调价换票需准确无误，严格按流程执行，在规定的时间内结束换票工作

SA-103

SA-104

国家发改委调价文件下发后，采购员与物价员双向核对完毕调价品种信息和销售政策，调整批零价格，及时记录中心仓库、分库、阿克苏分公司库存数量反馈采购员，采购员配合物价员系统录入进货协议价、价格政策维护。

调价前一天向销售公司、零售连锁、阿克苏分公司准确下发《调价品种通知》《停销品种通知》，规定时间内销售员初查、主管经理复查调价报告交采购部物价员登记备案，采购员尽快核查审批终端和商业公司换票数量和库存证明，及时与供应商协商补偿政策并计算补偿差额，跟踪入账。

物价员出具降价分析报告，部门经理审核报公司领导。

高

采购员

国家价格文件、库存统计表、调价换票表

销售调价换票制度

手工控制、系统控制

2.4.3

正确维护各类价格政策

SA-105

物价员准确划分价格政策级别，做好各种对应关系，价格政策客户组维护，价格政策商品组维护，商品价格政策，客户价格政策，客户商品价格政策，做好销售底价维护，采购员做好协议价维护，物价员建立定期检查调整记录。

挂网品种的价格维护，流水号的定期核查和准确录入。

高

采购员

挂网采购文件、中标通知书、价格维护政策

价格维护制度

手工控制、系统控制

2.4.4

正确维护销售底价

SA-106

与采购员确定正确的销售底价，保证特各种殊价格类型顺利执行

高

采购员

挂网采购结果公示、中标通知书

价格维护制度

手工控制、系统控制

2.4.5

新增客户的确定与未回

SA-107SA-108

根据财务部转质量管理部的新增客户报告，分析客户类型，正确录入客户类型

高

财务部资信员、采购员

客户资信报告

财务资信管理制度

系统控制

2.4.6

近效期、破损、挤压商品促销价格录入

SA-109SA-110

采购员判断挤压、破损、近效期、现款购进、无售后服务等品种，不能正常销售，供应商确定无法解决或需长时间审批解决的品种，为降低风险，采购人员根据进价、厂商等情况综合判断制订促销价格，物价员按照规定时间在系统中进行程序录入各部门按提取办法使用本部门的费用，本部门费用超支，不准使用其它部门的费用。

3采取预算申请办法。

规范费用申请、批准、支出的审核程序，审批人为部门经理、销售公司副总。

高

采购员、部门科长

促销商品明细表

近效期、破损、挤压商品管理制度

系统控制

2.4.7

业务提示维护中维护挂网信息维护

SA-111

挂网价格不得随意更改，凡遇挂网品种价格上涨均限制挂网客户销售，做出信息提示，开票人员开票自动弹出提示

低

采购员、开票员

销售清单

勾兑月清单管理制度

手工控制

系统控制

3采购促销

3.1.管理办法

涉及的部门、人员销售公司（销售经理、销售员、交易员）、物流中心（赠品库保管员）、阿克苏分公司（采购员）、国药新特药连锁（采购员）。

相关制度：

赠品内控管理制度

相关文档：

文件名称

填制人

复核人

审批

签字人

参考编号

供应商促销通知单

供应商

采购

部门科长

促销宣传单

采购员

部门科长

其他商业促销信息

采购员

部门科长

3.2流程图

3.3流程描述

主要步骤

具体内容

新增客户维护

1.进入CMS系统基础资料里的客户字典维护。

2.查询前一天的所有新增客户。

3.再进入基础资料综合设置业务提示客户组.

4.根据不同的客户群体，把查询到的新增客户录入到不同的客户里。

赠品信息录入和发布

1.与厂家洽谈并制定促销方案，方案落实后，录入赠品信息。

2.打开基础资料进入综合设置里的业务提示维护。

3.根据厂家的不同要求，选择不同的客户群体，录入促销政策。

4.把电子版的促销方案通过RTX分别发放到销售开票、销售业务员群里。

5.把促销方案发布到新特药促销论坛上。

6.以厂家为单位把录入到系统里的促销品种、政策、活动起始时间复制到厂家促销汇总表里。

7.汇总各厂家的促销信息发到销售公司中层领导处。

8.活动结束后，给厂家打赠品流向。

赠品信息分析和反馈

1.收集其他商业公司的促销信息，进行汇总、分析并且反馈到采购员处。

2.采购员填写完后，汇总再与厂家沟通，落实。

在次月再查询活动的落实情况。

3汇总当月的促销活动。

4.与次月反馈到业务员和交易员处，他们填写完后，再反馈到促销处，进行汇总、分析和解答。

5.每月做1-2次的促销活动宣传单。

设计版面，排版，到印刷厂印制。

6.印制好的促销单发放到销售公司的各个办事处，并在3-5个工作日内打电话落实收到的情况。

3.4关键控制措施

主要步骤

控制目标

关键控制

措施编号

关键控制措施

风险程度标识

负责岗位

相关文件

相关管理制度

控制类型

4.4.1

保证促销客户组的完整性

1、准确判断公司新增客户属于那种类型客户，将其维护入相对应的客户组。

中

采购

赠品内控管理制度

手工控制

系统控制

4.4.2

及时准确的将促销信息宣传到各个销售终端

1、及时将供应商提供的促销政策录入系统。

2、及时将促销信息发布给交易员和销售员。

中

采购

供应商促销通知单，促销宣传单

赠品内控管理制度

手工控制

系统控制

4.4.3

获取更多的促销支持

1、及时获取各商业公司的促销信息，反馈给采购员，采购员与供应商谈判，给公司带来更多的促销支持。

中

采购

其他商业促销信息

赠品内控管理制度

手工控制

4采购综合管理

4.1.管理办法

涉及的部门、人员营销科（销售经理、销售员、交易员）、物流中心、采购员。

相关制度：

赠品内控管理制度

相关文档：

文件名称

填制人

复核人

审批

签字人

参考编号

滞销、超红线品种报表

采购员

采购员

部门科长

促销商品表

采购员

部门科长

启用、停用货品申请表

采购员

部门科长

4.2流程图

4.3流程描述

主要步骤

具体内容

品种的停用、启用流程

每月15日汇总各科的货品停用、启用信息，转销售公司及各子（分）公司签署意见，报经理审核后转质量管理部停用、启用。

并转发销售公司、各子（分）公司，做好备案。

近效期、待处理、超红线品种的管理

每月定期汇总近效期、待处理、超红线品种明细，督促采购员签署付款情况及处理意见并汇总上报。

4.4关键控制措施

主要步骤

控制目标

关键控制

措施编号

关键控制措施

风险程度标识

负责岗位

相关文件

相关管理制度

控制类型

6.4.2

问题商品及时跟进处理

每月督促采购人员签署近效期、不合格商品报表。

根据促销商品及采购人员签署的意见及时制定促销报表，报经理审核，报主管领导、财务部、物流中心后续处理。

高

采购员/公司领导

《不合格、近效期商品处理意见表》《促销商品表》

手工控制

6.4.3

品种动态调整

每月15日汇总各科的货品停用、启用信息，转销售公司及各子（分）公司主管签署意见，报经理审核后转质量管理部停用、启用。

并转发销售公司、各子（分）公司，做好备案。

中

采购员/销营销科/质量管理员

《启用、停用货品申请表》

手工控制

6.4.4

规范承付货款票据的转接流程，避免丢失.

每天及时登记应付账款申请单和相关票据，做好记录备查，转接财务，签收手续完整。

按期统计部门银行承兑汇票和预付款情况表上报。

高

采购员

承付通知单（先挂帐后承付类）

手工控制

6.4.5

问题商品及时跟进处理

每月定期汇总滞销、近效期、待处理、超红线品种明细，督促采购员签署付款情况及处理意见并汇总上报。

报科长、副经理、经理审核，报主管领导、财务部、销售部、物流中心后续处理。

高

采购员/财务科/公司领导

滞销、近效期、待处理处理意见表

手工控制