商用空调物资管理培训手册1.docx
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商用空调物资管理培训手册1
美的商用空调公司
我们的团队文化:
规范管理、创新进取
追求卓越、热情服务
商用空调公司财务部
二OO四年六月二十八日
目录
第一章总则················································3
第二章财务部物资管理职能及分工·····························3
第一节财务部物资管理主要工作职能··························3
第二节财务部物资管理人员架构图与岗位职责··················4
第三章物流管理··············································5
第一条仓储意义·········································6
第二条物料的保管、保养与安全、搬运制度···············18
第三节物料的出、入库管理··································19
第四节库区现场与标识、存卡管理·····························35
第五节不合格品处理·······································39
第六节包装容器的回收、利用管理·····························42
第七节仓库检查············································43
第八节清库盘点及盈亏处理·································44
第四章核算管理·············································44
第一节单据的处理、结算和保管·······························44
第二节调让、委外加工、退货的结算···························48
第三节交接················································49
第一章 总则
为了加强财务部物资管理内部管理,明确各职能组职责,规范物流体系的整体运作以及各项工作的具体操作。
运用MRPⅡ/SCM管理系统,合理地配置人力、物力、财力、使之在时间上、数量上、空间上达到最佳配合,确保物料流通的畅通,保证生产的顺利进行;使财务部物资管理的工作更臻完善,特制定本手册。
本手册适用于商用空调事业部财务部物资管理各职能组、各仓库在物资流程方面的业务开展和管理培训工作。
第二章 财务部物资管理职能及分工
第一节物资管理主要工作职能
财务部物资管理作为公司物料监控、仓储、配料和成品运作的职能部门,负责按照生产管理“三天不变,七天滚动”排产和试制、试产等生产任务组织、配备生产所需物料的接收、仓储和调配,及时反馈缺料信息,保证生产所需物料按时、按质、按量进行配备;对成品及时办理入库、转仓和监控。
并通过“规范管理、优化库存、快速反应”的要求来加快资金周转、盘活资产、降低经营风险、以达到提高经济效益的目的。
按照MRPII运作程序,对入库物料的收、发、存进行管理、跟踪和监控,确保物料的安全和质量。
一、具体职责
1、负责商用空调外协外购件、半成品、成品的进、出、存的管理,确保仓库物资的安全,加强对物料和成品准确性、质量状况的跟踪与监控;
2、负责商用空调不良、呆滞物资的申报处理及库存物资动态监控和分析;
3、负责按照“三天不变、七天滚动“的生产计划和试制、试产通知组织所需物料的适时调配,及时反馈跟进缺料信息,确保生产顺畅进行;
4、负责专业人才储备、骨干力量培养及员工的调配、岗位培训及考核;
二、服务承诺
服务宗旨:
日清、自检、热情服务顾客
服务对象;构成供应链上所有组织或个人
工作理念:
规范管理,监控物流,优化库存,快速反应,热情服务。
第二节人员架构和岗位职责
一、人员架构
物资管理主管(经理)
仓库主管
核算组
物料调度(暂未设)
室外仓组长
室内仓组长
室内仓仓管员
室外仓仓管员
叉车司机
二、各职能小组工作职能
1、核算组:
负责物料收、发的结算、核算工作;负责调让、委外加工、退货及报废的核算工作;负责系统流程库存部分的跟踪,对各仓库仓管员MRPⅡ系统的操作进行指导,不定期对仓库物料帐、卡、物进行抽查,保证帐、卡、物的一致性;负责各类库存信息数据的管理,保证其准确性,为综合管理提供有效服务。
负责对外购外协件核算工作进行监控,确保核算数据的准确性和及时性。
对各仓库系统数据的准确性、及时性进行日常监控及对仓管员系统操作进行检查和有效指导。
2、仓库组长:
负责物料入库、发放及退货的具体运作的监控,保证物料流程数据在MRPⅡ电脑系统中及时、准确的录入;监控收发物料及时过卡、保证帐、卡、物数据的一致;维护仓库库容、库貌的干净、整洁,按物料特点进行堆放、保管,并按物料和状态做好标识;保证仓库的安全、及时消除各种不安全隐患;定时查询生产指令和物料库存状况,根据生产计划和试制、试产物料清单组织生产所需物料。
及时搜集缺料信息反馈至相关部门,对缺料的落实情况进行跟进,保证生产和试制、试产物料及时、准确到位,保证生产不缺料、物料不断档。
仓库主管:
负责所辖仓库物料收发、库容库貌、储存及保管工作质量的检查、指挥、监控及仓库现场规划、人员工作分配、工作绩效考核及相应规章制度的建立与完善,外部门协调、沟通,突发事件的处理。
3、核算员:
负责外协外购件收料单打印、核对与归档,确保核算过程、数据信息的有效监控,对物料库存及资金占用的不合理及时反馈并跟踪落实与解决。
第三章仓储管理
第一节仓储意义
(一)仓储管理的地位和职责
1、对供应商的供货进行严格把关
2、搞好库位规划,提高库位利用率
3、积极沟通信息控制库存量
4、确保帐、卡、物三相符
5、对库存物料的保管和维护
6、限额、准确、快速发料
7、搞好库容库貌建设、树立良好形象
(二)仓库管理
1、库存的用途
①为预期的用户需求提供存货
②平滑生产需求
③可以从数量折扣中得到好处
④可以套购保值以防止通货膨胀和价格变化
⑤防止意外存货告急
⑥避免原材料价格上涨的风险
第二节物料保管、保养与安全、搬运制度
一、在对物料进行管理过程中,应注意其储存保管、保养方式、摆放要求及库区的安全管理。
具体要求如下:
1、物料进厂仓管员首先需核对包装物上标明的出厂日期和供方已储存的时间,防止过期的物料进厂,核对是否有定单以及有无需求后决定是否接收。
2、仓管员根据物料类别、形状特点分区、分类摆放物料,堆放整齐,要求做到“五五摆放”(物料品种、规格、形状、供方、贮存)、“三清”(数量清、材质清、规格清)、“两齐”(库容整齐、摆放整齐)。
货架摆放应上放轻、下放重、中间放的经常用,便于发放和清查盘点。
3、根据库存物品的不同性质、类别、分别存放,并坚持严格的入库保管、领用、回收制度,帐(电脑数据)、卡、物相符,日清月结。
4、贵重物品要设专柜,由专人负责保管。
所有物料都要责任到人,妥善保管,防尘、防霉变、防锈蚀、防火、防盗,并对易燃易爆及容易变质的物料,隔离存放,勤加检查。
5、存放于室外的大宗原材料等物料,要求堆放整齐,标识明显。
(其标识牌注明:
名称、型号规格、数量、存放状态和入库日期等)。
6、物料维护保养应遵照“预防为主、防治结合”的原则。
根据物料不同的特性和环境、温度、湿度对物料的影响,采取有效的措施。
对受温度、湿度影响较大的物料应根据物料的性质,确定不同的保养方法。
如注意通风和加垫以及其他变换吸潮用品等,不定期对物料进行保养,防灰尘、防锈蚀、防霉变、防褪色。
7、对特殊物料的储存,必须满足其储存环境要求如保持通风透气,防止日晒雨淋,避免受潮霉腐、防泄漏等。
8、对超过保存期限物料,仓管员应及时反馈至工程技术科,并由其进行测试验证。
测试结果物料能满足生产要求的,仓管员按正常配送流程将物料发到车间使用;若其性能不能满足生产需要的,则申请报废处理。
9、易燃易爆、有毒、易氧化腐蚀、化学药品、具有潜在危险或危害的需要在特定环境下保存的以及具有存放期限规定的物料不得与其他物料混在一起,要与其他物料保持一定距离存放,并按有关规定和包装物上及说明的要求进行堆放、标识,不得任意叠高、居高摔落和涂改破坏物料包装标识。
10、库区严格按照仓管管理现场控制外来人员进出,禁止烟火制度。
11、建立库区日常安全检查制度,及时检查各种安全措施和消防措施是否符合要求。
12、熟练掌握各种消防、防火设施,做好维护和保管工作。
仓管员下班离开时应关灯,关好电脑,关闭门窗,锁好门。
二、为规范搬运操作,明确搬运流程,对搬运过程作如下规范与要求
1、搬运工应按照物料的类别、性质、形状等特征轻拿轻放,不得斜放倒放、任意堆高,避免物料因搬运而造成的损坏。
2、搬运工必须服从仓管员调度,搬运过程中应做到包装原装原样、完整无缺。
3、如违反搬运要求造成物料的损坏,以及在搬运过程造成其他物料损坏时,则由责任者赔偿损失,并根据情节严重及造成的经济损失的大小给予相应的处罚。
4、搬运易燃易爆、有毒物品时,应遵守有关安全规定和按包装物及说明书上的要求进行搬运,防止火灾、泄漏等意外事故的发生。
5、运输装卸化学危险物料时,应轻拿轻放,防止撞击、拖拉、倾倒和碰撞。
6、互相接触易引起燃烧、爆炸或造成其它危险的化学危险物料不得混合装运。
7、搬运工应合理使用装卸器械,搬运大宗物料一般使用机动叉车,搬运小件物料可使用手动叉车。
8、搬运工应维护保养好装卸器械,保证人员、设备、物料的安全。
9、驾驶叉车搬运时,应自觉遵守叉操作规程和安全制度,不准无证人员驾驶,不准违章行驶。
10、搬运工将搬运器械(如小推车间、叉车、手动液压叉车等)停放于规定地点,避免影响他人作业。
11、搬运工应确保搬运工具及库区、周边范围的卫生清洁。
第三节物料的出、入库管理
仓管员根据物料接收流程对供应商所送物料进行接收、报检、交货等一系列事物处理,具体操作流程如下图所示:
验收
N
Y(为三天/七天需求
)
报检
NN
Y
Y(按任务需求)
N
Y
退回不合格品
Y
N
一、物料的入库
● 物料接收
(一)为有效控制物料接收流程,特对接收作如下规范:
1、送货单必须按照美的商用空调公司统一格式填写(见附表),单据编号、采购订单号、项目编码、名称规格、单位、送货数量、经办人姓名、送货单位及送货单位出厂公章缺一不可。
送货单要求不得涂改,套写清楚,且送货单位名称应与采购订单一致。
并确保供应商送货的实际日期与系统订单订约日期一致,杜绝供应商无订单、无送货单到货。
供应商送货单数量必须严格按业务员传递的采购订单数量匹配,对同一张送货单上同一项目的不同采购订单号,应分行开具,并注明其对应采购订单号。
2、交通托运物料其随同送货单也严格按照上述要求备注齐全,送货单、收料单签收要求凭供应商书面委托函由业务员代签。
3、对部分按提前期用于次月生产计划的储备物料应同本月生产需求分别开具送货单。
4、供应商送物料到仓库,必须与仓管员或仓库组长,按送货单当面清点物料,不得擅自把物料堆放在仓库,必须按照仓管员指定的区域和物料的摆放堆码整齐,如不通知仓管员而将物料放在仓库、送货单压在物料上即离开的,我司仓库将不予签收送货单,并不予办理任何结算业务。
5、对推式物料严格按照三天任务需求进行接收,对拉式物料严格按照七天任务需求并结合安全库存量进行控制接收。
当库存数量低于安全库存数量时,应及时反馈至采购员处,在实施安全库存同时进行代保管工作。
符合接收条件,根据系统内相应采购订单与任务需求数量办理入仓,在送货单上签收,同时在系统内做接收,将产生的收据号记录在送货单中“收据号”栏一同传递至供应商带回(恰时送货物料以正式送货单签收为准)。
6、仓管员应严格按照采购订单日允许差范围进行系统接收,并确保订单接收的准确性与完整性;对不在接收日允许差范围内要求仓管员及时将信息反馈至采购员处,并按无订单流程进行操作;对订单号中的月份与订约日期相差二个月以上(含二个月)的订单,仓管员应将该订单视为无效订单不予接收。
7、各供应商必须严格按照三天计划量备货,本地供应商对物料要求实行恰时供货,外地供应商可送货超过三天的,可放在商用空调外租仓。
8、供应商送货必须采用我司工程技术科指定的包装容器,要求包装完好与送货单一致,包装容器上明确标识物料的名称、规格、数量、生产日期、生产批号、生产厂家及检验状态;如包装容器内还有小包装袋的,要求标识完整,且与外包装箱上的标识一致。
9、仓管员点数收货后在物料标签上贴上未检标识,方便品质区分。
附表一:
《送货单》
广东美的商用空调设备有限公司----供方送货单
供方全称:
K.xxxxxxx运输车牌:
送货单号:
2004062882
供方编码:
K.A100003供方简称:
司机名称:
收货仓库:
商用空调本部—WO3材料仓联系电话生成时间:
2004-06-25
采购订单号
物料编码
物料描述
要求到货日期
送货量
合计
合格
供方经办人需方经办人需方报检时间需方检验员
注:
白色—供方制单,蓝色---供方财单,黄色---需方记账,红色—需方检验,绿色—需方仓库
10、仓管员收货如发现没有采购订单,一律拒收,并且马上通知采购员,要求采购员马上补合同下订单方可收货,要么采购同意在两天内补订单,如仓库收货后采购在两天内没有补订单的,仓库对采购进行投诉。
11、有订单无需求物料供应商送至仓库后,仓管员对此类物料应坚决拒收,并将信息反馈到生产管理。
12、如果生产急用,厂家没有确认的物料,采购部门可申请一次性采购,仓库见一次性采购申请表(各部门领导签字确认)可做接收,仓库以临时供应商接收。
13、所有称重的物料,仓管员收货时一律严格称重,并将过秤的秤单附在送货单后面,保证数量的准确性、可追溯性。
(二)、为确保生产需求,减少和避免由于物料损耗补给不及时影响生产而造成损失,对易损件物料接收与送货实行动态运作,有效降低生产风险,确保帐、卡、物的一致性,特作如下规定:
1、各仓库应做好易损件物料管理工作,对供应商放量送货的易损件原则上控制在5‰比例内,易损放量送货单要求同正常生产需求分开开具,仓管员对放量送货单不予签收,根据未放量送货单数量在系统中完成接收。
2、易损件放量物料要求供应商单独包装,作好标识,仓库在未发送到车间时按帐外物料管理,并与帐内物料作出明显区分,要求标识清楚,确保帐、卡、物的一致性。
3、车间退货报告单要求注明退仓原因,如是车间损耗的车间自己报废,如经车间工艺签字确认后,判外协责任的仓库办理接收,并按相应任务号补发物料,供应商下次送货时办理退货。
4、返修用物料要求车间开具手工领料单,备注作业有效单号,或者生产管理挂作业单号(如非标)仓库用MD发料。
5、易损件的保管要求根据具体物料的特性做好防尘、防霉、防变形等工作,保持其实物质量,各仓库加强对易损件消耗情况的动态监控。
6、对超过三天排产或者计划推后的所有物料,仓管员应及时办理退货手续。
(三)、替代接收流程
1、如生产急用,工程部和品质部门确认,两种物料无太大差别,对整机性能和品质无影响,同意代用的物料
2、BOM没有及时更新,挂的是已经废弃的旧物料,但生产实际要用另外一种新物料。
附表四:
MD美的冷气机制造有限公司
物料代用单
编号:
物料名称
代用物料名称
图(代)号
代用物料规格
物料规格
代用数量
实施日期
代用期限
代用原因
申请部门:
审核:
设计部门
主管:
审核:
工艺部门
会签:
审批
签名:
● 报检
1、仓管员根据采购定单与实际需求收到物料后,半小时内凭送货单第四联与第五联通知相关检验员检验。
2、从本部工厂领回的物料(不是标准单据),需填写手工报检单报检。
3、特殊物料(账面报废实物保存,账外物资,呆滞物料)定期注明库龄统计一份清单,填写手工报检单报检。
4、检验合格的反馈单,仓管员将其单与核算联订在一起,作检验、交货的事务处理;如不合格办回用的物料在接受时”原因代码”处注明K3回用,回用单必须与核算联订在一起打包.
● 交货(物料入仓)
1、物料交货入库依据送货单和检验报告单。
并结合检验结果(合格与不合格)作相应事务处理:
合格物料按正常流程办理入库。
2、如果检验结果合格,且确属三天生产所需,仓管员根据送货单与合格检验报告单或不合格检验报告单与相应不合格处理单在电脑上进行交货处理。
3、按MRP流程作完交货处理后,将合格品物料从“待检区”移置到“合格品”区,对于大件物料则就地把“待检”标识牌换成“合格品”标识牌,具体见物料标识管理。
4、为有效控制库存水平,加快存货周转率,目对财务部物资管理针对部分非恰时供货且价值量较高物料接收交货时间作如下规定,具体物料清单如下(该规定现为试行):
1)、制冷配件类:
高、低压阀、四通换向阀、配件箱连接铜管、单向阀和输入输出管。
2)、电器类:
铁壳电机、塑封电机(威灵除外)、室内外连接线组、信号线组、压缩机电容(无线电三厂除外)、PTC发热组件和显示盒。
3)、注塑件:
轴流风叶、贯流风轮。
4)、战略物资:
大宗材料铜管铝箔、压缩机(松下万宝、艾默生除外)。
具体控制要求如下:
1、恰时供货物料要求确保当天交货与出库数量的平衡,保证零库存操作。
2、非恰时供货物料,三天排产内需求
1)在系统中作接收处理,并记录产生的收据号;
2)严格按当天任务中实际领用数量进行系统交货;
3)系统接收栏数控制为五行;
2、威创电子物料属于三天内排直接接收交货。
5、仓管员将用完的单据及时交给核算组打包。
MRPII系统操作:
(一)、采购订单接收
1、仓管员根据供应商的送货单中的采购订单号在系统中进行PO查询并注意核对其接收数量和交付日期。
接收原则“不见采购订单不收货”。
2、对于无效采购订单或无采购订单而生产急需物料按“无采购订单接收管理方案”处理。
3、采购订单接收严格按“接收-检验-交货”步骤进行。
4、对回用物料.按“接收-拒绝-接收-交货”步骤进行。
5、由于零库存方案中涉及同一收据号需进行三天分批交货,因此打包单号需在交货完成后输入。
具体操作流程如下:
选择路径:
交货事务处理完成后,选择:
主菜单/事务处理/接收/收据,在采购订单接收界面选择“增加至接收”,收据号域:
选择需进行打包的已全部完成交货收据号。
其它域:
选择“接收标题明细”回车进入下一屏输入打包单号。
(二).采购订单的退货
1、已交货物料的退货分两种:
退回至接收与退回至供应商。
2、对于已开具退货报告通知单物料选择返回至供应商,对于需经再检查物料则返回至接收处。
3、所有返回需备注红冲收据号(RMA号)与相应的KWH原因代码,红冲单据必须凭商用空调退货报告单上业务员签名。
(三)车间任务发货
1、车间任务所需物料的发放
1)仓管员根据领料单,进行物料配备,配送员拿领料单找仓库员领料,仓管员保证不见领料单不发料,签单发料的原则。
2)仓管员发料按照先进先出的原则,对有存放期的物料,需在期限内发完。
推式物料的发放,仓管员根据系统领料单限额发放,对车间损耗需求由车间手工填写领料单并需车间负责人(车间主任或者成本监控)签字确认,对由于物料清单错误而作改动的,需车间领料员在领料单上更改并签名确认,同时要通知车间成本监控在系统中对车间任务的需求作出及时更新,然后仓管员按更新后的物料在系统中进行事务处理。
3)对拉式物料的领用由车间开具手工领料单(单中须注明领用子库,拉式物料),
4)杜绝未检物料流入生产线,对生产急用,需凭相关领导审批完成的“未检物料放行申请单”,方可发放。
对检验合格时,则按正常程序办理入库手续;如不合格,则按第六章的不合格物料处理方案。
5)物料发放现场,仓管员一定要同领料员当面点清,并现场签收领料单,不允许遥控发货。
6)仓管员根据领料单进行配料,对未能配齐所需物料,则要及时通知物料采购,及时向仓库缺料信息反馈员进行反馈,并作好协调及相应工作安排。
7)对配备小件物料,应存放于配料区。
对配备大件物料仍存放于物料存放区,并以配料标签进行区分。
8)对配送员已经签单发过料的物料当天应及时在系统中作MD发料/账户别发料/子库存转移事务处理。
2、非生产所需物料的发放
1)非生产用料指除生产车间、委外加工、调让领用外的所有非生产部门领用的物料都属于非生产用料。
2)非生产物料的发放:
对非生产领用物料必须凭有相关部门签署确认领料单进行物料领用;并及时在当天在系统中作账户别名发料处理。
(具体账户别名见MRPII系统操作)
3)仓库禁止任何白条出库。
3、调让、委外加工、返修物料领用
1)调让、委外加工物料发放由仓管员凭据核算组开具的调让或委外返修、改制出仓单,核实材料名称、型号规格、材质、数量等进行物料的实发,并签名确认。
2)财务部物资管理信息员负责出仓单的审核与“美的商用空调公司物料已发货专用章”的加盖。
MRPII系统操作
1、车间任务领用
1)推式物料的发放严格按照任务进行MD发料事务处理。
2)拉式物料的发放,仓管员根据车间领料员手工填写的领料单作子库存的转移,类型选择“拉式发料”,来源处注明领料单号(手工单编号)。
2、车间任务物料退回
1)推式物料的退仓要针对领出任务返回,仓管员根据车间手工开具的领料单,以特定部件方式退回相应仓库:
合格物料退回至原子库,不合格物料退回至待处理仓(WO4仓)。
2)拉式物料的退仓,仓管员根据手工退料单作子库存转换,类型选择“拉式物料退料”,来源处注明领料单号。
合格物料退回原子库,不合格物料退回至待处理仓(W04仓),并及时退回供应商。
3、账户别名发料:
1)车间领用辅料
车间领用辅料由车间填写手工领料单,仓管员依据领料单在系统中用“MDV生产辅料”账户别名进行发料。
退料采用该账户别名进行接收。
2)市场返修领料
市场退回物料经财务部同意,由核算组用杂项选择科目接收。
3)、部门领用原材料、成品、半成品
3.1公司内各部门领用原材料、成品、半成品用于返修、测试、试制,由领料部门手工开具领料单,仓管员依据领料单采用相应的账户别名进行发料。
具体见“账户别名列表”
4、调让
所有调让物料仓管员见采购调让审批表发料给外协厂业务员,仓管员拿调让审批表找核算组指定人员打调让单给外协厂出厂。
4)物料报废
1各车间退至准备车间待处理仓的不合格物料,经鉴定属车间原因造成物料报废或损坏,由准备车间以相应车间的报废别名在系统内作报废事务处理。
2仓库待处理仓的不合格物料,如有技术更改通知单,不能退回厂家的,仓库核算组核查技术更改通知单,统计数量向财务提交申请作报废处理。
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