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组织基本概述
一、组织基本概述
1、组织的概念:
组织是一个有共同目标和一定边界的社会实体和活动过程及活动系统,是人们为了达到某种共同的目标而结成的统一体。
组织由四个层次组成,即个体、群体、组织、组织的社会环境。
组织成员虽各有自己的个人目标,但他们作为组织成员之一,在组织内部相互联系和协作配合,因此还必须具有共同的组织目标。
2、组织成长发展的主要动机:
1)自我实现:
组织的管理者自身必须具有较强的自我实现的信念,它将有力地推动组织的发展。
2)留住优秀人才:
能否吸引并保住具有高水平的管理人员和工程技术人员,对组织的发展成长关系甚大。
3)追求经济效益
3、组织的发展阶段:
组织的不同发展阶段,其组织结构、管理方式、领导作风和管理体制等方面,都有较大的差异,每个阶段均有特殊的需求和要解决的问题。
一般的组织的成长发展,大体上都要经历创业、聚合、规范化和成熟这四个主要阶段:
1)创业阶段:
组织的建立是创业者全力进行开拓性活动的结果,属于集权阶段。
特点:
组织处于幼年时期,规模小,个人决策指挥,高层管理者直接设计组织结构和控制系统,为争取生存发展单一的产品和劳务是组织的目标。
2)聚合阶段:
组织的迅速发展阶段,引进具有管理才能的人才,开始确立新的组织发展目标,按照权利等级、工作设计、初步分工等原则,建立起各个部门。
特点:
组织处于发展的青年时期,发展迅速,员工对组织有很强的归属感和使命感,大部分组织结构和信息沟通是非正式的,由具有很高权威的领导者为组织指明方向和目标。
同时,基层的管理人员要求有更多的自主权,而高层领导者又不愿放弃对下层的管理权,从而产生了上下级之间在自主权上的矛盾。
3)规范化阶段:
这个阶段要设置和使用控制系统和信息系统,通过制度、条例、计划等规范化体系解决上下级的矛盾。
特点:
组织处于发展的中年时期,出现行政等级制结构,工作分工明确并制定了规范化、程序化的各种规章制度,高层管理者和管理部门进行了分权,但同时又进一步完善了正式控制系统。
4)成熟阶段:
进入成熟阶段,要通过加强协作和配合、管理人员的碰头会和组织任务小组等形式,来克服文牍主义,精简体制,对原有组织进行一次更新变革。
特点:
组织规模大,有很强的行政等级组织结构,有大量的控制系统、严格的规章制度、条例和程序,高层管理者对于组织的社会地位和声誉极为重视。
4、组织结构设计的基本原则:
企业的组织结构是企业全体员工为实现企业目标而进行分工协作,在职务范围、责任、权力方面所形成的结构体系。
组织设计包括对企业的组织结构的设计和对保证企业组织结构正常运行的各项管理制度和方法的设计。
进行组织结构设计时应注意遵循以下几项基本原则:
1)因事设职与因人设职相结合的原则;
2)责、权、利对等的原则;
3)稳定性与适应性相结合的原则;
4)灵活的信息沟通原则;
5)效能原则。
5、关于管理层次和管理幅度
1)管理层次:
用来描述组织纵向结构特征的一个概念。
如果以构成企业纵向结构的各级管理组织来定义,管理层次就是指从组织最高一层管理组织到最低一级管理组织的各个组织等级。
一个企业的管理层次的多少表明其组织结构的纵向复杂程度。
2)管理幅度:
指一名领导者直接领导的下级人员的数量。
管理幅度的大小往往反映上级领导人直接控制和协调的业务活动量的多少。
管理层次和管理幅度,在组织结构中成反比关系。
即管理层次越多,管理幅度越小;管理层次越少,管理幅度越大。
管理层次和管理幅度要根据工作性质、工作复杂程度、工作条件、领导及部属能力大小而定,一般可采用“横六纵五”的原则。
6、组织结构设计的程序
确定组织设计的基本方针和原则
进行职能分析和职能设计
设计组织结构的框架
联系方式的设计
管理规范的设计
人员配备和培训体系的设计
各类运行制度的设计
反馈和修正
7、组织结构的主要形式
1)直线制
这是最简单的企业组织管理形式。
特点是企业各级领导者亲自执行全部管理职能,按垂直系统直接领导,不设专门职能机构。
其优点是集指挥和职能与一身,命令统一,责权分明,指挥及时。
缺点是要求领导者通晓各种专业知识,具备多方面的知识和技能。
因此这种组织形式适用于业务量较小的小型企业的初期管理,不能适应较大规模和较复杂的业务管理。
经理
业务部主任
客服部主任
组长
组长
组长
组长
组长
组长
2)职能制
在直线制组织基础上为各级领导者相应地设置职能机构或专职人员。
他们既能在各自的职能范围内有权直接指挥下属单位,又能协助领导工作。
其优点是能适应物业管理复杂的特点,可以减轻领导人的工作负担;缺点是容易形成多头领导,造成职能人员和部门都有指挥权,不利于健全责任制。
这种组织形式适合于业务比较复杂、服务项目较多的管理企业,但现在已很少采用。
总经理
人事经理
品质经理
财务经理
经营经理
3)直线—职能制
这是在职能制和直线制的基础上,把垂直指挥职能与职能部门的专业管理职能结合起来,即可保持直线的统一领导和指挥,又发挥职能部门作用的一种组织形式。
它的特点是在各级领导者之下设置相应的职能机构或人员,并将管理人员分成两类;一类是行政指挥人员,对下级进行指挥;一类是职能管理人员,是各级领导的参谋和助手,对下级没有指挥的权力,但如果受行政负责人委托,可在自己主管的业务范围内负责某方面的管理工作。
其优点是既能发挥职能机构专业管理的作用,又便于领导统一指挥。
缺点是横向协调配合困难,不利于沟通信息,有些问题各部门要向直线领导机构和人员请示报告后才能处理,影响工作效率。
它适合于中等规模的企业,是目前较多采用的组织形式。
总经理
人事经理
品质经理
财务经理
经营经理
管理处
3
管理处
2
管理处
1
4)事业部制
按照“集中决策、分散经营”的原则,在总公司下设事业部。
各事业部则在总公司制定的政策、目标、计划的指导和控制下,根据经营管理的需要设置组织机构。
它的特点是,把物业管理活动内容和专业的不同,建立独立的事业部。
每个事业部在总公司的领导下,实行独立核算,独立经营,都对公司负有完成利润计划的责任。
同时在经营管理上拥有相应的权利。
这是目前大型物业管理企业比较适合的一种组织形式。
事业部的主要优点是:
各事业部在容许的范围内独立经营,提高了管理的灵活性和对市场的适应性,又具有较高的稳定性,有利于最高管理机构的摆脱日常事务工作,能够集中精力作好决策和大政方针的研究;有利于建立考核管理人员业绩的标准。
事业部部制的主要缺点是机构重叠,管理人员浪费;易于造成各事业部之间的本位主义,影响事业部之间的合作。
公司
职能机构
职能机构
管理处
管理处
管理处
职能机构
职能机构
职能机构
职能机构
职能机构
职能机构
业务处
业务处
业务处
业务处
业务处
业务处
5)矩阵制
这是在传统的直线职能制纵向领导系统的基础上,又按照业务内容、任务或项目划分而建立横向领导系统,纵横交叉,构成矩阵的形式。
其特点是在同一组织中既设置纵向的职能部门,又建立横向的管理系统,参加项目的成员受双重领导,既受所属职能部门的领导,又受项目组领导。
它是优点是:
有利于加强各职能部门之间的协作配合;各项目组可以根据特定的任务和目标灵活变化,组织结构适应性强;有利于根据性质把具有有关各种专业知识和技能的人员结合起来,充分发挥他们的积极和创造性。
缺点是:
组织结构的稳定性较差,人员经常变动;需要增加项目经理,人员较多。
机构臃肿;容易形成多头领导,部门之间关系复杂,职责不清。
矩阵制组织结构适用于规模较大、物业管理种类较繁、综合经营较强,专业服务组较多的物业管理企业。
总经理
职能部
职能部
职能部
项目部
项目部
项目部
二、合肥科园物业管理有限公司组织建设的基本思路
合肥科园“九溪·江南园”项目一期总建筑面积约6万平方米左右,规模不是很大,在进行组织建设规划时考虑物业公司与项目物业管理处合并进行。
这种设置将公司的管理职能分为业务管理和职能管理两大主干。
总经理工作部负责人力资源、品质监督、和行政后勤,在项目初期不分设部门,相关职责可根据现场实际情况配置人员或兼任;客户服务中心设置客户服务部、安全管理部、设备维护部、环境管理部。
和常规的直线职能式组织架构相比,该种设置在职能职责不减少的情况下层级少,人员精减,适合项目初期。
一方面考虑建立公司的对外、对内联络、管理信息的整合机制,建立管理指令与业务信息上传下达的渠道,建立人力、物力等资源供应保证机制,建立合理有效的动态培训机制,在公司业务扩展的时候能够迅速提供资源支持;另一方面考虑建立业务管理与监控机制,保证各项业务工作高效运作,保证优质客户服务,用一站式服务的思维模式建立客户服务平台。
公司前期工作的重点之一就是建立合肥科园物业管理有限公司的优质管理服务体系、业务运作及品质监控流程。
围绕这一工作目标,物业公司的内部运作重心在业务管理和业务操作方面,首先要保证能够成熟有效地实施管理服务,逐步树立起科园物业管理这一品牌形象。
合肥科园物业管理有限公司管理职能设置力求扁平化,保证组织运作的高效,前期由于管理面积较小、项目只有九溪江南园一期,故合肥科园物业管理有限公司的组织架构为直线制,将公司决策层与管理层合并。
部门设置考虑公司的综合管理、业务操作。
为了突出服务的特性,将公司的组织架构设置为:
职能管理、客户服务管理二个模块。
两个模块之间合理分工并互相支持,共同打造科园的物业管理品牌。
现阶段,两个模块的架构设计上管理层级比较简单,各模块分工明确,有利于管理措施的迅速贯彻,同时,各模块对于所涵盖的业务内容来说,又相对完整、自成系统,一旦公司业务迅速发展,将综合管理及一部分客户服务的功能进一步提升,即可成为公司的职能部门,行使职能管理
的职权;而将客户服务模块辅以业务管理及客户服务的职能,即可成为项目物业管理处。
职能管理部门负责与政府主管部门、上级公司及合作分供方的外联工作,负责为整个公司提供人力、物力、财力、品质信息等各类资源,负责为公司决策层的管理出谋划策,负责按照公司决策层的意志制定各类内部管理制度,负责公司中层以下人员的考核、调配工作,负责公司资金、财产管理工作。
客户服务管理部门负责按照既定的流程与规章制度进行工作,包括物业本体及附属设施的维护、维修工作,小区绿化及公共区域清洁的打理与维持,公共区域安全管理、消防管理,内部工作的协调调度。
客户服务部门负责顾客服务的接待、投诉及其他事务的处理、服务质量的监督各类设施社区配套的经营管理、相关费用收取、装修管理等工作。
三、合肥科园物业管理有限公司组织架构
总经理
总经理工作部经理
客户服务中心经理
财务总监
安全管理主管
客户服务主管
环境管理主管
工程维修主管
品质管理
品管资料
装修返修管理
家政服务
资料管理
家政维修
设备运行
物业出纳
物业会计
信息管理
采购兼司机
仓库管理
行政后勤管理员
人事管理
培训管理
控制中心
安全一班
安全二班
安全三班
前台接待
客户助理
经营管理
社区文化
绿化维护
清洁维护
公共维修
楼内清洁岗
楼外清洁岗
安全巡逻岗
停车场岗
出入口岗
安全巡逻岗
停车场岗
出入口岗
安全巡逻岗
停车场岗
出入口岗
四、合肥科园物业管理有限公司组织架构情况说明
★设总经理工作部经理一人。
★总经理工作部下设人事管理、行政后勤管理、仓库管理、公司采购、司机、培训管理、信息管理、品质管理、品质资料管理。
★设财务总监一名。
★财务总监下设物业会计、物业出纳。
★客户服务中心设经理一名。
★客户服务中心下设客户服务主管,客户服务主管下设前台接待(负责前台值班、顾客接待工作)、经营管理、社区文化管理、客户助理、资料管理、家政服务。
★客户服务中心下设安全主管,安全主管下设三个安全班及一个控制中心,安全员设置大门岗、停车场岗、巡逻岗,控制中心实行24小时值班制度。
★客户服务中心下设工程维修主管,配备供配电、给排水、空调、电梯、弱电专业技术人员。
工程维修组分别设公共维修班、设备运行班和家政维修班三个班组,公共维修班长兼装修返修管理。
★客户服务中心下设绿化清洁主管,绿化清洁主管下设清洁维护班、绿化维护班。
五、合肥科园物业管理有限公司岗位职责
(一)总经理岗位职责
1.负责制定公司中长期发展的经营管理目标和经济效益指标,负责评审公司管理体系,制定公司管理方针和目标
2.负责根据公司中长期发展的经营管理目标,研究和制定公司当年度的经营管理目标,指导公司各部门制定相应的经营管理目标。
3.负责监督公司企业文化、理念方针、规章制度在各部门的实施情况,促进公司与员工的双向沟通,为人力资源效益的提高创造条件。
4.对公司各项经营管理工作之最终结果负责,对外加强公司与政府职能部门的沟通和联系,对内培养和开发公司高级经营管理人才。
5.检查、监督、考核各部门的工作情况,协调各部门之间高效有序的运作,确保公司可持续发展。
6.对公司各级管理人员及各项经营管理工作有建议和最终评审权。
7.负责公司固定资产购置的审批、报批,严格按上级公司各项管理制度执行,并为最终结果责任人。
8.贯彻财务管理制度,严格控制经营成本,监督各项应收帐款、保证公司资金安全,严格做好各项费用支出的审批工作。
9.为公司安全生产工作第一责任人,负责有关工作的组织、落实和监督。
10.负责协调、处理与地产的有关业务对接工作,并负责向其报告有关物业管理中需地产协调解决之事宜。
(二)总经理工作部经理岗位职责
在公司总经理的领导下,根据公司总体战略发展目标的需要和上级公司的政策,贯彻落实适合公司人事、品质、后勤政策,保证相关政策有效推进。
1.监督公司企业文化、理念方针、规章制度在各部门的实施情况,促进公司与员工间的双向沟通,体现员工第一,改善施才环境,为人力资源效益的提高创造条件。
2.通过组织深入的调查研究,及时掌握公司内外部信息,向公司提供及时、准确、有效的各类信息及分析结果,为公司决策提供资讯依据及合理化建议。
3.依据公司中长期发展的经营管理目标,拟订公司年度工作计划。
4.负责公司信息管理,不断完善公司信息管理制度,维护和保持公司信息渠道的畅通。
5.负责收集政府颁布的与公司业务有关的法令、法规、条例及行业管理规定,及时整理并下发各部门,并按最新要求执行。
6.负责公司对外公共关系的建立、保持,处理公司对外事务及同行业交流、参观的接待、安排工作;负责公司企业形象宣传及公司CI工程之推广应用。
7.负责公司法律事务的协调处理,并协助各部门通过法律途径追缴各类拖欠款。
8.负责对外发送文件、外来文件的跟踪、转发,并落实批转情况;
9.负责公司公章、法人委托书、法人证明书、介绍信的管理工作。
1.负责督导在公司范围内组织实施的质量策划、品质监控、品质保证、品质改善以及专业技术改善等工作,确保公司整体服务质量的不断提升,满足公司发展需要。
2.根据人力资源市场行情,结合公司经营目标,制订人力资源计划,对公司的人员结构实施动态优化配置,并对各类专业人才进行必要的储备,以满足公司发展需要;负责公司人力资源的合理调配。
3.负责公司主管级以下人员的定级、加薪的最终审批,负责主管级及以下人员任免的审核。
4.负责审批本部门的组织架构、岗位职责、人员定级及福利奖惩等。
负责审批本部门5000元以下的费用支出。
5.负责审批本部门日常物资采购,控制部门物资管理程序,严格审批费用支出,合理控制经营管理成本。
6.负责公司行政会议的会议纪要及重大事件记录,组织撰写公司级的各类文稿(包括年度工作总结、上报材料、请示、报告、会议纪要等)。
7.定期召集本部门工作例会,集思广益,总结部署工作。
8.完成领导交办的其他各类任务。
(三)人事管理岗位职责
人事管理岗位主要负责公司人力资源招聘与甄选、业绩考核的设计及实施、考勤管理、劳动合同签定及管理、公司内外部人事手续办理、人事档案管理、计划生育管理、薪资福利管理及出纳等工作,其主要职责如下:
1.负责与相关政府部门、人才交流服务中介机构及相关单位保持良好业务关系,熟知人事、劳动法规及各项业务办理流程。
2.负责根据公司人力资源规划及岗位编制,制订人员招聘计划,安排、组织公司专业技术人员及管理人员的招聘、笔试、面试、体检工作;每次招聘完成后,整理新进职员、职工个人资料,交部门领导审批后存档。
3.协助并监督各业务部门员工签约和有关劳动用工手续及时正确办理。
4.负责准备、提供、保存各类劳动局、社会保险局等相关单位检查组要求的检查资料;每年负责办理工资联审、劳动年审、社会保险年审等手续。
5.负责完善公司定岗定编工作,核定岗位编制及职责。
初审各部门组织架构和岗位职责,就各部门岗位设置及人员安排提出合理化建议。
6.监督各部门每月核查需持证上岗人员持证状况,提前三个月通知证件到期人员进行年审,确保公司所有持证上岗人员证书的有效性;协助各部门办理专业技术类人员的各类上岗证书、等级证书的取证、年审工作。
7.负责公司绩效考核系统的不断完善,保管考核档案。
8.负责妥善保管公司各类人员的人事档案、人事类文件及资料。
9.负责完善各类人员的录用及拟转正人员报批手续的办理。
10.负责办理各部门人员的离辞职手续,结算离职工资,报总经理工作部经理审批,并及时将各类离职人员的资料转档。
11.负责公司转正工作牌管理工作。
每月定期编制、发放最新职工名单及公司电话通讯一览表。
12.负责各部门人员考勤;每月3日前收集各部门员工考勤、考核、加班、工资表,制作人员考勤表,经初步审核后,报总经理工作部经理审批。
负责制做节假日加班补助费。
13.负责公司员工各类保险手续办理:
每月10日-15日编制公司《参加社会保险情况月报表》报社保局,并复印存档;每月25日打印上月《社会保险金交缴情况表》;负责每年定期办理团体人身意外伤害保险,并按季度作相关调整。
14.负责公司各类员工的劳动合同签定及管理,定期在劳动部门办理公司各类员工的劳务用工手续;根据实际情况,每季度至少一次在劳动及公安部门办理劳务暂住证手续。
15.负责公司全体职员工的计生工作,参加各级计生工作会议。
16.负责公司其他人事内务工作,完成领导交付的其他工作。
(四)培训管理岗位职责
培训管理具体负责公司培训管理、员工活动策划、组织等工作,主要职责如下:
1.负责运用培训实施、评估手段,保证培训的有效性,帮助员工更新观念,提高业务技能,增强员工应变工作环境要求的能力。
对相关人员职业生涯规划进行培训、指导,使其发展与公司发展相契合。
2.根据人力资源计划,合理运用培训资讯及资源,负责公司各类人员的外聘、外送培训计划的制订,送总经理工作部经理审批,计划实施后做好相应的质量记录。
3.组织备课会、新课程试讲、培训评估会,认真准备、及时处理解决培训过程中出现的问题,不断改进和完善培训组织工作,提高培训质量,保证培训效果。
4.负责根据公司年度培训大纲,编制新课程开发计划,结合公司实际情况,集思广益,策划、安排开发新的培训课程。
负责审编培训教材,不断完善培训教材。
5.负责策划、安排升任主管级以上人员升职培训和考核。
负责策划安排特殊工种人员的培训和考核。
6.负责根据公司实际情况和公司年度培训大纲编制公司月度培训计划,经审批后,于每月1日前发送到各部门。
负责相关内容的培训授课,努力提高素质,钻研培训技巧、方式方法及组织形式,使培训工作满足公司发展的需要。
7.负责对公司各部门培训计划、实施情况予以指导、监督和检查,负责培训效果的跟查。
8.负责安排、实施组织的新员工入职培训、按业务类别安排强化培训。
9.负责安排、实施由公司组织的脱产在职培训,并保存培训、考核记录。
10.负责培训需求调查和分析,培训讲师、学员表现评估,报总经理工作部经理及相关人员。
11.完成领导交办的其他工作任务。
(五)信息管理岗位职责
信息管理岗位具体负责公司信息管理、资料管理和文档管理等工作,主要职责如下:
1.负责公司各类相关信息的汇总、传递、反馈等工作。
负责公司行政会议的会议记录和公司大事记录,组织撰写公司级的各类文稿(包括年工作总结、上报材料、请示、报告、会议纪要等)。
2.负责公司资料室管理,报刊杂志订阅、资料借阅、资料室开放以及公司文档管理。
3.担任本部门的通讯员,履行通讯员职责,负责按时召集部门会议,及时整理会议纪要,报送部门领导。
4.完成领导交付的其他工作。
(六)行政后勤管理岗位职责
行政后勤管理岗位负责公司行政后勤业务的管理,主要职责如下:
1.负责公司行政后勤管理的规范化建设,负责公司行政管理制度、资产管理体系的不断完善,提出合理化建议,报总经理工作部经理。
2.负责根据公司、部门年度工作目标和企业实际经营管理需要,制定行政后勤工作月度目标和具体工作计划,并在期末进行评估总结。
3.负责公司资产、剩余物资管理,掌握公司资产分布、保养、维修、报废、转移状况,审核资产的新购、调拨、报废,固定资产报废须到现场核实。
4.每年6月下旬组织对公司各部门资产进行现场抽查;每年年底,配合财务人员对公司资产进行全面盘点;提出整改要求,并落实改善效果。
5.负责不断完善公司住房管理规定;熟悉公司住房情况,合理安排、调配住房。
6.负责公司全体人员服务礼仪的监督检查。
7.负责办理公司各类证照(车辆、停车场除外),并做好质量记录;负责营业执照、物业管理收费许可证、税务登记证等各类证照的年审及备案工作。
8.督导各部门资产按规定完善日常的购置、质检、入库、领用、调拨、报废等工作,并定期进行盘点,监督各部门资产登记情况,做好盘盈盘亏工作。
9.负责公司办公设备保养的监督管理工作,对于由分承包方进行维护保养的办公设备,做好相关质量记录;并负责公司办公设备维护保养合同的续签及费用核算工作。
10.负责公司各部门办公环境、内务的监督检查,每月5日通报上月检查情况。
11.根据公司CI手册规范,负责公司各类VI物品的制作。
12.负责公司仓库管理工作,保证公司库存物资符合底线要求。
13.根据季节变化,及时通知各部门更换统一服装;服装换季前两个月,根据各部门报送的服饰需求计划,结合公司库存,统计需订做服饰数量,报部门领导审核定做。
负责及时申请各类临需服装或配件。
14.审核所有车辆费用的申请报告及报销单证,审核公司车辆维修、保养费用及车辆燃料消耗费用,对每项费用支出进行严格把关,努力降低费用。
15.完成领导交办的其他工作任务。
(七)采购兼司机岗位职责
采购兼司机岗位负责公司行政用车、车辆保养、采购等方面工作的实施。
其主要职责如下:
1.负责落实行车安全措施,开展安全行车教育,及时掌握公司各类车辆的违章情况,并对违章情况予以通报。
2.负责安排办理公司各类机动车辆的证照办理、年审、延期、换证等手续,确保各种证照有效使用,并做好相关质量记录。
3.保证安全文明的驾驶作风,准时安全地完成每次出车任务。
4.维护车辆的安全性能,按时完成车辆保养计划,使车辆处于良好运行状态。
5.保证出车时证件齐备,不得违反交通安全规定。
6.不得利用公车办私事。
7.保持车辆清洁,认真做好车辆行驶记录和使用记录。
8.负责日常零星物资采购,收集采购资料,经总经理工作部经理审批后,方可采购。
对手续不齐全的申请物资不予购买。
9.做到所需物资及时购买,及时入库,做好登记和报销手续。
10.了解各类物资的
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