上海市绿化和市容管理局机关合同管理规定.docx
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上海市绿化和市容管理局机关合同管理规定
上海市绿化和市容管理局机关合同管理规定(试行)
第一章总则
第一条(目的和依据)
为进一步规范内部管理,防范与控制合同风险,有效维护上海市绿化和市容管理局(以下简称市绿化市容局)的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》,结合工作实际,制订本规定。
第二条(适用范围)
本规定适用于市绿化市容局机关与法人单位、其他经济组织之间签订的各类合同、协议,包括:
(一)按规定在政府采购平台上操作的合同;
(二)其他服务合同、买卖合同、建设工程合同、租赁合同、保险合同等合同。
第三条(信息公开)
对于合同管理工作中涉及信息公开的内容,依照《上海市绿化和市容管理局政府信息公开实施细则(试行)》执行。
第二章管理职责
第四条(合同主办处室的主要职责)
(一)根据预算安排,提出采购项目需求,按照规定程序报送审核,并按本规定完成合同的送审、会签程序;
(二)根据法定代表人授权,依法签订、变更、解除相关合同;
(三)合同签订前严格审查对方当事人的主体资格,严格审查代理人的代理身份和代理资格,严格审查对方当事人的履约能力;
(四)主持合同谈判工作,认真、细致地拟定合同的实体性条款,并对条款内容负责;
(五)认真执行所签合同,定期检查合同履行情况,加强与相关各方的联系,实现合同履行全周期的动态管理;
(六)建立部门合同管理台账,做好本处室合同的登记、备案、统计工作;
(七)负责仲裁或诉讼前合同纠纷的处理。
配合政策法规处处理因合同引发的相关诉讼或仲裁。
第五条(办公室的主要职责)
(一)制定、修订合同管理制度;
(二)负责合同审签过程中的协调工作,并提出拟办意见;
(三)配合主办处室完成政府采购项目的网上合同签订操作;
(四)负责合同签订的盖章管理(含电子签章);
(五)做好合同编号、建档、整理及归档工作。
第六条(财务管理处的主要职责)
(一)审核项目预算依据;
(二)监督合同资金结算情况;
(三)做好与合同有关的应付款项的统计、分析,向主办处室提出处理建议;
(四)妥善保管相关凭证,配合做好合同资料的归档工作。
第七条(政策法规处的主要职责)
(一)协助制定、修订合同管理制度;
(二)组织梳理、编制机关合同格式文本以及《政府采购合同》补充协议;
(三)组织开展合同的合法性审查,提出法律意见;
(四)协助主办处室处理合同履行过程中发生的争议,根据需要对合同变更、终止提出法律意见;
(五)负责协调处理因合同纠纷引起的仲裁或诉讼。
第三章管理程序
第八条(合同授权)
对外签订合同,应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。
XX,任何人不得以市绿化市容局名义对外签订合同。
市绿化市容局法定代表人对经办处室负责人每年进行一次授权,但涉及国有资产产权重大变更、国有企业改组改制的应当按照《中共上海市绿化和市容管理局党组“三重一大”议事决策制度》规定的程序操作。
主办处室负责人应在授权书授权范围内代表法定代表人签订相关合同。
主办处室负责人变更的,可根据工作职责,自然接替。
第九条(主体资格的审查)
主办处室应按照《中华人民共和国合同法》的相关规定,审查合同相对方的主体资格,包括营业执照、授权文件等相关材料。
如有必要,主办处室应到相关证明签发部门核实合同相对方所提供材料的真实性,并可以采取实地调研方式进一步辨析合同相对方的真实情况。
第十条(合同文本)
除当场结清的小额交易(万以内)不需要书面合同外,其它合同均应当采用书面形式。
合同文本原则上应采用由政策法规处统一组织编制的示范合同文本(保险合同除外);合同相对方提供的合同文本应当送交法规处审核。
下列合同必备条款在订立合同时必须填写完整:
(一)当事人的名称或者姓名和住所;
(二)标的;
(三)数量;
(四)质量;
(五)价款或者报酬;
(六)付款方式
(七)履行的期限、地点和方式;
(八)违约责任;
(九)解决争议的方法。
第十一条(合同审签)
(一)合同主办处室认为已具备签约条件的,应按规定程序报请批准。
报批时应提供下列材料:
、《合同文本审核表》(见附件);
、合同文本及相关附件;
、合同审核会签处室要求的其他相关材料;
、其他必要的相关材料和书面说明,内容应包括:
项目预算情况、项目主要内容、经费使用安排、拟实施方案、拟委托单位、选定原因和相关领导批示等。
(二)合同主办处室、政策法规处、财务管理处等审核会签部门应对报审合同内容按本部门管理职责提出明确具体的会签审核意见。
如审核会签部门认为合同背景不清或者资料不全,可能影响审核工作的,应当通知主办处室说明或补充;如发现合同草案存在重大错误、遗漏或其他不妥之处时,应在《合同文本审核表》中明确提出修改意见,需要退改时,应连同全部文件退还合同主办处室。
(三)合同主办处室应根据会签审核意见,进行修改并提出反馈意见。
如意见不一致,由办公室协调并提出拟办意见,主办处室根据局领导对拟办意见的批示对合同文本进行最终定稿。
(四)对重复使用的合同,可由合同主办处室拟订格式合同样本,政策法规处对格式合同样本定期实行一次性法律审核,并纳入机关合同格式文本。
(五)合同经批准后,任何部门和个人不得擅自变更和修改。
合同主办部门申请加盖合同印章时,应核对确保盖章文本与批准文本的一致性。
(六)法定代表人、法定代表人授权委托的代理人应当在合同文本上签名。
(七)合同金额超过万元(含万元)必须经局主要领导审签。
(八)签订合同一般应当加盖市绿化市容局合同专用章,特殊情况下可使用局公章。
严禁在空白合同文本上盖章。
单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
(九)局合同专用章等由办公室负责保管,在合同文本盖章前,应负责确认合同文本已完成全部审批流程,并完成盖章登记手续。
(十)小于万元且当场结清的交易项目,主办处室经分管领导审签同意后,可以不签订书面合同,凭领导批示、发票直接支付。
(十一)政府采购项目启动前,主办处室必须与相关部门经过充分沟通,列入财政预算。
启动后,由办公室协助主办处室完成政府采购网上相关操作。
第十二条(合同履行)
(一)合同生效后,主办处室负责人和承办人员负责合同的履行。
发现合同相对方不履行或不完全履行合同时,主办处室应当责成其采取有效补救措施,收集、保存其不履行合同的有关证据,及时向政策法规处通报。
(二)交付的合同标的必须经过验收程序。
主办处室对不符合合同约定的标的应及时向合同相对方提出书面异议。
(三)合同履行完毕后,主办处室会同办公室、财务管理处进行验收、结算,必须在合同约定的期限内完成结算。
第十三条(合同的变更和解除)
(一)我方因故需要变更或解除合同的,主办处室在完成报批手续后,以书面形式通知合同相对方,说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限,尽快与合同相对方达成变更或解除合同的协议。
(二)合同相对方提出变更或者解除合同的,应当说明变更或解除的原因,并提交相应证据,主办处室在完成报批手续后,方可与合同相对方办理变更或者解除手续。
第十四条(合同纠纷处理)
(一)合同发生争议纠纷时,合同主办处室应负责与对方当事人协商解决,并及时告知政策法规处;若经协商无法得以解决,可优先选择仲裁。
(二)合同争议纠纷经仲裁无法得以解决,合同主办处室应会同政策法规处等相关部门分析、研究,提出处理方案,并报送相关局领导决策。
(三)政策法规处会主办处室负责处理进入司法程序(包括诉讼、仲裁)的合同法律纠纷,其他相关部门应当积极配合并提供相关证据资料。
第十五条(合同资料的管理归档)
(一)合同主办处室作为合同动态管理的实施部门,应建立部门合同管理台账,对合同的履行情况、变更情况、纠纷情况等进行动态管理和统计,指定相关合同管理人员,进行合同档案资料统计、管理,并向办公室备案。
(二)办公室定期整理合同管理台账,并按档案管理规定,予以归档。
(三)以下材料必须归档:
、相关签报材料(包括《合同文本审核表》等);
、合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议。
第十六条(管理责任)
经办处室根据“谁主办,谁签订,谁负责”的管理原则,结合各自职责分工,对机关合同管理工作的各个环节,要做到层层把关、落实责任。
第四章附则
第十七条(实施日期)
本规定自颁布之日起施行。
第十八条局直属单位可参照本规定,结合自身实际,制定完善相应的实施细则。
第十九条本办法在施行过程中具体条款由办公室、政策法规处负责解释。
第二十条本办法在施行过程中应加强信息化支撑,以提高机关合同管理的效率和水平。
附件一:
合同管理流程图
合同谈判、起草(主办处室)
提交报审材料(主办处室)
会签审核(会签处室)
财务审核(财务管理处)
法律审核(政策法规处)
修改反馈(主办处室)
拟办意见(办公室协调并提出拟办意见)
局领导批示
最终定稿(主办处室)
局领导审签
盖章
发生纠纷
进入司法程序(政策法规处)
合同履行、变更和解除
(主办处室)
附件二:
合同文本审核表
主办处室:
经办人:
日期:
合同编号:
合同名称
签约各方
主办处室
意见
(请按局机关合同管理规定,提供相应材料并明确会签处室)
会签处室
意见
财务管理处审核
政策法规处
审核
主办处室
反馈意见
办公室
拟办意见
分管领导
审签
主要领导
审签
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- 上海市 绿化 市容 管理局 机关 合同 管理 规定
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