硅谷兴业行政管理条例全文.docx

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硅谷兴业行政管理条例全文

北京硅谷兴业行政管理条例

（试行本）

北京硅谷兴业

目录

1、----------公司档案、资料管理条例1~6

2、----------公文处理方法7~19

3、----------合同管理的相关规定20~26

4、----------印章管理的试行办法27~29

5、-----------行政部人员岗位责任制30~33

6、----------行政部工作职责与职权范围34

7、----------差旅费标准及费用报销管理条例35~38

8、----------来访客人接待管理条例39

9、----------来宾宴请招待管理规定40

10、----------专兼职司机岗位职责41

11、----------车辆管理制度42~43

12、----------关于因公外出乘坐出租车管理规定44

13、----------办公设备及办公用品采购管理条例45

14、----------笔记本电脑配备标准及使用条例46

15、----------关于报刊订阅和图书购置的有关规定47

16、----------关于公司馈赠礼品的有关规定48

17、----------关于电话通讯的有关规定49

18、----------名片制作审批条例50

19、----------表格51~61

公司档案资料管理条例

一、公司档案

1、范围：

营业执照、税务登记证、企业代码证、公司章程、股东会决议、董事会决议、公司公文及往来函件、会议纪要、合同、协议、意向资料、各种证照、政府批文、法律文书等

2、档案负责人：

3、档案保管人：

4、保管地点：

总经办

5、公司档案是公司成长的完整写照，系统性、重要性、保密性很强，档案将设专人负责管理，任何人未经上级同意不得提取，如因工作需要借阅的，应严格按照公司档案借阅程序办理借阅手续。

二、工程档案

1、范围：

工程图纸、工程洽商、设计变更、招标文件、投标文件、监理会议纪要、合同、协议、与设计单位、施工单位、监理单位的往来函件、各类设备的报验资料、考察报告等

2、档案负责人：

3、档案保管人：

4、保管地点：

公司档案室

5、房地产公司档案是按工程单项项目管理的，档案室保留原件，各专业工程技术人员可保存与本专业有关的复印件。

如需要原件的，经上级同意可按档案借阅流程办理借阅手续。

三、行政档案

1、房屋租赁合同、物业管理合同、公司固定资产、低值易耗品、公司管理制度、行政管理条例、公司大型活动资料等

2、档案负责人：

3、档案保管人：

4、保管地点：

行政部

5、公司行政档案是公司日常档案，更新快，准确性强并随时向公司经理及各部门和有关单位提供数值，如因工作需要可按公司档案借阅制度办理借阅手续。

注：

硅谷兴业公司档案属公司保密性文件，任何部门或个人不得随意泄露档案内容，更不准私自将公司档案借阅他人或单位，凡发现违规者公司将追究其责任。

四、人事档案

1．范围：

公司聘请、解职、任免资料、员工档案、简历、入职登记表、劳动合同、转正考评、内部调动（晋升、降职、平行调职等）资料、绩效考评、通报嘉奖或批评、离职登记、薪酬制度、考勤制度等

2．档案负责人：

人力资源经理

3．档案保管人：

人力资源助理

4．保管地点：

人力资源部

5．公司人事档案涉及公司和员工个人秘密，保密性强，必须严格由人力资源部保管，其他人员不得接触、查看和复印。

五、财务档案

1．范围：

各类原始凭证、记账凭证、总账、分类账、日记帐、会

计报表、审计报告、财务制度等。

2．档案负责人：

财务总监

3．档案保管人：

财务经理、会计

4．保管地点：

财务部

5．财务档案保管应参照《会计法》的有关规定执行，各种凭证及

报表的保存时间至少为15年。

财务人员离职时，应按照规定，正式交接有关帐簿、凭证和会计资料。

一般财务人员离职时，应由财务总监或财务经理监交，财务经理或财务总监离职时，应由总经理监交。

总经办保管档案分类：

第一类：

企业各种证照

营业执照：

ZZ

税务登记证：

SW

统计证：

TJ

验资报告：

YZ

组织机构代码证：

DM

公司章程：

ZC

第二类：

股东会、董事会相关事务

股东会决议：

GJ

董事会决议：

DJ

董事简历：

JL

聘书：

PS

重大任免决定：

RM

第三类：

公司相关业务类

合同：

HT

协议：

XY

意向书：

YX

备忘录：

BW

贷款申请：

DK

出资证明：

CZ

担保：

DB

抵押：

DY

政府批文：

PW

重要函件：

HJ

第四类：

公司规章制度。

制度汇编：

ZD

考勤制度：

KQ

报销制度：

BX……

第五类：

法律事务类

授权委托书：

SQ

起诉书：

QS

仲裁调解书：

TJ

仲裁裁决书：

CJ

诉讼判决书：

PJ

第六类：

公司重大活动记事、媒体相关报道（报样、录象带、光盘）

报样：

BY

录象带：

LX

光盘：

GP

第七类：

公司简介、命名（如北京市创业投资协会副理事长单位）、所获各种奖项、荣誉。

档案索引编码规则：

按照档案形成和处理的年度进行立卷归档，年度从公历年1月1日起至12月31日止。

档案编号依次为全宗号、档案类别、序号、件数。

举例：

A-HT-03-2（投资公司第三号合同，存档两份）

一、全宗号按照公司分类：

北京硅谷兴业投资有限公司：

全宗号为A。

北京硅谷兴业投资咨询公司：

全宗号为B。

北京硅谷兴业房地产开发有限公司：

全宗号为C。

北京文华教育发展有限公司：

全宗号为D。

北京世纪嘉晨科贸公司：

全宗号为E。

二、档案类别

分类编码详见前页所述。

三、文件序号

该序号表示在该文件在此类别档案中所排列的顺序。

按两位数进行编码：

01、02、03等。

四、件数

表明该档案存档的份数。

如董事会决议应存档至少两份，件数为2。

《借阅登记手续》

凡借用、查阅档案室一切档案资料，必须履行《借阅登记手续》。

一、借阅档案时，必须认真填写姓名、档案名称、借阅及预还时间。

二、任何部门或个人借用、查阅档案不得以任何理由、擅自拆抽页、剪贴、涂改档案内容。

否则将追究其责任。

三、不经允许，不得对借阅的档案进行复印、摘抄。

四、对于涉及公司机密的档案，需有公司领导签字批示，方可借阅。

五、归还档案时，由档案管理人员当面核查后，在借阅簿上及时注销。

六、外单位借阅档案，必须持单位介绍信，经领导同意后方可借阅。

七、档案管理人员负责追收档案，对逾期不交的，将追究其责任。

北京硅谷兴业投资有限公司公文处理方法

第一章总则

第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的办事效率和公文质量，特制定本办法。

第二条公司公文，是公司在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻董事会及各种上级机关的方针、政策、发布规章、施行措施、请示和答复问题、指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

第三条本公司公文，实行统一管理，公司办公室是公文处理服务和管理机构。

第四条公文处理必须做到规范、及时、准确、安全。

第五条在公文处理过程中，必须严格遵守公司保密制度，确保公司机密安全。

第二章公文种类

第一条公司的公文种类及编号

（一）通用公文

1、通知

适用于批转各部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求、各部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

2、报告

适用于向上级领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问的陈述性公文。

3、请示

适用于向公司高管以及公司以外上级、政府机关的请求、指示、批准。

4、签报

适用于公司各部门向高管的请示、报告等。

5、批复

适用于答复各参、控股公司请示事项。

6、决定

公司对某些问题或重大事项作出安排。

7、函

适用于与本不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

8、会议纪要

适用于记载和传达会议情况和会议事项。

（二）专用公文

备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。

（三）发文编号

1、以公司名义对外发文

一律用“京硅投（****年）*号”，“京硅咨（****年）*号”，“京硅房（****年）*号”，“京文华（****年）*号”，“京世纪（****年）*号”。

通知：

京硅投通（****年）*号

报告：

京硅投报（****年）*号

请示：

京硅投请（****年）*号

签报：

京硅投签（****年）*号

批复：

京硅投批（****年）*号

决定：

京硅投决（****年）*号

函：

京硅投函（****年）*号

会议纪要：

京硅投会（****年）*号

2、董事会发文

董事会会谈纪要：

京硅投董（****年）*号

3、股东会发文

股东会会谈纪要：

京硅投股（****年）*号

第三章公文格式

第一条公文一般由发文单位、发文编号、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发部门和时间等部分组成。

（一）发文部门应写全称或者规范化简称，联合行文主办部门应当排列在前。

（二）机密公文应当分别标明“机密”或用★★★★★表示，公文应当标明份数序号。

（三）紧急文件应当分别标明“急件”。

（四）公文标题

应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文部门，并准确标明公文种类。

标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（五）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位，如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。

（六）公文如有附件，应当在正文之后，单位名称之前注明附件顺序、名称和件数。

（七）公文除会谈纪要、签报外，应当加盖印章。

（八）成文时间，以领导人签发的日期为准，联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。

（九）文件应当标注主题词及报、送、发、存事项。

（十）上报的公文应在首页注明签发人。

第二条公文用纸一般为国际标准A4型，左侧装订。

第三条红头文件，只适用于需要遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其它文件一般用公司信笺印发。

第四章行文规则

第一条上行文原则：

逐级行文，即下一级行文给直接上级，也可多级同时行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、投诉、控告时才可越级行文。

第二条下行文原则：

逐级行文，也可多级同时行文或直贯到底行文。

第三条相互没有隶属关系的部门之间可以平行文。

第四条可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。

第五条行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。

第六条不要轻易越级行文。

第七条“请示”应当一文一事。

“报告”中不得夹带请示事项。

第五章公文办理

第一条公文办理为收文和发文。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档等程序。

发文办理一般包括拟稿、审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第二条外部文件及注有密级的简报、资料、未专门注明收件部门或个人的文件，由办公室统一签收、开启、登记、呈阅、分发，并按不同类别附上“文件处理传阅单”进行分类处理，及时由办公室负责人分类送主管经理、总经理阅批。

机密公文应适当控制知情范围。

第三条需要办理的公文，高管秘书应及时分送承办部门阅办。

第四条公文文件，承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。

对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位处理的，应当迅速退回办公室说明理由。

第五条送高管批示或交有管部门办理的公文，高管秘书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，对下发的重要公文，应当及时了解和反馈情况。

第六条原则上，紧急公文应在当天批复，重要公文应在两天内批复，一般公文应在三天内批复。

遇高管出差、出国等情况时，应由高管助理或秘书及时电话请示，或由高管本人委托其他领导代为批示。

第七条公司各高管参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将重要的会议文件交高管秘书立卷归档。

第八条草拟公文的要求

（一）符合国家的方针政策、法律法规和有关规定。

（二）情况要属实，观点要明确，文字要简练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。

（三）引用公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

（四）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，字迹要清楚，文面要整洁。

（五）不要滥用简称。

年月日、人名、地名、文件名称、事务名称等，一般不要简称。

（六）公文审核：

公司对外文稿在送公司高管之前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室申请文号并核稿。

（七）核稿重点：

是否需要行文，是否符合国家的方针政策与法律法规，与本单位发过的公文是否衔接，行文关系、公文格式、文字叙述、标点符号是否规范。

（八）审核时如发现不妥之处，应退回送稿部门进行修正。

（九）公文签发后，由文秘负责打印、盖章、装订、登记。

打印文件要美观大方，符合公文格式。

装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。

印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。

（十）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。

第六章公文立卷、归档和销毁

第一条公文办理完后，办公室及主办部门应及时将公文定稿、正本及有关材料整理归档。

第二条公司所有发文，发文单位应留有存档，并将文件原稿（经高管签字）审核稿件连同正本送办公室存档，有高管指示的，还应附批复件。

第三条未归档和保管价值不大的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。

销毁机密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

第七章附则

第一条本办法由公司办公室负责解释。

第二条本办法总经理办公会批准之日起施行。

附件：

公文标准格式

北京硅谷兴业投资有限公司

京硅投通【2002】*号

关于******的通知

各部门：

*************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************

附件：

******

北京硅谷兴业投资有限公司

盖章：

二○○二年月日

发：

各部门

存：

办公室共印份

北京硅谷兴业投资有限公司

京硅投函【2002】*号

关于******的函

******有限公司：

*****************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************

北京硅谷兴业投资有限公司

盖章：

二○○二年月日

北京硅谷兴业投资有限公司

京硅投请【2002】*号

关于**************的请示

***：

*********************************************************************************************************************************************************************************************************

附件：

北京硅谷兴业投资有限公司***部

签发人：

二○○二年月日

主题词：

****请示

抄送：

北京硅谷兴业投资有限公司***部年月日印发

北京硅谷兴业投资有限公司

京硅投决【2002】*号

关于对******的决定

***：

*************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************

本决定自发布之日起施行

北京硅谷兴业投资有限公司

盖章：

二○○二年月日

主题词：

****决定

送：

发：

存：

办公室

北京硅谷兴业投资有限公司办公室年月日印发

共印份

北京硅谷兴业投资有限公司

京硅投报【2002】*号

关于******的报告

******：

**********************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************

附件：

北京硅谷兴业投资有限公司***部

签发人：

二○○二年月日

主题词：

****报告

报：

送：

发：

存：

北京硅谷兴业投资有限公司年月日印发

共印份

北京硅谷兴业投资有限公司

京硅投签【2002】*号

关于**************的签报

***：

*********************************************************************************************************************************************************************************************************

附件：

北京硅谷兴业投资有限公司***部

签发人：

二○○二年月日

主题词：

****签报

报：

送

发：

存：

办公室

北京硅谷兴业投资有限公司***部年月日印发

共印份

北京硅谷兴业投资有限公司

京硅投批【2002】*号

关于同意（批准）******问题的批复

**公司：

*********************************************************************************************************************************************************************************************************

附件：

北京硅谷兴业投资有限公司

二○○二年月日

主题词：

**请示批复

抄送：

北京硅谷兴业投资有限公司办公室年月日印发

共印份

北京硅谷兴业投资有限公司

会议纪要

京硅投会【2002】*号

时间：

年月日

地点：

主持人：

参加人：

列席人：

会议主题：

会议记录：

发：

北京硅谷兴业投资有限公司办公室年月日印发

合同管理的相关规定

一．总则

1．为进一步加强合同管理，保证依法签订、履行及变更、终

止、解除合同，减少投资风险，维护公司的合法权益，依据有关法律、法规，制定本规定。

2．订立合同，须遵守国家法律、法规并符合相关机构的要求，

任何部门、个人不得利用合同进行违法、违规活动，损害公司利益。

3．公司对外开展正式经营活动，一律须签订书面合同，明确

权利、义务。

4．本规定所称“合同”，是指公司与他人（包括自然人与法人）

之间订立的、设立、变更、消灭具体民事权利或民事义务的书面文件。

此书面文件须命名为“合同”或“协议”。

5．公司与他人就某一事项进行接触，达成初步意向时，应以

“意向书”一类的词语命名相关文件，并在其中明确——此文件非法律文件、不确定权利与义务。

二．合同的订立与签署

1．凡对外开展正式业务活动，均须订立书面合同。

2．合同各方，通过信件和数据电文（包括电报、电传、传真

和电子邮件等）就权利义务等条款达成合意的，也成立书面合同；但应及时以纸介予以固定，做好归档备查。

3．在订立合同前，应对对方的营业执照、法定代表人身份证

明、签约人的授权委托书及资信状况认真审查，并将上述情况形成书面资料存查。

4．合同文本由具体负责此项业务的人员根据公司有关文本负

责草拟，业务人员对合同的的各项条款须有全面、透彻的理解。

5．合同应具备下列主要条款：

1）当事人的名称（或姓名）和住所；

2）标的及标的物；

3）数量及质量（写明执行何种质量标准或由双方议定）；

4）价款或酬金；

5）履行的期限、地点和方式；

6）双方权利及义务；

7）违约责任；

8）合同的变更；

9）合同的生效与终止；

10）争议的解决方法；

11）数额较大的合同，具备条件时应要求对方提供担保；

6．同的签订须经过逐级审查，相关部门负责人须严格审查，

签署具体审查意见并小签，草拟人根据审核意见对合同进行修改。

7．合同修改完善后，经公司授权的签约人签名，并由行政部

门加盖公章后生效。

8．合同依法须公证、鉴证的，应及时向法定机构申请。

三、合同的审批

1．合同审批的主要内容：

1）签约对方是否具有相应的主体资格；

2）签约对方是否具有履约能力；

3）合同内容是否符