中山大学东校区学生团体.docx

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中山大学东校区学生团体

中山大学东校区学生团体

申请指南（2014版）

共青团中山大学委员会东校区事务办

目录

一、学生团体活动申请流程3

二、场地使用申请4

三、课室使用申请5

四、明德学生活动中心使用申请6

五、至善学生活动中心功能室申请7

六、校团委功能室申请8

七、宣传张贴申请8

八、桌椅借用申请10

九、帐篷等物资的申请11

十、用电申请12

十一、举办形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座13

十二、其它申请14

一、学生团体活动申请流程

学生团体留存申请一份并开展活动

将申请表和策划书交至校团委审批

学生团体行政指导老师同意并签字

注意事项：

1、所有学生团体活动必须经由团委老师审批并签字同意后方可启动；

2、提交学生团体活动申请表及策划书待校团委老师审批时，必须留下该活动主要负责人的联系方式，方便审批时有疑问可以咨询；

3、学生团体需认真填写表格内容（一式两份），“校外赞助情况”一栏（若有赞助情况，必须详细写清赞助商全称、经费数额、赞助物品明细、赞助商要求学生团体提供何种形式的宣传等）和“是否含公益时数”一栏（需写明公益时时数具体为多少）要写得清楚明确，必须有行政指导老师的意见和签名，否则团委老师将不予审批；

4、活动申请中“活动级别”那一栏请填写“校级/校区级”，若是跨校区型活动，在哪个校区主办则需在哪个校区进行活动申请，在其它校区若需进行场地/宣传申请，拿着盖好章的主办校区的活动申请去其它校区即可。

5、提交活动申请时需另附活动策划书一份，需注意以下几点：

（1）必须详细写明活动形式、内容、流程、时间和地点，经费预算和应急预案，体育/出校活动需写明安全预案，赞助商参与情况需在策划中详细注明；

（2）注明是否需要申请活动经费（不注明则默认不申请活动经费），若需申请活动经费请下载“共青团中山大学委员会经费申请登记表”进行填写；

（3）若申请公益时，必须详细写明公益时计算方法；

（4）若活动涉及向学生征收费用，必须详细注明缘由及款项处理办法；

（5）若活动申请校团委盖章奖状，需提交奖状模板（若为团体奖项，奖状中需留下补充团队名单的位置；落款不得写错，时间需汉字大写）；

（6）若活动需申请体育盖章，请在活动策划中注明申请盖章数目，待团委审批活动通过后，持带有团委盖章的活动策划至体育系处申请体育盖章，具体体育盖章数目由体育系处决定；

（7）所有讲座类活动需下载“中山大学举办形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座申请表”同时必须附上1份主讲人详细信息（必须至少包含主讲人姓名、国籍、现有职务、过往求学及工作经历）、1份讲座具体内容说明、1份合作单位详细说明（如果该讲座有另一合作举办方）。

（8）若活动为体育活动或涉及外出（校区范围外），需在活动申请时提交“中山大学学生团体活动安全承诺书”，由社团负责人先签字，此时等待活动“预通过”（活动照正常申请程序进行）。

待活动结束后，学生团体需补交齐带有所有参加活动人员签字的安全承诺书，活动方可通过（若活动人数较多，可同时让所有人签名在同一张承诺书上）。

二、场地使用申请

点击网页左上角“我的申请”，然后选择“新建活动场地申请”，认真填写相关信息及附件

确认信息后点击“提交申请”

校团委和党政办网上审批

审批通过后，打印审批条到党政办办公室处签字

附：

新饭堂（瑞氏）区域划分示意图

注意事项：

1、申请三饭小广场时，在党政办盖章后需要到行政楼A栋2楼处的保卫办处进行盖章，然后再到格致园3号110物业处进行登记；

2、所有网上申请（包括场地/张贴申请）需等活动申请通过后才可审批通过，若有特殊情况，需主动向学生团体部进行说明，否则不予通过；

3、活动方提交网上申请，在“申请单位”处一定要选择“社团”，否则校团委处不能帮其审批。

申请中应注明活动全称，若因活动名称写错或未写全，造成申请不通过，责任由活动方自负；活动方申请前，应自行查看好场地的占用状态，若因场地冲突造成申请失败，责任由活动方自负。

三、课室使用申请

注意事项：

1、校团委对于各学生团体课室申请的审批时间为周一晚上、周三晚上和周五上午；

2、教务处的审批时间是周一、周三和周五上午。

3、校团委只负责学生社团活动的教室申请，对于班级活动应到相应的院系办公室申请，不用来校团委。

4、教务处规定：

为免影响同学上课和自习，周一至周五教学楼各科室均不允许举办娱乐活动（唱歌跳舞联欢等），周六日可以。

5、教务处申请成功后，需将“临时使用课室通知条”的第一联（白色）送到教学楼C101对面物业管理值班室，第二联（粉色）送到教学楼A205，课室临时使用通知条必须尽快送达，物业值班室确认后方为有效借用。

6、附：

公教桌子、椅子、无线麦申请：

到公教A205申请借用公教的可移动桌子、椅子及无线MIC，押校园卡即可，用完物资归位，然后领回校园卡。

四、明德学生活动中心使用申请

在团委网站下载并填写“中山大学东校区活动中心使用申请表”（一式两份）及“中山大学团委活动室使用承诺书”

注意事项：

1、活动中心使用租金为每次800元，需交租金的团体必须先转账成功后方可使用，同时使用之前需要交付押金500元并抵押相关人员的校园卡，使用结束助理检查无误后方会退还押金及校园卡。

2、使用团体需下载“中山大学团委活动室使用承诺书”并由负责老师签名盖章与活动中心申请表一起上交审批。

使用前认真阅读其内容并严格执行。

任何违规现象将进行严格处罚。

“中山大学团委活动室使用承诺书”可于青年时空下载。

（在网页右上角倒数第二个位置有团委活动室申请平台）点击红色部分即可下载使用承诺书。

3、活动中心严格禁止任何形式的黏贴、张贴，以及禁止在其中饮食，一经发现将扣留押金并通报批评，详细要求请参见“中山大学团委活动室使用承诺书”。

（活动中心外部，包括楼梯走道和楼梯扶手，现在全部不允许任何形式的粘贴。

）

4、请各学生团体爱惜活动中心内所有财物，如有损坏应马上联系物业修理，若损坏严重不能修理按原价赔偿。

5、活动中心使用申请通过后，学生社团如需使用灯光设备,请提前一天联系灯光助理。

五、至善学生活动中心功能室申请

1、登陆，点击导航栏“申请平台”。

（注：

使用教务系统账号密码登陆，如果是第一次使用，须先从教务系统验证并注册。

）

2、申请使用房间：

（1）按页面下方“房间占用情况”，选择需要申请的房间名与日期，查看需要申请的时间段是否已被占用。

若未被占用，则可执行下面步骤进行申请；

（2）关闭查看“房间占用情况”窗口，回到申请主页面。

点击页面下方“功能室申请”，按要求填写（附件（word文档）须提交活动策划或说明使用功能房的用途。

申请提交后将收到反馈邮件，证明已成功提交申请）；

（3）审批结果会发送至申请中填写的邮箱。

同时，也可点击页面下方“查看审批状态”，输入房间名、学生证号、申请单号进行查询；

（4）审批通过后，须点击审批邮件中的链接下载“中山大学学生活动中心使用承诺书”打印并填写；

（5）房间使用当天，需要携带申请人的学生证及《承诺书》到新学生活动中心前台办理登记手续。

不得提前或晚于申请时段15分钟开始使用或结束使用该房间。

房间使用完毕，须通知前台助理，并协助前台助理完成签出手续；

（6）若临时有事不能按时使用已通过申请的功能房，须提前一天或以上在申请平台上取消预订，否则将被记录违规；

（7）不熟悉活动中心使用流程及规章制度的同学可通过微博微信咨询或直接向前台助理咨询，以免违规。

如果被记录使用违规，一个月内将无法申请活动中心任何功能房。

3、补充说明：

新学生活动中心审批时间为周一、三、五。

（每次审批未来两天或三天的功能房使用申请。

）

六、校团委功能室申请

按时前往使用功能室

校团委审批

将申请表和策划书交至校团委审批。

到校团委办公室领取“中山大学东校区功能室使用申请表”并复印（一式两份）、填写

注意事项：

1、校团委功能室包括324、325、326、312会议室，舞蹈排练室。

2、323会议室一般不外借，只供团委和校学生会部长级会议使用，如需使用，须单独提交纸质版申请表。

3、各团体不可损坏团委功能室，使用前需抵押使用者的校园卡。

使用后须清理干净，并经助理检查确认无异常后，方可取回校园卡。

4、各团体使用完功能室后应将功能室内桌椅等物资物归原位

5、学生社团功能室使用应在申请时间内离开，不可超时。

七、宣传张贴申请

校团委和党政办网上审批

点击网页左上角“我的申请”，然后选择“新建活动场地申请”，认真填写相关信息及附件

确认信息后点击“提交申请”

审批通过后，打印审批条到党政办办公室处签字

注意事项：

1、

填写申请表时，认真阅读《中山大学东校区宣传标语及广告悬挂、张贴管理办法》并在后方打钩，随后在点击方框后面弹出的：

有*号的方框填写详实的信息。

2、所有宣传品均需上传样板,待审批通过后方进行印刷制作。

3、申请中应注明活动全称，若因活动名称写错或未写全，造成申请不通过，责任由活动方自负；申请需注明宣传品规格，未注明或宣传品大小不符合学校规定的申请将不予通过；（宿舍楼下海报规格一般为A3及以下，校道宣传栏海报规格一般为A2及以下）

4、各种张贴需自带胶纸或悬挂工具。

5、审批：

申请者若是院系的学生组织，则尽快通知院系主管学生工作的老师审批；申请者若是学校社团组织则尽快通知对口管理负责的部门里主管学生工作的老师审批（如职协等社团则找学校就业指导中心、青年志愿者协会等社团则找校团委）。

6、只有在相关活动申请审批通过的前提下，活动宣传所需的海报横幅才会进入审批流程等待审批，否则申请一律不被通过。

7、张贴申请不需要校团委盖章，只要系统中显示有校团委和党政办的同意签名即可，然后直接到党政办。

8、网上申请通过后流程：

（1）打印申请单：

进入“场地申请”，查看自己的申请，若通过了，点开，然后弹出窗口的标题行有“打印”的字样，点击下载，然后打印出来，（不要更改下载下来的word文档，直接打印。

）

（2）盖章：

拿着打印好的申请表，到党政办行政楼A308找助理盖章；

（3）登记：

拿着盖好章的申请表到格致园1号110物业处登记；

（4）最后：

登记完之后拿着申请表，在申请的时间内去贴海报、挂横幅、或使用场地。

张贴海报或悬挂横幅时，将批条复印件出示保安或宿管。

（温馨提示：

需要提前复印多几张批条，可以把复印件给保安，保留原件。

）

八、桌椅借用申请

校团委审批

将审批通过的申请表带去党政办进行接下来的申请

注意事项：

1、长桌和折叠椅为党政办的物资，不是校团委物资，团委审批申请表只是作为社团的主管部门同意社团向党政办借取物资；

2、两份申请表都需要盖校团委的学生活动章；

3、借用桌子及折叠椅需交押金：

折叠桌100元/张，椅子30/把；

4、领取物资：

桌子：

到至善园9号宿管处，将单子给宿管，然后领取桌子；椅子：

到行政楼将申请单交给楼管，领取椅子；

5、物资归还：

物资用完后，在申请单所写归还时间内拿还到借物资处，然后拿回申请单，到行政楼A308拿回押金。

九、帐篷等物资的申请

注意事项：

1.学生团体部值班时间：

周一至周五注意：

（周二和周三早上不值班）

早上9:

00-11:

30；

下午15:

00-17:

30；

晚上19:

00-21:

30

2.学生团体部审批时间：

周一至周五晚上

3.外借物资概况

物资

数量（个）

租金（元）

押金（含租金）（元）

原价（元）

帐篷

35

0

100

200

投影仪幕布

1

0

200

200

投影仪支架

1

0

100

100

拱门

1

200

700

300

气柱（8m）

2

200

700

600

气柱（6m）

2

200

700

400

鼓风机（配套）

3

0

0

200

投影仪（配套）

1

100

200

500

4.原则上学生团体部只在值班时间内处理物资的申请、发放及归还，如有特殊情况，请在提交申请时说明或联系相关人员。

5.原则上学生团体部不予在提交申请当天领取物资，请根据需要提前递交申请。

6.请租借人务必妥善保管好所借物资，用完后按时归还，若出现无故损坏、丢失或迟还物资的现象，将按相关制度给予惩罚或要求租借人照价赔偿。

具体详见《共青团中山大学委员会学生团体部物资租借赔付制度》

十、用电申请

1、这里的用电是指在三饭小广场或中心花坛摆摊时需要用的交流电。

申请流程：

1）拿已经从党政办盖好章的场地申请单，到行政楼A楼的后勤办申请用电；

2）申请完拿着用电申请的批条到格致园1号110物业处作登记，并且获取电工的联系方式；

3）活动当天会有物业的工作人员来进行接电，但需在接电的前一个小时打电话联络电工。

十一、举办形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座

1、主讲人为境内人士，直接由团委审批

2、主讲人为境外人士（包括港澳台、在境内的外国人）

则先到校团委办公室审批——再将申请表拿到南校区社科处、党委宣传部、国际合作与交流处盖章；

【主讲人为境外人士】讲座活动需要的“课室、场地、桌椅”等申请则需要在“中山大学举办形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座申请表”全部盖章签字完成后才可申请通过。

学生团体领取回执并开展讲座

十二、其它申请

注意事项：

1、其他申请仅限于上述不包括上述有特定表格的申请

审批时间：

1、校团委审批时间为周一晚上、周三晚上及周五的上午。

2、为保证同学申请事宜能及时审批，学生团体需提早1天提交申请表，审批当天提交的申请材料需要等到下一个审批时间段审批。