办公室秘书职务说明书.docx
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办公室秘书职务说明书
TheponywasrevisedinJanuary2021
办公室秘书职务说明书
办公室秘书职务说明书
岗位编号:
CS/O0103A编写日期:
2002-1-17
职位名称:
办公室秘书所在部门:
办公室
直接上级:
办公室主任工资水平:
定员人数:
1工资等级:
所辖人员:
无从事本工作时间:
年/月
编写人:
审定人:
本职概述:
起草文件、报告,核转公司文件,参与会议的组织与管理,整理会议记录
本职工作职责及具体内容:
职责一:
负责文书处理工作
平均占工作时间百分比:
30%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
起草公司及办公室文件,并校对其他部门文件,部分公司资料文件的翻译工作
文件符合公司要求,无错误
2
负责办公室文件的传递与催办,与上级主管部门及其他下属单位的文件交换,办理来、发文登记
及时办理
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
执行权
全部
日常
办公室主任、各部门
续2
执行权
全部
日常
办公室主任、各部门
职责二:
参与会议的组织与管理,负责对所参加会议进行记录
平均占工作时间百分比:
20%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
参与会议的组织与管理
组织准备充分
2
参加公司的一般行政及办公例会,并及时整理会议记录,经批准后下发会议记录
记录完整
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
执行权
部分
日常
办公室主任
续2
执行权
全部
日常
办公室主任
职责三:
文字打印工作
平均占工作时间百分比:
30%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
负责规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作,文档的复印工作
录入速度、准确率,复印质量
2
对录入后的文稿做到及时存档、上交、送还或销毁
及时性
3
负责计算机内文件的安全和保密工作
安全程度
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
执行权
全部
日常
续2
执行权
全部
日常
续3
执行权
全部
日常
职责四:
公司信函处理、印鉴保管工作及其他工作
平均占工作时间百分比:
20%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
负责信函的处理、回复,公司文件、信函的邮寄工作
处理的及时合理
2
公司印鉴、介绍信使用和保管
合理使用
3
领导安排的其他工作
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
执行权
全部
日常
办公室主任
续2
执行权
全部
日常
续3
潜在工作任务(即本职能、本岗位随公司业务发展应该或可能发生的任务)
占工作时间的百分比:
%
具体内容:
频率:
应具备的权力:
1)印鉴、介绍信使用和保管
2)办公室文件传递的督促权
任职资格要求:
学历与职称要求:
(包括高中专及以下、大专、本科、硕士及硕士以上):
大专以上
专业:
中文文秘或经济专业
所需工作经历:
1年以上
所需专业知识:
公文写作、公关礼仪、计算机基础知识、公司所在行业专业知识
所需专业技能、证书与其他能力(包括领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、分析能力、影响力、计划与执行能力等):
计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、分析能力
体能要求(轻、较轻、一般、较重、重):
一般
一个对本工作毫无经验的人,要多长时间才能基本胜任本工作:
(1月以下、1-3个月、3-6个月、6-9个月、9个月-1年、1-2年、2-3年、3年以上):
6-9个月
所需专门培训:
(包括培训内容、培训科目、最低培训时间)
培训内容:
计算机等基本知识和技能、公文写作、产品介绍等
培训科目:
短期集训班
最低培训时间:
一个月
培训方式(包括新员工职前培训、在职培训、脱产或半脱产培训):
在职培训
所用工具及设备(包括打字机、计算机、计算器、算盘、汽车、车床、仪器、仪表等):
计算机、复印机、文件柜
工作环境特征:
办公室,安静无干扰
所需工作时间特征(固定、不固定):
有时不固定
所需记录文档(包括通知、简报、汇报文件或报告、总结、公司文件、研究报告、合同、生产任务单等):
通知、简报、会议记录、汇报文件、总结、公司文件、印章、介绍信、公司大事记
所需传送部门、人员:
各部门、业务单元
对于您所从事的工作,您认为从哪些角度进行考核,基准是什么?
考核角度(指标):
1)文书处理准确及时性
2)文字处理
3)信函处理
考核基准(标准):
1)准确率98%,及时率95%
2)准确率95%,录入速度标准,无泄密
3)传送、回复及时
您的职位负有监督职责吗
如果您的职位对其他人的工作还负有责任但不是监督职责的话,请加以解释:
请写出您在完成常规工作的过程中所要做出的决策有哪些?
如果(a)您所做的判断或决定的质量不高;(b)所采取的行动不恰当,那么可能会带来的后果是什么?
备注:
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- 特殊限制:
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