档案管理声像档案的归档整理.docx
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档案管理声像档案的归档整理
声像档案的归档整理
一、归档范围
声像载体类档案是本部门在各项活动中形成的、对本部门和社会具有参考利用价值和凭证作用的声像磁性载体、感光材料。
归档的主要内容包括照片类、录音带类、录像带类、磁盘类、光盘类等。
机关单位一般以照片类为主,其归档范围见附件一。
二、归档时间
一般在形成后一个月内归档。
对一些比较重要的声像材料,归档时间要灵活掌握,要做到及时跟踪、尽快收集。
三、归档要求
归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律;保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系;注意其成套性特点。
根据声像材料形成规律和多种载体的特点,分为:
底片、照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等类别作为保管单位(这里类别的划分可根据自己单位声像材料形成情况来确定)。
每个声像档案的实体上(照片在实体的背面,其它为脊背或盘面)要加盖其相应的档号。
1、底片、照片类材料的整理:
(1)底片的归档按其形成的时间,顺序编号入册。
一个立档单位的底片册一册为一卷,每卷编一个流水号。
底片编号方法示例:
G1.1-1(3)
底片张号(一册编一个流水号)
底片册号
底片类代号
照片类代号
声像档案大类代号
底片号的编制是底片整理中的一个重要环节,在整理时,每一张底片装入册时就应及时编一个底片号,同时将底片号完整的写在底片袋上以及底片册对应的位置,每册底片为一卷编案卷号。
底片案卷号的编制示例:
G1.1-1
第一卷
底片类
照片类
(2)正片按内容——年度分类方法归档,可设三级类目。
设三级类目时,同一类内容的照片以组为单位按时间先后顺序装入照片册内,不同类(指最下位类)内容的照片不能组合在一册内(照片的分类参考附件一)。
照片册内的每一组照片(即同一时间、同一活动内容的照片)要编写总说明:
将该组照片反映的时间、地点、主要内容、人物、该组照片、底片的起止张号等概括写成一个简介。
总说明放在该组照片的前面,单独占一张照片的位置。
单张照片不需形成总说明。
总说明一般不超过200字,其样式见附件二。
册内每张照片必须按照册内标签的格式,填写分说明。
已在总说明中注明了的内容,分说明不需重复。
分说明的条目可以在档案专用管理软件上进行著录(分说明样式见附件四),并依据照片分说明打印出照片档案的卷内目录(即“卷内目录”以照片自然张为编目单位,填写相应内容,每组照片均要一个通栏标题,即总说明中的“题名”,通栏标题不超过50个字、占一个空行),一式两份,一份装订在照片册上,一份与照片档案案卷目录一起装订成检索目录册。
正片号的编制方法示例:
G1.2.2-01(003)
正片张号(一册编一流水号,册号断则张号也断)
正片册号(一册为一卷)
正片分类代号(如会议类、人物类等)
正片类代号
照片类代号
声像类代号
每册正片作为一卷拟写照片档案案卷目录(底片目录已包含其中,不需另外再写目录),案卷题名应概括案卷内照片的主要内容,必须包含责任者、年度、主要内容三大要素。
照片档案案卷目录可在档案专用管理软件上进行著录,并打印出照片档案案卷目录,与相应的卷内目录一起装订成检索目录册(用墨绿色的声像目录夹装订),照片目录册封面标签格式见附件三。
照片档案目录册的编号方法示例:
G1-03
正片目录册号(表示第三册目录)
正片类代号
照片档案大类代号
2、其它载体声像档案的整理
录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘、胶片等载体类型的声像档案以盒、张为组卷单位整理,一盒(张)编一个档号,同类按时间顺序编流水号,直接填写案卷目录,不需填写卷内目录。
其编制方法如下:
G3-003
盒(张)号
录像带类
声像类代号
以盒(张)为案卷,填写案卷目录,并在档案专用管理软件上著录、打印,装订成检索目录册(用墨绿色的声像目录夹装订)。
目录册的编号和标签格式参考照片类档案(见附件三);磁盘盒和光盘盒的标签参见附件五;录音带盒、录像带盒、幻灯片盒和胶片盒上的标签如下:
题名
档号
密级
责任人
制作时间
长度
分钟
张数
3、声像档案中除胶片和照片的底片外,其它实体上(通常为脊背或背面)均要贴上一打印的标签(必须贴牢),如:
档号
附件一
声像载体档案材料归档范围
及保期限表
序号
类目名称
内容
保管期限
1
建设面貌类
本单位建设面貌的声像材料
永久
2
人物类
历届领导班子照片(单人照)
永久
3
会议类
各种党政重要会议的声像材料
永久
4
参观视察类
上级机关领导来本单位视察、检查工作、本单位外出参观学习活动的声像材料
永久
5
业务活动类
本单位重大活动及重要外事活动情况的声像材料
永久
6
荣誉类
被评为市级以上劳模、先进集体、先进工作者、及反映本单位荣誉实物的声像材料
永久
7
文体活动类
本单位组织的各项文娱体育活动的声材料
长期
此表所列为机关单位产生的声像类档案的主要内容,供参考。
各单位原有三级属类和代号仍使用原编定的三级属类代号。
附件二
机关照片档案总说明示例:
题名:
广州市×××到本单位参观、指导(本组照片共6张)
说明:
2000年7月20日,广州市×××在区×××局×××局长等人的陪同下,到本单位参观、指导。
在参观后的座谈会上,本单位×××向市、区的领导汇报了本单位在近年来××××××工作及取得的成绩。
照片起止号:
G1.2.8—3(026)~(031)
底片起止号:
G1.1—2(008)~(013)
附件三
照片目录夹标签格式示例(机关):
正面脊背
附件四
机关照片档案分说明标签(分横与竖两种)示例:
附件五
磁盘盒与光盘盒标签样式:
题名
档号
责任人
制作时间
密级
应用软件(版本)
应用环境
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