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建设工程文件归档讲义文档
建设工程文件归档讲义
(草稿)
编制;张振英
审核;
审批;
二零一一年十二月四日
本讲义概要
为规范集团公司建设工程文件立卷归档管理,逐步统一工程文件收集,整理组卷,归档范围、围绕建设工程文件定义概念,法律依据,建设工程文件在工程建设当中的作用和存在的意义,建设工程文件的形成流程,排列顺序、题名拟定、目录编制,组卷,归档流程,怎样编写施工日志,等环节的工作,特编写《建设工程文件整理归档讲义》本《讲义》编制依据:
《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档整理规范》(GB/T-50328-2001)《建设工程监理规范》(GB50319-2000)《建设工程施工质量验收统一标准》(GB50300-2001)等法律文件和行业规范标准。
本《讲义》根据建设工程文件的形成特点、有机联系以及档案保管和利用的要求,对各种工程文件进行了规律性与主附件关系的定位;又针对成套工程档案竣工文件材料的种类、数量情况,依据“准确揭示案卷内容”的要求,按照“先考虑施工单位,后考虑专业性质”的模式立卷排序。
讲述建设工程文件档案归档基本原则和基本内容。
由于时间仓促。
《讲义》有不妥之处请指正。
编制;张振英
目录
1、建设工程文件的基本定义和概念。
2、建设工程文件适用的法律法规。
3、建设工程文件管理在建设工程中的作用和存在的意义。
4、建设工程文件的特性;
5、建设工程文件形成流程图
6、建设工程文件形成的单位及组卷;
7、竣工资料的移交
8、建设工程项目文件归档范围和保管期限表
9、怎样编写施工日志。
10,讲义的基本要点及复习题
建设工程文件档案讲义
一,建设工程文件基本定义和概念;
1.1建设工程;
建设工程的定义是指建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工,独立组成的,在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位.
新建项目工程,和大中型项目扩建工程的统称。
(建设工程)
大中型工程项目,建设投资规模在3000万元以上(含3000万元)的基本建设工程项目。
1.2建设工程文件;
建设工程文件的定义;在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施文件、竣工验收文件,也可简称为工程文件.
1.3建设工程项目档案;
工程项目档案是指建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁盘、光盘等载体形式存在的全部文字、图象、声像文件,包括前期文件、竣工文件(图)和竣工验收文件等。
它的形成反映了该项目从设计勘察到施工、竣工全过程的真实面貌。
1.4案卷;
由互有联系的若干文件组成的档案单元。
形式上可以分为卷、册、袋、盒等。
1.5立卷;
按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。
1.6归档;
文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构。
1.7工程概况;
是对工程基本情况的描述,应包括单位工程的一般情况,构造特征,
1.8编制单位
工程准备阶段文件和竣工验收文件的编制单位;一般为建设单位。
勘察、设计文件的编制单位,一般为工程的勘察、设计单位。
监理文件的编制单位一般为监理单位。
施工文件的编制单位一般为施工单位。
1.9竣工资料;
以单位工程在施工过程中形成的工程文件,包括竣工验收的工程文件,一般统称;工程竣工资料,属于建设工程文件范畴。
1.10项目工程;
经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上执行统一管理的工程基本建设单位。
它由一个或若干个具有内在联系的单项工程,单位工程所组成。
1.11单项工程;
单项工程是建设项目工程的重要组成部分,具有独立设计文件,其中包含多个相互联系不可分开的单位工程及分部工程,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
1.12单位工程;
单项工程中可以独立组织施工的工程,但竣工后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
1.13分部工程;
指将单位工程按专业或区域,部位划分为若干个部位,每个部位为一分部工程。
1.14分项工程。
由一个或若干个检验批组成的基本子单项或工序分项工程。
1.5检验批;
按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的,由一定数量样本组成的检验体。
1.16工程档案
在建设工程活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,经整理组卷归档移交的工程文件(包括工程竣工资料)。
1.17标准规范;
是文明规定或约定称标准,是地方政府行政性文件,是现代行政管理中普遍采用的手段之一。
1.18工程文件四化;
是建设工程管理科学化,规范化,标准化和法制化。
1.19过程程序
事情进行或事物发展经过的程序,阶段,操作规程。
1.20工程准备阶段文件;
工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
1.21竣工图;
工程竣工后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。
1.22竣工验收文件;
建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。
1.23不合格工程;
指工程施工质量不符合质量标准/或订货合同规定的技术标准要求的设备,备件,材料,不符合工程设计要求。
不合格工程和设备,备件,材料按其不合格程度分为;可以通过返修成为合格工程。
或不可以返修的不合格工程。
1.24合格工程。
指工程通过检验工程施工符合工程设计质量标准,订货合同和到场的设备,备件,材料符合设计要求。
1.25施工工序
是施工过程的环节,指一个基本的作业单元,即施工过程的一个步骤。
由生产班组长,首先对负责的工序进行过程质量控制和半成品完成的质量检查与报验。
由分管项目工种、工序的质量员、工长,对施工过程进行质量监督与控制,并对上报的工序进行三级质量验收评价,报请项目经理复核。
1.26、分项质量验收评定
按照建筑工程有关质量分项的子目要求,参照有关质量评价验收的具体规定,由项目质量员、工程负责人对各具体分项进行检查评价,报监理人员复验。
对于分包项目,由分包单位质量员、项目负责人报请总包单位质量员复验,提交监理人员验收复核。
对于监理人员复验结果有不合格的项目,由项目工长督促班组长、分包单位认真落实整改,合格后再次进行报验程序。
1.27.分部(子分部)工程
项目质安员,汇总分项质量评定资料(建立人员审批后的资料),提交分公司质安部,并经公司质安部复查整理后,报总公司质安科,由质安科核查后通知工程各方及上级建设工程质量监督部门进行分部工程的质量验收与评价。
1.28.单位(子单位)工程
公司质安部汇总单位(子单位)工程各项技术资料,提交总公司质安科复查整理备案,报请工程各方及上级建设工程质量监督部门、上级建设行政管理部门进行验收与评价。
1.29.项目工程验收
施工单位按照设计图纸、施工及验收规范完成项目工程承包合同范围的全部工作内容后,经项目部、分公司、总公司三级对工程观感、各类工程资料完成综合评价与整理后,报请监理单位、建设单位批准,提交建筑工程质量监督部门复查批准后,由工程各方商定工程最后竣工总验收程序,实施竣工验收。
1.29工程文件载体;
纸质载体,以纸张为形式承载信息的物质形体。
缩微品载体,以胶片为基础通过缩微技术承载信息的物质形体。
光盘载体,以光盘为形式承载信息的物质形体。
1.30档案工作与工程项目建设三同步;
档案工作与工程项目立项同步,与施工进度同步,与竣工验收同步。
1.31三纳入”制度;
档案工作纳入本单位工作计划;纳入各项管理工作程序;纳入领导干部工作责任制。
1.32四参加”制度;
档案人员要参加产品定型投产过程,参加工程竣工验收,参加设备开箱工作,参加科研成果过程。
1.33工程项目档案工作的基本原则;
是集中统一地管理工程档案,维护工程档案的完整、准确、系统和安全的基本要求。
1.34工程文件归档程序;
收集---整理---组卷---审查---移交归档。
收集是指工程文件载体的形成阶段,整理是指工程文件真实性,完整性。
全面性的梳理阶段, 组卷;对各种工程文件进行了规律性与主附件关系的定位,针对建设工程阶段性文件资料,材料种类、数量情况,依据规范要求,制订准确揭示案卷题名,案卷内容阶段。
审查;以单位工程为列按照科学化,规范化,标准化,法制化对工程竣工资料进行整改,即;整改阶段。
移交归档;建设工程文件履行法定程序阶段。
二、建设工程文件适用的法律法规;
2.1,建设工程质量管理条例国务院令第279号
2.2,实施工程建设强制性标准监督规定(建设部令第81号
2.3,中华人民共和国归档文件整理规则。
2.4,科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T11822-2000
2.5,电子文件归档与管理规范GB/T18894-2002
2.6、国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范
2.7.国家档案局关于印发《建设项目(工程)档案验收办法》的通知国档发[1992]8号
2.8,国家档案局国务院国有资产监督管理委员会关于印发《国有企业文件材料归档办法》的通知(档发[2004]4号
2.9,照片档案管理规范(修订)(GB/T11821-2002
2.10,重大建设项目档案验收办法(档发[2006]2号
三、建设工程文件管理在建设工程中的作用和存在的意义;
3.1,建设工程文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息,该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、由背景信息和结构信息所构成并贯穿于文件的整个生命周期,而不管其形式和载体如何,建设工程文件在构成上主要由三个部分组成,即:
1)能够提供凭证的内容;2)能够提供凭证的背景信息;3)能够提供凭证的结构。
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3.2建设工程文件管理是促进和完善建设工程质量的重要体现,建设工程文件管理是建设工程的有机组成部分,是工程质量的直接反映。
建设工程文件管理是工程质量控制的关键环节,是提高工程质量的重要手段。
进行建设工程文件学习,是每一位参加工程建设员工的必修之课。
建设工程文件对于建设工程建设初始,竣工后交付使用、发挥着不可估量的经济效益和社会效益。
项目管理,勘察设计,监理、施工、等各方面人员的建设工程文件意识,是促进建设工程文件管理制度化,规范化,科学化,法制化的保障体系。
文件的完整性包括两个方面的含义,一是作为城市建设活动真实面貌的具有有机联系的文件及其他形式的相关文件数量齐全,二是每一份文件的内容、结构和背景信息没有缺损,完整性是建设工程文件价值的重要保障。
残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆。
3.3,引言;
我国频繁发生的在建设工程质量事故,包括房屋、桥梁的突然垮塌,油气管道泄漏,石油化工厂着火,爆炸等恶性事故,都给我们提出一个相同的课题:
事故发生后凭什么来分析事故原因?
来认定事故责任?
来还原建设过程?
用什么来促进建设工程质量?
来规范建设工程管理?
来保留建设工程的真实过程?
答案是建设工程文件档案。
建设工程文件档案是资源和智慧的结晶。
对一些重大的建设工程来说。
其投入的财力、物力和人力往往是巨大的。
除了建设工程竣工之后的实体成果如住宅、办公楼、厂房、场馆、道路、桥梁、广场等之外,作为建设过程直接记录的建设工程文件档案也是建设工程的重要组织部分,是建设工程的技术成果。
因为消耗和占用资源巨大,建设工程的实体成果一般都能得到广泛重视,从投资方到行政部门,到普通市民,注意力都集中到了实体成果上面,甚至是只关注建设工程的外在观感。
对建设工程档案关注甚少,知之甚少。
一些人认为,建设工程文件档案只是建设工程竣工后的资料整理,是建设工程的末端,由于行业,专业的不同,地区范围的不同,标准要求的不同。
显得非常复杂,而且非常琐碎。
对档案工作表现的是一个敷衍塞责的态度,这些认识是极其错误的,因此必须引起我们对建设工程文件档案管理的高度重视,更好的,有效的开展,建设工程文件档案管理工作。
3.4,建设工程文件档案是建设工程的有机组成部分
一般来说,远在建设工程施工之前,建设工程档案就开始产生并积累了。
建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录,是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。
项目预算编制、项目概要设计、招投标,签订各项合同,都必须以立项文件为依据。
而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。
也就是说,在建设工程项目开工建设前,已经有大量的文件材料形成了。
如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除,建设工程是根本无法成立,也是无法开展的。
即使是在施工过程中,文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的。
在建设工程质量保证资料,设备,备件,钢管,各种材料必须有符合工程设计的合格证,材质证明和相应的技术文件。
钢筋、水泥、砖块等使用前,必须要进行送检,只有检测合格才能使用于工程的相应部位,这些检测文件材料是非常重要的依据。
在建筑材料使用进程中。
应该根据指令实施,如用什么标号水泥,怎么配比,用量多少等:
在实施中还有监理旁站监督记录和检测记录;出现了问题还有调整指令和变更说明等等。
可以说,贯穿建设工程过程一直有两根线条,一条是技术性的,是抽象的,以文件材料为表征:
另一条是操作性的,是实体的,以工程物理结果为体现。
技术性线条还要先产生,还要更长远在施工阶段,二者又是交织在一起的。
但无论如何,技术性线条是不能从建设工程中抽离出来的,更不能忽略不计。
关于建设工程档案是建设工程的有机组成部分,我们的古人早就有朴素的认识。
1973年12月长沙市发掘马王堆汉墓,在出土的文物中有三份帛质地图,没有注明名称,一般称为《地形图》、《驻军图》和《城邑图》,《地形图》和《驻军图》都保存较好,《城邑图》还未修复。
其中,《驻军图》绘有一座三角形城堡,城垣上设有五个箭楼,四个战楼,并注有“门”、“箭道”等字样。
它绘制于西汉文帝之前,距今已有2100多年。
在古代,驻军与造城是统一的。
这说明古人在造城时,已经认识到了编制城市规划图和城市实况图的重要性。
只是岁月的流逝,古城不再,档案依旧,我们只能通过这张珍贵的图纸来遥想古城英姿。
当然,我们也看到,在广大农村地区,在许多偏远的聚落,房建工程并没有档案留下来。
特别是这一次遭到地震毁灭性破坏的羌族民居聚落。
因为文化相对落后和习惯传统的作用,这些地方建设工程的技术性线条主要是手口相传的一种经验模式,绝大部分都没有形成文件材料和图纸。
这并不是对建设工程档案作为建设工程有机组织部分的否定,但的确是对建设工程档案的一个简化,而这种简化造成偏远地区住房安全无法保障,在灾害中往往损失惨重,更不能“按图索骥”地进行救灾和修复。
这从反面揭示了建设工程档案与建设工程的不可分割性。
3。
5工程档案是建设工程质量的直接反映
建设工程质量最初是一个生活化的概念,是一种感受性评价,是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。
但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展,对建设工程质量有了严格的定义,即建设工程质量是指工程满足业主需要的,符合国家法律、法规、技术规范标准。
设计文件及合同规定的特性综合表现。
包括:
适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。
特别是随着量化分析和精细化管理的推动,对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。
当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时,对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了,而是以建设工程文件档案为基础,以指标的量化统计分析为手段,进行综合测评。
这实际上是说,建设工程文件档案直接反映了建设工程质量,我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。
建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义,那就是在工程建设过程中,有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的,也就是通常所说的隐蔽工程。
对这一部分,在工程竣工后我们是看不到摸不着的,也难以检测得到,我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价,工程档案在此的作用就是无可替代了。
在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分,从现代管理科学的角度来看,建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。
工程档案质量好,反映工程管理规范,反映工程管理人员素质高,反映工程质量好。
这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动可以看出。
凡是有意参评的项目,建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的,都非常重视档案的真实性、准确性,完整性,包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的,对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了。
四、建设工程文件的特性;
4.1、原则性;
符合国家的法律法规。
规范和标准要求。
4.2、完整性,全面性;
全面记述建设工程的全过程,反映建设工程的真实,准确数据及本来面目。
完整性包括两个方面的含义,一是作为建设工程活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文字文件数量齐全;二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损,完整全面性是工程文件价值的重要保障。
残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆。
4.3、真实性,准确性;
建设工程文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变,准确性是指工程文件按照自然形成规律,实事求是,按照法定计量单位计量的原始凭证。
真实性和准确性是保证建设工程文件行政有效性和法律证据性的基础,是建设工程文件反映建设活动历史面貌,构成社会价值,得以作为社会记忆长久保存的前提。
为了确保文件的真实性,准确性必须加强对文件的形成、计量,接收、传输、保管和处置进行控制,从而确保文件形成者是经过授权和鉴定的,同时文件受到保护能够防止XX的增、删、改、利用和隐藏。
4.4,有机联系性;
有机联系性是指建设工程文件在收集,整理,组卷,归档应遵循工程文件的自然形成规律有机联系;文件载体要有相互联系,卷内不应有重份文件,不是一个载体内容的文件必须分别组卷。
按单项工程,单位工程、或专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。
图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。
既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
4.5前瞻性;
在记录工程建设过程中文件中使用的新材料,新工艺和施工经验具有推广。
4.6、建设工程文件载体;
4.6.1文字载体;
中文字体记载工程文件。
4.6.2光盘载体;
是把文字载体及影像记录刻录成光盘来记录工程文件的载体。
4.6.3、电子文件载体;
建设工程电子文件产生于工程建设活动中,主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件“电子档案”就一般理解而言,是指作为“档案”而被档案部门接收和保存的电子文件。
但作为人类步入信息社会而在档案领域新出现的概念,电子文件归档后即为电子档案。
电子文件规范的定义为:
“具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。
依据建设工程电子文件生命周期与文件运动规律,遵循电子文件管理的原则,以《建设工程电子文件元数据标准》为基础,确保建设工程电子文件在各个管理阶段的真实性、完整性、准确性、有效性与安全性,实现建设工程电子文件与档案的一体化。
依据建设工程电子文件管理原则、理论依据以及《建设电子文件与电子档案管理规范》,并以《建设工程电子文件元数据》为核心,一体化地实现了建设工程电子文件的孕育、形成、收集、积累、整理、归档、利用与档案移交的全部功能。
电子文件的长期可读是指建设工程文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后仍旧可以识读,可以理解的方式输出,并保持其内容的真实性。
建设工程电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础,如果文件不能顺利读出,文件中的信息便成为“死信息”,再有价值的东西也失去了存在的意义。
4.6.4甲方现场代表工作职责(安装)
1、参与分管工程前期与使用单位、设计单位协调沟通工作,并做好相关书面文件整理。
2、负责施工场地“三通一平”等开工准备工作,与项目管理科相关人员做好前期资料交接工作。
负责分管工程施工用水、用电的管理和用量结算工作。
3、熟悉施工图纸,参与分管工程各项招、投标工作,核对工程量清单及清单复核报告,参与分管工程招标答疑及现场踏勘工作,参与分管工程图纸会审并审核图纸会审纪要。
4、熟悉监理单位、施工单位投标文件。
5、参与工程全过程的“四控制、二管理、一协调”,即质量控制、进度控制、投资控制、安全预控、合同管理、信息管理、组织协调。
6、监督检查施工单位和监理单位的各项工作,参与项目的各项验收(包括基础验收、主体验收、各专项验收、竣工验收等),参加分管工程的工程例会、工程协调会、工程竣工验收会等,做好工程日志的记录。
7、提出分项工程招标计划,核对分项工程招标的工程量清单。
提供处内招标项目的技术参数。
8、负责分管工程的工程计量、工程结算核对工作。
9、负责工程资料收、发工作,参与工程资料归档工作,配合其他科室的工作。
10、负责工程交付使用后的设备移交工作、维修工作及复检工作。
11、完成处、科室交办的其他工作。
五,建设工程文件形成流程图;5.1
建设工程项目管理文件流程图
监理单位
施工单位
5.2建设工程土建工程资料形成图
业主项目部文件资料流程图5.3
项目公司文件资料流程图;5.4
管道建设施工过程流程图:
5.5
材料物资供应,无损检测,阴极保护,管道防腐,电气仪表等配套工程的工程文件随施工工艺流程图延伸产生。
六,建设工程文件形成的单位及组卷;
6.1、建设单位
1)建设单位竣工资料按类别顺序进行组卷。
2)组卷顺序为可行性研究及核准文件等前期资料,项目管理文件(征地、拆迁文件,计划、投资、统计等管理文件,招标投标、承发包合同协议等),物资、设备采购,涉外文件,科研项目,生产准备与试运投产文件,财务、资产管理文件;竣工验收文件(建设项目管理工作总结),电子声像资料等。
6.2、监理单位
1)监理单位竣工资料按时间和单位工程进行组卷。
2)组卷顺序为企业资质、监理管理资料,质量管理文件,进度管理文件,工程造价和索赔管理文件,HSE管理文件,监理工作总结;电子声像资料等。
6.3、勘察设计单位
1)勘察单位竣工资料按勘察标段分专业进行组卷,分别按照地质和测量两部分内容组卷;设计单位竣工资料按照专业和介质流向顺序进行组卷。
2)组卷顺序为勘察和设计基础文件,设计文件;勘察设计总结;电子声像资料等。
6.4、EPC总承包商
1)EPC总承包商竣工资料按时间、介质流向、地域进行组卷。
2)卷顺序为工程管理资料,物资设备类资料,生产准备与试运投产类资料,HSE文件,征地类资料,EPC项目管理工作总结;电子声像资料等。
6.5、施工单位
1)施工单位竣工资料以项目划分原则及编号为顺序,按单位工程进行组卷。
2)组卷顺序遵循通用表格在前、各专业施工技术资料在后的原则。
3)组卷顺序为施工企业资质、管理文件类,物资、设备类文件类,施工记录类,HSE管理类,竣工图,施工总结,电子声像资料等。
6.6、无损检测承包商
1)无损检测竣工资料按单位工程和桩号进行组卷。
2)组卷顺序为无损检测企业资质、管理类文件,无损检测报告类文件,HSE文件,无损检测工作总结,电子声像资料。
3、有关文件材料题名的表达形式与实际排序的关系
6.7、依据GB/T50328-2001的有关规定,本
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