公文写作要点.docx
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公文写作要点.docx
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公文写作要点
公文要点
一、有关公文写作的题一般都是根据要求撰写公文或修改公文。
作文分数约是这部分分数的一半左右,尤其要重视请示、通知、通报等公文的具体要求。
写作时要避免出现下面的错误:
1、标题部分:
标题是由发文机关、事由、文种组成。
有的标题不全;有的文种不对;有的批转性公文不是法规条文仍用《》。
2、主送机关:
有的是多头主送;有的是请示平级;有的是直接送领导人。
3、正文:
有的是一文多事;有的正文引用发文不规范;有的正文数字该用阿拉伯数字,却用汉字;有的是用词不当。
4、结尾:
有的结尾不合作者本意;有的是不合公文格式要求。
5、标题上的发文机关与签署的发文机关不对应。
6、请示未获批准抄送下级。
7、该标明附件却未标出。
8、签署日期混用汉字与阿拉伯数字,或直接用阿拉伯数字。
二、近几年公务员考试中出现过的《公文写作及处理》的知识点:
1、公文纸一般采用什么型号?
印章的正确位置?
2、办理公文综述包括拟办、批办、承办、查办,对吗?
3、会商就是开会协商公文的制发吗?
4、需要清退的公文有哪些?
5、公文的特点,公文根据行文方向可分几类?
6、国务院与省级人民政府可运用条例这一文种吗?
7、文摘与综述可适当作些评述吗?
8、合理的文件传阅路线形式是什么?
9、函、简报是否属于正式公文?
10、签发分为哪几种?
三、作文:
除公文写作外,还有一个大作文,在150分的试卷中占40——60分。
一般都是给材料作文,根据所给材料写一篇议论文。
也有一种倾向认为作文应该写诸如摘要、综述等一类公文,这种观点也值得重视。
公文写作专题
■◆第一专题公文写作基本要求
公文是一种特殊的文章,写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外,还需要遵循一些特殊的规律,公文写作基本要求就是对这些规律的反映。
其内容是:
合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
■◆第二专题行文规则
行文规则是关于正确有效传递文件的规定,也是撰拟公文的指导依据。
遵守行文规则具有重要意义。
行文规则的主要内容包括:
根据机关间的工作关系准确行文;选择适宜的行文方式,一般不越级行文;正确选择主送、抄送机关;明确发文权限,不越权行文;坚持“党政文件分开”;联合行文时,作者应为“同级”;行文前需就有关问题协商一致;严格控制文件数量,简化行文手续。
■◆第三专题文稿书写规范
文稿书写规范主要涉及:
文稿用纸要求;图文区的规定;稿纸的使用;书写格式要求;字体与各种计量单位的使用;标点符号使用;外文字母书写;公文中的数字表示;序号表示;标注格式设计、排版、印刷注意事项的要求;文稿的修改;页码的标注;注释的处理;公式的处理;文中的表格的编排。
■◆第四专题公文写作的一般步骤
(一)公文写作前的准备
1•明确行文目的和要求。
2•确立公文主题。
3•选定公文文种。
4•占有材料。
5•确定具体表达方式。
(二)撰拟文稿
1•安排好结构,一是确定总体的构成;二是确定正文的具体构成,解决好各 组成部分的编排次序,安排各层次、段落间的衔接与转换,处理好开头和结 尾。
2•拟出写作提纲。
3•正式撰拟文稿。
(三)审核修改
文稿的审核修正要认真严肃反复进行,要按规定的程序进行。
■◆第五专题公文的语言特点
公文语言的主要特点是:
庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
这些特点具体体现在公文词语、公文语句、公文表达、公文修辞中。
■◆第六专题公文词语的选择
在选择词语的过程中应注意:
认真辨析词语的确切含义,使词语的意义符合客观实际;注意分辨词语的感情色彩,以正确表达作者的立场观点;注意词语声音和语调对语义的影响,以提高表达效果;注意词语间的正确搭配,遵循语言法则;注意公文具体使用场合对词语风格的要求,维护公文的严肃性及强制执行性;注意针对公文具体收受对象的特点选词,以“有的放矢”便于理解和执行;注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词,以获得更加鲜明直接的表达效果;注意根据上下文的需要选词,以维护公文的完整有效性;注意根据文种的不同特点选词,以保证语言得体而有力;注意词语的规范性,以提高公文沟通的效果,扩展沟通的范围。
■◆第七专题公文中特殊事物和概念的表达要求
在对公文中所涉及的事物和概念进行表达的过程中,除了必须遵循一般的语法规则、逻辑规则之外,还必须遵循一些特殊要求。
其中特别需要注意:
时间的表达;空间的表达;职务、姓名的表达;数量的表达;范围的表达;程度的表达;语气、神态的表达。
■◆第八专题公文修辞
公文修辞在其所追求的效果方面,重准确鲜明、质朴平匀、精练顺达,反对含糊暖昧、繁冗堆砌、轻浮造作,重内在美而不只求形式美;在修辞手法方面,以消极修辞手法为主,以积极修辞手法为辅,重在选词炼句及章法方面下功夫,审慎使用修辞格。
■◆第九专题公文专用词语
由于表意和表现特殊色彩的需要,公文中有一些出现频率较高的词语。
这些词语词形确定,词义精确特定,用途稳定专门,并为从事公文工作的人们所熟悉,它们就是公文专用词语。
正确地使用公文专用词语可使写者顺手,读者便当,保证表意精当得体,理解精确周严,可提高制发和处理公文的质量与效率。
依照具体用途的不同,公文专用词语可被划分成多种,其中比较常见的有:
称谓词语、领叙词语、追叙词语、补叙词、承转词语、祈请词语、商洽词语、受事词语、感盼词语、令知词语、告诫词语、见解词语、判定词语、时态词语、目的词语、报送词语、颁行词语、核查词语、结尾词语等。
■◆第十专题公文语言表达的简化
简化公文语言表达的方法主要是:
取消、压缩、替代、合并。
■◆第十一专题公文中避免歧义的一般方法
歧义是指语句有两歧或多歧意义,可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。
在文件中,歧义是一种非常有害的语病,它将使作者与受文者对文件内容无法建立一致的理解,无法实现沟通目的。
因此,必须避免歧义的出现。
歧义的出现是有规律的。
消除歧义的主要途径是语言变换;禁止滥用省略;在语句中增加必要的限定修饰成分;禁用夸张、拟人、反语、双关等修辞格;语调一般不附加语义,必须附加时用标点符号作为辅助表达方式,保证语句含义单一明确;以上下文提供尽可能充分的语言环境。
常用的公文种类有:
一、决议。
经会议讨论通过的重要决策事项,用“决议”。
二、决定。
对重要事项或重大行动作出安排,用“决定”。
三、公告。
向内外宣布重要事项或者法定事项,用“公告”。
四、通告。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项,用“通告”。
五、通知。
发布规章和行政措施,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部,用“通知”。
六、通报。
表扬先进,批评错误,传达重要精神、交流重要情况,用“通报”。
七、报告。
向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告”。
八、请示。
向上级机关请求指示、批准,用“请示”。
九、批复。
答复下级机关的请示事项,用“批复”。
十、条例。
用于制定规范工作、活动和行为的规章制度,用“条例”。
十一、规定。
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范,用“规定”。
十二、意见。
对某一重要问题提出设想、建议和安排,用“意见”。
十三、函。
不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,用“函”。
十四、会议纪要。
记载、传达会议议定事项和主要精神,用“会议纪要”。
公文格式
第一条公文一般由眉首,正文、文尾三部分组成。
第二条公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容,一般用横线与正文部分隔开。
一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷,置于眉首上部,居中。
二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成,置于发文机关之下、横线之上,居中。
三、向上级报送的重要文件,要标注签发人,置于发文字号的同行右端。
四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种,标于眉首右上角。
五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”,标于眉首右上角。
第三条正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。
一、标题置于眉首之下,主送机关之上,居中。
标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类,要准确简要地概括公文的主要内容,除发布和批转上级规章性文件外,标题一般,不加书名号,也不用其它标点符号。
二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关,其它公文应标明主送机关。
主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。
“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。
三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”。
规章和规范性文件,按有关规定,用章、节、条、款、项标明层次。
四、附件名称标于内容之后,成文日期之前。
附件一般与主件合订发送,不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号,与主件同时发送。
五、文件落款,指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。
成文日期以领导签发日期为准。
六、公文除会议纪要外,应当加盖公章。
加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。
文尾部分,包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。
第四条主题词。
置于横线之上左端,按主题词表规定标引,词目间间隔一个汉字距离。
第五条抄送栏。
在主题词横线之下。
抄送单位可使用规范化的简称。
第六条印发机关及日期栏。
在抄送栏下用横线与抄送栏隔开,左端署印发机关全称,右端署印发日期。
第七条文件份数。
标于印发机关及日期栏横线之下,居右。
第八条公文文字从左至右横写,横排。
公文用纸为A4型,并用统一印制的红头公文纸印刷,左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
公文标题用二号宋体字,内容用三号仿宋体。
公文文面格式
(一)发文机关(亦称“版头”、“文头”)
版头是发文机关的标志,它具有法定性、权威性和效用性,通常套红,以示庄重。
常用的公文版头形式有三种:
1、由发文机关名称加“文件”二字组成。
例如:
国务院文件
2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。
例如:
安徽省人民政府
3、几个同级机关(如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅)联合发文,可用主办机关(安徽省人事厅)的名称加“文件”二字作版头?
(例1),但发文机关署名应标联合行文单位的名称;也可用几个同级机关的名称加“文件”二字作版头(例2),但应将主办的机关排列在前。
前者多用于上行文,后者多用于下行文。
例1:
安徽省人事厅文件
例2:
安徽省人事厅
安徽省科委文件
安徽省财政厅
4、有时根据工作需要,同一机关还可以制发专用公文版头。
例如:
***人民政府令、***人民政府任免通知
发文机关名称必须使用全称或规范化的简称,一般用22毫米*15毫米(高*宽)黑变体字。
联合行文,应视机关多少,选择大小适当的宋体字。
在民族自治地方,发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
版头和版头下的一条细实横隔线(宽140毫米,高1毫米),居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和37行—46行区域内。
为了保证公文的权威性、严肃性,除“公告”、“通告”不用公文版式头外,其它各类公文均需使用公文版头。
发文机关的公文版头一经确定,不可经常变动。
(二)密急
密级是指公文内容涉密的程度。
公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”,“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。
密急在公文首页发文机关版头的左上角区域内标注。
密急的标识为一个五角星,即“”,五角星之前标密急,五角星之后标期限,如:
机密20年。
密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编号。
一份文件一个号,依次流水编列,以便查对和清退。
份号使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注。
如:
某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第68份。
(三)紧急程度
公文处理必须做到及时、准确、安全。
紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。
标明紧急程度,是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急事项的及时处理。
文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。
特别是急件,要贯彻“急事急办、特事特办”的原则,抓紧办理,行文时应根据紧急程度,分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
在特殊情况下,也可以标明“在*日*时送达”。
紧急程度在公文右上角标注。
公文标题内有“紧急”二字的,如“关于**紧急通知”等,也应视同急件处理。
(四)发文字号(亦称“文号”)
发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成。
年度使用公元纪年,用阿拉伯数字,两侧用方括号“[]”。
例如:
皖政[1997]18号,“皖政”是安徽省人民政府的代字,“[1997]”是发文的年度,“18号”是1997年发文的顺序号。
几个机关联合行文,只标注主办机关发文字号。
有发文机关加“文件”二字组成文头的文件,发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中;只用发文机关作文头时的文件,发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。
上报的公文,应注明签发人。
联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。
签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置,或标在横线之右下角、文件标题之上。
同时,发文字号则移至左侧。
机关代字应相对稳定,不可经常变动。
为保证发文字号规范,防止重号、漏雨和错号,发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。
(五)公文标题
公文标题是对公文主要内容的揭示。
要求做到准确、简要。
规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公文主题(事由)和公文种类三个部分组成。
除三个部分外,在发文机关名称与公文主题之间加个介词(如:
“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等),在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字。
例如:
“国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”,其中:
“国务院办公厅”是发文机关名称,“关于”是介词,“发布《国家行政机关公文处理办法》”是公文主题,“的”是结构助词,“通知”是公文的种类。
标题除发布法规性的文件可加书名外,一般不用标点符号。
公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列。
当遇到下列情况时,公文标题可以省略发文机关名称或公文主题组成部分。
1、使用正式的套红文件版头,公文标题可以省略发文机关名称。
例如:
“关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》的通知”。
这份文件是使用“安徽省人民政府办公厅”机关固定的文件版头印发的,因此,公文标题就省略了发文机关名称。
2、印发公布性文件时,有的公文标题可以省略公文主题部分。
例如:
“铜陵市人民政府令”。
经会议讨论通过或批准的公文,可在标题下加题注,在圆括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过。
公文标题字数不宜太多,可视情况分一行或多行排列。
公文标题多行排列时,尽量不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开,以防产生歧义。
(六)主送机关(亦称“抬头”)
主送机关是指发文机关要求对公文进行办理或给予答复的机关。
主送机关应使用全称或规范化的简称;主送机关不是一个时,应按其性质、级别以及有关规定或惯例依次排列;同类型机关可使用统称,如“省政府各部门”。
主送机关应明确、具体,标列在公文标题的下方、正文之上,从左至右顶格书写,回行继续顶格,未尾加冒号。
主送机关的确定,应注意以下几个方面:
1、上行文是向上级机关请求指示、批准事项以及汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问时使用。
2、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时使用的一种公文,主送机关可以是一个,也可以是多个。
3、下行文是上级机关要求下级机关周知、办理或执行事项时使用的一种公文。
这种公文如发行范围大,主送机关可用统称。
4、张贴性在需广大群众周知的公文,如:
“公告”、“通告”等一般不标主送机关;经会议讨论通过的公文,如:
“决定”、“会议纪要”、“令”,主送机关名称则移至文尾抄送栏上方标明。
5、对参阅性文件,不需要明确的主送机关,可将“主送”“抄送”合并为“分送”,印在原“抄送”位置。
“分送”栏一般分为三个层次:
一是上级领导;二是文件内容涉及的有关单位;三是应抄送周知的单位。
(七)正文
正文是公文的主体部分,用来表达公文的内容、传达发文机关的意图。
撰写公文总的要求,内容符合党的方针、政策和国家的法律、法规,情况准确,措施、要求扎实具体,观点明确,条理清楚,文字通顺、精炼,书写工整,标点正确,篇幅力求简短。
当正文占满了公文用纸的全页,发文机关署名和成文时间不得不转下一页时,必须在下一页的首行标注“此页无正文”并加圆括号,然后在下方的适当位置标注发文机关署名牌成文时间。
(八)附件
附件是指附在正文后面的文件、材料、图像和声像资料等,是某些公文的重要组成部分。
附件有的起补充、阐明作用,有的起说明、注释作用,有的起证实、执行作用。
附件应在正文之后成文时间之前注明顺序和名称。
除使用特殊材料制作的附件外,一般附件应放在正文未页后面一起装订。
被印发、批转、转发的公文应视为正文,不能作为附件处理。
(九)发文机关署名
公文除电报、会议纪要外,大部分文件的发文机关署名都应加盖印章。
印章是代表机关组织或领导人的象征,是行使法定职权的一种印信凭证。
法定机关印章具有法定性、权威性和效用性。
公文盖上印章,是表示发文机关对文件正式生效和确认无误的一种凭证。
印章与公文版头一样,都必须使用全称或规范化的简称。
用印位置在成文日期的中间偏上,要求上不压正文,下骑年盖月。
印章必须盖得端正、清晰。
(十)成文时间
成文时间以领导人签发的日期为准;联合发文,以最后签发机关领导人签发的日期为准;会议讨论通过的公文,一般以讨论通过的日期为准;电报,以发出日期为准。
成文时间一般在正文之后的右下方专行标注。
会议讨论通过的公文,如决议、决定、条例等,一般应用小于标题的字体将会议讨论通过的时间和会议名称在公文标题之下居中标注,并加圆括号。
成文时间一般应是公文正式生效、执行的日期,但是发布法规、规章的公文,除了标注发布时间外,还专门公布具体实施的年、月、日。
成文时间使用汉字写明年、月、日,年度使用公元纪年全称,不得简写或省略。
如:
1997年1月8日,既不能写成“97年1月8日”,也不得写成“九八、元、八”。
成文时间必须按规定标注,切忌标注拟稿、审稿或打印时间。
(十一)附注
附注用于说明公文中在其它区域不便说明的事项。
如需要加以解释的名词术词、或用于表述公文的传达范围等。
附注的内容,一般在成文日期的左下方、主题词的上方,另行标注,并加圆括号。
如:
“(此件发止各乡、镇人民政府)”;“(此件至**月**日对外公开)”等。
(十二)主题词
主题词是为实现办公现代化的要求,便于计算机管理公文和提高查找率、查全率,根据公文基本内容按照一定的规范优选的词或词组。
公文应根据内容和文种标明主词题。
(十三)抄送机关
抄送机关即需要了解公文内容以便协助办理或周知的机关,应标注在公文主题词下端、印发机关之上,上下用两条等宽的平行细实线(宽140毫米,高1毫米)作为界线。
抄送机关在“抄送:
”后面依机关性质、职权、隶属关系用其它逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范化的简称,移行时与上一行平行书与。
抄送机关一般按上级、平级、下级机关的次序排列,同级机关按党、政、军、群次序排列。
不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号,同一级别、同一性质的单位之间用顿号。
(十四)印发(翻印)机关、印发日期
公文文面格式
(一)发文机关(亦称“版头”、“文头”)
版头是发文机关的标志,它具有法定性、权威性和效用性,通常套红,以示庄重。
常用的公文版头形式有三种:
1、由发文机关名称加“文件”二字组成。
例如:
国务院文件
2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。
例如:
安徽省人民政府
3、几个同级机关(如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅)联合发文,可用主办机关(安徽省人事厅)的名称加“文件”二字作版头?
(例1),但发文机关署名应标联合行文单位的名称;也可用几个同级机关的名称加“文件”二字作版头(例2),但应将主办的机关排列在前。
前者多用于上行文,后者多用于下行文。
例1:
安徽省人事厅文件
例2:
安徽省人事厅
安徽省科委文件
安徽省财政厅
4、有时根据工作需要,同一机关还可以制发专用公文版头。
例如:
***人民政府令、***人民政府任免通知
发文机关名称必须使用全称或规范化的简称,一般用22毫米*15毫米(高*宽)黑变体字。
联合行文,应视机关多少,选择大小适当的宋体字。
在民族自治地方,发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
版头和版头下的一条细实横隔线(宽140毫米,高1毫米),居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和37行—46行区域内。
为了保证公文的权威性、严肃性,除“公告”、“通告”不用公文版式头外,其它各类公文均需使用公文版头。
发文机关的公文版头一经确定,不可经常变动。
(二)密急
密级是指公文内容涉密的程度。
公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”,“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。
密急在公文首页发文机关版头的左上角区域内标注。
密急的标识为一个五角星,即“”,五角星之前标密急,五角星之后标期限,如:
机密20年。
密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编号。
一份文件一个号,依次流水编列,以便查对和清退。
份号使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注。
如:
某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第68份。
(三)紧急程度
公文处理必须做到及时、准确、安全。
紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。
标明紧急程度,是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急事项的及时处理。
文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。
特别是急件,要贯彻“急事急办、特事特办”的原则,抓紧办理,行文时应根据紧急程度,分别标明“特急”、“急件”;紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。
在特殊情况下,也可以标明“在*日*时送达”。
紧急程度在公文右上角标注。
公文标题内有“紧急”二字的,如“关于**紧急通知”等,也应视同急件处理。
(四)发文字号(亦称“文号”)
发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成。
年度使用公元纪年,用阿拉伯数字,两侧用方括号“[]”。
例如:
皖政[1997]18号,“皖政”是安徽省人民政府的代字,“[1997]”是发文的年度,“18号”是1997年发文的顺序号。
几个机关联合行文,只标注主办机关发文字号。
有发文机关加“文件”二字组成文头的文件,发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中;只用发文机关作文头时的文件,发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。
上报的公文,应注明签发人。
联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。
签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置,或标在横线之右下角、文件标题之上。
同时,发文字号则移至左侧。
机关代字应相对稳定,不可经常变动。
为保证发文字号规范,防止重号、漏雨和错号,发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。
(五)公文标题
公文标题是对公文主要内容的揭示。
要求做到准确、简要。
规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公文主题(事由)和公文种类三个部分组成。
除三个
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