精品文档某知名银行合同管理规定.docx
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精品文档某知名银行合同管理规定
1目的
为规范我行合同管理,明确职责,加强风险控制,保障和促进各项业务的健康发展,依据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规和五部委联合下发的《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制应用指引第16号—合同管理》结合我行合同管理实际情况,制定本管理规定。
2范围
2.1本规定明确了总行各业务部门和分支机构合同审查的流程及内容要求。
2.2本规定适用于总行、分支行。
3术语与定义
3.1本规定所称合同,是指本行与外部自然人、法人、其他组织之间订立的用于设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。
书面协议是指合同各方经协商一致而以合同书、协议、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等能有形地表现所载内容的书面约定。
本办法合同分为格式合同和非格式合同两类。
3.2合同管理是指按照本行内部控制与风险管理的要求,对合同的制定、使用、谈判、审查、审批、签署、履行、保密、披露、保管等行为进行规范的活动。
3.3本管理规定相关定义:
3.3.1格式合同:
是指为反复使用而预先拟定的,并在订立合同时未与对方协商的条款且合同当事方不得对已设定条款进行修改的合同,如信贷业务合同等。
3.3.2非格式合同:
是指没有相应的格式合同文本,由合同承办单位自行起草或交易对方提供的合同,如装修合同、租赁合同、买卖合同等。
3.3.3合同承办单位:
是指需要对外签署合同的单位。
包括,总行各部门或各分支行或分支行各部门。
3.3.4业务主管部门:
是指合同承办单位的上级业务主管部门。
业务主管部门也可以是合同承办单位。
格式合同所依据的管理办法、规章制度及操作规程的制定部门为格式合同业务主管部门。
3.3.5业务相关单位:
合同具体业务内容所涉及的相关单位。
包括,总行各部门或各分支行或分支行各部门。
4职责与权限
4.1合同实行统一归口管理:
合规管理部负责本行合同的统一管理。
包括:
负责制定本行合同管理制度,合同条款的合法合规审查,归集并提示合同法律风险,协助处理合同的纠纷等。
4.2合同审查实行分级授权管理制度:
总行合规管理部负责总行各业务部门提交的合同文本合法合规性审查;分行合规管理部负责分行各业务部门及所辖支行提交审查的合同文本合法合规性审查。
4.3合同承办单位
4.3.1起草非格式合同文本;
4.3.2非格式合同的业务审查、谈判;
4.3.3格式合同及非格式合同的签署及履行,处理纠纷;
4.3.4已签署合同档案的整理、保管;
4.3.5建立、维护本单位的合同管理台账。
4.4业务主管部门
4.4.1起草、修订或废止格式合同文本,编制合同使用和填写要求;
4.4.2格式合同及非格式合同的业务审查;
4.4.3格式合同制定的发起、送审、申请印制、确认印刷样本、推广培训等;
4.4.4协助合同承办部门处理合同的纠纷。
4.5业务相关单位
4.5.1配合合同承办单位及其业务主管部门,参与制定、讨论,对合同文本提出意见。
4.5.2协助合同承办部门处理合同的纠纷。
5政策
5.1合同管理应遵循依法合规、流程规范、分工配合等原则。
5.2本办法适用于总行、分支行。
分支行合同管理工作须参照本办法制定实施细则,并报总行合规管理部备案。
5.3本办法由总行制定,由总行合规管理部负责解释。
6流程图
7风险控制要点
无
8内容与要求
8.1格式合同
8.1.1格式合同管理职责划分:
(一)格式合同的起草、修订、废止,送交审查及下发由业务主管部门负责。
(二)格式合同下发前的合法合规审查由合规管理部负责。
(三)空白格式合同的统一印制、保管、分发及销毁等管理职责由业务主管部门负责。
(四)合同承办单位需要对办理具体业务使用的格式合同加盖印章由综合办公室(或行内制度规定的其他部门)负责。
(五)已签署并加盖本行印章的格式合同由合同承办单位或承办单位指定的部门或人员按照本行相关业务档案管理办法进行整理、保管和管理。
8.1.2格式合同制定的发起:
(一)业务主管部门发起制定格式合同前应当进行充分的可行性调研。
(二)业务主管部门针对反复操作的业务应当发起制定格式合同。
(三)分行如有使用格式合同的需求,可向总行业务主管部门提出申请,由总行业务主管部门审查同意后发起制定,如有必要可分区域下发使用。
8.1.3格式合同的起草、修订和废止:
(一)起草和修订格式合同由业务主管部门发起。
(二)业务主管部门应建立至少一年一审的定期审查制度,在下列情况下应当及时修订或废止有关格式合同:
a)法律法规和监管规定发生变化;
b)合同内容与业务发展或经营管理需要不相适应;
c)其他需要修订或废止的情形。
(三)废止格式合同由业务主管部门决定并下发通知。
合规管理部认为应当废止的格式合同可以根据实际情况向业务主管部门发出提示。
8.1.4格式合同的审查:
业务主管部门起草、修订格式合同形成初稿后,通过协同办公系统以公文形式转业务相关单位及合规管理部提出意见,必要时业务主管部门可以组织讨论会议形成讨论意见。
业务主管部门汇总意见后,形成讨论稿,提交其主管行领导审批同意后定稿。
新产品开发时需要制定格式合同的,立项申请批准后,产品开发单位需把格式合同送合规管理部进行合法合规审查。
在发布新产品时把相关格式合同同时发布使用。
8.1.5格式合同的下发:
在下发新的格式合同时,应明确新格式合同的生效时间和原有格式合同的废止时间。
业务主管部门应做好新旧合同文本的过渡安排,妥善处理新旧合同文本替换过程中可能出现的问题。
8.1.6格式合同的使用和推广
本行有相应格式合同的,合同承办单位应当优先适用,并确保使用现时有效的最新版本。
使用格式合同操作具体业务时,除合同必填项的填写、选择项的选择外,不得对格式合同作任何修改。
特殊情况下,使用格式合同确实存在困难的,或者需要根据个案要求修改个别条款的,应当经合同承办单位主管行领导同意后,按照非格式合同审查要求履行程序。
对以上按规定的情形所作修改,应以该个案所必需为限,且不得将以此方式修改后的版本普遍适用于同类其他具体业务,致使变相取代相应格式合同。
若需适用于同类其他具体业务,应当说明。
总行业务主管部门及合规管理部负责合同文本的推广培训,并在各自职责范围内对使用过程中遇到的问题予以及时答复。
8.1.7空白格式合同的管理
业务主管部门下发格式合同后,应当根据各自主管条线及各分支行合同实际业务需求量申请印制,明确合同版式要求并对印刷样本进行编号、文字、排版、格式、纸张等事项确认,根据业务主管部门的申请数量和经确认的印刷格式,统一组织印制。
总行下发的格式合同电子文档,在分行具备管理条件时,可由总行授权分行管理并按照本办法格式合同印制的相关规定印制。
具体业务经办人员操作业务时,应当领取纸质合同。
空白格式合同电子文档不应直接交给分支行具体业务经办人员,以防被故意或过失的改动。
已废止的格式合同,总行业务主管部门应当及时通知分支行做好剩余空白格式合同的销毁工作。
8.1.8已签署并加盖本行印章的格式合同管理
信贷类格式合同文本签署后由合同承办单位按照《丹东银行信贷档案管理办法》管理。
其他格式合同文本签署后按照合同承办单位的业务主管部门的规定管理。
没有管理规定的可参照本办法关于格式及非格式合同的保管与信息管理相关规定执行。
8.2非格式合同
8.2.1非格式合同管理职责划分:
(一)非格式合同的起草、谈判、送交审查、送交审批及签署由合同承办单位负责。
(二)非格式合同的业务审查由合同承办单位及其上级业务主管部门负责。
(三)非格式合同的合法合规审查由合同承办单位相应级别的合规管理部负责。
(四)非格式合同加盖印章由综合办公室(或行内制度规定的其他部门)负责。
(五)已签署并生效的非格式合同档案由合同承办单位管理。
8.2.2合同承办单位可采取以下方式起草非格式合同:
(一)参照经过审查的已签约合同文本,或参照业务主管部门或合规管理部下发的参考文本;
(二)选用国家或行业的合同示范文本,但对具体条款应当根据实际情况适当修改(三)无上述参照文本或示范文本的,可由合同承办单位根据实际情况予以拟定;
(四)对方提供相应合同文本的,应结合业务实际需求进行修改。
8.2.3非格式合同的参考文本:
总行或分行业务主管部门及合规管理部可以根据实际业务情况,下发非格式合同参考文本,供辖内合同承办单位在起草合同时参考。
总行或分行已下发非格式合同参考文本的,合同承办单位起草合同时应当优先参考适用。
根据具体业务对参考文本进行修改的,应当将修改的内容,及其修改理由向业务审查部门及/或合规管理部门说明。
8.2.4非格式合同的谈判
有下列情形之一的,合同承办单位可邀请合规管理部及其他相关部门参与谈判,必要时可聘请外部专家:
(一)涉及新的业务领域、交易模式或产品结构的创新性业务;
(二)融资结构复杂或涉及境外客户的项目融资和银团贷款;
(三)法律关系复杂、涉及多方的债务重组和资产处置业务;
(四)涉及本行重大利益的业务和事项。
对于本行相关部门及/或会议出具的书面意见,包括法律意见、审查意见、讨论意见、会议记录等,合同承办单位在谈判过程中应结合业务实际,以适当的方式贯彻落实及对外提示。
不得以复印、传真、电邮或任何其他方式直接将上述书面意见交付谈判对方。
8.2.5非格式合同的业务审查
合同承办单位应先对非格式合同进行业务审查,确保合同业务内容完备,符合法律法规、金融监管规定和本行内部规章制度、合同相对方具备签约资格和履约能力以及合同内容逻辑清晰、条款齐备、文字表述准确、多份合同、文件之间的一致性、同份合同之间前后的一致性。
合同承办单位拟签合同业务内容应当按照业务条线管理规定报业务主管部门审批同意。
拟签订的合同影响重大或关系复杂的,合同承办单位应当组织相关业务部门进行分析讨论,最大限度减少合同各类风险。
8.2.6非格式合同的法律审查
非格式合同的法律审查,以业务审查意见的出具为前提,通过协同办公系统以公文形式转交合规管理部。
转交法律审查时,应当一并转交业务审查意见材料或对业务审查情况做出说明。
分行制定非格式合同的,应当由合同承办部门起草、谈判后,交分行合规部门审查。
分行合同承办部门续作该业务需要总行对口业务主管部门进行业务审查或审批的,应当将分行合规管理部门的法律意见一并提交总行对口业务主管部门。
分行合规管理部门已经出具法律意见的合同文本,总行合规管理部不再进行法律审查。
8.2.7《法律性文件审查表》填写要求:
应填写完整,审查合同所需的相关材料应当齐备包括业务审查意见。
合同承办单位向合规管理部送审合同,应据实对急缓程度予以说明并标明密级,未予说明的,按普通、非保密合同处理。
8.2.8不需要履行法律审查程序的情况:
1、同一部门的同类业务所使用的合同,之前已经过法律审查的;
2、合同承办单位拟使用的合同为同业惯用版本或行业通用版本的;
3、文本内容仅为费用核算、计算依据等业务或技术条款的;
4、合同承办单位已外聘律师起草或/和审查的合同,并经合同承办单位确认意见一致的。
8.2.9不予法律审查的内容:
(一)合同的金额、履行期限、履行流程、履行方式、履行质量等应由合同承办单位确定的合同基础问题;
(二)涉及合同具体业务内容等应由合同承办单位及业务主管部门确定的专业问题。
8.2.10法律审查材料补充及退回:
合规管理部在审查合同的过程中有权要求合同承办单位补充相关材料,合同承办单位应及时按要求补充。
出现下列情况,合规管理部有权退回:
(一)合同未经业务主管部门或相关会议、委员会批准同意;
(二)合同内容与业务主管部门或相关会议、委员会批准的内容不一致;
(三)合同未出具业务审查意见的:
(四)送审合同材料不全,经多次补充仍无法补充齐全的;
(五)送审合同不规范,不具备合同的基本内容、基本条款,或者内容表述不清、文理不通,无法出具法律意见的;
(六)其他应当退回的情况。
8.2.11法律审查意见出具和落实:
法律审查意见的用语须明确、简练、易懂,对合同承办单位必须接受的法律意见和可以结合实际情况自行酌定的法律意见区分为“应当修改”和“建议修改”,并进行说明。
合同承办单位对合规管理部出具的审查意见如有异议,应及时与合规管理部沟通解决。
法律审查意见仅作为合同承办单位签署合同的决策法律参考,对合同业务内容的可行性、合同收益与风险的综合分析判断应当由合同承办单位独立作出或请示业务主管部门最终决策。
8.2.12合同法律审查时限
合规管理部审查合同,应当按照合同的急缓程度,在合理工作时限内完成。
前款所指工作时限,由合规管理部根据实际具体规定。
一般合同审查的回复时限为合规管理部收到《法律性文件审查表》、相关合同文本及完整补充材料之日起5个工作日;重大、疑难合同审查的回复时限可根据实际情况延长。
本条一般合同是指法律法规规定明确、法律关系比较简单、无争议或争议不大、风险较低的合同。
本条重大、疑难合同是指法律法规规定不明确、法律关系比较复杂、争议较大、风险较高的合同。
合规管理部在收到合同承办单位的《法律性文件审查表》后确定是否属于重大、疑难合同。
需要委托外聘律师事务所或其它相关机构进行合同审查的,应根据合同所涉法律合规问题的难易程度和工作量,要求律师在一定期限内完成。
一般情况下,自委托之日起10个工作日内完成,由委托部门跟进、监督。
合同承办单位应保障合规管理部及外聘律师合理必要的审查时间。
8.2.13合规管理部对于审查过程中发现的具有普遍性的法律问题,应及时整理和汇总,对总行相关单位和分支行提示法律风险。
分行合规管理部对于本行非格式合同文本法律审查过程中发现的疑难法律问题,应及时与总行合规管理部门沟通和解决,有效防范合同审查法律风险。
分行合规管理部应当定期总结归集本行合同审查的法律问题,向总行合规管理部书面汇报。
8.3格式及非格式合同的签署
8.3.1合同签署前,合同承办单位应根据法律、法规、规章及本行相关规章制度的规定履行内、外部审批手续。
8.3.2合同承办单位应以其所属机构的名义对外签署合同,不得以部门名义对外签署。
8.3.3合同承办单位应依据本办法及本行其他相关规章制度规定的程序签订合同,不得逆程序操作,不得倒签合同。
8.3.4合同签署前,合同承办单位应按下列要求进行复核:
(一)合同主体的名称与身份证件、营业执照或机构代码证等主体资格证明文件相一致;
(二)凡不需填写的空格,应划线,不应留有空白;
(三)合同文本中的选择性条款应进行选择;
(四)主从合同及其附件编号相互衔接;
(五)应对合同进行编号;
(六)如果存在外文文本的,应核对中外文文义的一致性;
(七)其他应予复核的事项。
8.3.5合同的签章应符合以下要求:
(一)单位客户应使用单位公章或合同专用章,并由本机构法定代表人或其授权代理人签名或加盖人名章;
(二)自然人客户应签字(必要时可加摁手印),且原则上应当面签署;
(三)多页合同的,应加盖骑缝章;
(四)合同文本确定后,如需涂改,应由各方当事人在涂改处签章;
(五)本行各级机构对外签订合同时应按照本行印章管理的相关规定、用章程序及用章要求加盖印章,一般情况下应同时由本机构法定代表人(负责人)或其授权代理人签名或加盖人名章。
授权签署合同的,应当签署授权委托书。
本款规定如果行内规章制度有其他规定,可遵照办理。
8.3.6合同承办单位负责核实对方当事人签章的真实性、有效性。
8.3.7合同签署后,合同承办单位应负责以下事项:
(一)如有规定,根据相关规定向外部监管机构报备;
(二)对于依法经登记或批准方可生效的合同,办理登记或批准手续;
(三)为维护本行利益,在需要时及根据合同双方协商情况向有关部门办理登记、公证等手续。
8.3.8为了解本办法的执行情况,合规管理部有权随时调阅各合同承办单位已签署的任何合同文本。
在接到合规管理部的调阅合同文本要求后,合同承办单位应及时把合规管理部合同文本调阅清单上列举的合同文本复印后送交合规管理部或扫描后发送合规管理部。
8.3.9分行合规管理工作人员监督、检查本分行及辖内支行执行本管理办法的情况。
8.4格式及非格式合同的履行
8.4.1合同生效后,合同承办单位应及时、准确地行使合同权利、履行合同义务,维护本行权益,防范和避免违约风险。
8.4.2合同承办单位应监控合同的履行情况。
在合同对方当事人违约的情况下,应及时采取合法有效的救济措施。
8.4.3合同履行中若发生争议,合同承办单位应及时与对方当事人协商。
经协商达成一致意见的,如该协商意见涉及合同变更、责任认定、条款理解等情形,应签订书面协议;协商无法解决的,合同承办单位应注意在法律规定的时效内及时根据合同约定通过诉讼或仲裁方式解决。
纠纷处理过程中,XX或批准,相关经办人员不得向对方当事人作出实质性的口头或书面的答复或承诺。
财务部门应当根据审核签署后的合同条款履行付款手续。
未按合同条款履约或者未签订书面合同的,财务部门有权拒绝付款,并向有关领导汇报。
8.5格式与非格式合同的保密及信息披露
8.5.1合同承办单位及各经办单位、审查单位及其工作人员,均应对合同内容履行保密职责,不得泄露或不正当使用本行或对方当事人或合同约定的商业秘密。
8.5.2合同承办单位对拟制定的合同应当先履行定密程序。
8.5.3需要向对方当事人披露本行商业秘密或者其他秘密信息的,合同承办单位应与对方当事人签署保密协议、要求其提交保密承诺书或者在合同中约定相关保密条款。
8.5.4根据法律、法规、规章、有权监管机构要求、司法机构判决裁决要求、审计师要求等应予对外披露的合同信息,应由合同承办单位履行对外披露义务。
8.6格式与非格式合同的保管与信息管理
8.6.1合同承办单位应当加强合同登记管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更等情况。
合同履行期间,合同承办单位应指定专门的合同档案管理人员,及时、完整地将合同签约正本、合同履行过程中产生的法律文件及其他相关文件等归档保存。
合同履行完毕,合同承办单位应将合同签约正本、合同履行过程中产生的法律文件及其他相关文件及时统一归档,授信类档案相关管理办法另有规定的除外。
8.6.2借阅合同档案应办理借阅手续,保证档案安全并及时归还,不得以任何方式改变其原有状态。
8.6.3合同承办单位应当根据合同签订的先后,根据方便查询的原则及时登记所有签订的合同,建立合同信息台帐制度。
8.6.4可能涉及违约或诉讼仲裁的,合同承办单位应及时跟进,并及时将重大进展情况报告总行合规管理部。
9检查与监督
9.1合规管理部门负责对本文件的可操作性、适宜性进行日常监督与检查,必要时对文件进行更改,确保文件适用,具体执行《文件控制程序》。
9.2审计部门对该文件的执行情况,相关登记簿登记的完整性等进行集中检查、督促整改。
9.3合规管理部门负责每年一次对该规章制度的合规性进行审查,并督促整改。
10支持性文件
10.1外部合规文件
10.1.1中华人民共和国合同法
11支持性记录
11.1丹东银行法律性文件审查表沿用原编号
12附录
无
10.1沿用原编号
丹东银行法律性文件审查表
编号:
丹银合规审字(201)号
送
审
单
位
填
写
栏
送审单位
负责人
经办人
送审时间
建议反馈时间
涉及金额
送审事项
及背景
相应材料
清单
审查范围、
目的、要求
对送审文
件的初步
意见
支行(部)盖章
支行(部)负责人签字:
业务主管部门意见:
盖部门章:
负责人签字:
分管行长意见:
行长签字:
送审文件收到时间
审
查
部
门
填
写
栏
审查部门
要求补充的材料
补充材料收到时间
审查部门审查意见:
审查人
负责人
审查完毕时间
主管行长意见:
备注:
1.我部仅根据送审单位提供的业务背景情况对送审文件进行形式上的法律审查, 而不负责送审业务的可行性及有关文件、资料的真实性、完整性、有效性。
2.填表前请认真阅读背面的送审须知。
(背面)
送审须知
1.本审查表供送审单位向总行合规管理部门报送审合同等法律性文件时使用。
2.建议反馈时间是指送审单位希望总行合规管理部门对文件审查完毕并反馈的时间。
如非特别紧急情况,请按以下原则填写:
(1)一般性法律性文件自总行合规管理部门收到之日起5个工作日内完成;
(2)重大、复杂或者数量、内容较多的文件审查及书面咨询,原则上在收到之日起10个工作日内完成;
(3)对于需进一步调查、研究或补充材料的事务,总行合规管理部门经通知送审机构,可以适当延长办理期限;
以上时限自总行合规管理部门收到送审材料时起算,但因送审材料不齐全或未能满足总行合规管理部门其他审查要求的,应自送审单位补齐资料或达到总行合规管理部门其他送审要求时起算。
3.送审单位业务经办人员填写完毕后,交所在行或所在部门负责人签字并加盖所在行或部门公章,再送交总行合规管理部门。
4.送审事项背景,是指所需审查法律性文件的基本情况、相关业务背景。
5.相关材料清单,是指为全面了解业务背景,并有效审查法律性文件所需参阅的有关背景资料、参考文件等,必要的材料将有利于加快审查效率,提高审查的质量。
请将材料名单列出,并将有关材料附于本表一并报送。
6.审查范围、目的及要求,是指送审单位需要总行合规管理部门对送审法律性文件进行多大范围的审查修改,希望通过审查达到的目的,以及本法律性文件的审查有无有别于一般业务的特殊要求。
7.对送审事项的初步意见,是指送审单位对送审法律性文件的可行性、是否存在问题、不利因素和业务风险发表自己的初步看法。
8.其他不明事项请向总行合规管理部门咨询。
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