GTD与ZTD.docx
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GTD与ZTD.docx
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GTD与ZTD
GTD与ZTD
时间管理与效率提升
wcr
目录
1.从零开始GTD——GTD原则1
收集1
处理1
组织1
执行2
回顾2
2.学会自律系列总结3
3.更简单,更具行动力的终极高效系统:
ZenToDone(简易做)5
什么是ZTD(简易做)?
5
GTD中的问题和ZTD的解决方法?
5
4.简单做ZTD全面养成7
什么是ZTD?
7
ZTD如何养成?
7
一、全面收集简单记录7
二、快速处理计划重点7
三、专心执行回顾目标8
四、简化任务设定常规8
五、信息系统充满激情8
5.如何培养简单做(ZTD)中的十个好习惯9
6.简单做(ZTD)的十个好习惯总结11
7.简单做(ZTD)习惯培养1——收集13
好习惯:
全面收集13
8.简单做(ZTD)习惯培养2——处理14
好习惯:
快速地对信息作出决定,从而避免收件箱堆积14
9.简单做(ZTD)习惯培养3——计划16
好习惯:
设定每天,每周的最重要的事(MIT)16
10.简单做(ZTD)习惯培养4——执行17
好习惯:
一心一意,每次只执行一件事17
11.简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统18
好习惯:
简易信任的系统——建立简单的列表,并每日查看18
12.简单做(ZTD)习惯培养6——管理20
好习惯:
管理——存储所有信息的地方20
13.简单做(ZTD)习惯培养7——回顾22
好习惯:
每周回顾你的系统和目标22
14.简单做(ZTD)习惯培养8——简化24
好习惯:
简化——减少你的任务清单,只留下最必要的24
15.简单做(ZTD)习惯培养9——常规26
好习惯:
常规——设定每周、每日例程26
16.简单做(ZTD)习惯培养10——激情28
好习惯:
激情——做你充满梦想的事情28
1.从零开始GTD——GTD原则
褪墨新系列《从零开始GTD》,由浅入深探讨GTD。
这篇文章将介绍GTD的核心原则,同样也是《从零开始GTD》系列的目录。
∙收集
把任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情全部记录到“收集箱”中:
一个收件箱,电子邮箱,磁带,笔记本,PDA等等。
把你脑中所有东西都清理出来,放入你的收集设备中,准备进行下一步的处理。
每天抽几十分钟收集一下脑中的信息,记录到你的收集设备中。
∙处理
将你收集到的任何信息进行处理。
每个星期至少处理清空一次你的“收集箱”。
处理你的收集箱要遵循的工作流程:
∙从第一条信息开始处理;
∙每次只处理一条信息;
∙不把任何信息放回收集箱;
∙如果任何一项需要做:
o马上执行(如果花的时间少于两分钟)
o委托别人完成,或者
o将它延期
∙否则:
o将它存档以便查询
o把它删除,或者
o为它定义合适的目标与情境,以便下一步执行
两分钟原则:
任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去执行。
两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。
∙组织
GTD描述了一个建议的列表集合,你可以用来跟踪需要关注的项目:
∙下一步行动(Nextactions):
对于每个需要你关注的事项,定好什么是你可以实际采取的下一步行动。
例如:
如果“写项目报告”,下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”,“给Jim打电话问报告的要求”,或者类似的事情。
虽然要完成这个事项,可能会有很多的步骤和行动,但是其中一定会有你需要首先去做的事情,这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。
较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“情境”整理分类,例如“在办公室”,“用电话”,“在商场”。
∙项目(Projects):
每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。
使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。
∙等待(Waitingfor):
当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件。
就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出。
∙将来/可能(Someday/Maybe):
这些事情你需要在某个点去做,但是不是马上。
例如:
“学习C语言”,或者“准备一个假期计划”。
Allen主张使用下一步行动列表而非日历来记录行动,虽然日历非主要的工具,但是可以用来跟踪预约和委托,提醒某件必须在特定期限内完成的事情等等。
GTD中另外一个关键组织模块是归档系统,一个简单易用的归档系统。
通过归档系统,你可以迅速把文件归档和提取你所想要的信息,Allen的建议是建立一个按照字母顺序组织的归档系统或43Folders系统(按照12月、31天,共43个文件夹)。
∙执行
如果你把自己的时间都花在组织工作、而不是执行它们,那么这样的系统是个只说不做的无用功系统。
前面的步骤都是为了在你做事情的时候,使它变得简单、容易、有趣的话,让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心。
∙回顾
按时回顾自己的列表。
如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动,那么整个GTD系统就是毫无用处的。
通过回顾,指定计划,或者了解项目进度,从而使自己总是走在时间的前面,而不是被动地被安排。
回顾至少以星期为周期,将未处理的信息进行处理,回顾所有的列表,检查可能已经完成的“等待”或“将来/可能”列表中的行动。
保证所有的事情都在GTD系统中,井井有条,而且所有的事情都更新到最新的情况。
虽然刚开始GTD时,回顾很麻烦,但是千万不要停顿。
否则事情的积累,只会让你的整个GTD系统处理过程堵塞,最后使你失败放弃。
2.学会自律系列总结
来自GTD翻译小组的精品《自律》翻译系列,保证值得一读再读!
不奋发,则心日颓靡;不检束,则心日恣肆——北宋·朱熹
自律是指我们要有意义地控制自己,有原则地对待事物,能够主动掌握自己的心理和行为。
自律是职场和生活中的不可缺少的人格素质。
一个能够自我约束和自我控制的人,在成功路上必定能闯破种种诱惑,勇往直前!
想学会怎样自律,就读读下面的《学会自律》系列文章:
∙做一个自律的人
建立自律习惯可以用一个比方来很好地解释。
自律像一块肌肉,你训练它的时间越多,你就更强壮;你训练它的时间越少,你就越虚弱。
所以就像训练肌肉就要锻炼肌肉一样,提高自律也需要不断自律来锻炼!
∙自律之认同事实
认同事实意味着你准确地察觉现实并且有意识地承认自己的感觉。
这个听起来似乎很简单明了,但是当到具体实践中时尤其困难。
如果你没有有意识地承认自己在自律方面所处的状况,那么极有可能你在这方面不会有任何提高。
设想一下:
一个想塑造体型的人并不能按自己的情况制定计划,那最终能取得什么结果呢。
类似的,如果你想提高自己的自律能力,你必须知道你现在所处的状况:
你的自律能力现在有多强大?
哪些挑战对你来说轻而易举?
哪些你事实上不可能做到?
∙自律之意志力
意志力是自律的先锋部队。
意志力提供给你强烈但是短暂的动力,把它想象成一个推进器,它向后迅猛的喷出火焰,如果调整好合适的角度,它会产生巨大的动力,帮助你克服惰性创造力量。
意志力把你所有的精力集中起来,奋力地前进。
但是,如果意志力只能用在短期的突击上,那么什么是运用它的最好方式呢?
∙自律之面对困难
面对困难就是去挑战那些你觉得难的东西。
当你愿意克制自己去做一些困难的工作的时候,你就能得到别人无法达到的高度。
当你停止逃避,停止害怕困难,而是选择去面对它承受它时,你的生活会达到一个新的高度。
把困难当成是朋友而不是敌人,这是你的法宝!
∙自律之勤奋
勤奋就是花时间去做事,但是你要能够把时间花费在必须花费的地方。
如果我们拒绝花费这些时间把这些事情做对做好,事情就会一团糟了。
当然,辛勤工作不等于有智慧,但是勤奋的这个缺点并不能掩盖它在个人提升中的重要作用。
一旦你决定了一系列的行动并且已经做好计划,那么没有什么能比勤奋更有用了。
长远看来,你的成果来源于你的行动,而勤奋,就是行动最好方式。
∙自律之坚持不懈
世上没有什么东西能够代替坚持,才华不能代替它,那些有才华的人不能成功的实例太常见了;天赋不能代替它,“没有回报的天赋”都快成一个俗语了;接受教育也不能代替它,世界上到处都是接受过教育而不得志的人。
单单是坚持不懈和决心就是无所不能的。
当你执行任何一项大目标时,你的动机会时强时弱,所以坚持不懈就是在所有时刻让你不顾自身感受努力维持一项行动的能力。
3.更简单,更具行动力的终极高效系统:
ZenToDone(简易做)
更简单,更具行动力的终极高效系统:
ZenToDone(简易做)翻译系列,赶快到褪墨上阅读吧~
GettingThingsDone作为目前最好的提高效率的系统之一,我也是其忠实粉丝。
可是,GTD系统并不是绝对完美的。
所以以此为基础,我建立了一套新的提高效率(Productivity)的系统:
ZenToDone(ZTD)。
[译者注:
我们为ZTD起了一个中文名字:
简易做。
]
与GTD相比,ZTD更崇尚简单,更注重行动,同时也保持了GTD系统中非常完美的收集信息和规划行动的方法。
如果GTD并不是完全适合你,那为什么不试一试ZTD?
从更实际的角度,改变和培养好习惯;更注重行动和建立更简单的系统结构——赶快阅读ZenToDone。
什么是ZTD(简易做)?
ZTD(简易做)致力于解决在实施GTD的过程中五个许多人都会遇到的问题。
我应该首先指出的是,GTD并没有本质上的缺陷因而并不需要本质上的调整。
然而人人都有自己的独特之处,ZTD希望为不同个性的人们定做出适合他们的方案。
GTD中的问题和ZTD的解决方法?
1)GTD需要改变很多习惯。
这是很多人学习GTD最终失败的主要原因:
GTD需要一次改变很多习惯。
如果有长期阅读ZenHabits,你就会知道“伤其十指,不如断其一指”的道理。
与其一次改变很多习惯然后失败,不如将精力集中在改变一个习惯而最终成功。
另外,很多学习GTD的人都没有使用有效的方法来改变他们的习惯,从而导致失败。
ZTD解决办法:
一次只改变一个习惯。
你不必一下子就接受整个系统:
一次接受太多新习惯将使人不能将精力集中在改变习惯上。
相反,一次只改变一个习惯,使用那些已经被证明行之有效的方法(30天挑战,承诺,自我激励)等等,最后一步一步地采纳整个系统。
2)GTD对于行动的过程没有足够重视。
虽然称作GettingThingsDone,事实上GTD把很多时间都用在整理信息上了,存储信息到我们信赖的GTD系统中。
《GettingThingsDone》介绍了一种优秀的管理系统,它拥有实用的收集和处理信息的步骤方法,但是在完成实际任务的环节上却没有足够地深入探讨。
ZTD解决办法:
注重行动。
它将教你如何用简单,无压的途径完成你的任务。
3)GTD对于很多人缺少结构性。
不具有严谨的结构是GTD的一个特点,但是由此带来的GTD的即时决定,反而让许多人产生困惑.对于一些人,他们在生活中需要有条理.这样,GTD可能不能满足他们的要求.毕竟不同的人有不同的管理方式。
ZTD的解决办法:
培养两个习惯来加强组织性。
第一个是加强计划的习惯,你只需要简单地计划好每天的三个MIT(最重要的事)和每周必需完成的事情(每周的大事)。
第二个是要养成有规律的习惯。
你应该让自己每日和每周更有规律。
就像ZTD所有的习惯一样,这些习惯都不是必需的。
如果它们不适合你,那就不必采纳它们。
但是对多数人来说,它们都会对GTD的很多部分贡献很多。
4)GTD要做得太多。
这样很可能导致压力太大而最终放弃。
GTD并不区分你的“收件箱”中所收到的任何东西,这也许是它的优点。
然而问题出现在当我们把所有的事务都放在我们的任务清单上,我们要去做的是列表上所有事情,最终我们会因为超载而失败。
这并不是GTD本身的问题,而是我们自己在实施GTD的过程中会出现的问题。
但不管怎样,它应该被讨论。
ZTD的解决办法:
加强简化. 删去尽可能多的无用任务,这样就能把精力放在重要的事情上面并且努力做好它们。
5)GTD对目标重视不足. GTD是一个自下而上,循序渐进的系统,尽管GTD谈到了更高的层面,但它并没有进行深入的讨论——GTD能把你身边发生的事情都管理的很好,而对那些你真正应该做的要事重视缺乏。
ZTD的解决办法:
确定最重要的事。
正如上面所说的,ZTD让你找出本周,本日最需要完成的大事。
ZTD需要每周回顾自己的任务,并且在一个长时期内保持这个习惯。
虽然GTD也包括这方面的内容,但ZTD将进一步拓展这个习惯。
最后,GTD是一套杰出的系统,而且非常好用。
但ZTD希望解决了人们在实施GTD的时候出现的一些问题进而使之更好的适用于现实生活。
4.简单做ZTD全面养成
本文章主要是对褪墨翻译的ZTD文章的一个系列汇总,在此基础注重对ZTD整个系统的全面养成,略去那些多余的文字。
∙什么是ZTD?
ZTD(ZenToDo)是Z基于GTD系统设定的一套更加简单,注重高效、行动的收集信息和规划行动的方法。
ZTD和GTD的比较可以阅读此文。
ZTD之简化流程:
收集、整理、处理、回顾,重要是确定重点,专心实施。
∙ZTD如何养成?
褪墨根据的系列文章整理了十个点,我根据自己的理解整理成了5个要点。
如下:
1.全面收集简单记录
2.快速处理计划重点
3.专心执行回顾目标
4.简化任务设定常规
5.信息系统充满激情
一、全面收集简单记录
全面收集你要做的事情,全面收集的关键在于你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来,并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。
简单记录,分门别类你所要做的事情。
选好你的记录工具,就马上开始记录,并且要记得要简单。
花30天养成每天查看任务列表的习惯,每天查看你的列表也是很重要的部分。
二、快速处理计划重点
快速地对信息作出决定,从而避免收件箱堆积。
一是限制你的收件箱数量(分类要精简),二是管理你的收件箱,关键在于处理方法:
1.从头开始迅速决定:
判断怎样处理;
2.立刻完成:
2分钟内可以搞定的,迅速搞定;
3.删除:
跟你无关或者完全冗余的信息;
4.转给他人:
不擅长就找个更合适的人
5.稍后再做:
紧急程度不高、优先级过低、过于琐碎;
每周开头,列下你需要完成的重大事件(4-6件起步),把他们排进日程表。
每天早上,列出1-3个最重要的事(MITs)。
一定要保证完成这些最重要的事,并且在周末时回顾是否已经完成。
三、专心执行回顾目标
每次只执行一件事。
在解决自己的任务时,挑选环境,去除干扰,调整自己的状态,保证自己集中精力处理手头上的事情。
千万不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。
每天、每周回顾你的任务完成情况。
针对每周的回顾,有五个步骤:
1.回顾你的长期目标,中期目标和短期目标(目标金字塔);
2.整理你的记录本;
3.回顾上一周的日程表;
4.回顾任务清单:
处理完成的,保证上面都是尚未完成的、最新的任务
5.设定下周的短期目标:
请看第二条;
四、简化任务设定常规
减少你的任务清单,只留下最必要的。
去除那些紧急程度不高、优先级过低、过于琐碎,只保留最重要的、紧急程度高的,琐事抽出时间集中处理。
实施低信息食谱计划。
设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。
更重要的是,使你掌控自己的生活,而非让任务处在搁浅之中。
对你的任务做一些必要的梳理,挑出那些规律性、周期性必做的事情,整理成为清单。
五、信息系统充满激情
把所有信息都放在正确的地方。
形成系统、保持桌面干净、使用标签、评估审核。
像谢耳朵一样整理好的任务,快速找到你的东西。
需要不断去实行。
做你充满梦想的事情。
其实,最重要的一点反而是最后这个——激情,就是我们说的动力。
一切的开始,都是因为你的热爱。
即便如ZTD、GTD这类系统,也是因为你有动力去实现。
5.如何培养简单做(ZTD)中的十个好习惯
更简单,更具行动力的终极高效系统:
ZenToDone(简易做)翻译系列,赶快到褪墨上阅读吧~
在过去的两个月里,褪墨上不断地更新Zenhabits上发表的——以GTD基础,却更简单、更具行动力的简单做(ZTD)终极高效系统。
而在ZTD系统中的关键就是要成功培养简单做(ZTD)中的十个好习惯。
而这篇文章将告诉你如何培养这十个好习惯。
学习和使用GTD系统经常遇到的问题之一,便是一次性就需要改变很多习惯。
很多人就是在这里总是失败。
虽然一次又一次的重新坚持,可是依然失败,最终不得不放弃。
这就像培养一个锻炼的好习惯一样,如果你没有使用正确的方法去实行和培养这些习惯,你只会失败并且垂头丧气地退出。
假若你愿意付出一些心血与动力,习惯是很容易成功培养的。
你只要一次培养一个好习惯,采用有效可行的方法,一定会成功培养每个习惯!
我知道完全采用GTD,并且使它融入生活并不是件容易的事情,特别是当你总是想一口吃成一个胖子时。
一次培养一个好习惯需要耐心,但它更容易培养和获得成功。
对于许多人,盲目采用GTD带来的改变是压倒性的,巨大的。
我建议大家逐步地改善自己的生活,并且是长久的进步,而非进步了几周又被抛弃了般的改善。
如果你已经拥有一些好的习惯,而且你也善于培养好习惯,或许你可以同时培养多个习惯。
但是我不建议多过2~3个,因为一次培养得越多,成功的机率就越小。
开始时简单一点,然后再慢慢地添加,循序渐增,定会取得最后的成功的!
那么,你最想培养的是哪一个好习惯?
我是建议你按照顺序来,当然你也可以按自己的喜欢顺序。
如果你并不想培养的所有的习惯,那就选择那些对你利益最大的习惯吧。
罗马不是一日建成的,你不可能从毫无组织、缺乏纪律、耽搁、低效率中迅速变得有规律和充满效率。
给你自己一些时间去改变。
如果你从现在开始,每个月1~2个好习惯,在新的2008年开始时,你就会培养几个好习惯了。
这里是一些改变习惯的方法(选择最适合与你的):
∙承担义务。
告诉你的亲人、朋友、同事和网络之友,你要改变习惯了!
使你自己产生压力,让你因为承担义务而坚持不放弃;
∙坚持实践。
改变习惯也是一种技巧,就像其他技巧一样,它也需要实践。
参与一个月培养一个好习惯,并且坚持你的习惯整整30天。
你不断地坚持,重复,失败,再尝试,最终才能熟能生巧;
∙推动力。
通过各种途径来推动你自己不断向前。
参考《Top20MotivationHacks》;
∙跟踪记录。
每天都记录下你的改变过程。
听起来挺麻烦的,但它确实非常有用,也更容易成功。
每天睡觉前,记录一下。
把记录本放在床头,同样也不断促使你去坚持。
∙支持帮助。
参与一个习惯培养活动,或者与你的伙伴一起培养。
毕竟,与别人一起培养习惯,会更容易成功一些。
∙奖励庆祝。
每隔上一个星期,就为自己的收获小小庆祝一下。
在一个月结束后,则来个胜利的庆祝。
这也是使你坚持的推动力哦~
∙集中注意。
这是非常非常重要的,在30天里集中于你的新习惯,一天也不能放弃。
这就是为什么,一次培养多个习惯是非常困难的,你的注意会被分散,导致不能集中与其中任意一个。
∙积极的想法。
告诉你自己,“我能行!
”压扁那些消极的想法,采用积极的想法吧。
6.简单做(ZTD)的十个好习惯总结
更简单,更具行动力的终极高效系统:
ZenToDone(简易做)翻译系列,赶快到褪墨上阅读吧~
经过两个月的时间,简单做(ZTD)系列终于完结。
弥缝希望这一套系统确实使你有所帮助。
简单做(ZTD)系列主要介绍了时间管理的十个好习惯的培养,弥缝将在这篇文章中,将对每个习惯做一个简介,具体的请参考全文。
在培养简单做(ZTD)的十个习惯时,希望你能每次只培养一个好习惯,并且坚持至少30天。
推荐阅读弥缝写的《为什么习惯培养总是失败》来避免习惯培养上的错误,并且成功培养好习惯。
∙习惯1:
收集 —— 全面收集
随身携带一个小笔记本(或者任何记录工具),用它来记录下任何任务、想法、专案或者任何闪入你大脑的其他信息。
这个习惯与GTD的基本完全相同,但ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息。
你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来,并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。
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∙习惯2:
处理 —— 快速地对信息作出决定,从而避免收件箱堆积
收件箱中原料的堆积是造成耽搁的重要原因。
只有及时处理信息,对原料及时做出决定和归纳成类,你才能避免原料的堆积。
我建议至少每天处理一次收件箱,从上而下的,一项一项任务地处理,就像GTD所做的一样:
二分钟法则、删除、指派给别人、归档、或者放在日程表上以后做。
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∙习惯3:
计划 —— 设定每天,每周的最重要的事(MIT)
每周,列下你需要完成的重大事件,把他们排进日程表。
每天,列出1-3个最重要的事(MITs)。
这样,你的每一天和每一周都被设定了目标,与其盲目的去完成那长长的任务清单,你总是在完成那些最重要最有用的事情!
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∙习惯4:
执行 —— 一心一意,每次只执行一件事
执行作为一切时间管理的核心,是ZTD中非常重要的一部分。
你应当在不分心的情境下,一次只执行一件事。
既不要多线工作,也不要让你的工作突然中断。
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∙习惯5:
信任的系统 —— 建立简单的列表,并每日查看
ZTD(简单做)建议你尽可能的维持列表简单化。
不要增加复杂的系统,也不要持续尝试新工具,以免时间上的浪费。
尽可能的使用简单的清单方式,因为你注重的是如何执行的任务,而非玩弄你的GTD系统或者GTD工具。
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∙习惯6:
管理 —— 一个存储所有信息的地方
把所有接收的信息都放入你的收集箱中,处理你的收集箱,执行任务,完成任务。
在这个系统里,你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。
而且也使你更能专心注重于工作,也避免的拖延的。
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∙习惯7:
回顾 —— 每周回顾你的系统和目标
每周回顾的重要意义在于它给了你一次机会,来重新整理所有的事情和检视什么是最重要的任务。
GTD中的每周回顾已经非常棒了,简单做(ZTD)基本上仍延用它,不过添加了对目标回顾的重视度。
每次只要集中于一个目标,并且确保它是一个你能完成的目标。
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∙习惯8:
简化 —— 减少你的任务清单,只留下最必要的
将你的任务列表简化到最少,只剩下最重要的任务,这样你就不需要那些复杂的计划体系了。
由于GTD并不对任务进行的优先级划分,所有的任务都被添加到一份清单中,于是这份清单就变得越来越长,而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中。
取而代之的,ZTD要求你不断地简化自己的任务清单,确定你的任务只是最重要的。
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∙习惯9:
常规 —— 设定每周、每日例程
设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。
更重要的是,使你掌控自己的生活,而非让任务处在搁浅之中。
没有日程,我们就不太容易对新进入的信息说不。
因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住,这不是一件好事(除非你不想做完重要的事情),所以你需要掌控自己的生活,设定日程,并且跟着它走。
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∙习惯10:
激情 —— 做你充满梦想的事情
当你真正地想去做一件事,无论多么辛苦,你都会去努力的完成。
你会付出更多的努力,抽出更多的时间,耽搁的时间也减少了。
所以,培养这个习惯正是为了持续搜寻使你保持热情的事情,使你精神饱满,动力十足。
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7.简单做(ZTD)习惯培养1——收集
更简单,更具行动力的终极高效系统:
ZenToDone(简易做)翻译系列,赶快到褪墨上阅读吧~
∙好习惯:
全面收集
这个习惯与 GTD 的完全一
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