word文档办公操作教程.docx
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word文档办公操作教程.docx
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word文档办公操作教程
word办公教程
1、为部分文档创建不同的页眉或页脚。
创建页眉或页脚时,word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。
要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚,需要对文档进行分节,然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
⑴如果尚未对文档进行分节,需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符;
⑵单击要为其创建不同页眉或页脚的节;
⑶单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。
出现“页眉和页脚”工具窗口;
⑷单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮;
⑸修改已有的页眉或页脚,或为该节创建新的页眉或页脚。
Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改。
⑹要为下一节创建不同的页眉或页脚,重复步骤1到步骤5。
2、Word“分节”的妙用。
在word中,“节”是文档的一部分,可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。
如果需要修改属性,例如行编号、列数、页眉和页脚时,可创建一个新的节,并对这个新的节应用新的页面设置选项。
除非插入分节符,否则MicrosoftWord会将整个文档视为一个节。
分节符是为表示节结束而插入的标记。
分节符中保存有节的格式设置元素,如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。
分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
插入分节符的方法如下:
1、单击文档中需要插入分节符的位置,单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令,出现一个名为“分隔符”的对话框。
2、在“分节符类型”下,单击描述了所需新分节符开始位置的选项。
分节符类型共有4种:
“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。
下面的示例显示了可插入的分节符类型。
3、换页时不再频繁敲回车键。
在编辑文档时,经常会遇到换页的情况,大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面,这实际上是一个非常不好的习惯,因为当用户对前面的内容再作修改时,会直接影响到版面,所以用户应当使用下面的方法:
当编辑到需要换页的位置时,按住“Ctrl”键后再按下回车键,插入一个分页符,这样就完成了换页的工作。
4、在没有安装Word的计算机上查看文档。
有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装word的计算机上使用,如果时间来不及的话,可以不安装office,采用以下方法。
在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为Web页”命令,输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了,而且对作品的效果影响不大,只是一些版式变化。
另外,也可以用写字板来打开Word文件。
5、如何将Word文档转换成为幻灯片。
我们经常需要制作内容相同的word文档和PowerPoint文档,同时又不想重新进行输入和制作,这个时候就需要用到Word的文档转换功能。
其实,office本身就提供了一种十分方便的各种环境间文档转换的方法。
方法就是直接把另外一个编辑环境里面的文档打开。
例如需要将Word文档转换成PowerPoint文档时,启动PowerPoint,单击“文件”菜单栏,选择“打开”命令,在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”,然后选择已经编辑好的Word文档,单击“确定”即可实现不同文档格式的自动转换。
6、Word文档与RTF文档的互换问题。
word允许用户输入和输出一种RTF特殊格式的文件,只需选择“另存为”命令,在“保存类型”中选择“RTF格式”即可。
RTF是RichTextFormat的缩写,并将它作为该格式文件的扩展名。
RTF文件格式是由Microsoft创建的。
它是为在不同程序间传递数据而设计的。
其优点之一就是文件的格式信息不会丢失或破坏。
例如,用户可以利用RTF格式将文档在Word与老版本的Word、PageMaker以及其它几种流行的软件(包括WordfortheMac)之间传送。
1、利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
用户在录入一段文字时,经常会遇到这样的情况,一个由多个单词组成的词组(如人名)被分隔在两行文字里,如果遇到这种情况,可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。
方法很简单,选中词组中每个单词(除最后一个单词)后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键即可。
2、如何输入⑩以上的数字序号
以前在word中输入10以带圈序号非常困难,现在WordXP中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。
点击工具栏上的○字按钮,在“文字(T)”栏输入“11”,“圈号(Q)”栏中选“○”,点“确定”即可完成。
3、使用格式刷重复复制格式
格式刷的用法相信广大用户都会,但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢?
其实只要双击“格式刷”按钮,用户可以将选定格式复制到多个位置。
再次单击格式刷或按下“Esc”键即可关闭格式刷。
4、拖放的方式也可以复制网页
在复制网页内容时,通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分,然后执行“复制”命令,接下来打开word程序,进行“粘贴”。
其实还有更加简便的方法,就是使用Windows最常见的拖放功能,选中网页上的内容,按住鼠标左键不放,拖到Word窗口,然后释放鼠标左键,网页的内容就被完整复制了。
5、让光标在段落间快速移动
在编辑word文档的时候,如果需要在段落之间移动,可以使用Word提供的一个快捷键只需按住Ctrl键,然后再按下方向键中的向上或向下键,这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。
给系统右键中的“新建”加入Word文档功能
时间:
2009-09-25来源:
Word联盟-W阅读:
1866次评论-2条
给系统右键中的“新建”功能加上Word文档可以使我们更加方便建设文档。
一般在安装Office的时候,系统会自动添加到右键新建菜单中。
但是有些时候可能优化过度,将右键新建菜单中的多余程序都删除了。
如果我们还想添加进去,可以执行以下操作。
1、我们可以利用超级兔子软件来添加。
下载安装以后,打开超级兔子,选择“打造属于自己的系统”-->菜单-->选择右边的“新建菜单”,将“MicrosoftWord文档”前面打勾,最后按确定即可。
当然,如果觉得安装软件比较麻烦,你也可以试试下面操作。
2、添加注册表。
将以下代码复制到“记事本”中。
---------------------------------------------------
WindowsRegistryEditorVersion5.00
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc]
@="Word.Document.8"
"ContentType"="application/msword"
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\OpenWithList]
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\OpenWithList\WordPad.exe]
@=""
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\PersistentHandler]
@="{98de59a0-d175-11cd-a7bd-00006b827d94}"
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\ShellNew]
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\Word.Document.6]
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\Word.Document.6\ShellNew]
"FileName"="winword.doc"
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\Word.Document.8]
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\Word.Document.8\ShellNew]
"FileName"="winword8.doc"
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\WordDocument]
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\WordDocument\ShellNew]
"FileName"="winword2.doc"
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\WordPad.Document.1]
[HKEY_CLASSES_ROOT\.doc\WordPad.Document.1\ShellNew]
"NullFile"=""
----------------------------------------------------------
将以上代码复制进“记事本”中,然后保存,后撤格式一定改成“.reg”。
然后双击运行,点击确定即可。
现在试下,右键“新建”菜单中一定会出现“MicrosoftWord文档”。
菜鸟学习四种制作Word自动生成目录的方法!
时间:
2009-06-12来源:
Word联盟阅读:
341547次评论83条
Word给我们办公带来了不少方便,相信大家也是非常熟悉不过了。
但是你确定在Word里面所有功能你都会使用吗?
相信就算经常与Word打交道的高手也不会说是。
今天Word联盟就为大家介绍五种制作Word自动生成目录的方法,哪怕你是刚入门的菜鸟也可以学会哦!
相关视频教程
创建目录
创建目录2
目录的制作
自动添加目录
Word2003全套视频教程
方法一
1、用WORD根据文章的章节自动生成目录
--1.在[格式]中选[样式与格式]
--2.出现右边的一条“样式格式”栏,这里面主要就是用到标题1,标题2,标题3。
把标题1,标题2,标题3分别应用到文中各个章节的标题上,设置成功后的标题前会出现一黑色小点。
--3.当然标题1,标题2,标题3的属性(如字体大小,居中,加粗,等等)可以自行修改的。
修改方法:
右键点击“标题1”选“修改”,会弹出修改菜单,您可以根据自己的要求自行修改。
--4.当都定义好后,就可以生成目录了。
把光标移到文章最开头你要插入目录的空白位置,选[插入]--[引用]--[索引和目录]------5.选第二个选项卡[目录],然后点右下的确定。
⊙阅读查找内容
方法:
只要按住Ctrl点击目录中的某一章节就会直接跳转到该页
⊙如需再修改文章内容,更新一下目录就会重新把目录对应到相应的页码上去
方法:
在目录区域内,点右键,选[更新域]
2、设置页眉和页脚
--1、在要分开的地方插入→分隔符→分页符→下一页,此时文章分为两 节,两个部分。
--2、插入页眉和页脚:
视图→页眉和页脚;
--3、在上图中可看到,红色框内“与上一节相同”,表明两节的格式和内容是一样的。
若想让两节的格式不一样,点击“链接到前一节”按钮,之后“与上一节相同”几个字会消失,此时两节则是独立的,不一样的。
就可以单独插入格式不同的页眉和页码。
方法二
一篇word文档,内容有大的章,小的节。
如何把章节抽出来生成目录?
WORD→点击需要插入的地方→插入菜单→索引和目录→目录→确定
目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,用户就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找内容等。
Word提供了自动生成目录的功能,使目录的制作变得非常简便,而且在文档发生了改变以后,还可以利用更新目录的功能来适应文档的变化。
1、创建标题目录
Word一般是利用标题或者大纲级别来创建目录的。
因此,在创建目录之前,应确保希望出现在目录中的标题应用了内置的标题样式(标题1到标题9)。
也可以应用包含大纲级别的样式或者自定义的样式。
如果文档的结构性能比较好,创建出合格的目录就会变得非常快速简便。
1.1、从标题样式创建目录
从标题样式创建目录的步骤如下:
(1)把光标移到要拖入目录的位置。
(2)单击【插入】菜单项的【索引和目录】菜单项,并在弹出的【索引和目录】对话框选择【目录】选项卡。
(3)在【格式】列表框中选择目录的风格,选择的结果可以通过【打印预览】框来查看。
如果选择【来自模板】,标识使用内置的目录样式(目录1到目录9)来格式化目录。
如果要改变目录的样式,可以单击【更改】按钮,按更改样式的方法修改相应的目录样式。
1.2、从其他样式创建目录
如果要从文档的不同样式中创建目录,例如,不需要根据【标题1】到【标题9】的样式来创建目录,而是根据自定义的【样式1】到【样式3】的样式来创建目录,操作步骤如下:
(1)将光标移到要插入目录的位置。
(2)打开对话框,然后单击【选项】按钮,弹出【目录选项】对话框。
(3)在【有效样式】列表框中找到标题使用的样式,然后在【目录级别】文本框中指定标题的级别。
如果不想用某一样式,要删除【目录级别】文本框中的数字。
例如,用户可以删除标题1、标题2和标题3后面的【目录级别】中的数字。
(4)单击【确定】按钮,返回到【索引和目录】对话框。
(5)在【索引和目录】对话框中选择合适的选项后单击【确定】按钮。
2、创建图表目录
图表目录也是一种常用的目录,可以在其中列出图片、图表、图形、幻灯片或其他插图的说明,以及它们出现的页码。
在建立图表目录时,用户可以根据图表的题注或者自定义样式的图表标签,并参考页序按照排序级别排列,最后在文档中显示图表目录。
使用题注组织目录的方法如下:
(1)确保文档中要建立图表目录的图片、表格、图形加有题注。
(2)将光标移到要插入图表目录的地方。
(3)单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项,并在【索引和目录】对话框中选择【图表目录】选项卡。
(4)在【题注标签】下拉列表框中选择要建立目录的题注,如图表、公式、表格等。
(5)在【格式】下拉列表框中选择一种目录格式,其他选项与创建一般目录一样,确定后单击【确定】按钮。
在检查图表目录后,当将鼠标移到目录项目上时,鼠标指针会变为手形,单击鼠标左键接口跳转到相应的位置。
利用题注建立图表目录是很方便的,但有时候,文档中的标签是用户键入的,并不是Word的题注功能加上的。
这时,就需要使用自定义样式建立图表目录,方法如下:
(1)打开【索引和目录】对话框,并选中【图表目录】选项卡。
(2)单击【选项】按钮,弹出【图表目录选项】对话框。
(3)选中【样式】复选框,并在其右边的下拉列表框中选择图表标签使用的样式名后单击【确定】按钮。
(4)在【索引和目录】对话框中选择各选项,然后单击【确定】按钮。
3、创建引文目录
引文目录与其他目录类似,可以根据不同的引文类型,创建不同的引文目录。
在创建引文目录之前,应该确保在文档中有相应的引文。
创建引文目录的操作步骤如下:
(1)将光标移到要插入引文目录的位置。
(2)单击【插入】菜单中的【索引和目录】菜单项,在弹出的【引文和目录】对话框中选择【引文目录】选项卡。
(3)在【类别】中选择相应的引文类别,注意此种类别应该是引文中已经创建有的引文类型。
(4)创建的引文目录也有相应的内置引文目录样式来套用,如果要更改,可以单击【更改】按钮。
(5)如果引文的页码超过五处,可以选中【使用“各处”】复选框,这样可以避免页码过多反而给用户造成不便。
(6)如果引文过长,可以选择【保留原格式】,以保留原有的引文格式。
(7)选好目录的制表前导符和格式后,单击【确定】按钮即可,插入的引文目录。
如果要标记引文,以创建合适的引文目录,可以按如下方法进行:
(1)选择要标记的引文。
(2)单击【标记引文】按钮,弹出【标记引文】对话框。
(3)在【类别】的下拉列表框中选择合适的类型。
(4)单击【标记】按钮即可对当前所选的文字进行标记,如果单击【标记全部】按钮,将对存在于文档中的所选文字进行标记。
(5)如果还要标记其他引文,不要关闭【标记引文】对话框,直接在文档中选取要标记的引文。
(6)返回【标记引文】对话框,选中的引文将出现在【所选引文】下面,然后单击【标记】即可。
(7)如果要修改一个存在的类别,可以单击【类别】按钮,弹出对话框。
(8)选中要修改的类别,在【替换为】下面的文本框中输入要替换的文字,单击【替换】按钮即可。
(9)完成后单击【确定】按钮,回到【标记引文】对话框。
单击【关闭】按钮。
4、更新目录
Word所创建的目录是以文档的内容为依据,如果文档的内容发生了变化,如页码或者标题发生了变化,就要更新目录,使它与文档的内容保持一致。
最好不要直接修改目录,因为这样容易引起目录与文档的内容不一致。
在创建了目录后,如果想改变目录的格式或者显示的标题等,可以再执行一次创建目录的操作,重新选择格式和显示级别等选项。
执行完操作后,会弹出一个对话框,询问是否要替换原来的目录,选择【是】替换原来的目录即可。
如果只是想更新目录中的数据,以适应文档的变化,而不是要更改目录的格式等项目,可以对着目录单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击【更新域】菜单项即可。
用户也可以选择目录后,按下F9键更新域。
方法三
目录的制作分三步进行
1)修改标题样式的格式
通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求,需要手动修改。
在菜单栏上点“格式|样式”,列表下拉框中选“所有样式”,点击相应的标题样式,然后点“更改”。
可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式的要求分别修改标题1-3的格式。
2)在各个章节的标题段落应用相应的格式
章的标题使用“标题1”样式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。
使用样式来设置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。
假如要把所有一级标题的字号改为小三,只需更改“标题1”样式的格式设置,然后自动更新,所有章的标题字号都变为小三号,不用手工去一一修改,即麻烦又容易出错。
关于如何应用样式和自动更新样式,请参考Word帮助。
3)提取目录
按论文格式要求,目录放在正文的前面。
在正文前插入一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添加“目录”二字,并设置好格式。
新起一段落,菜单栏选“插入|索引和目录”,点“目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,确定后Word就自动生成目录。
若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当,不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。
此后若章节标题改变,或页码发生变化,只需更新目录即可。
注意:
目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹,这是Word的域底纹,打印时是不会打印出来的(如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一目录)。
在“工具|选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。
方法四
1、利用Word对整个文本进行排版处理;
2、先将第一个一级标题选中,再点击工具栏“字体”前“正文”的下拉菜单,选择“标题1”;
3、此时会在此行前出现一个黑点,表明此行已被设为目录项(前方黑点不会被打印);
4、对此行进行段落、字体的设置,直到满意;
5、光标放在刚才筛的目录行中,再点工具栏的格式刷,将文中所有需要设为一级标题的全部用格式刷统一格式;
6、依照2—5步骤现将文中2级、3级……依次设置完毕;
7、光标放在文中需要放置目录的位置,点击菜单中的“插入”-“索引和目录”,在“目录”选项单中进行适当设置,也可不用修改,直接使用默认值,确定。
8、此时目录就会自动生成了;
9、要想对目录进行字体、字号等的修改,可选中目录进行修改;选取时注意,不要直接点击目录,而将鼠标放在目录左方,光标成空箭头时单击,此时会将整个目录选中,进行修改。
如果只想修改某一行,将光标放在该行最后,向前拖选;
10、如果文章中某一处标题有改动,可在改动完后,在生成的目录上点右键,在右键菜单中点击“更新域”,所修改处在目录中会自动修改。
Word中几项常用的隐藏技巧
时间:
2009-09-24来源:
网络阅读:
1010次评论0条
1、隐藏Word中的内容。
为了防止文档信息透漏,我们可以将文章中的内容隐藏起来,让他人无法察觉到内容。
可按以下操作:
选中要隐藏的文字,然后点击主菜单栏中的“格式”-->字体,在“字体”选项卡中,选中“隐藏文字”。
恢复隐藏内容方法:
点击“常用”工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮。
2、隐藏最近编辑或打开过的文件列表。
当打开Word的时候,我们可以在“文件”下方看见我们最近使用过的文档,该如何隐藏这些安全隐患呢?
点击“工具”-->选项,然后单击“常规”选项卡,不要选中“列出最近所用文件”复选框。
3、隐藏剪切板。
众所周知,在Word中同时按下两次Ctrl+C复制快捷键时,右边就会自动弹出一个剪切板任务窗格。
有时我们可能根本用不上,所以将它隐藏起来是一个明确的决定。
单击剪切板任务窗格下方的“选项”按钮,并去掉“按Ctrl+C两次后显示Office剪切板”,以后当你再次复制内容时,它就不会乱弹出来了。
如果想要恢复,点击菜单栏的“视图”中的“任务窗格”,然后在将“选项”中的“按Ctrl+C两次后显示Office剪切板”勾上即可。
Word排版之-处理图片常用锦囊
时间:
2009-09-23来源:
网络收集阅读:
13779次评论1条
Word不仅是一项非常好的文字处理软件,而且它还能够完成一些图片处理的简单工作。
例如我们常见的海报,图书,名片,各种价单,上面都少不了图片。
下面是Word联盟在网络上搜集并整理的一些关于Word处理图片时常用的技巧,提供大家参照学习。
1、快速插入图片表格
问:
在Excel中制作好表格后,请问可以怎样快速地把它插入到Word中来使用?
答:
Excel表格插入Word的通常做法是将它复制到剪贴板,然后再粘贴到Word文件。
这种做法存在一定的缺陷,例如表格中的数据格式受Word的影响会发生变化,产生数据换行或单元格高度变化等问题。
如果不再对表格内容进行修改,可以将Excel表格用图片格式插入Word文件,具体方法是:
选中Excel工作表中的单元格区域,按住“Shift”键打开“编辑”菜单,单击其中的“复制图片”命令,即可按粘贴图片的方法将它插入Word文件。
如果需要在图形处理等程序中插入图片形式的Excel表格,或者需要将Excel中的图表插入Word文件,同样可以采用上述方法。
2、快速在图片上插入文字
问:
在Word编辑过程中,有时候需要在插入的图片上加入文字,请问有没有快捷的方法?
答:
只需要在要加入文字的图片上新建一个文本框,在文本框内部输入要加入的文字,再在“设置文本框格式”中把线条色设置为“无”即可。
3、将Word文件转换为图形文件
问:
有些用户没有安装Word程序,而需将一个配有图片资料的Word文件拿到这类用户计算机上进行观看,请问有没有办法在Word中快速把Word文件转换为图形文件?
答:
将要转换的Word文件保存并关闭,然后再新建一个空白Word文件,在资源管理器中将需转换的Word文件图标拖到该空白Word文件中就可大功告成。
4、文件中图片为何无法显示
问:
在打开一些含有图片的Word文件时,有时后会发现文中的图片无法显示。
在图片位置被一个很大的红色的“×”替代了。
请问这时什么原因,同时可如何解决?
答:
出现这种现象的原因是在编辑这些图片时,由于不小心将这些图片的一部分放置或移动到了页面以外的位置。
只要对这些图片重新进行页面设置,使它们全部位于页面范围之内,那么下次再打开时就不会出现这种现象了。
5、用图像替换文字
问:
在使用Word时可以用文本替换功能来把图片用文字来替换,可是在“替换为”文本框中却无法输入图像。
也就是不能用图片来替换文字。
请问有什么办法解决吗?
答:
在“替换为”本框中我们无法输入图像,不过可以试试以下方法来实现用图片替换文字:
首先通过图像编辑软件(如系统自带的画图、专用软件Photoshop等)打开要替换的图像,然后在编辑区中选定该图像,再单击编辑界面中的复制命令(一般都有的)将图像复制到系统剪贴板上,然后在Word中选择“编辑”菜单中的“查找”选项,在弹出的对话框中选择“
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