一般会议记录的格式包括两部分.docx
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一般会议记录的格式包括两部分
一般会议记录的格式包括两部分:
一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。
另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议、问题。
这是会议记录的核心部分。
对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要的发言。
二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。
会议结束,记录完毕,要另起一行写"散会"二字,如中途休会,要写明"休会"字样。
例文一:
会议名称 会议时间
会议地点 记录人
出席与列席会议人员
缺席人员
会议主持人 审阅 签字
主要议题
发言记录:
例文二:
××公司办公会议记录
时间:
一九××年×月×日x时至x时
地点:
公司办公楼五楼大会议室
出席人:
×××××××××××××××……
缺席人:
×××××××××……
主持人:
公司总经理
记录人:
办公室主任刘××
主持人发言:
(略)
与会者发言:
×××………………………………………………………………
×××………………………………………………………………
散会
主持人:
×××(签名)
记录人:
×××(签名)
(本会议记录共×页)
2基本要求
编辑
一、准确写明会议名称(要写全称),开会时间、地点,会议性质。
二、详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数,缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务,记录者姓名。
如果是群众性大会,只要记参加的对象和总人数,以及出席会议的较重要的领导成员即可。
如果某些重要的会议,出席对象来自不同单位,应设置签名簿,请出席者签署姓名、单位、职务等。
三、忠实记录会议上的发言和有关动态。
会议发言的内容是记录的重点。
其他会议动态,如发言中插话、笑声、掌声,临时中断以及别的重要的会场情况等,也应予以记录。
记录发言可分摘要与全文两种。
多数会议只要记录发言要点,即把发言者讲了哪几个问题,每一个问题的基本观点与主要事实、结论,对别人发言的态度等,作摘要式的记录,不必“有闻必录”。
某些特别重要的会议或特别重要人物的发言,需要记下全部内容。
有录音机的,可先录音,会后再整理出全文;没有录音条件,应由速记人员担任记录;没有速记人员,可以多配几个记得快的人担任记录,以便会后互相校对补充。
四、记录会议的结果,如会议的决定、决议或表决等情况。
会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。
会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。
3记录重点
编辑
会议记录应该突出的重点有:
(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;
(2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
(3)权威人士或代表人物的言论;
(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;
(5)会议已议决的或议而未决的事项;
(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。
4写作技巧
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一般说来,有四条:
一快、二要、三省、四代。
一快,即记得快。
字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。
要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
二要,即择要而记。
就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。
就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。
要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。
三省,即在记录中正确使用省略法。
如使用简称、简化词语和统称。
省略词语和句子中的附加成分,比如"但是"只记"但",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。
一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。
但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
5记录与纪要区别
编辑
会议纪要有别于会议记录。
二者的主要区别是:
第一,性质不同:
会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。
会议纪要只记要点,是法定行政公文。
第二,功能不同:
会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
一、会议纪要格式
会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
标题有两种情况,一是会议名称加纪要;二是召开会议的机关加内容加纪要。
会议纪要正文一般由两部分组成。
(一)会议概况。
主要包括会议时间、地点、名称、主持人,与会人员,基本议程。
(二)会议的精神和议定事项。
常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。
工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
二、会议纪要字体
1、标题,三号字,黑体
2、内容标题,四号字,宋体
3、其他,小四号,宋体
三、落款
记录人:
***
主持人签字
办公会议纪要的标题,可写为会议名称加纪要。
专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。
如:
关于减轻农民负担问题的会议纪要。
一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。
如:
甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。
正文可以分为两个部分。
第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。
若会议只有一个议题,可以写明专题研究讨论的议题名称。
如:
专题研究了农业问题等。
第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。
办公会议纪要的这部分。
可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定,布置的工作、任务,将要采取的措施和要求等。
若只有一个议题,常采用贯通式的纵式结构,不分条款。
专题会议纪要也可采用这种写法;若多项议题,可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
撰写会议纪要应注意:
第一,会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼,因此,要定好纪要必须做好处理材料的工作。
要广泛搜集会议材料,全面掌握会议情况;要按照会议精神和领导工作意图,对材料进行分类和筛选;要对选用的材料进行分析和综合,围绕中心组织好材料。
第二,纪要篇幅不宜过长,语言要简明扼要。
纪要常用第三人称进行叙述,如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。
第三,会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神,其内容必须真实、准确。
因此,会议记录人员一定要聚精会神,尽最大努力作好会议记录。
二、会议纪要的三种写法
根据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:
(一)集中概述法。
这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。
如果会议的议题较多,可分条列述。
(二)分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。
这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
(三)发言提要法。
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。
这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。
某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。
三、会议纪要的特点
1.内容的纪实性。
会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。
否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实的要求。
2.表达的要点性。
会议纪要是依据会议情况综合而成的。
撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。
重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐。
3.称谓的特殊性。
会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
四、会议纪要与会议记录的区别
会议纪要有别于会议记录。
二者的主要区别是:
第一,性质不同:
会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。
会议纪要只记要点,是法定行政公文。
第二,功能不同:
会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
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