商务信函写作.docx
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商务信函写作.docx
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商务信函写作
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常用商务信函写作实例与训练
1.建立贸易关系(EstablishingTradeRelations)
一个公司,一家企业,要想进入市场,寻找货源,求生存,求发展,最首要的工作是与别的商家建立贸易关系。
达此目的的途径很多,如阅读广告、参加交易会、参观访问、引荐介绍等。
此外,还可以直接通过书信的形式建立贸易关系。
建立贸易关系信函的写作可以按照以下步骤进行:
1)告诉对方从何种途径获得对方的信息(如:
通过……得知……)。
2)写明去函的目的:
了解对方经营产品的情况;提供本公司产品的情况。
3)希望保持联系。
另外,信函措辞应礼貌诚恳、热情、表达清楚透彻。
实例
DearSir,
WehaveseenyournameinvarioustrademagazinesandweunderstandthatyouhavebeensupplyingEPSONSTYLUSprintersofthebestqualitytoallplacesoverChinaforthese2years.
Weshouldliketoofferyouourserviceasatradingfirmofofficeappliances,andwehaveofficesorrepresentativesinalmostallmajorcitiesinEastChinatowns.Inaddition,weoperateourownadvertisingagency.AccordingtoourmarketinvestigationreportthereisalargedemandforofficeappliancesinChina.Thereforeweshouldbeobligedifyouwouldadviceuswhetheryouhaveamindtoestablishbusinessrelationwithusbyreturnmail.
Yourssincerely,
JohnWaine
常用套语
1.AsyournameandaddressappearonYangtseEveningPost,wearewritingtoyouwithadesiretoopenanaccountwithyou/toestablishbusinessrelationwithyou.
我们在《扬子晚报》上看到贵公司的名称和地址,非常希望与贵方建立商务关系。
2.Wewritetointroduceourselvesasoneoftheleadingexportersofawiderangeof...
我们作为主要的出口商之一,经营……
3.Weareenjoyinganexcellentreputationandweshouldliketoofferyouourservice.
本公司具有良好的信誉,并愿意向贵方提供服务。
4.Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyouonthebasisofequalityandmutualbenefitandexchangingneededgoods.
我方乐于在平等互利、互通有无的基础上与贵方建立贸易关系。
5.Yourdesiretoestablishdirectbusinessrelationswithuscoincideswithours.
贵方与我建立直接的贸易关系的愿望与我方打算相吻合。
6.Wearealsoenclosingacatalogueshowingthedetailsofourline.
附上一本我公司经营产品的详细目录。
7....thatyou'llbequitesatisfiedwithourgoodsandservice.
……贵方将对我们的货物及服务满意。
2.销售信函(SalesLetter)
推销产品是商务活动中一重要环节,其目的是要吸引对方的注意,激发购买欲望,最后售出货物。
销售信函内容应包括:
1)介绍所推销产品的情况,如性能、价格等较同类产品的优越。
2)附带一些优惠条件或帮助。
此类信函需措辞得当、简洁精练、语气肯定、具有说服力。
忌离题、冗长、华而不实。
实例
DearSirs,
InthefieldofsaltedfoodinJiangsu,NANJINGSALTEDDUCKfromtheNanjingXueHuaDuckGrouphasbeenconsideredthebestforquitealongtime.Competitionshelpincreaseitsqualityandattraction.Itsreputationandrecommendationarespreadbyeveryonewhotastesit.NANJINGSALTEDDUCKisnowsoldinlargequantitiestoSouth-eastAsiancountrieseveryyear.Ourcompanyalsosuppliescuredmeat(腊肉),sausage,bacon,etc.
Inadditiontoatradediscountstatedwewouldallowyouafirstorderdiscountof5%.Youwillfindenclosedleafletsofourlatestproducts.
Welookforwardtoyourearlyreply.
Sincerelyyours,
LinPing
常用套语
2.1.Wetakepleasureinenclosingthelatestcatalogueof.../pricelistof...
我方十分乐意为您(贵方)寄上我们最新的……商品目录/价格表。
2.2.Thisitem,superiorinqualityandmoderateinprice,issuretobesalableinyourmarket.
本产品质量上乘,价格适中,在你方市场一定有销路。
2.3.Weexpectyoutotryourproductsandaresurethatyouwouldbepleasedwith...
希望贵方使用我方的产品,相信贵方对……定会感到满意。
2.4.Weinformyouthatsincepriceissubjecttochange,pleaseputanorderbefore8Oct.ifpossible.
敬告贵方,由于价格可能变动,如果可能请在10月8日前订货。
2.5.Weregretthatwehavehadnoopportunitytodobusinesswithyou.
很遗憾我方与贵公司仍未有生意往来。
2.6.Thehighqualityofourproductiswellknownanduniversallyacknowledged.
我方产品的高质量已是众所周知,并得到广泛认可。
2.7.Westandreadytoserveyou.
我们随时乐意为您提供服务。
3.定购函(LetterofOrder)
定购函是商贸活动中一种必不可少的例行手续。
它通常是贸易双方经过电话、电报、面读等方式洽谈或协商,将交易谈成后,买方以书面形式对定购事宜进行确认的信函形式。
订货函的内容及撰写原则是:
1)感谢买方提供货物报价。
2)准确陈述所定购商品的名称、货号、质量、规格、单价以及自己能接受的报价。
4)说明运货条件:
时间,地点,方式,运费支付,包装,保险等。
5)确认付款方式。
目前,许多大型公司除使用订货函外,还一并附订货单。
卖方收到买方的定购函和订货单后应该尽快确认。
实例
DearSirs,
Subj.CottonWash-And-WearDress
Thankyouforyourquotationof18Apriltogetherwithsampledresses.
Thequality,thestyleandthepricesaresatisfactoryandwearepleasedtoplaceanorderforthefollowingsizes(PleaserefertothePurchaseOrderenclosed)onconditionthattheywillbesuppliedfromstockatthepriceinlastDecemberquotation.OurusualtermsofpaymentarebyD/P40daysatsight(40天付款交单)andwehopethiswillbeaccepted.
Weexpecttofindagoodmarketforthiskindofdressandhopetoplacefurtherandlargerorderswithyouinthenearfuture.
Yourssincerely,
________________
AcceptinganOrder
DearSirs,
Wearepleasedtoreceiveyourorderof22Aprilforcottonwash-and-weardresses.Weaccordinglyaccepttheorderandshallarrangedeliverybefore1May.
Wehopetheywillreachyouinthestatedtimeandexpecttohavefurtherordersfromyou.
Yourssincerely,
________________
常用套语
3.1.Thankyouforyourorderof...(date).
感谢贵方……(日期)的定购。
3.2.Weacceptthetradingtermsyou'vequotedandencloseourofficialOrderNo...
我方接受贵方所报的交易条件,并附上我方正式定单,第……号。
3.3.Theorderedgoodsareinurgentneedandyourpromptdeliverywillbeappreciated.
所定货物急切需要,如蒙迅速交货,不胜感谢。
3.4.Weshouldbegladifyouwouldletusknowwhether...
如贵方告知是否……我方将很高兴。
3.5.Thisisatrialorder.Ifthegoodssellwell,we'llplace/givefurtherorders.
这是试定购。
如果销售情况良好,我方将继续定购。
3.6.Pleaseseetoitthatyourgoodsmeetourrequirement.
请务必保证贵方货物符合我方要求。
4.询盘与报盘(InquiryandOffer)
在贸易中,要达成一笔交易需经过反复的磋商,即买卖双方通过函电或其他方式相互洽谈、沟通、交换意见,从而达成一致。
交易磋商中的主要环节就是询盘与报盘。
询盘——在买卖双方进行交易时,买方向卖方致函询问,了解货色、价格、付款方式、交货期限等销售条件。
也称询价函。
报盘——卖方答复买方询问商品的情况。
也称报价函。
撰写时应包括以下内容:
1)询价函首先说明获得对方商品信息的来源以及写此函的目的,然后询问对方商品的详尽情况。
2)报价函首先感谢对方的询问,并表示乐意为之提供服务,并按对方询问的内容一一做解答。
无论是询价函还是报价函,语言表达均要准确、具体、切题,切忌模棱两可。
实例
LetterofInquiry
Gentlemen:
Subj.WPS2000WordOfficeSoftware
Weprovideeditorialandpublishingserviceforbookpublishers.MostofourworkisdoneonMNOwordprocessorsystem.WereadfromSOFTWAREWORLDthatyousupplyWPS2000wordprocessingofficesoftwarefromKINGSOFT.
WeneedtoknowhowitworksonMNOequipmentand,inparticular,whatitwilldoforus.Wewillbegratefulifyoumailacopyofyourcatalogue,withdetailsofyourpricesandtermsofpayment.
Ifyouhavedoneallthese,wewouldconsidertoplaceanorder.
Sincerelyyours,
________________
LetterofOffer
DearSirs,
ThankyouforyourinquiryofFebruary15andwearepleasedtotellyouthatWPS2000wordprocessingsystemisanewlydesignedofficeworksoftware.ItcanbeequippedonMNOequipmentandonanyWindowsstate.
Weenclosesomebrochurestofurtherillustratethesoftwareandthequotationsweareabletosupply.
Lookingforwardtoyourfirstorder.
Sincerelyyours,
_________________
常用套语
4.1.Welearnfrom...thatyouareoneofthemanufacturersof...Willyoupleasedsendusyourpricesof...
.我方从……获悉贵方是……的制造商,请报贵方……的价格。
4.2.Weshallbepleasedifyousendusthelowestquotationsforthefollowing.
如果贵方能就下列……向我方报上最低价,我方将不胜感谢。
4.3.Ifyousupplygoodsofthetypeandqualityrequired,wemayplaceregularordersforlargequantities.
如贵方提供货型、质量与要求相符的货物,我方将考虑进行批量、定期订货。
4.4.Pleaseinformuswhatspecialofferyoucanmakeusfor...
请告知贵公司对于……能给与多少特价优惠。
4.5.Inreplytoyourletterof...weencloseourlatestpricelistfor...
就贵方的来信,我方随信寄上……的最新价目表。
4.6.Wehavereceivedaninquiryfor...
我们已经收到……的询盘。
4.7.Inreplytoyourletter/inquiryof...,wewishtoinformyouthat...
兹复贵方……的来函/询盘,我们愿意告诉贵方……。
4.8.Weunderstandthatthereisagooddemandfor...inyourmarket,andtakethisopportunityofenclosingourQuotationNo...foryourconsideration.
我们了解到贵方市场对……要求强劲,借此良机,附上我方第……号报价单。
4.9.Wethankyouforyourletteraskingforaquotationfor...Wearepleasedtomakethefollowingoffer.
感谢贵方……的来函,及要求对……进行报价。
我方十分乐意进行如下报价。
4.10.Wehopethesetermsaresatisfactoryandlookforwardtoyourorder.
希望上述条件会令贵方满意,并期望订货。
4.11.Aswehaveno...instock,weregretbeingunabletooffer.Butwe'llkeepinmindyourrequirementandshallcontactyouonceitisavailable.
关于……,目前无货,歉难报盘。
但我方会留心贵方的要求,一旦有货,将立即同您联系。
5.催款(UrgingPayment)
撰写催款信函是一件迫不得已而为之的事,但有时也是商务活动必不可少的一部分。
催款活动必要时可以按照以下四个步骤操作:
第一步,去函提醒(remind);第二步,去函询问(inquire);第三步,去函请求(appeal);第四步,去函要求(demand)。
每封催款信不宜过长,初次联系,应在开头简要介绍自己的情况。
语言表述应清楚、得体、诚恳。
实例
Remind
DearMr.Lawrence:
Thisisareminderthatyouraccountof$15,000,originallydueMay1,hasnotyetarrived.
Ifyouhavealreadymailedyourpayment,pleasedisregardthisletter.
Manythanks.
Yourssincerely,
________________
Inquiry
DearMr.Lawrence:
Ourrecordsshowthatyouraccountof$15,000isstilloutstanding(未付).Perhapsyouareexperiencingproblemsthatmakeitdifficultforyoutopay.Pleaseletusknowifthatisso,andwewillbehappytoworkthematteroutwithyou.
Ifthereisnoproblem,pleaseremit(汇寄)thesumtoday.
Yourssincerely,
________________
Appeal
DearMr.Lawrence:
Althoughwehavesentyou2lettersregardingyourpast-dueaccountof$15,000,wehaveheardnothingfromyou.
Wehopeyouunderstandweareunabletocontinuewaitingpatientlyinsilence.Pleasedonotdisappointusoncemore.
Ifyourcheckisalreadyinthemail,pleaseignorethisletter.
Yourssincerely,
________________
Demand
DearMr.Lawrence:
Sinceyouhaveignoredseveralrequestsforpayment,wemusttakeotheractiontocollectyourpast-dueaccountof$15,000.
Unlesswehearfromyouin10businessdays(工作日),wewillturnyouraccounttoacollectionagency.Neitherofuswantstoseeyourcreditindanger.Soifpaymenthasnotyetbeenmade,weurgeyoutosendyourcheckassoonaspossible.
Yourssincerely,
________________
常用套语
5.1.Ourrecordsshowthatyouraccountof...ispastdue.
我们的记录显示贵方账款……逾期了。
5.2.Weshallbegreatlyobligedifyouwillremitusacheckforthegoods.
若贵方汇寄支票付款,我方将十分感谢。
5.3.Inspiteof2reminders,theaboveaccountstillremainsunsettled.
尽管我方曾两次催款,上述账目仍未结清。
5.4.Weshallbegratefulforanearlysettlement.
望贵方及早偿付。
5.5.Wewishtocallyourattent
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