客服部门职责.docx
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客服部门职责.docx
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客服部门职责
第一章客户服务处部门职责
第一节客户服务处部门职责及管理要求
一、部门职责:
1、负责贯彻执行国家及地方物业管理的法律法规,结合公司经营目标的实际,制定物业服务管理制度和工作计划,并组织实施;
2、负责业主报修、投诉的记录,并及时解决业主有效投诉,并做好记录和回防工作;
3、负责了解、分析业主的需求和动态;协同、配合其他部门共同提高服务质量,最大限度地满足业主的需求;
4、负责协调、监督管理区域的维修、绿化、保洁、保安、消防等物业服务工作;
5、负责建立公司资料信息库,认真搜集业主及物业档案,协调其他部门建立各自的资料档案库;
6、负责编制、发放、物业缴费通知单,实时掌握收费情况,主动向业主催缴各项费用,并制定相应收费策略、收费计划,保证回收率,保证公司的经营状况正常进行;
7、负责协助开发商对物业进行验收、移交工作;收集、整理、保管好移交的文件资料、技术资料;
8、负责业主房屋装饰装修的审批、监督、检查和禁止行为告知工作,妥善处理好业主违规装饰装修问题;
9、负责园区自有房屋写字间、厂房、地下室等房屋的出租,做好出租房屋的管理,
包括物业管理、租户管理;
10、做好租户各项费用(租金、取暖费等)的收缴、统计工作,保证租金收缴率;
11、公司人力资源管理、员工培训、绩效考核制度、员工考核制度建立和实施;工资统计和发放。
12、负责公司档案管理、部门日常工作和服务质量检查、公司日常工作布置、公司领导下达临时性日常工作安排等行政事务管理办公室管理
13、公司信息化管理平台的设计、建立和管理,公司自动办公设施管理;
第二章客户服务处岗位职责及管理标准
第一节部门主管岗位职责及管理标准
一、部门主管岗位职责:
(一)负责正确贯彻执行国家法律法规、物业管理条例以及上级主管有关规定,制定公司年度工作计划并组织实施;
(二)负责组织公司质量管理体系的内部审核与管理评审的有关工作;
(三)负责制定、贯彻、落实本部门岗位责任制,制定本部门人员工作标准,考核办法以及建立各项管理制度;
(四)负责确保本部门质量记录的完整和准确有效;
(四)全面负责客户服务处工作,保证客户服务处职责范围内的工作质量,为客户提供良好的管理与服务;
(五)全面负责园区内各项物业管理相关费用的收缴工作,承担客户服务处各项与收费有关的经济指标;
(六)负责指导、监督、检查本部门各项工作及下属人员的工作任务完成情况;
(七)负责公司日常行政事务管理工作;
(八)负责培训本部门员工的工作能力及业务技能;
(九)负责客户服务处与公司其它部门之间的沟通及协调工作;
(十)负责组织安排公司内部各种会议和集体活动、园区文化活动及管理办交给的各项工作;
二、部门主管管理标准:
(一)各项工作符合国家政策、法规,守法、诚实地履行自己的职责。
克兢职守,廉洁奉公。
对外交往中无损害公司利益和声誉行为,自觉维护公司信誉;
(二)所管部门各岗位有健全的岗位职责和管理标准并得到贯彻执行,保证本部门各项工作正常有序;
(三)根据公司经理的指示和本部门的工作实际情况,制定各阶段工作计划。
每周对所管部门工作进行布置和安排,确保政令畅通;
(四)完成工作责任目标责,确保各项收费指标完成,接受公司各职能监督、考评、检查;
(五)保证本部门人力资源合理调配,奖惩分明,工作情绪饱满,员工出勤率、工作效率高,公正使用公司赋予的各种权利公正处理各种关系;
(六)按照公司质量管理体系的要求,检查所管部门的各项工作完成情况并作详细记录,发现问题及时处理解决;
(七)协调和处理好本部门和其他部门之间的关系,协助经理协调公司与相关业务单位之间的关系,相互沟通、相互配合,争取理解、支持与合作,创造良好的内、外部工作氛围;
(八)公司各类会议准备工作周到、及时,公司组织的各项活动顺利圆满;
(九)圆满完成本职工作和经理交办的其他工作。
第二节房屋管理员岗位职责及管理标准
一、房屋管理员岗位职责:
(一)负责贯彻执行国家及地方物业管理的法律法规,结合管办的管理要求和公司的实际,制定物业服务管理制度,并组织实施;
(二)负责受理企业、业主的报修、意见和建议、问询、质疑、投诉信息的反馈、回访工作。
(三)负责企业、业主服务满意度的测量。
了解、分析业主的需求和动态;协同、配合其他部门提高服务质量,最大限度地满足业主的需求;
(四)负责协调、监督物业管理区域内的维修、绿化、保洁、保安、消防等服务工作的实施;每周对所管区域巡检两次,发现问题及时协调解决,并有相关记录;
(五)负责公司物业相关各项费用收缴工作,承担公司各项与收费有关的任务指标。
负责编制审核、发放物业各项缴费通知单,实时掌握收费情况,对三个以上的欠费业主进行统计并下发催费通知;
(六)负责建立公司资料信息库,认真搜集业主及物业档案,协调其他部门建立各自的资料档案库;
(七)负责协助开发商对物业进行验收、移交工作;收集、整理、保管好移交的文件资料;
(八)负责业主房屋装饰装修的监督、检查和禁止行为告知工作,妥善处理好业主违规装饰装修问题;
(九)负责协调业主、开发商、施工单位及相关部门解决物业接管后的遗留问题;
(十)协助本部门做好公司日常行政事务管理工作,协调公司与管理办公室、外联相关职能部门等的交流与沟通,做到上情下达;
(十一)协助本部门做好公司办公用品采购、保管、发放工作,负责公司固定资产、库房管理工作;
(十二)协助本部门搞好园区文化活动建设,制定与实施园区文化活动方案。
二、房屋管理员管理标准:
(一)各项工作符合国家政策、法规,守法、诚实地履行自己的职责。
无重大失误和责任事故,自觉维护公司信誉;
(二)对待客户礼貌热情、耐心、细致,受理客户问题,及时、准确、有效。
及时反馈客户信息,最大限度地满足客户需求;做到急修及时率100%、一般报修及时率95%,问题处理率100%,回访率100%,并做好记录和回访工作;
(三)按时并根据巡视要求和客户走访要求,及时发现问题,及时处理;
(三)准确掌握企业业主的相关资料,了解企业、业主经营动态和各方面的信息,并及时反馈部门主管;及时更新业主产权产籍登记资料,与业主签订物业管理服务协议,保证业主资料完整,存放有序;
(四)加强企业、业主装修管理,与业主签订房屋装修管理规定,做好房屋装修的巡场管理工作,及时发现问题,及时汇报相关部门和进行纠正;
(五)每月发放物业各项缴费通知单,保证统计数据正确性和完整性,保证各项费用回收率在90%以上。
完成各项与收费有关的经济指标,保证收费台帐、电子版收费统计记录正确、完整、及时;
(六)协助部门主管协调公司与管理办公室、外联相关职能部门等的交流与沟通,做到上情下达;创造良好的内、外部工作环境;
(七)对于节日前或停水、电灯临时问题,能及时提前书面通知业主。
第三章管理人员纪律制度
第一节物业管理服务工作标准:
一、业主来访起立迎接,主动接待,面露微笑,态度谦逊,对各类客户一视同仁,不得以貌取人,耐心解释,宽容待人;
二、熟悉物业管理员工作制度,并能严格执行;
三、在公司调小手机铃音,打电话不得大声喊叫,不得无故挂断电话。
四、接到投诉、保修以及服务要求电话必须记录,房管员等相关责任人必须按照公司制度,100%回访,100%记录;
五、用户意见、投诉、服务要求、报修等必须记录。
六、工作记录字体工整、内容齐全;
七、熟悉业主入住程序,根据公司制度和收费标准签订《装修协议》、《物业管理协议》、《用户手册》等;
八、严格装修管理,客户装修期间能予以高度重视和管理,及时发现问题,及时解决,及时上报;
九、建立完善客户档案,档案内容齐全,并能根据情况及时更新和修改;
十、每天及时巡视管理区域,熟悉巡视内容、标准;
十一、巡视发现的问题按时按制度处理和整改;
十二、熟悉客户违章使用物业的各类情况,熟知公司物业管理制度和标准;
十三、能正确掌握处理客户违章使用物业的办法;
十四、报修记录后5分钟内通知维修人员;
十五、客户求助必须立即处理,不能解决上报主管;
十六、空置房屋必须有记录,每月审核、更新空置房屋记录。
十七、制止客户用客梯运货物;
十八、制止客户在存放易燃易爆、有腐蚀性等化学物品;
十九、公共区域发现公用物品摆放不整齐,及时修正;
二十、宣传栏张贴整齐,通知等文件过期三天内必须撤出,无留张贴痕迹;
二十一、管理区域内无侵占公共区域情况,无影响他人的噪音、气味等情况发生;
二十二、熟悉掌握公司各类收费标准,严格收费管理制度,不擅自变更收费标准;
二十三、如遇减免等特殊收费情况必须征得总经理同意;
二十四、必须有业主缴费记录、欠费记录。
二十五、审核催费通知单,保证所派发的单据无统计错误;
二十六、每年组织不少于两次用户满意度调查;
二十七、文件资料分类保存,管理有序;
二十八、及时协调保洁、保安、维修等,及时解决发现和业主反映的问题,并跟踪管理;
二十九、收取费用不得积压和私自挪用,立即上交财务。
三十、客户投诉必须上报主管和公司;
三十一、每一个投诉必须有处理结果和记录;
三十二、针对有特殊情况公司减免费用的,属公司机密,不得告知其他任何客户。
三十三、投诉两天内将处理意见通报客户,投诉处理完成后必须将结果通报客户;
三十四、对拖欠费用达三个月的客户必须下发《欠费通知》;
三十五、对拖欠费用达三个月的客户必须报告主管。
三十六、每天巡视过程中与业主及时沟通,了解业主意见,每周不少于两家;
三十七、发现自己无法解决的特殊紧急情况时,不得擅自处理,必须维护好现场,疏导客户,第一时间通知相关责任部门;
三十八、发现任何环境卫生、设备故障、治安及消防、设备损坏等安全隐患等,立即通知相关责任人要求立即整改,事情较为严重时通知相关部门主管或公司领导;
三十九、业主二次装修或新入住装修时楼上、楼下、左右业主入住,必须和装修业主明确装修时间、噪音、气味、安全、电梯使用等管理制度;
四十、针对第39条,必须通知告知其他业主,说明可能带来的不便,请配合和谅解;
第二节工作纪律标准
一、不得和客户争吵、冲突,语气平缓、诚恳,不得以教训、责备、不耐烦、盛气凌人或暧昧等语气说话;
二、上班时间办公室内不许吃东西,不得有业主在时开玩笑或议论其他业主、公司员工、制度等,不得大声喧哗,不得大声喊叫他人;
三、有业主情绪激动时,其他员工应视情况予以安抚和劝解,但不得帮助同事回击业主,如有无理取闹者,立即通知保安;
四、自觉维护公共室办公环境和卫生,每天工作结束或下班后,整理办公桌,做到桌面整齐、干净,座椅推入桌下,不得摆放和工作无关工具、私人物品和办公垃圾等物品;
五、遇到熟悉的业主,热情而不随意,不得由于熟悉而说话随意或嬉笑打闹,更不能随意降低公司管理和收费标准;
六、严禁工作时间打私人电话聊天,或是用办公电话聊天、拨打信息台,严禁工作期间在办公区域抽烟。
七、如道路狭窄并业主行走路线冲突,可侧身让道,不得抢道;
八、使用电梯,上电梯最后进入,目测入梯人数,人数较多改乘下一部电梯,不得拥挤进入,进入前注意让道,并侧身按住电梯门,帮助客户进入电梯;和同事一起,要相互谦让,也不得抢道,不得赶乘电梯,携带较大工具或物品,使用货梯;
九、遇熟悉业主要点头示意或问好,不得和业主开玩笑和打闹,非工作必要不相互递烟,礼貌拒绝业主的烟、食品、水等;
十、地面有烟头、纸屑,应关的门没有关,自行车歪倒等情况,请予以援手,进行清理或纠正;
十一、有破坏环境、设备设施等行为,立即制止,情况严重,立即通知治安保卫处;
十二、作要实事求是,不做无把握的承诺,不推卸责任,不说不负责任的话,和用户交流态度诚恳,诚实认真,不能立即回答的,要回报主管或公司其他部门,并给予用户答复;
十三、不接受业主任何馈赠,更不能吃、拿、卡、要,严格执行公司收费制度,维修费用和业主协商并获得业主同意,不得私自收费,如有任何违规,公司将予以停放工资和一切待遇并开除处理;
十四、服从工作安排,不得消极怠工,如有意见报告班长、主管或公司领导;
十五、上班期间在办公场所不吃东西;
第三节仪容仪表、个人卫生、行为举止、语气、电话礼仪的要求
一、仪容仪表
(一)上班必须着工装,西服套装、白色衬衣,整洁干净,不得随意搭配穿
着,钮扣齐全,衬衣衣扣整齐,穿黑色皮鞋,皮鞋洁净;
(二)上班必须统一佩戴工牌,并位于左前胸,佩戴整齐端正;
(三)袖口、领口保持干净,扣子齐全,非工作需要不挽袖子;
(四)鞋面干净亮泽,男员工着深色袜,不穿肉色丝袜、浅色袜,不得穿鞋不穿袜,夏天不穿凉鞋;
(五)男员工衬衣插于外裤内,皮带无破损,站立裤脚遮盖鞋面至鞋跟,不露袜子,衬衣内部的禁止穿着高领或深色内衣;女员工衬衣领外至于西服领外;
(六)男员工上班不得戴项链、戒指、手链等装饰品;
(七)上班时间外出,不得着工作服或带工牌;
(八)特殊情况,不经主管允许,不得佩戴墨镜、口罩;
(九)与客户交谈,不得翘二郎腿,不得摇晃,不得左顾右盼;
二、个人卫生
(一)勤洗澡换衣,防汗臭,保持衣着整洁;
(二)头发:
干净、整齐,不剃光头、不留长发,头发梳理整齐;
(三)面部:
干净无污垢,无眼垢、鼻垢,不留鼻涕,鼻毛不外露,不留胡须,每天刮净;
(四)嘴部:
无食物遗留,口无异味,嘴角无沫,上班不嚼口香糖;
(五)脖子:
每天洗脸,必须要洗脖颈部;
(六)手:
洁净,不留指甲,指甲修理整齐
(七)不在公共区域整理仪表或修指甲等,必要时到工作间或卫生间整理;
(八)工作期间吃饭时,不得吃大蒜等有异味食品;
三、行为举止:
(一)对待客人用语文明,用普通话,面带微笑,热情诚恳;不卑不亢,不趾高气昂,也不低声下四;
(二)客人提出意见,谦虚接受,不得争执,敷衍了事,耐心倾听,主动及时向班长或主管汇报;
(三)和客人交谈,保持1米(2步)距离,不得左顾右盼,眼神集中,不游离不定,不得摆弄物品;
(四)不允许随地吐痰、丢烟头、果皮、纸屑;在公司管理区与,无论是否自己保洁区域,见到纸屑等垃圾,及时拾起,并丢进垃圾桶;
(五)不允许吃零食,玩弄小物品或做与工作无关的事,不得电话聊天,接听私人电话时音量放低,并背离客户或公共区域;
(六)不再公共区域吸烟、挖鼻、掏耳、瘙痒,不得脱鞋、袜,不允许伸懒腰、唱歌、哼小调、吹口哨、打哈欠,不刁牙签等不雅行为;
(七)咳嗽、打喷嚏,要捂口鼻,声音尽量放小,有必要离开公共区域,如在电梯等狭小区域,要立刻离开;
(八)不在业主的面前和同事相互指责,不相互开玩笑;
四、语气
(一)如有事,招呼客户时:
你好!
请留步……;
(二)如果和熟悉客户打招呼时称呼职位或头衔,或按地区习惯:
XX主任、XX经理、XX工;比自己小的年轻人时:
小XX;如不确定职位,年龄较大的XX师、XX先生、XX女士,尽量不要女士为“小姐”;过年过节:
“新年好”、“过节好”等。
(三)不和业主谈论公司制度等,不泄露个人隐私,不探问他人隐私,不议论他人,不泄露公司机密,不讨论个人收入;
(四)多用“请”、“谢”、“再见”等礼貌用语;
(五)询问:
请问……
请示:
请你……,好吗!
商量:
你看,……,好不好!
解释:
对不起,公司规定是这样的…….。
道歉:
不好意思,请……
(六)别人主动向你打招呼或请求帮助时,说:
“先生(女士)……有什么需要我帮忙”?
(七)需要别人配合你工作时,说:
“先生(女士)……麻烦您……”“谢谢”、“对不起”等。
(八)遇到别人向你感谢时,说:
“不用谢,这是我应该做的”。
(九)遇到的不配合工作或违反规定的人,客气的做好纠正或宣传解释工作。
(十)任何时间,不得以不礼貌或生硬的语气讲话,如:
“喂!
哎!
”等。
五、电话礼仪:
语速自然,说话清晰,说普通话,如对方对普通话理解不清,可用本地方言,不得大声喊叫,部门同事接打电话,不得打断和制造其他声响,并暂停其他声音源;
(一)接听电话
1、电话铃三声内接听;
2、问候语:
“您好,东新物业”,“您好,保卫部”
3、确认对方身份:
姓名、住址(房号,住户业主)、单位(企业业主)
4、询问来电缘由,询问故障地点、现象等详细信息,并记录;
5、确认来电缘由,客户投诉或要求解决问题,记录来电人电话号码;
6、解答问题;
7、如非部门工作,告知责任部门电话,不要将个人电话告知外人;
8、如来电找同事,应说“请稍等,”,去找某人;如不在,“对不起,他不在,请问有什么事需要帮忙吗”。
9、礼貌结束,“再见”;
10、等对方电话挂断后在挂电话;
(二)拨打电话
1、拨打电话;
2、确认是要寻找的对象,问好;
3、表明身份,说明原因、事项;
4、询问、解答;
5、礼貌结束,“谢谢”“再见”;
6、等对方电话挂断后在挂电话;
(三)注意事项
1、情绪要平稳,如是匆忙赶回要进行深呼吸;
2、如正在吃东西,必须迅速吐出食物,再接电话;
3、让对方久等,必须先致歉;
4、私人电话应尽快结束;
5、带听电话主动询问是否留言;
6、如有客人访,正在接听电话,应礼貌告诉对方有客人,过片刻再回电;
7、接听投诉电话,以安抚为主,不得解释、开拓责任,尽快记录,并立现报告;不得争吵;
8、在聆听对方讲话过程中,不得长时间不出声,以适当的说“好的”,“是”,“嗯”等,说明你在认真倾听。
9、告知电话号码,不得语速过快的将号码报出,应平均分配,一次报数不超过四位,并确认对方是否记住;
第四章客户服务处岗位指导
第一章客服物品配置
本制度说明部门岗位工作基本配置的办公物品、文件、工作记录,作为日常基本和工作交接的依据。
岗位
配置内容
数量
备注
房屋管理员
电脑
2台
收费手工台帐
一套
08年之后(共9册)
收费电子台帐
一套
08年之后
业主名录
一套
当前
业主档案
一套
根据业主名录核对
特殊用户欠费记录
一套
从欠费时间开始
催费通知单
一套
给业主派发的一联
外围商铺收费台账
一套
停车场收费台账
一套
09年
花园文本文件
若干
入住至今
保险柜
1个
验钞机
1台
员工考勤机
1台
第二章客服人员应知应会
房屋管理员应知:
1、公司服务理念、服务宗旨本岗位工作职责及管理标准
2、公司管理范围、部门等公司基本情况
3、公司物业管理制度
4、物业服务工作流程
5、物业管理范围、业主信息、收费标准
6、公司考勤、纪律、考核等内部管理制度
7、国家、地区物业管理条例
8、国家地区关于物业收费、公共秩序维护、车辆管理、环境管理、设备设施管理等相关法律法规
9、相关房屋结构、水电等设施基本知识
房屋管理员应会:
1、发现物业、设备设施、物业服务质量等问题,解决问题
2、接待、处理业主投诉、意见问题
3、处理业主入住、装修、违规使用物业等工作
4、和相关部门沟通处理日常物业服务质量问题
5、收费、售电的账目记录和统计
6、与业主保持良好的沟通和人际关系
部门主管应知:
1、公司服务理念、服务宗旨本岗位工作职责及管理标准
2、公司管理范围、部门等公司基本情况
3、公司物业管理制度
4、物业服务工作流程
5、物业管理范围、业主信息、收费标准
6、公司人事、行政等内部管理制度
7、国家、地区物业管理条例
8、国家地区关于物业收费、公共秩序维护、车辆管理、环境管理、设备设施管理、房屋租赁等相关法律法规
9、国家、地区劳动人事等法律法规
10、相关房屋结构、水电等设施基本知识
部门主管应会:
1、处理物业服务质量问题
2、处理业主投诉、意见问题
3、和业主进行良好沟通
4、协调各部门工作关系,安排公司各项工作
5、对公司人事事务、行政办公事务的处理
6、传达公司工作要求,监督部门执行情况,汇报总经理
7、外来人员接待
8、制定、发布、落实公司各项管理制度
9、部门、员工监督、检查、考核实施
10、部门工作按照工作计划、年度目标完成
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