办公室管理制度.docx
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办公室管理制度
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公司档案管理制度
第一章总则
第一条为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。
第二条公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条各部门及人员应保证公司经办文件的系统完整(各种附件一律不准抽存),工作结束后及时归档。
第四条本办法适用于湖南神州光电能源有限公司。
第二章档案管理
第五条归档要求
(一)档案质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
(二)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整,如有短缺,应立即追查归入。
(三)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
(四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
(五)档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
(六)案卷封面,应逐项按规定用笔书写,字迹要工整、清晰。
(七)文件如经过抽查,应有管理部门主管的签字确认。
(八)无关的文件或不应归档的资料,应立即退回经办部门。
(九)有价证券或其他贵重物品,应退回经办部门,经办部门送指定保管部门签收后,将文件归档处理。
第六条档案分类
(一)档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。
先以部门区分,部门区分之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
(二)公司档案分为科技档案、文书档案、声像档案、会计档案四类,各类档案管理详见各档案实施细则。
(三)档案分类应力求切合实用。
如果因案件较多,三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。
如案件不多,也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
(四)同一“小类”(或细类)的案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不够使用时,可分为两个以上的档案装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
(五)每一档夹封面内首页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。
第七条档案名称及编号
(一)档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
(二)各级分类、卷次及目次的编号,均以十进制阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多少,及增长情形斟酌决定。
(三)档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
(四)档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。
(五)档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改,必要应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
(六)新档案,应就“档案分类编号表”,查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序,为此来编列档号。
(七)档案如何归属前案,应查明前案的档号并予以同号编列。
(八)档号以一案一号为原则,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。
(九)档号应自左而右编列,右方装订的档案,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。
第八条档案整理
(一)中文直写文件、中文横写或外文文件以左方装订为原则。
(二)装订文件及其附件均应对准左上角、理齐钉牢。
(三)文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
(四)归档文件,依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。
(五)档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第九条保存期限,公司档案保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
(一)久保存:
公司章程;股东名册;组织规程及办事细则;董事会及股东会纪录;财务报表;政府机关核准文件;不动产所有权及其他债权凭证;工程设计图;其他经核定须永久保存的档案。
(二)10年保存:
预算、决算书类;会计凭证;事业计划资料;其他经核定须保存10年的档案。
(三)5年保存:
期满或解除之合约;其他经核定保存5年的档案。
(四)1年保存:
经核定后无长期保存必要的档案。
(五)各种规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
第一十条档案使用
(一)公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要登记档案借阅表,方可借阅,其中机要档案的借阅要由部门经理或总经理签字批准。
(二)档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。
(三)必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
(四)不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
(五)必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
(六)不得转借,必须专人专用。
(七)用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
(八)档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案即归入档夹。
第一十一条档卷清理
(一)档案管理人员应随时擦拭档案架,维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。
每年更换时,依规定清理一次,已到保存期限者,给予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,并于目录表附注栏内注明销毁日期。
(二)保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,档案管理人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上,并在第五联上注明部分销毁的日期。
第三章附则
第一十二条本制度由公司办公室负责解释,自发布之日起实行。
文书档案管理实施细则
第一章总则
第一条为加强文书档案管理,更好地为公司生产经营管理服务,根据有关档案法律法规,结合公司实际,制定本标准。
第二条主题内容及适用范围
(一)本标准规定了公司文书档案的归档、分类整理、立卷、保管及提供利用等管理事项。
(二)本标准所指文书档案主要是公司党群工作、行政管理和生产经营管理活动、科技管理活动中形成的具有保存价值的文件材料及与公司有密切关系的外来文件等。
(三)本标准适用于湖南神州光电能源有限公司。
第二章归档内容及要求
第二条归档内容
(一)文书档案是公司档案的重要组成部分,各文书档案形成部门应加强管理,确保必须归档的文书档案不散失、毁坏和随意处理。
(二)公司文书档案的管理、整编、保管、鉴定以“全宗”为单位。
(三)文书档案归口由办公室进行统一保管,确保档案的完整和安全,任何部门或个人不得私自留存、收藏必须归档的文书档案。
(四)各部门在工作中形成的制度、计划、总结等文件、材料、报表等,是公司的宝贵财富,必须按要求及时归档。
(五)归档立卷以公司产生的文件材料为主。
凡记述和反映公司主要生产经营管理活动的,具有长久查考价值的文件材料,包括与此有密切联系的上下级来文,是收集归档的重点内容(归档和不归档范围见附件一、附件二)。
第三条案卷质量要求
(一)文书档案的产生和处理部门要共同把好文件材料质量关。
起草、审核文件、材料一律用碳素墨水、蓝黑墨水,做到字迹清楚、书写规范。
切忌用铅笔、圆珠笔、水彩笔及纯兰、红色等墨水签字或起草、审核批阅文件、材料。
(二)归档的文件、材料的纸张必须符合规范。
凡用复写纸、压感纸等易褪色、变色的书写方法及纸张的档案一律不能归档,以免影响档案的保存寿命。
(三)案卷的装订、整理必须符合档案管理的有关规定。
第四条整理、立卷
(一)实行由办公室组织立卷制度。
凡公司文件统一由公司办公室归口收集、立卷,负责保管。
(二)办公室应按照文件材料归档范围将文件材料收集齐全,立好预备案卷,电文同步及时备档。
(三)文书档案分类立卷要按照《公司档案分类标准》进行,灵活运用文件名称、问题、作者、收发机关、时间、地点六个特征,准确区分文件价值,保管期限不同的文件不应同卷存放。
(四)卷内文件排序应为重要的在前,次要的在后;正件在前,底稿在后;计划在前,总结在后;批复在前,请示在后;复制件在前,原件在后等。
同一问题的文件按时间先后排列,随后填写卷内目录和备考表。
(五)案卷封皮书写要工整清晰,案卷标题应力求简练通顺,准确反映出卷内文件的主要内容。
第三章保管
第五条保管
(一)文书档案的保管期限分为永久、长期(50年)、短期(15年以下)3种。
同一问题,有保管期限不同的,为保持文件完整性,可就高不就低。
区分文件的保管期限,做到留下的有用,剔除的无误。
(二)案卷分类编号要能正确反映案卷全宗、目录、档案代号、年代、类属、案卷编号、保管期限。
保管顺序按党群工作、行政管理、经营管理、生产技术四类(先永久、后长期、再短期)分别编大流水号。
(三)文书档案应存放于单独库房,配置相应柜架保管,做到统一编号,排列有序。
(四)为方便查找,应编制相应的检索工具,以利于介绍和利用库内档案。
即编制案卷目录、文件索引、全引目录、全宗介绍等。
(五)部门或分厂撤销、合并、分立或档案库房改造、搬迁,其档案必须妥善保管,或按要求及时移至安全可靠的库房管理。
第六条文书档案的查、借阅及其他有关规定同“科技档案管理标准”。
第四章附则
第七第 本实施细则由公司办公室负责解释,自发布之日起实行。
附件一:
管理部门文件材料归档范围
一、上级机关来文
(一)中央、国务院、省、地、市发送的正式文件;
(二)行业领导机关发送的文件材料、重要讲话、会议材料;
(三)上级机关针对本公司业务或涉及本公司业务下发并要求执行的文件;
(四)上级机关普发的非本公司业务,但须贯彻执行的法规性文件;
(五)上级机关来公司视察、检查工作时形成的各种文件材料(包括批示、讲话、题词等);
(六)上级机关召开的各种表彰会材料,其中有涉及本公司的集体、个人荣誉的,上级机关授予本公司及下属单位的荣誉文字材料;
(七)同级机关、兄弟单位发来的各种函件,业务往来文书等文件材料;
(八)公司有关人员参加上级召开的各种会议带回有保存价值的文件材料;
(九)公司就主管业务代理上级机关拟写的有效文件材料的定稿和印件;
(十)被各类报刊杂志、广播、电视台(站)采用的新闻、信息稿件(节目)。
二、公司文件材料
(一)公司党、政、工组织单独或联合召开的重要会议,各部门组织召开的重要会议的记录、会议材料及根据会议形成的文件材料;
(二)记载公司党、政领导主持和参加重要接待、庆典、外事等活动的文字、资料;
(三)公司党、政、工的工作计划、部署,工作总结、重大活动方案等文件材料;
(四)以公司名义撰写的情况介绍和汇报材料,对外、对内发布的广告、新闻、信息资料和出版物等;
(五)企业的各种规章制度、管理规定等;
(六)各部门接待来访、处理来信、协调处理内部矛盾和治安纠纷,协调处理工农关系和地方事务等形成的文字材料;
(七)各部门分厂年、季、月度及日常工作计划、分析、总结、汇报材料,定期或不定期的统计资料,记录重要管理事项的文字材料,部门确定必须入档的其他档案材料;
(八)计划管理、投资、改造、建设项目立项、论证、审查结论等文件材料,财务检查、审计的结论性意见;
(九)以公司名义签订的销售、采购、加工、科研、施工、投资、借贷、担保等各类合同(协议);
(十)以公司名义参与诉讼过程中形成的文件材料;
(十一)调查研究、督查督办、监察、稽查过程中形成的调查报告或结论意见,纪检、监察案件立案、调查、结案资料及有关证据资料等;
(十二)生产、设备、人身伤亡、环境污染、医疗、交通、铁路运输、消防等各类事故调查、分析、结案的有关文字、资料;
(十三)房产、地产及其他固定资产管理中形成的具有保存价值的文件材料;
(十四)劳动、组织、人事管理,员工教育培训管理过程中形成的必须入档的文件材料;
(十五)办公室指定必须归档的其他文件材料。
附件二:
不归档的文件材料范围
一、上级主管机构发来的与本公司业务和人员无关的、非正式的、参阅性的文件材料;
二、非隶属机构抄送的不需办理的文件材料;
三、同级机构发送与本公司业务无关的互换文件资料。
四、无查考价值或事务性、临时性文件材料;
五、未经审签、未生效的文件材料;
六、已被综合性文件内容包括了的文件;
七、内部组织互相抄送和不履行的公文及材料;
八、为参考目的而从各方面收集来的与本公司业务无关的文件材料;
九、无特殊保存价值的信件、一般信访材料;
十、下级部门或分厂不需转发或不备案的文件材料。
声像档案管理实施细则
第一章总则
第一条为加强声像档案管理,更好地开发利用声像信息资源,为公司生产建设服务,制订本标准。
第二条本标准规定了声像档案的归档责任、归档范围、归档时间及要求等管理事项。
第三条本标准所指声像档案是公司在生产经营管理活动中形成的具有保存价值,以感光和磁性材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录。
第四条本标准适用于湖南神州光电能源有限公司。
第二章归档要求及保管
第五条归档责任
(一)根据国家档案法规及公司有关规定,公司声像档案由办公室归口管理。
(二)公司声像档案产生部门应加强管理,督促有关人员将摄制或承办的照片(声像)档案整理并编写好说明,及时向档案室移交归档,或随其他载体一起归档。
第六条归档范围
(一)上级领导和重要外宾来公司视察访问;
(二)公司领导重要活动、重要会议及外事活动;
(三)生产技术、科研、重点工程建筑安装、质量管理、安全环保、地质勘探等;
(四)厂容厂貌、员工生活、文教卫生等;
(五)与其他载体有关的,具有保存价值的声像资料。
第七条归档时间及要求
(一)凡宣传报道方面的声像资料,应在当月底前同文字资料一起归档。
(二)科研活动中产生的声像资料,在科研项目鉴定后或科研活动告一段落时归档。
(三)设备安装和工程建设方面的声像资料,应在工程竣工后连同竣工资料一并归档。
(四)地质勘探声像资料随设计资料归档。
(五)安全保卫部门处理设备安全事故和办案过程中产生的声像资料,应随同文字材料一起归档。
(六)照片、光盘等同一专题的声像资料应同时归档。
第八条声像档案的整理、保管
(一)声像档案归档前要填写标引说明,注明摄录事由、时间、地点、对象、背景、作者等内容。
字迹要清晰工整,书写材料的墨水要利于长久保存。
(二)档案室接收声像档案后,要考虑其材料形成规律和特点,按问题和年代进行分类、整理、编号、登记建帐。
照片和底片分类要一致。
(三)保管声像资料要设置适宜的库房和专用装具。
照片要装册,底片要装袋,录音、录像带要装盒;接触声像档案要按有关技术要求操作。
(四)库房温度要保持在15℃-20℃,相对湿度要保持在35%-45%。
(五)档案室对声像档案保管状况要定期检查,防止有损档案的情况发生。
第九条声像档案的查、借阅及其他有关规定同“科技档案管理标准”。
第三章附则
第十条 本实施细则由公司办公室负责解释,自发布之日起实行。
科技档案管理实施细则
第一章总则
第一条为加强科技档案管理,更好地为公司生产建设服务,根据有关档案法律法规,结合公司实际,制订本标准。
第二条本标准规定了公司科技档案的收集、整理、鉴定、销毁、提供利用等管理事项。
第三条本标准所指科技档案,包括产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、设备档案和地质档案等。
第四条本标准适用于湖南神州光电能源有限公司。
第二章管理内容及要求
第五条归档责任
(一)产品档案由办公室和技术生产部负责收集,按产品品种、规格,按年度进行整理、立卷,当月底移交档案室管理;
(二)科研文件材料实行由各部门科研课题(项目)负责人组织立卷归档责任制。
每项科研项目(包括中断或取得负成果的项目)完成后,项目负责人应组织对所形成的科研文件材料进行收集、整理、立卷(研究周期长的项目,可分阶段组卷),具体按照《国家档案局关于科学技术研究课题档案管理规范》执行,次年3月前由技术生产部移交办公室管理;
(三)基本建设档案由筹建办组织施工单位收集、整理,工程项目竣工验收后,及时移交办公室管理;
(四)在设备的设计、制造、安装、维修和运行过程中形成的具有保存价值的技术文件材料,由技术生产部和设备动力部负责组织收集、整理、移交档案室统一管理。
新建、改建、改造性大修的主要生产设备及全部从国外引进的设备技术档案由设备动力部负责整理,移交到档案室管理,二级档案室可存放多余份数或复制件。
档案人员必须“四参加”。
即:
参加竣工验收、参加设备开箱、参加新户鉴定、参加科技成果鉴定。
(五)地质档案由相关管理部门组织勘测、设计单位收集、整理,项目完成时移交办公室管理。
第六条归档要求
(一)科技档案是公司生产建设和科研活动的真实记录,是重要的信息资源,必须收集齐全,系统整理,及时归档,妥善保管。
凡生产管理工作过程中形成科技档案的部门、单位,应有专人负责有关文件材料的收集、整理、保管等工作;任何单位和个人不得私自留存必须归档的科技档案。
(二)归档的科技档案必须为审定稿的原件,并与实际相符;科技档案项目(课题)竣工(完成)验收时,项目部门及其负责人应组织对有关技术文件资料进行系统整理,装订成册,并通知办公室或部门参加验收,对技术文件资料不符合归档要求的,不得准予该项目(课题)通过验收。
(三)归档的技术文件材料,必须纸张优良,字迹工整,图样清晰,装订整齐、规范,禁止使用易褪色、变色的书写工具(如铅笔、圆珠笔、彩色笔、纯蓝墨水等)书写技术文件材料;禁止以草稿代替正稿、以复印件代替原件入档。
(四)归档的各类图纸必须按照国家有关标准绘制;图纸必须经过规范整理,不得大于甲4图纸规格。
(五)档案移交时,移交单位必须造具移交清册一式二份,经接收单位逐一查核、验收后,办理交接手续。
第七条整编、保管
(一)科技档案要按档案管理有关规定整编成卷,按公司《科技档案分类标准》进行分类、编号。
卷宗封面要注明案卷题名、编制单位、编制时间、分类号、案卷号、保管期限、卷内页数、图号等,卷内要有目录和备考表。
(二)科技档案的保管期限分为永久、长期(15年)和短期3种,由归档责任单位根据有关规定分别确定。
(三)科技档案的保管要坚持既保证安全又便于查阅利用的原则,底图和蓝图分开保管;底图平放,不得折叠;蓝图装订成册,入盒上架,按编号整齐排列;秘级科技档案必须单独保管。
(四)部门撤销、合并、分立或档案库房改造、搬迁,其档案必须妥善保管,或按要求及时转移至临时库房管理。
第八条查、借阅
(一)外单位来公司查借档案资料,凭单位介绍信,并经主管领导批准,由办公室接待,如需借出或摘抄档案资料,需经总经理批准。
(二)生产、技术部门需晒印蓝图,需办理有关晒图手续,方可借出底图晒印。
(三)公司有关部门及有关人员查、借阅科技档案,一律凭部门函;查、借阅秘密档案,须经办公室档案负责人同意;查、借阅机密档案,须经办公室主任同意;查、借阅绝密档案,须经公司领导批准。
(四)严格实行限期借阅制度。
借阅档案必须在限期内归还,频繁使用、确需延长借期的,借阅人员须及时到档案室办理续借手续,否则,按有关规定处理。
(五)查、借阅人员必须爱护、保管好档案资料,不得损坏、遗失、涂改、复制、转借等,否则,视情节追究有关人员责任;丢失档案,必须立即报告档案室按有关规定进行处理。
(六)档案借阅人员,退休退职、辞职、调动工作或因公外出,必须将所借档案清还。
第九条其他
(一)超保管期限或失去保存价值的科技档案,按公司档案管理有关规定进行鉴定、销毁。
(二)严格执行保密制度。
绝密文件须有专人保管,专册登记,经常核对;严禁在无安全保障的房间内阅办和存放秘级档案;档案人员必须严格遵守保密制度,保守档案秘密。
(三)建立档案统计制度。
档案材料的收集、转移、整理、销毁以及提供利用等情况,都应填写统计台帐,定期进行统计。
(四)加强档案资源开发利用。
积极开展档案编研活动,不断丰富编研内容,取得编研成果,为公司生产建设服务。
第三章 附则
第十条 本实施细则由公司办公室负责解释,自发布之日起实行。
附件:
科技档案归档范围
一、产品档案归档范围
(一)指导性文件:
1、上级的有关指示、决定、专业性会议文件;
2、协议书、任务书、批准书、委托书、合同;
3、技术标准(包括国家标准、部颁标准、企业标准和技术协议)。
(二)产品技术文件材料:
1、产品技术规程、工艺方案、工艺设计规范;
2、技术攻关计划、方案、措施、总结;
3、质量分析(包括定期分析、专题分析),质量异议处理;
4、新产品试制计划及操作要点,成果报告(包括总结、定型报告、转产报告、成果汇报材料、负成果汇报材料);
5、创优产品应有内控标准、工艺、优质产品申请表,专题报告,国家、部、省产品认证书,优质产品证书,奖状(奖章),用户对产品的意见和评价;
6、产品质量改进措施,换代、停产、转产证书;
7、技术鉴定材料、质量证书;
8、技术服务往来文件,市场调查材料等。
(三)综合性技术文件材料:
1、技术发展规划、技术工作会议文件和记录,技术工作计划、总结报告;
2、合理化建议,“双革”成果报告;
3、技术经济指标,出国考察报告,对外技术合作等;
4、计量、能源自动控制技术文件资料等。
二、科学技术研究档案归档范围
(一)科研准备阶段:
科研课题审批文件、任务书、委托书、课题报告、方案论证和协议书、合同书等文件。
(二)研究实验阶段:
各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件、设计文件、图纸,关键工艺文件,重要往来技术文件等。
(三)总结鉴定验收阶段:
工作总结、科研报告、论文、专著,参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。
(四)成果和奖励申报阶段:
成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。
(五)推广应用阶段:
推广应用方案、总结,扩大生产的设计文件、工艺文件、生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。
(六)有关试验研究项目由于某种原因“中止”或未获成功的“负成果”的文件材料,也应整理归档,以便为今后科研的继续开展提供借鉴。
(七)各项专利文件。
三、设备档案、引进设备技术档案归档范围
(一)设备档案
1、设计方面:
设计图纸、设计说明书、计算书等技术文件材料。
2、制造方面:
制造图纸(或易损零件图)、说明书、合格证、装箱单等技术文件材料。
3、安装方面:
安装图纸、安装记录、安装总结
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