第二章Word 操作1.docx
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第二章Word 操作1.docx
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第二章Word操作1
第二章Word2007操作
2.1基本概念
Word能做什么
Word2007是微软公司Office2007组件之一。
作为目前使用最普及的文字处理软件,它具有强大的文档管理、编辑排版、表格处理、图形处理等功能。
使用Word,能够方便地编排出图文并茂的文档,如公文、信函、合同、论文、书籍、报刊等。
Word窗口的组成
Word窗口由标题栏、快速访问工具栏、功能区、工作区、状态栏组成,如图2.1所示。
图2.1Word窗口
●标题栏:
标题栏在窗口的最上面,包含了应用程序名“MicrosoftWord”和正在被编辑的文档名。
标题栏的最左边是Office按钮,最右边是最小化按钮、还原按钮、关闭按钮。
单击Office按钮,打开菜单如图2.2所示。
包含新建、打开、保存等菜单项,并显示最近打开的文件。
●快速访问工具栏:
工具栏中的每个按钮都对应一个常用的功能。
将鼠标指向某个工具栏按钮,按钮下方会出现一个标签显示该按钮的功能。
单击该按钮,就可以执行对应的操作。
单击工具栏右边的“自定义快速访问工具栏”按钮,可设置在工具栏中显示或隐藏哪些按钮。
如图2.3所示。
前面带勾号,表示在工具栏中显示此按钮。
取消勾号,则隐藏此按钮。
选择“在功能区下方显示”,则工具栏被移动到功能区下方。
图2.2Office按钮菜单
图2.3快速访问工具栏
●功能区:
功能区由选项卡和选项组构成,如图2.4所示。
选项卡面向任务,分为“开始”、“插入”、“页面布局”等。
单击一个选项卡时,在其下方就会显示它所对应的多个选项组,每组由相关的命令按钮而组成。
例如,单击“开始”选项,下面就会显示“字体”、“段落”、“样式”等选项组。
通过选项组的按钮,可进行相关的设置。
如果用户习惯使用对话框进行设置,单击选项组右下方的按钮
即可。
例如,单击“段落”右边的按钮
,可打开“段落”对话框。
图2.4功能区
随着我们所选择的操作对象的不同,功能区可以自动打开该对象的对应编辑工具。
例如,当我们选中文档中的图片时,标题栏自动出现“图片工具”,功能区打开“格式”选项卡。
单击该选项卡,显示对应的选项组,如图2.5所示。
图2.5选中图片对象后的功能区
如果用户希望工作区有更大的空间,可以双击功能区的选项卡,将选项组隐藏起来。
当要使用工具栏的按钮时,只要单击相应的选项卡,即可调出隐藏的选项组。
●工作区:
工作区是输入、编辑文本内容的区域。
它位于Word窗口中心位置,以白色显示。
工作区内有一个不停闪烁的竖直线,称为插入点,用来指示下一个要输入的字符将出现的位置。
●状态栏:
状态栏位于窗口的下方,如图2.6所示,显示文档的页数、当前的页码、文档的字数等信息。
状态栏右侧有视图快捷方式按钮,可以按不同的模式来查看文件;还有缩放滑块,可设置文档的显示比例。
在状态栏上按右键,打开快捷菜单,可设置在状态栏中显示哪些项目。
图2.6状态栏
2.2文档的建立与编辑
2.2.1案例分析
本实例示范了启动和退出WORD,文档的建立、打开和保存,文本的输入、删除、移动、替换等操作。
同时,还介绍了office多重剪贴板的使用和多文档的切换。
编辑后的文档如图2.6所示:
图2.7编辑后的文档
设计要求
(1)启动WORD,录入文档内容
(2)保存文件,退出WORD
(3)打开文件
(4)插入文本
(5)插入文件
(6)插入符号
(7)删除文本
(8)撤销操作
(9)移动文本
(10)查找替换
(11)另存文件
(12)新建文件
(13)office剪贴板
2.2.2设计步骤
1.启动Word,建立文档
具体要求:
启动Word,输入文本如图2.8所示。
图2.8输入的原始文字
步骤1用户可以通过下列方式启动Word
●单击屏幕左下角的“开始”按钮,选择“所有程序”|“MicrosoftOffice”|“MicrosoftOfficeWord2003”命令,如图2.9所示。
图2.9启动Word
●双击桌面上的Word的快捷图标
如果桌面上没有Word的快捷图标,在“MicrosoftOfficeWord2007”命令上单击鼠标右键,弹出快捷菜单,如图2.10所示,在快捷菜单中选择“发送到”|“桌面快捷方式”命令,即在桌面上创建了一个Word的快捷图标。
图2.10创建Word桌面快捷方式
●在“我的电脑”或“资源管理器”中双击任一个Word文件,则启动Word,同时打开指定的Word文档。
技巧Word程序对应的文件名
无论以何种方式启动Word,都是在执行应用程序WINWORD.EXE。
其默认的路径是C:
\ProgramFiles\MicrosoftOffice\Office12\WINWORD.EXE。
步骤2启动Word后,系统新建了一篇文档“文档1”,用户可直接在文档编辑区输入文档的内容。
输入文本时,Word会根据页面的宽度自动分行。
当结束一个段落时,才按Enter键。
2.保存文档,退出Word
具体要求:
将文件以文件名“登鹳雀楼”保存到D盘自己所建的文件夹中,退出WORD。
知识点保存文件
在文件编辑过程中,所做的工作都是在内存中进行的。
如果计算机突然断电或死机,而文件未保存,可能造成文件的丢失。
因此,用户要及时保存文件。
所谓保存文件是指将文件写入磁盘(硬盘、软盘或可移动磁盘)中。
如果保存新建的文件,系统会打开“另存为”窗口,用户对文件命名,并确定保存位置。
文件被保存过一次以后,再次执行保存操作时,Word将修改后的内容直接覆盖在原来保存的文件上。
步骤1选择OFFICE按钮下的“保存”命令或单击快速访问工具栏的“保存”按钮
,打开“另存为”对话框。
步骤2在“另存为”对话框中,在“保存位置”下拉列表中选择合适的保存文件夹,在“文件名”文本框输入“登鹳雀楼”,在“保存类型”下拉列表中选择“Word文档”,如图2.11所示,单击“保存”按钮。
图2.11“另存为”对话框
步骤3选择OFFICE按钮下的“退出Word”命令,退出Word。
技巧新建文件夹
在“另存为”对话框,用户可以新建文件夹。
将保存位置切换到用户需要建立文件夹的位置,单击新建文件夹按钮
,打开“新文件夹”对话框,如图2.12所示,在“名称”文本框中输入新文件夹的名称,单击“确定”按钮。
选定位置将新建一个文件夹,保存位置也会切换到新建的文件夹。
图2.12“新文件夹”对话框
3.打开文档
具体要求:
打开“登鹳雀楼”文档。
用户需要编辑磁盘中的文档时,首先必须打开此文档,即将文档从磁盘调入内存。
操作步骤:
用户可以通过下列方式打开文档
Ø在“我的电脑”中,选中Word文档,双击鼠标,系统将启动Word,并打开选中的文档。
Ø首先启动Word,再选择OFFICE按钮下的“打开”命令或单击快速访问工具栏的“打开”按钮
,打开“打开”对话框,如图2.13所示。
在“查找范围”下拉列表中选择文件所在的文件夹,在列表框中选中要打开的文件,单击“打开”按钮,打开指定的文档。
Ø默认情况下,OFFICE按钮下会显示出用户最近编辑过的17个Word文档的名称。
用户单击这些文件名,可打开对应的文件。
图2.13“打开”对话框
4.插入文本
具体要求:
在文档的第二段开始处插入文本“这首诗”。
操作步骤:
鼠标指向第二段的开始处,单击鼠标,将插入点定位到此处,直接输入文字“这首诗”。
用户也可以通过键盘的快捷键移动插入点:
<←>向左移动一个字符<→>向右移动一个字符
<↑>向上移动一行<↓>向下移动一行
知识点插入和改写状态
编辑文档时,有插入和改写两种不同的状态。
在插入状态下,输入文字时,后面的文字向后移动;改写状态下,输入文字时,后面的文字被删除。
按键盘上的Insert键,或单击状态栏上的插入/改写标志,可切换两种状态。
当状态栏上显示
标志时,表示处于插入状态;显示
时,表示处于改写状态。
Word默认的编辑状态为插入状态。
注意:
有些输入法不支持改写状态。
5.插入文件
具体要求:
在文件尾部插入Word文档“作者简介”的全部内容。
操作步骤:
将插入点定位到文件尾部,在“插入”选项卡的“文字”组中,单击“对象”旁边的箭头,然后单击“文件中的文字”
,打开“插入文件”对话框。
如图2.14所示,在“查找范围”下拉列表中选择要插入的文件所在的文件夹,在列表框中选中要插入的文件“作者简介”,单击“插入”按钮。
则“作者简介”的全部内容粘贴在插入点之后。
图2.14“插入文件”对话框
6.插入符号
具体要求:
在文字“诗文解析”和“作者简介”的两旁插入符号※。
操作步骤:
将插入点定位到要插入符号的位置,用户可以通过下列方式插入符号
Ø在“插入”选项卡的“符号”组中,单击“符号”旁边的箭头,如图2.15所示,在下拉列表中单击要插入的符号。
如果要插入的符号不在列表中,单击“其他符号…”,打开“符号”对话框,如图2.16所示。
首先选择字体,然后在列表中选择要插入的符号,单击“插入”按钮。
如果使用的是扩展字体,则会出现“子集”列表,可以从语言字符的扩展列表中进行子集的选择。
图2.15插入符号
图2.16“插入符号”对话框
Ø在“插入”选项卡的“特殊符号”组,如图2.17所示,也可以让您插入所需的符号。
单击“符号”旁边的箭头,在下拉列表中单击要插入的符号。
如果没有所需的符号,单击“更多…”,打开“插入特殊符号”对话框,如图2.18所示。
特殊符号包括了标点符号、特殊符号、数学符号、单位符号、数字序号以及注音符号等六大种类,在对应的种类下选择需要插入的符号即可。
如果要在特殊符号的选项组上显示符号※,单击“显示符号栏”命令,在对话框的下部显示出符号栏,将符号※拖曳到符号栏上,单击“确定”按钮。
图2.17“特殊符号”选项组
图2.18“插入特殊符号”对话框
7.删除文本
具体要求:
删除第一段的文本“昂扬向上的”
操作步骤:
用户可以通过下列方式删除文本:
Ø将插入点定位到“昂扬向上的”后面,按“”键(回退键)逐个地删除插入点左边的字符。
Ø将插入点定位到“昂扬向上的”前面,按“Delete”键逐个地删除插入点右边的字符。
Ø将鼠标指向要删除文本的起始位置,按下鼠标左键不动,拖曳鼠标至要删除文本的结束位置,选中了要删除的文本
。
按下键盘的“Delete”键或“”键,删除选定的文本。
技巧文本选定
在对文本进行编辑或格式化之前,首先应选定文本。
选定文本可采取以下几种方法:
Ø鼠标拖动:
将鼠标移动到要选择文本的开始,拖曳到要选择文本的结尾,松开鼠标左键。
Ø选定栏选定:
选定栏位于文本区的最左端,当鼠标移到此区域,鼠标方向转为向右,如图2.19所示。
在选定栏单击鼠标,可选择一行文本;拖曳鼠标,可选定连续的多行文本;双击鼠标,可选定一个段落:
三击鼠标,可选择所有文本。
图2.19选定栏选定文本
图2.20选定竖块文本
Ø键盘选定:
插入点定位到要选择文本的开始,按住Shift键不动,再按键盘上光标移动键来选择。
Ø选定技巧:
单击要选择文本的开始,按Shift键不动,再单击要选择文本的结束,可选定连续的大段文本。
在选择文本时,按Ctrl键不动,可选择多项不连续的文本。
定位插入点到要选择文本的一角,按下Alt键不动拖曳鼠标,如图2.20所示,可按列选定竖块文本。
8.撤销操作
具体要求:
撤销刚才的删除操作
操作步骤:
单击快速访问工具栏的“撤销”按钮
,取消删除操作。
技巧撤销和恢复
用户在编辑文档时,难免会出现一些误操作。
Word可以记忆操作状态,帮助用户撤销多次操作,恢复到误操作前的状态。
多次单击撤消按钮,可以逐步撤销操作。
单击撤消按钮右边的小三角形,如图2.21所示,打开下拉列表显示用户最近的操作。
在下拉列表中用户可选择要撤消的多次操作。
如果用户撤消了不该撤消的操作,单击快速访问工具栏的“恢复”按钮
,可重新执行被撤销的操作。
图2.21撤销多次操作
9.移动文本
具体要求:
将第三段(后两句……)移到第四段(前两句……)的后面。
用户可以通过以下两种方法来移动文本:
●直接拖曳文本
步骤1将鼠标移到第三段文本的选定栏,双击鼠标,选定第三段。
步骤2将鼠标移到第二段文本上,按下鼠标左键不同,拖曳鼠标,如图2.22所示,此时鼠标指针变为
,同时显示一根虚线表示移动文本的目标位置。
将鼠标拖曳到第四段的后面,释放鼠标。
图2.22移动文本
●利用剪贴板
步骤1选定要移动的文本。
步骤2单击“开始”选项卡的“剪贴板”选项组的“剪切”按钮
(快捷键Ctrl+X),或在选定的文本上按鼠标右键,弹出快捷菜单,选择“剪切”命令。
步骤3移动插入点到目标位置,单击“剪贴板”选项组的“粘贴”按钮
(快捷键Ctrl+V),或在插入点处按鼠标右键,弹出快捷菜单,选择“粘贴”命令。
则选定的文本移到了目标位置。
10.查找和替换
具体要求:
将文中所有的文本“作者”替换为文本“诗人”,并将“诗人”的字体格式替换为红色、加粗。
在文档编辑过程中,用户往往需要查找某些字符,或要将指定的文本用其他文本替换。
如果手工查找,既费时又难免有遗漏之处。
利用Word的查找和替换功能,可以方便快速地进行此操作。
步骤1将插入点定位到文本的开头,单击“开始”选项卡的“编辑”选项组的“替换”按钮,打开“查找和替换”对话框。
步骤2在“查找和替换”对话框中,选择“替换”选项卡,如图2.23所示,在“查找”文本框中输入“作者”,在“替换”文本框中输入“诗人”。
图2.23“查找和替换”对话框
图2.24“字体”对话框
步骤3将插入点定位在“替换”文本框中,单击“高级”按钮,进一步展开“查找和替换”对话框。
如图2.23所示,单击“格式”按钮的小三角形,在打开的列表中选择“字体”,打开“字体”对话框。
步骤4在“字体”对话框中,如图2.24所示,在“字形”下拉列表中选择“加粗”,在“字体颜色”下拉列表中选择红色,单击“确定”按钮,关闭此对话框。
步骤5在“查找和替换”对话框中,单击“全部替换”按钮。
系统打开对话框提示5处文本被替换,如图2.25所示,单击“确定”按钮。
图2.25显示“替换结果”对话框
技巧部分替换
如果用户不需要全部替换文档中所有满足查找条件的文本,可以有选择性地进行替换。
在“查找和替换”对话框中,单击“查找下一处”按钮,当前被选中的文本将不被替换,而单击“替换”按钮,当前被选中的文本替换为新文本。
两种操作都将选中下一处满足查找条件的文本。
11.另存为文档
具体要求:
将文件另存为文件“白日依山尽”。
如果要将正在编辑的文档以其他的名字保存或保存到磁盘的其他位置,可选择“另存为”命令来实现。
步骤1选择OFFICE按钮下的“另存为”命令,打开“另存为”对话框。
步骤2在“另存为”对话框中,如图2.26所示,在“保存位置”下拉列表中选择要保存文件的文件夹,在“文件名”文本框输入“白日依山尽”,单击“保存”按钮。
另存为其他文件后,以前打开的文件“登鹳雀楼”中没有保存刚才所做的修改,而且文件已被关闭。
当前打开的文件是另存时所指定的“白日依山尽”文档。
图2.26“另存为”对话框
技巧另存为其他格式的文件
在“另存为”对话框中,在“保存类型”下拉列表中选择其他的文件类型,可将文件转换为txt(纯文本)、html(网页)等其他格式的文件。
12.新建文档
具体要求:
新建一空白文档
操作步骤:
单击快速访问工具栏的“新建”按钮
,直接新建一个空白文档。
选择OFFICE按钮下的“新建”命令,打开“新建文档”对话框,如图2.27所示。
选择“空白文档”选项,单击“创建”按钮,系统新建一个空白文档。
图2.27“新建文档”对话框
图2.28切换窗口
图2.29剪贴板
技巧多文档操作
Word允许同时打开多个文档。
每打开一个文档,任务栏中产生一个新的按钮,可以通过任务栏的按钮来切换文档。
单击“视图”选项卡的“窗口”选项组的“切换窗口”下面的箭头,如图2.28所示,列出了所有已经打开的文档名,带有勾号的是当前编辑的文档。
用户可以通过单击文档名,实现文档的切换。
13.office剪贴板
具体要求:
将“白日依山尽”的最后一段、第五段、第二段复制到新建文档中。
知识点office剪贴板
Office提供的剪贴板能够存放多项复制或剪切的的内容,使用户有选择性地粘贴,还可实现在不同的office文档间粘贴。
打开剪贴板后,每次执行复制或剪切时,“剪贴板”上都会出现一个相应的图标。
单击此图标,复制或剪切的内容就会粘贴到插入点后面。
单击“全部粘贴”按钮,可将“剪贴板”的所有内容粘贴到插入点后面。
步骤1单击任务栏上的“白日依山尽”按钮,切换到“白日依山尽”文件。
步骤2单击“开始”选项卡的“剪贴板”选项组的右下角的箭头
,打开剪贴板。
步骤3选中第二段,单击“剪贴板”选项组的“复制”按钮
,或在选中的文本上按鼠标右键,在快捷菜单中选择“复制”命令。
步骤4用同样的方式,分别将第五段和最后一段复制到剪贴板中,如图2.29所示。
步骤5切换到新建文档,打开剪贴板,依次单击要粘贴的项目,则项目中的内容粘贴到新建文档的插入点后面。
2.3文档排版与图文混排
2.3.1案例分析
本实例示范了设置字符和段落格式,应用格式刷,设置分栏排版和首字下沉,设置边框和底纹。
同时重点介绍了在文档中插入艺术字、自选图形、文本框、图片、剪贴画对象。
设计要求
(1)打开文档,并启动Word
(2)设置字符格式
(3)设置段落的对齐方式
(4)应用格式刷
(5)设置段落的行距和段间距
(6)设置段落的缩进
(7)设置首字下沉
(8)设置分栏排版
(9)设置边框和底纹
(10)插入画布
(11)插入艺术字
(12)插入自选图形
(13)插入文本框
(14)设置文本框格式
(15)设置项目符号
(16)插入剪贴画
(17)插入图片
(18)设置图片格式
编辑后的文档如图2.30所示:
图2.30编辑后的文档
2.3.2设计步骤
1.打开文档并启动word
具体要求:
打开资源管理器,打开文档“白日依山尽”并启动word
步骤1在“开始”菜单上按鼠标右键,弹出快捷菜单,选择“资源管理器”,打开“资源管理器”窗口。
步骤2在“资源管理器”窗口中,如图2.31所示,在左边的文件夹窗口选择文档所在的文件夹,在右边的文件列表窗口中选中“白日依山尽”文件图标,双击鼠标,启动Word并打开“白日依山尽”文档。
图2.31“资源管理器”窗口
2.设置字符格式
具体要求:
选中“诗文解析”四个字,设其字体为华文彩云,字号为三号,字形加粗,颜色为蓝色,加波浪线,设置阴影效果,字符缩放为150%,间距为5磅。
知识点字符格式
字符的格式包括设置文字的字体、字号、字形、颜色,加下划线、着重符,设置阴影、空心、上标、下标等特殊效果,以及对字符缩放,调整字符间距等。
所谓字体就是字符在屏幕上的书写形式。
Word中有常用的宋体、黑体、楷体等中文字体,也提供了TimesNewRoman、Arial等英文字体。
所谓字号就是字符的规格大小,以字符在一行中垂直方向上所占用的点来表示。
字号大小可用磅作为度量单位,1磅为1/72英寸,约为0.3527mm,字号的磅值最大为72,最小为5。
也可用号作为度量单位,字号最大为初号,最小为八号。
字形是指加粗、倾斜、加粗且倾斜等形式。
字符格式化可以使用“开始”选项卡的“字体”选项组来完成,如图2.32所示,也可用字体对话框设置。
图2.32“格式”工具栏
步骤1将鼠标移到第一行的左侧,当鼠标指针变为向右的箭头
,单击鼠标,选中此行。
步骤2在“字体”选项组的“字体”下拉列表中选择“华文彩云”,在“字号”列表中选择“三号”。
步骤3单击“字体”选项组的“加粗”按钮
,使按钮被按下。
“字体”选项组的“加粗”、“倾斜”等都是开关按钮,单击按钮时,按钮被按下,起控制作用,再次单击时,按钮弹起,其控制失效。
步骤4单击“字体”选项组的“下划线”按钮
右边的小三角形,如图2.33所示,在下拉菜单中选择“波浪线”。
步骤5单击“字体”选项组的“字体颜色”按钮
右边的小三角形,如图2.34所示,在下拉菜单中选择蓝色。
上述格式设置也可以通过浮动菜单来设置:
选中文字后,在文字的右上角会自动出现一个“字体”的浮动菜单,如图2.35所示。
可以在该菜单中对选中的文字来设置字体格式。
图2.33设置下划线
图2.34设置颜色
图2.35通过浮动菜单设置格式
步骤6单击“字体”选项组的右下角的箭头,打开字体对话框。
或在选中的文字上按鼠标右键,弹出快捷菜单,选择“字体”命令,打开“字体”对话框。
步骤7在“字体”对话框中,选择“字体”选项卡,如图2.36所示。
选中“效果”下的“阴影”复选框。
步骤8在“字体”对话框中,选择“字符间距”选项卡,如图2.37所示。
在“缩放”下拉列表中选择“150%”,则字的宽度变为原来的1.5倍(高度不变)。
在“间距”下拉列表中选择“加宽”,在“磅值”数值框输入“5磅”,则选定文字之间的间隔就增大了。
字符缩放也可以通过单击“段落”选项组的“中文版式”按钮右边的小三角形,在下拉菜单中选择“字符缩放”来实现。
图2.36“字体”对话框的“字体”选项卡
图2.37“字体”对话框的“字符间距”选项卡
3.设置段落的对齐方式
具体要求:
将“诗文解析”设为居中对齐
操作步骤:
将插入点定位到第一行的任一位置,单击“段落”选项组的“居中”按钮
。
段落的对齐方式一般有五种,可通过格式工具栏的对应按钮实现,如图2.38所示。
图2.38对齐方式
知识点段落格式
在Word中,段落是文字、图形、对象或其他项目的集合,以回车符为段落标记。
段落格式包括文本对齐、段落缩进、行距、段间距等。
段落格式可通过“开始”选项卡的“段落”选项组(如图2.39所示)和“页面布局”选项卡的“段落”选项组(如图2.40所示)来实现。
若只对一个段落设置格式,不需选中该段落,只要将光标置于该段落中即可。
若同时对多个段落设置格式,则需要选中多个段落。
图2.39开始选项卡的段落选项组
图2.40页面布局选项卡的段落选项组
4.应用格式刷
具体要求:
应用格式刷将“诗文解析”的格式复制到“诗人简介”。
应用格式刷可以将选定文字的字符和段落格式复制到目标文字上。
步骤1选中第一行,单击“开始”选项卡的“剪贴板”选项组的“格式刷”按钮
,此时鼠标指针变为
。
步骤2鼠标指向“诗人简介”起始处,按下鼠标左键不动,拖曳鼠标到文档的结束处。
则其文字格式设为和第一行相同。
技巧多处复制格式
如果要将一种格式复制到多处文本上,首先选中需要复制格式的文本,然后双击“格式刷”按钮,再将鼠标指针“刷”到各处需要设置为相同格式的文本上。
最后,单击“格式刷”按钮,使
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