论文投稿时要用类信件模板.docx
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论文投稿时要用类信件模板
论文投稿时要用到的8类信件模板
作者:
荆木
英文论文投稿时,有很多情况我们都需要与编辑老师进行沟通,必须经历从投稿、催稿、根据修改意见修改后再投、致谢等多个环节,现给大家介绍论文投稿时会用到的8类信件常用模板。
1.coverletter(投稿信)
SCI论文投稿时为了提高录用率,通常都会写一份coverletter。
coverletter的作用是有助于稿件被送到合适的编辑和评审人手中。
如果没有coverletter,稿件可能会给编辑造成一些困扰:
∙这篇稿件是投给哪种期刊的?
∙何种栏目?
∙是新稿还是修改稿?
∙如果是修改稿的话,是哪位编辑负责的?
∙如果这篇稿件有多位作者的话,哪一位是通讯作者?
∙通讯作者的联系地址是什么?
因此,为了减少给编辑造成的困扰,一份合格的coverletter非常重要。
coverletter的内容必须能够激励编辑继续去读你的文章全文。
因此,你工作中的重要内容(例如创新性和在研究领域的意义)需要在coverletter中呈现出来。
一般情况下,coverletter的长度在5段以内。
太短不足以充分表达文章所做工作的重点内容,太长会让编辑感觉作者心虚。
一份coverletter通常包括的内容是:
1. 向编辑简要介绍一下论文的内容和参与此项研究工作的作者名单。
这里不需要太详细,即使是工作中包含了一些复杂的实验部分。
2. 重点解释为什么该研究是创新性的,并且大家会对此感兴趣。
这里,你可以介绍论文中用到哪些创新性的技术,你的实验样本数量足够多,研究成果将对这个领域有较大影响等。
如果你投的是临床国际期刊,你还要介绍这项工作会对将来的实际治疗应用有什么意义。
此处有2点需要你重点注意:
∙写作时包含要点但不用仔细解释;
∙尽量让编辑看到你的工作和所投期刊非常相关;
∙最好,你的工作也刚好验证了别的研究团队在这个期刊前期发表的成果,或者与他们结果相反。
3. 介绍你和你的研究团队:
主要研究人员、实验室的研究方向和这篇文章的关系。
解释为什么要选择投这个期刊。
如果其他实验室与你的研究团队合作完成此项工作,你最好也要介绍一下相关合作团队。
4. 声明你的文章没有任何利益方面的冲突。
因为每个期刊有不同的相关规定,所以查询一下各个期刊在利益冲突政策方面的描述。
同时,一定要声明这项研究没有在其他期刊投稿和发表过。
上面是写在coverletter中的要点,下面说一下有哪些内容不能写在coverletter中:
1. 不要在没有任何证明或引用情况下提及过去的发表文献。
2. 不要提供与投稿无关的个人信息。
3. 除非和这次的研究问题有关,否则不要提到您或者其他共同作者先前的发表记录。
4. 不要复制粘贴上摘要的内容。
5. 不要使用复杂发散的句构以免造成不必要的困惑。
下面我举3个成功的coverletter样式给大家参考:
例子1:
投稿《欧洲心血管病杂志》
DeareditorialboardofEuropeanJournalofCardiology,
Pleasefindenclosedthemanuscript:
“Theangiotensin-convertingenzymeisnotariskfactorformyocardialinfarctioninFrenchindividuals”,bySarahH.,etal.,tobesubmittedasaShortCommunicationtotheEuropeanJournalofNeurologyforconsiderationofpublication.Allco-authorshaveseenandagreewiththecontentsofthemanuscriptandthereisnofinancialinteresttoreport.Wecertifythatthesubmissionisoriginalworkandisnotunderreviewatanyotherpublication.
Inthismanuscript,wereporttheresultsofthefirststudyonthegeneticandfunctionalrolesoftheACEontheriskofsufferingamyocardialinfarctionintheFrenchpopulation.Indeed,wegenotypedthers4341polymorphismin531IScasesand549healthycontrols,andthenperformedfunctionalstudiesbymeasuringserumACEproteinlevelandactivityinhealthycontrols,strokepatientsatbaselineandstrokepatients24hafterstrokesymptomsonset.TheresultsfromourstudydidnotrevealanyassociationoftheACEvariantwithmyocardialinfarction,althoughitaffectedACEproteinlevel,andischemicstrokepatientsshowedlowerACElevelthancontrolsintheacutephasebutnotinthechronicphase.
WebelievethatourfindingscouldbeofinteresttothereadersofEuropeanJournalofCardiologybecausetheybringnewandstrongevidencethattheACEgeneandproteinarenotariskfactorformyocardialinfarction.
Wehopethattheeditorialboardwillagreeontheinterestofthisstudy.
Sincerelyyours,
SarahH.onbehalfoftheauthors.
Correspondingauthor:
SarahHamiltonatCardiovascularResearchLaboratory,MarieCurieResearchInstitute,75000,Paris,France,xxx@mariecurie.fr,phonenumber:
+33582246xxx,faxnumber:
+33582246xxx.
例子2:
投稿《临床化学》
DearDrBroderick,
Pleasefindenclosedthemanuscript:
AssociationbetweenEstrogenReceptorAlpha(ESR1)geneticvariantsandriskofStroke,bySarahH.,IsaacS.,MartaL.,MarcC.andJulienS.tobesubmittedasannewarticletoClinicalChemistry.
Inthismanuscript,wereporttheresultsofanestedcase-controlstudyinaFrenchpopulationontheriskofsufferinganischemicstrokeassociatedwithgeneticvariantsinthegenecodingfortheproteinEstrogenReceptorAlpha.
WebelievethatourfindingscouldbeofinteresttothereadersofClinicalChemistrybecausetheyreplicatepartiallytheresultsobservedbyRexrodeetal.inawhiteAmericanpopulationandpublishedinClinicalChemistryinOctober2007.Indeed,wedemonstrateanassociationofthers1271673SNPTvariantandaverycommonhaplotypeencompassingthers1271673variantwithanincreasedriskofischemicstroke.
Wehopethattheeditorialboardandthereviewerswillagreeontheinterestofthisstudy.
Sincerelyyours,
SarahH..
例子3:
投稿《老年神经生物学》
DeareditorialboardofNeurobiologyofAging,
Pleasefindenclosedthemanuscript:
ACEvariantsandriskofAlzheimer’sDisease,bySarahHamiltonetal.,tobesubmittedasanOriginalResearchArticletoNeurobiologyofAging.Allco-authorshaveseenandagreewiththecontentsofthemanuscriptandthereisnofinancialinteresttoreport.Wecertifythatthesubmissionisnotunderreviewatanyotherpublication.
Inthismanuscript,wereporttheresultsofageneticandfunctionalstudyinawhitepopulationofsporadicAlzheimer’sDiseasepatientsontheriskofsufferingcognitiveimpairments.
WebelievethatourfindingscouldbeofinteresttothereadersofNeurobiologyofAging,becausetheycouldhaveagreatimpactonthediagnostic,prognosticandtreatmentofpatientswithAlzheimer’sDisease.Indeed,theApoEgeneistheonlywellrecognizedriskfactorforAlzheimer’sDiseaseatthemoment(Goderetal.1998),andwereporthereevidencethattheACEgenecouldalsobeinvolvedinthisdisease.Moreover,weshowthatthevariantstudiedmodulatesACElevelsandincreasethepredictivevalueoftheApoEgene.
ThisstudycouldthushaveagreatpharmacogeneticinterestandbringnewandimportantlightinthefieldofAlzheimer’sDiseasemanagementandwehopethattheeditorialboardandthereviewerswillagreeontheinterestofthisstudy.
Sincerelyyours,
SarahH.andLucasDelphinoonbehalfoftheauthors.
Correspondingauthor:
LucasDelphinoatAlzheimer’sDiseaseLaboratory,MarieCurieResearchInstitute,75000,Paris,France,xxx@mariecurie.fr,phonenumber:
+33582246xxx,faxnumber:
+33582246xxx.
2.催稿信
通常写催稿信是因为,你投稿后收到编辑回信,说已经指定了审稿人,之后是漫长的等待,你很着急,于是就给编辑部写了催稿信。
DearProf.×××:
Sorryfordisturbingyou.Iamnotsureifitistherighttimetocontactyoutoinquireaboutthestatusofmysubmittedmanuscripttitled“PaperTitle”.(ID:
文章稿号),althoughthestatusof“WithEditor”hasbeenlastingformorethantwomonths,sincesubmittedtojournalthreemonthsago.Iamjustwonderingthatmymanuscripthasbeensenttoreviewersornot?
Iwouldbegreatlyappreciatedifyoucouldspendsomeofyourtimecheckthestatusforus.Iamverypleasedtohearfromyouonthereviewer’scomments.
Thankyouverymuchforyourconsideration.
Bestregards!
Yourssincerely,
××××××
Correspondingauthor:
Name:
×××
E-mail:
××××@××××
3.修改后投稿的coverletter(投稿信)
根据编辑部和审稿人的意见对稿件进行修改,完成后重新投稿时,也要附上一封coverletter,但是这封coverletter和刚投稿时的coverletter又不一样。
DearDr/Prof..(写上负责你文章编辑的姓名,显得尊重,因为第一次的投稿不知道具体负责的编辑,只能用通用的Editors):
Onbehalfofmyco-authors,wethankyouverymuchforgivingusanopportunitytoreviseourmanuscript,weappreciateeditorandreviewersverymuchfortheirpositiveandconstructivecommentsandsuggestionsonourmanuscriptentitled“PaperTitle”.(ID:
文章稿号).
Wehavestudiedreviewer’scommentscarefullyandhavemaderevisionwhichmarkedinredinthepaper.Wehavetriedourbesttoreviseourmanuscriptaccordingtothecomments.Attachedpleasefindtherevisedversion,whichwewouldliketosubmitforyourkindconsideration.
Wewouldliketoexpressourgreatappreciationtoyouandreviewersforcommentsonourpaper.Lookingforwardtohearingfromyou.
Thankyouandbestregards.
Yourssincerely,
××××××
Correspondingauthor:
Name:
×××
E-mail:
××××@××××
4.回答审稿人的修改意见
根据审稿人意见修改后,必须要给出你在哪些地方进行了什么样的修改,因此这封信很重要。
DearEditorsandReviewers:
Thankyouforyourletterandforthereviewers’commentsconcerningourmanuscriptentitled“PaperTitle”(ID:
文章稿号).Thosecommentsareallvaluableandveryhelpfulforrevisingandimprovingourpaper,aswellastheimportantguidingsignificancetoourresearches.Wehavestudiedcommentscarefullyandhavemadecorrectionwhichwehopemeetwithapproval.Revisedportionaremarkedinredinthepaper.Themaincorrectionsinthepaperandtherespondstothereviewer’scommentsareasflowing:
Respondstothereviewer’scomments:
Reviewer#1:
1.Responsetocomment:
(……简要列出意见……)
Response:
××××××
2.Responsetocomment:
(……简要列出意见……)
Response:
××××××
...
逐条意见回答,切忌一定不能有遗漏,针对不同的问题可以使用下列几个礼貌术语:
Weareverysorryforournegligenceof……...
ItisreallytrueasReviewersuggestedthat……
WehavemadecorrectionaccordingtotheReviewer’scomments.
ConsideringtheReviewer’ssuggestion,wehave……
最后特意感谢一下这个审稿人的意见:
Specialthankstoyouforyourgoodcomments.
Reviewer#2:
同上述。
Otherchanges:
1.Line60-61,thestatementsof“……”werecorrectedas“…………”
2.Line107,“……”wasadded.
......
Wetriedourbesttoimprovethemanuscriptandmadesomechangesinthemanuscript. Thesechangeswillnotinfluencethecontentandframeworkofthepaper.Andherewedidnotlistthechangesbutmarkedinredinrevisedpaper.
WeappreciateforEditors/Reviewers’warmworkearnestly,andhopethatthecorrectionwillmeetwithapproval.
Onceagain,thankyouverymuchforyourcommentsandsuggestions.
5.致谢信
论文录用后,为了表示你的礼貌,可以给编辑老师发一份感谢谢。
DearProf.××××××:
Thanksverymuchforyourkindworkandconsiderationonpublicationofourpaper.Onbehalfofmyco-authors,wewouldliketoexpressourgreatappreciationtoeditorandreviewers.
Thankyouandbestregards.
Yourssincerely,
××××××
Correspondingauthor:
Name:
×××
E-mail:
××××@××××
6.询问校稿
文章接受了,可是长时间没有收到校稿通知,这时候可以写信问一下编辑老师。
Dear×××:
Sorryfordisturbingyou.Iamnotsureifitistherighttimetocontactyoutoinquireaboutthestatusofouracceptedmanuscripttitled“PaperTitle”(ID:
文章稿号),sincethecopyrightagreementforpublicationhasbeensenttoyoutwomonthsago.IamjustwonderingthathowlongIcanreceivetheproofofourmanuscriptfromyou?
Iwouldbegreatlyappreciatedifyoucouldspendsomeofyourtimeforare
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