公安小区业主大会议事规则.docx
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公安小区业主大会议事规则
“公安”小区业主大会议事规则
依据《中华人民共和国物权法》、国务院《物业管理条例》及安徽省《物业管理条例》及相关规定,经“公安”小区业主大会会议表决通过,专为业主大会的运转和会议的召开而制定本规则。
一、 定义
(一) 业主大会:
业主大会是由本建筑区划内的全体业主组成的共同管理权人组织,是行使本建筑区划内共同管理权的唯一组织。
它代表和维护本建筑区划内全体业主在物业管理活动中的合法权益。
业主大会应履行以下职责:
1、 制定和修改《公安小区管理规约》(以下简称为:
“《管理规约》”);
2、制定和修改《公安小区业主大会议事规则》(以下简称为:
“《议事规则》”);
3、 选举、更换、罢免业主委员会委员。
撤销业主委员会的侵权或违法决定;
4、选聘、续聘和解聘物业服务企业或其他管理人,审核及决定与物业服务企业或者其他管理人签订的合同;
5 、决定专项维修资金使用、续筹方案,并监督实施;
6、改建、重建共有、共用建筑物及其附属设施;
7、决定属于物业管理范畴的、且涉及向全体业主收费的事项;
8、决定业主大会经费预算和使用方案,并监督实施;
9、有关共有和共同管理权利的其他重大事项。
(二) 管理人:
本规则所提及的物业管理人,为业主共同决定选聘的、依照合同授权对业主共有财产和环境行使管理及对社区提供服务的物业服务企业或其他管理人。
其管理权限和服务事项在相关合同中约定。
如果对《管理规约》进行修订,业主委员会也可以成为管理人。
(三)业主委员会:
业主委员会作为业主大会的常设理事机构,执行业主大会决定的事项,对业主大会负责,接受每个业主的监督;业主委员会委员经业主大会会议选举产生;业主委员会是业主大会经费的使用者。
业主委员会应履行以下职责:
1、召集业主大会会议,报告物业管理的实施情况;
2、制定业主大会议案,召集业主大会会议表决;
3、与业主大会会议决定选聘的管理人签订合同;
4、以恰当的形式答复除本规则第二条第二款第2项以外的任何业主提出的问题、建议、投诉和要求,并应该留有答复记录。
以达到:
(1)及时了解业主、物业使用人的意见和建议,监督和协助管理人履行合同条款;
(2)监督《管理规约》的实施;
5、组织对管理人的质询会议或听证会议;
6、应参加和接受业主们的质询会议,对质询进行口头或书面的公开回应;
7、组织、参加有关共同管理事务的听证会议;
8、协调解决个别业主因共有物业使用、维护而产生的纠纷;
8、代表全体业主向侵犯业主共有权和共同利益的业主或者其他侵权人提起相关诉讼。
诉讼结果由全体业主承担;
10、督促每个业主按时足额筹集各自所应分摊的物业费;
11、配合政府和社区做好本建筑区划内的社区建设工作;
12、业主大会赋予的其他职责。
(四)业主监事会:
为了加强组织化的监督活动和在特别时期组织召集业主大会会议,决定在本业主大会中设立业主监事会。
有权提出业主大会会议议案,在第十一条规定的情况下有权召集业主大会会议;业主监事会的主要职责有:
1、监督业主大会、业主委员会制度的执行;
2、派代表列席业主委员会例会;
3、对业主大会、业主委员会的制度提出修正意见;
4、组织对业主委员会(委员)质询会议;
5、组织业主共同事务听证会;
6、其他监事会或监事认为应该做且不与其他机构相冲突的事情。
(五)业主大会秘书:
业主委员会应聘请业主大会秘书。
秘书应按本规则和法律的规定,协助业主委员会完成其日常行政事务,并作为业主委员会印章的保管人;还应尽量协助业主监事会的工作。
(六)业主志愿者小组:
为了利于业主大会会议表决票(以下均简称“表决票”)的送达和回收,可设立业主志愿者小组。
业主志愿者小组成员不得代替任何业主填写业主大会会议表决票或其他应由业主自己表决的事项。
(七)业主大会决议和业主委员会决议:
业主大会依照本规则第四条第二款、第四条第四款做出的决议,或业主委员会依照本规则第五条第二款做出的决议对全体业主均具有约束力。
(一)以业主大会和业主委员会名义对外发出的书面文件,均应加盖业主委员会印章。
且加盖业主委员会印章的书面文件是业主委员会发布信息的唯一形式。
(二)业主大会或业主委员会做出的决议侵害业主合法权益的,受侵害的业主可以请求人民法院予以撤销。
二、业主大会会议的召开
(一) 业主大会会议的召开应当遵循以下基本原则:
1、遵守法律和有关物业管理规定;
2、坚持权利与义务相一致;
3、 坚持公开、公正、公平;
4、接受社区居委会的指导、监督;
5、接受业主的监督和满足业主参与会议组织的要求,业主委员会应与业主协商具体方式。
(二) 业主大会会议一般由业主委员会负责组织召开。
业主大会会议分定期会议和临时会议。
定期会议每年召开一次,于每年3月份召开。
遇有下列情况时,可召开临时会议:
1、业主委员会决议召开的,如:
(1)发生重大事故或者紧急事件需要及时处理。
但不至于构成诸如管理人缺失的紧急状态的;
(2)涉及本建筑区划物业管理公共利益,管理人提议;
(3)其他如有业主提议且业主委员会认为有必要召开的;
2、占全体业主人数20%以上的业主提出议题,则必须召开临时会议讨论此议题。
提议者应向业主委员会提交召开临时会议的书面申请。
书面申请应包含:
临时会议议题、20%以上的业主联名签字、以及建议召开临时会议的时间等内容。
业主委员会接到申请后,应于15日之内进行书面回复,30日之内就该议题组织召开临时会议。
3、除通常情况下由业主委员会作为业主大会会议召集人召开的业主大会会议外,由监事会作为召集人召开的业主大会临时会议,按本规则中第十一条的规定程序召开。
(三)召开业主大会会议,应由会议召集人于会议召开15日前将会议通知及有关材料以书面形式在本建筑区划内公告,同时书面通知社区居民委员会。
三、业主大会的会议形式
(一) 业主大会会议若采用书面征求意见方式。
按照以下程序进行:
1、业主大会秘书协助召集人或临时组织工作人员就需决议事项向本建筑区划内业主送达表决票,并书面告知反馈意见投放的截止时间和地点;
2、业主大会秘书协助召集人收集业主表决票,并以公开的方式统计有效反馈意见;
3、召集人书面公告表决票的统计结果,说明其合法性、有效性,明确决议的事项是否通过或有效;
4、 召集人应就决议事项的执行和处理做出说明。
5、业主应按照表决票中要求的内容和形式反馈意见。
6、召集人有核对业主身份的道义义务;
7、业主应本人参加业主大会会议。
因故不能参加会议时可选择:
(1)书面委托代理人参加,委托书应载明委托事项和业主专有部分面积。
(2)将填写好的表决票交给业主志愿者小组成员,转交会议召集人。
(二)表决票的制作、送达、回收、统计
1、表决票的制作:
可包含要表决的事项、填写方式与交回方式的说明、投票权信息、业主签名栏等。
2、表决票的送达可采用直接送达、电邮送达、公示并短信通知送达等三种方式。
(1)直接送达:
直接递交到业主手上或递交给业主房间内的任何人,但应明示“需由业主本人填写”;
(2)电邮送达(电子邮件):
可向业主预先留在业主大会的业主本人信息中的电子邮件地址发送全套业主大会会议文件;
3、表决票的回收可采用直接回收、邮寄回收和电邮回收、短信回收等四种方式,并应保留回收记录。
(1)采用直接回收的,可以在送达时当场将表决票回收,也可以填好后投放在固定位置的票箱内或直接送交会议召集人,还可以通过业主志愿者小组成员转交会议召集人;
(2)采用邮寄方式回收的,表决票与信封合并在一起方为有效;
(3)采用电邮方式回收的电子邮件打印件,原电邮应以此次业主大会会议电子文件存档;
(4)业主可通过其预先留存在业主大会的手机号码发回短信表示其投票意见,如果其短信意思明确,也可以作为投票统计。
短信记录应打印成纸质文档,经参与统计工作的人员核对签署后,与其他表决票一起存档。
4、业主委员会可根据网络技术的发展水平和操作的可行性,调整、增加表决票的发放和回收方式。
在首次应用时,应获得监事会半数以上监事的书面认可并应在表决票上注明。
(三)表决票统计结果的公示和会议决议的公告
1、表决票的统计应邀请和接受业主及社区居民委员会代表现场监督。
符合表决票中要求的,方为有效表决票。
2、表决票统计结果应先以书面形式公示,公示期为10日。
业主可在公示期内对会议召开的程序和结果提出书面质疑意见。
公示期结束,业主委员会应书面对公示期内收到的全部质疑意见是否影响业主大会决议结果进行说明,并书面公告本次会议决议。
四、 业主大会决议的表决与业主投票权的确定
(一)表决票填写人
1、业主应亲自或书面委托代理人填写表决票。
(1)业主身份:
房屋权属证书上记载的权利人可以认定为“业主”;房产在转让过程中,房屋已经交付但尚未取得房屋权属证书的,受让方可以视为“业主”。
(2)无民事行为能力或限制民事行为能力的业主,由其法定代理人代理参加业主大会会议(并附相关证明文件)。
2、公司等非自然人业主可以由法定代表人参加业主大会会议,也可以委派其他人代理,但应出具法人盖章的书面授权委托书,或对表决票加盖印章。
3、 如业主是多人为共有产权人的,可以委托其中一人行使表决权利。
(二)对下列事项,业主大会做出决议应当经占建筑区划内业主总投票权数过半数的业主且占总人数过半数的业主通过,方为有效。
1、制定和修改业主大会议事规则(即本规则);
2、 制定和修改管理规约;
3、选举业主委员会或者更换业主委员会委员;
4、 制定物业服务内容、标准以及物业服务收费方案;
5、 选聘和解聘管理人;
6、有关共有和共同管理的重大事项。
(三)对下列事项,业主大会做出决议应当经占建筑区划内业主总投票权数三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主同意,方为有效。
1、筹集和使用物业共用部位及共用设施设备的专项维修资金。
但仅涉及建筑区划内某栋建筑物的该项资金,由经占该栋建筑物的全体业主总投票权数三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主同意,即为有效。
2、 改建、重建建筑物及其附属设施。
(四)投票权数的确定:
根据《中华人民共和国物权法》以及《最高人民法院关于审理建筑物区分所有权纠纷案件具体应用法律若干问题的解释》,业主的投票权分为建筑面积和业主人数两项且分别统计。
1、专有部分面积,按照不动产登记簿记载的面积计算;尚未进行物权登记的,暂按测绘机构的实测面积计算;尚未进行实测的,暂按房屋买卖合同记载的面积计算;建筑物总面积,按照前项的统计总和计算。
2、业主人数,按照专有部分的数量计算,一个专有部分按一人计算。
但建设单位尚未出售和虽已出售但尚未交付的部分,以及同一买受人拥有一个以上专有部分的,按一人计算;总人数,按照前项的统计总和计算。
(五)对本条第二款和第三款以外的事项,均可由业主委员会做出决定。
但业主委员会也可以提交业主大会会议投票表决做出决定。
在这种情况下,可简化业主大会会议表决程序如下:
1、表决结果只以业主人数统计而不再统计面积;
2、业主委员会应将拟提交业主大会表决的议案在小区内显著位置公示,并在公示中注明“业主委员会认为此议案为非重大事项”字样。
3、 收回表决票中“是”或“否”一方意见超过全部收回表决票半数以上的为业主大会作出决定;
4、业主大会决定应先以书面形式公示,公示期为10日。
业主可在公示期内对会议召开的程序和结果提出书面质疑意见。
公示期结束,业主委员会应书面对公示期内收到的全部质疑意见是否影响业主大会决议结果进行说明,并书面公告本次会议决议。
5、如果20%以上的业主书面要求重新表决已经形成业主大会决定的议案,业主委员会可决定是否再次召开会议进行表决。
五、业主委员会
(一) 业主委员会由9名委员组成。
另选候补委员2名,以备正式委员因故不能履行职责时,无需另行选举而补足。
委员补足后,应及时办理变更备案手续。
候补委员的任期,为被替补的委员剩
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