大酒店行政管理制度doc.docx
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大酒店行政管理制度doc.docx
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大酒店行政管理制度doc
大酒店行政管理制度1
1、呈文管理制度
2、行文管理制度
3、收发文管理制度
4、印章管理制度
5、档案文件借阅管理制度
6、介绍信管理制度
7、办公用品领用管理办法
8、车辆管理办法
9、档案管理制度
10、行政办公室操作手册
11、行政办公室组织架构及工作职责
呈文管理规定
为使酒店各部门行文规范化,提高整体办公效率,特做如下规定:
一、呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。
二、呈文专题专用,一文一事,内容明确。
开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见,请酒店领导
酌定。
三、呈文由本部门承办人拟定,由本部门经理负责核稿。
并在部门领导意见一栏,写出部门的具体意见。
态度要明朗,简明扼要,最后签名并注明时间。
四、呈文格式包括:
呈文文号、呈文题目、主管领导批示。
呈文内容书写要符合规范。
文号不得重复;
呈文题目简明扼要,高度概括;主管领导名称不得袭用“酒店领导”的简称;在主管领导名称后,另起一行书写请示报告的主要内容;末尾签署呈文部门及时间。
五、各部门负责人作为核稿人,不仅要对呈文内容审核,而且要审查呈文格式是否规范,对呈文负全面
责任。
六、各部门呈取文,需严格办理收发文手续,写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。
若手续不全,
总经理办公室有权不负责递送。
七、各部门送来阅批的文件,总经理签发后两个工作日内发出。
八、呈文程序:
在呈文本上登记
各部门呈文行政办主管领导
在收文本上登记
不按上述公文传递程序越级呈文,行政办将予以退回。
行文管理制度
一、以酒店名义的行文,先由部门承办人拟稿,经部门经理审阅后,送总经理办公室核稿
并请总经理签发。
二、缮印的文件均由拟稿人负责校对,重要文件(以酒店名义的行文)均由总经理办公室校对。
打字、
校对人均在原稿上签注姓名、日期。
三、经修改后的稿件,如字迹潦草,涂改较多,模糊不清的,应由原拟稿人誊清后再打印。
收发文管理制度
一、公文办理一般包括登记、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、
归档、销毁等程序。
二、酒店的收文,由档案秘书签收登记,总经理的收文由酒店总经理签收,属酒店领导亲收件,一律
交收件人亲自拆封。
三、公文登记后,由行政办公室根据总经理的指示,转交各位领导传阅,如需转交有关部门阅办,应
由档案秘书送交,并经登记、签收后才可送交。
四、阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到行政办公室阅读。
因工作需要借阅文件应办理手续,
用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室。
五、各部门均应实行公文催办制度。
负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件落实,事
事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。
六、公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当
年文件应于第二年第一季度移交完成。
七、各级管理人员调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送
行政办公室登记保管。
八、没有存查必要的公文,经过鉴别和主管领导批准,由行政办公室定期销毁,销毁秘密公文,要进
行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销,秘密级以上文件,不准作废品处理,一律集中按有关规定处理。
印章管理制度
一、印章刻制
刻制印章是印章管理工作的一个重要环节。
酒店需刻制新印章须报总经理批准;酒店各部门需刻制新印章,要写出报告,并附上新印章的名称、式样和规格,报经行政办公室批准,方可到当地公安部门申请刻制。
新印章要做好戳记,并留样保存,以便被查。
启用新印章,应选择好时间,并提前向有关单位发出正式启用印章的通知。
二、印章保管
酒店的行政印章和总经理的私章,由总办统一保管,并有专人专管;各部门的印章也要指定专人保管。
未经领导批准,印章保管人不得委托他人代管印章,并不得携带出办公室使用。
三、印章使用
印章使用要做到:
严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。
印章使用必须经批准,其权限可分级掌握。
使用部门的印章,需经部门领导批准;使用酒店印章,须认真填写用印申请表,并附有关
材料,经主管店领导审批后,方可使用印章,并进行登记,店领导不在时,授权总办主任核准。
员工因私须开具各种证明,加盖酒店印章,必须书面申请并附有关材料,经部门经理批准并报酒店领导审批。
四、印章停用
由于机构变动或部门(单位)撤销等原因而造成的印章停用,按规定进行清理,并将其所有停用印章收到酒店行政办公室统一保管,同时办好移交手续。
属于个人的印章应退给本人。
经报请总经理批准后,按规定将停用印章存档或销毁。
档案文件借阅管理制度
一.借阅档案(包括文件、资料),必须先履行档案借阅登记手续,秘密级以上档案文件必须经酒店领导
批准方能借阅。
二.案卷不能借出,只供在行政办公室阅看,未立卷的文件及资料可借出。
三.文件、资料借阅期限不得超过两个星期,到期必须归还,如需再借,应办理续借手续。
四.借阅档案的人员必须爱护档案,要保证档案的安全与完整,对档案内容要保密,不得擅自涂改、勾画、
剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则按违反《保密法》追究当事人的责任。
五.借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告领导。
六.外单位借阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准后方能借阅,但不能带离行政办公室。
七.外单位摘抄卷内档案,应经总经理同意,对摘抄的材料要进行审核、签章后才能带出。
介绍信管理制度
一.介绍信种类
1.信笺介绍信:
用这种信笺开介绍信,可以表达较为复杂内容。
2.存根介绍信:
用这种介绍信主要是用于介绍某人到何处办何事的一个凭证。
这种介绍信的存根要归档,保存期五年。
3.证明信:
以酒店行政的名义证明某人的身份、经历或者有关事件的真实情况的专用书信。
二.介绍信保管与使用
酒店介绍信一般由人事部秘书负责保管和开具,开具介绍信要严格履行审批手续。
重要事宜需由部门领导签署意见后,报经主管店领导审批;一般事宜需由部门经理签字,人事部经理审批,方可开具介绍信。
严禁开出空白介绍信。
办公用品(设备)领用管理办法
为了进一步加强酒店办公用品(设备)的申购领用管理,降低办公成本费用,根据有关财务规定和本酒店当前实际情况,特制订如下办法:
一、酒店办公用品(设备)由总经理办公室统一购买及发放。
二、各部门领用办公用品(设备)需填写“办公用品领用单”,经部门经理签字认可后,到人事行政部
领取。
三、人事部根据各部门领用情况,对无库存的办公用品(设备)进行申购,填制酒店申购单,列明品
名、规格型号及数量,并向供应商询价。
经财务部经理审核、总经理批准后,方可购买。
车辆管理规定
(暂行)
一、公司办公用车由总办统一调派。
二、各部门每日上午9时,将当日用车计划填写“用车申请单”,注明目的地、事由等,由部门经理签
字后,交总办统一安排。
临时用车也应填写“用车申请单”,由总办视事情的缓急另行安排。
申请单如无部门经理签字,总办有权不予做派车安排。
特殊情况除外。
三、总办接到申请单后,开具“派车单”给相关驾驶员。
驾驶员在接到“派车单”后方可出车。
否则,
视为私自出车,按旷工处理。
四、驾驶员完成出车任务回到单位后,应立即将派车单填写完整交回行政办,以便备查。
五、驾驶员在无出车任务时,应在休息室待命,不得私自外出。
否则,视为旷工。
档案管理制度
一、酒店档案
酒店档案是酒店在经营管理活动中形成的,具有保存价值的,以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料。
酒店档案管理机构
总经理
总办文员
各部门兼职档案管理员
1.文件立卷
1.1文件立卷
即对酒店在工作中具有存查价值、处理完毕的文件材料,系统、完整地归入卷宗暂保管,以备随时调用参考。
1.2文件立卷的原则
按照文件形成的自然规律,保持文件之间的历史联系,反映酒店工作活动特点和真实面貌,以利于加强酒店文件的保管和参考利用。
1.3文件立卷的范围
1.3.1重要的会议材料,包括会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议记要或决议、会议记录、
典型材料、录音带、录像带、照片等;
1.3.2上级发来的与酒店业务有关的决议、决定、指示、条例、办法、计划、规划、批复等;
1.3.3酒店向上级单位的正式发文,包括请示、报告、计划、各类统计报表等;
1.3.4酒店及各部门在接待宾客工作中的各类重要计划、安排、记录、总结,以及营业收入、创汇等统
计材料等;
1.3.5酒店与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书,以及签订的各类契据,如合同、协议书等;
1.3.6酒店各级管理人员的任免书,职工劳动、工资、福利、教育培训、考核及奖惩等方面的材料等;
1.3.7酒店财产、物资、档案交接的凭证等;
1.3.8酒店筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等;
1.3.9酒店的大事记录,反映酒店重要活动的剪报、录音、录像、照片等;社会有关部门、单位发来
的要求酒店共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等;
1.3.10重要投诉及其他信访工作的材料等;
1.3.11重要的业务电报、电传、传真及有关经营管理而撰拟的各类条据等;
1.3.12其他与酒店有关的重要书面材料或资料等。
2.档案的收集
2.1各部门随时收集办理完毕的文件材料,按类别分别存放。
第二年经检查齐全后,整理归档。
2.2各部门设兼职档案管理员,负责本部门文书档案的日常收集、管理、监督及检查。
2.3文字档案的收集使用档案袋或档案夹。
2.4电脑档案分别于电脑硬盘和软盘内保存,机密文件加设保护密码。
3.档案的分类
3.1按事宜分类:
即按文件内容所涉及的具体事宜或工作进行分类。
3.2按时间分类:
即按文件形成的时间进行分类。
3.3按收、发文单位分类。
3.4按酒店部门设置分类。
4.档案的编号
4.1文件编号
各部门对本部门发出的文件(发文、会议纪要等),采用部门代码+文件类型+日期+序号进行编号:
XXXXXXX。
机密文件还应按密级标明“机密文件”、“绝密文件”。
4.2案卷编号
对已处理完毕的文件,按照文件类别及次序进行编号。
5.档案的整理
5.1检查文件
认真检查每一类别中积累的文件是否齐全、是否符合归类。
5.2文件排序
每类文件可按文件形成时间顺序、重要程度或工作程序等进行排序。
系统排列后,应用阿拉伯数字统一编写页码,以固定排列顺序,保证材料完整。
5.3编写案卷标题
5.4案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征,要求严谨,文字通顺、扼要。
5.5填写案卷目录
案卷目录包括顺序号、文件标题、文件编号和日期等。
5.6填写案卷封皮
案卷封皮的项目包括单位名称、案卷标题、卷内文件材料张数、起止日期和保管期限等。
5.7案卷装订
案卷装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制;
装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;纸面过大的文件,要按卷宗大小摺叠整齐。
5.8案卷归档
装订后的案卷,应按照年度进行排列,统一编号登记,填写《归档案卷目录》。
6.档案的保管
6.1涉及经济的档案,如合同、协议书、保证书等(原件)档案由财务部统一保管;硬件设施使用说明书
或操作手册(原件)档案由工程部统一保管,其余档案由总办统一管理。
6.2档案室应做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6.3每年对档案进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。
大酒店行政人事管理制度大全1
第四节、人力资源部管理制度
一、酒店印章管理与使用规定
为了加强酒店的印章管理,保证其使用安全、规范、准确、及时,特制定本规定:
1、各部门印章须按政府主管部门规定的式样、尺寸统一刻制。
2、下列情况可使用印章:
(1)对外发出的公文;
(2)对外联系、商洽业务工作的介绍信、证明信等;
(3)与有关单位签署的合同、协议等;
(4)酒店员工办理私事,确需酒店出据证明信等。
3、使用酒店印章须经酒店领导书面批准,使用部门印章须经部门领导书面批准;文件用印,以签发该文件的领导人签字为准;常规用印由部门经理批准,印章管理人员审核后办理。
4、印章管理人员须对需要盖印的文件、信函等进行检查,须有相关领导的签发或签署,文件、信函格式须合适、文字须通顺、无错漏字,标点符号须妥当等。
开具印制好的介绍信时,须确认已将存根所列项目填写清楚;如需领导签字的,须有相关领导在“批准人”一栏签字,一切合格后方可盖印;使用信笺开信,须按领导批准的底稿抄清后再盖印。
5、盖章须讲求质量,印油正红、适宜、用力适度,盖印端正,字迹清晰,防止歪、倒、斜、偏、糊。
6、行政办对用印有监督、监印权,对于不合手续的用印,有权提出异议并拒绝盖印。
7、由印章管理人员进行用印登记,登记内容包括用印人、事由、批准人、经手人、印数、时间等。
8、酒店各部门的印章,须由各部门经理指定专人保管;印章保管人员未经领导批准,不准委托他人代为保管印章。
9、印章须妥善保管,随用随取,用后立即存于原处,并及时上锁,严禁将印章携出办公室。
10、各部门作废的印章须及时上交行政办封存。
11、本规定由行政办督导实施。
二、酒店经理值班管理制度
1、为切实确保将酒店安全和24小时为宾客提供优质服务纳入有效管理,酒店各部门经理须参加夜间值班。
值班经理负责接待夜间的VIP客人、处理夜间客人的投诉与建议及突发紧急事务,并代表总经理对各部门夜间员工的出勤、岗位责任、服务质量等实行督导、检查。
2、酒店经理值班采取值宿轮流制。
每月由行政办编制值班经理排班表,并提前分发各部门经理。
3、值班经理须在值班开始前半小时,到总台领取值班室钥匙,并于值班结束前半小时交还钥匙。
4、值班经理须认真填写《值班经理值班检查记录表》所规定的各项检查内容,记录夜间发生的突发与紧急情况及处理结果,并向总经理汇报值班情况;汇报结束后,须将《值班经理值班检查记录表》交行政办存放,以备交接使用。
5、值班经理在值班期间,可以在原则上不低于当期最低优惠房价的前提下,给予客人折扣或减租;也可以在营业场所签单,但事后须向总经理报告并予以确认。
6、值班期间若发生紧急情况,值班经理须妥善处理,重要情况须报告总经理;来不及报告的特殊情况,可先处理后补报;不能及时处理的投诉、报修、委托等遗留问题,须由值班经理填写在《值班经理值班检查记录表》中,将问题移交相应责任部门处理。
7、值班经理在值班期间须严格履行相关制度,无故不准离开酒店,不准做与当班工作无关的事情。
8、值班经理如有特殊急事不能值班时,须值班前找好其它部门经理代替其值班,并须及时通知行政办。
9、以上各条款,各值班经理须严格执行。
三、更衣柜管理规定
1、须凭行政办填发的《员工入酒店通知》给入酒店员工配发更衣柜,并详细记录员工部门、所用更衣柜的种类、柜号、押金收取情况,最后输入电脑并备份。
2、临时工、实习生每柜须收取押金,正式、试用员工免收更衣柜押金。
3、每日下午由专人到更衣室巡视、检查更衣柜的使用情况,发现更衣柜破损的,须及时与有关部门联系维修。
4、因个人原因(如遗失、自撬等)须更换更衣柜门锁的,须先到财务部交更换门锁费,再凭财务部的收款收据办理换锁手续;对于自然损坏等原因需换锁的,可免费为其办理换锁手续。
5、员工离酒店时,须凭行政办的《员工离酒店通知》回收离酒店员工的更衣柜。
6、回收更衣柜时,须先与离酒店员工本人到更衣室检查其更衣柜的使用情况,更衣柜有损坏现象者,视损坏情节,扣罚相应的现金;对更衣柜完好无损的,当即退还押金。
7、对离职逾期5天不办手续的员工更衣柜(依据行政办提供的离职时间),须在保安员的监督下,清理并清点出离职人员更衣柜内的物品,并做好详细记录;清理、清点出的店服等酒店物品须上交酒店有关部门,个人物品须予以妥善保管。
上述工作做好后,其未办离职手续员工的更衣柜可视为空柜,可再次发放、使用。
8、员工更衣柜备用钥匙作为酒店有关部门不定期抽查和检查更衣柜之用,其管理与员工的财物安全息息相关,因此须由专人妥善保管,保管者严禁外借他人私用。
四、人事劳动管理制度
人事劳动管理是酒店管理的重要组成部分,它根据酒店的经营目标合理组织劳动力,通过招聘、录用、培训、选拔、调整、考核、巡视督导、奖惩、工资福利、劳动保险、劳动争议处理等管理活动,谋求人与事的科学结合和人与人之间的紧密配合,达到提高员工整体素质,改变和有效调整员工队伍结构,充分调动员工队伍的积极性、创造性,最大限度地提高员工的工作效率的目的。
鉴此,特对人事劳动管理规定如下:
(一)组织机构
1、酒店实行总经理负责制,设总经理、副总经理、总经理助理、总监、办公室主任、部门经理、人事主管、部门主管、领班、员工、见习员工等职级。
2、各级管理人员实行聘任制。
3、酒店有关的人事、劳动管理,均统一由人力资源负责。
(二)人事审批权限
1、部门经理岗位人事事项:
总经理→总经理办公会研究决定
↑
行政办(参与)。
2、部门主管岗位人事事项:
部门经理→行政办(考核意见)→总经理。
3、领班岗位及其以下的员工人事事项:
部门经理→行政办备案。
(三)人员编制管理
1、为严格控制劳动力成本,从酒店经营和管理的实际出发,借鉴国内外先进的管理经验,按照“精简、高效”的原则,在定岗、定责的基础上,制订酒店先进、合理的人员编制。
2、由各部门提出编制计划,报总经理审核并拟定酒店人员编制方案,经总经理办公会确认后实施。
3、编制方案确定后,既要在执行中保持其相对的稳定,又要在实践中不断调整,保证其先进性。
编制必须经总经理批准后方可调整和变动,任何部门和个人不得擅自因工设岗、突破编制。
(四)员工招收管理
1、酒店正式员工的招收
(1)行政办根据编制计划制订招工简章,贯彻“公开、公平、公正”的招聘原则,有计划、有目标、有标准地严格进行考核,选拔酒店需要的合格人才。
(2)新招收的员工均应实行上岗前培训,经考试合格结业的,由行政办根据学员的素质及各部门对员工的需求,统一分配;不合格的,均应按规定解除劳动合同。
(3)为保证酒店员工的素质,促进员工学习专业技能的积极性,严格把好新员工质量关,凡新员工必须经过试用。
试用期内由部门及行政办对其进行跟踪考核;在试用期满时,由本人写出书面《转正申请》,由部门填写转正意见并提交行政办审核后,报总经理批准,以确定转正名单,评定职级和工资级别;对试用不合格的员工按规定解除劳动合同。
2、急需专业技术人才的聘用
(1)由有关部门根据酒店编制和工作需要,提出报告,交总经理审批,,由行政办向社会公开招聘。
(2)由行政办会同有关部门对招聘人员的专业技能、仪表仪容、外语水平、工作经历等方面进行考核和挑选;确定候选人员后,提交总经理决定。
(3)试用一个月后,由本人全面总结,提出申请,由部门经理签署考核意见后报行政办审核。
(4)行政办将审核意见报请总经理批准后,正式录用,并评定职级和工资级别
(5)对试用不合格的人员由行政办办理离店手续。
(五)新员工进店的管理
凡经面试、考核、体检、政审符合酒店用人标准的各类人员进酒店工作,必须到行政办办理进店手续。
1、人员范围:
正式工、试用工、实习生。
2、程序:
(1)新进酒店员工须向酒店提供下列物品:
a.一寸免冠照片2张、本人身份证原件及复印件等身份证明;
b.有关学历、职称等证明;
c.《报到证》或《工作行政介绍信》、《下岗证》或职介信等工作证明;
d.已填好的《职工登记表》或《用工人员登记表》;
e.本人的体检证明。
(2)由行政办填写《员工进店分配单》,此单一式四份,行政办、保安部、仓库(工作服)、财务各一份。
(3)由分配部门带领新进店员工持《员工进店分配单》,到相应部门办理进店手续。
(4)员工凭《员工进店分配单》,可领取下列物品:
a.员工名牌;
b.《员工手册》;
c.员工更衣橱;
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