Excel教程合集应用技巧.docx
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Excel教程合集应用技巧.docx
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Excel教程合集应用技巧
Excel教程2016合集(应用技巧)
1、Excel定位&跳转快捷键
1、
2、
3、
4、
5、
6、
7、
8、
9、
10、
动图
2、格式转换秘技(数值、日期、时间、货币、百分比)
你是否遇到过接收的报表格式错乱,或者从系统中下载的报表很多格式都需要一一调整的需求呢?
比如下图,要调整报表中数值、日期、时间、货币、百分比的格式。
今天我教你一招:
快速设置格式(数值、日期、时间、货币、百分比)各种格式调整,1秒搞定!
!
介绍下设置步骤:
1、选中单元格区域,按下
2、选中单元格区域,按下
3、选中单元格区域,按下
mm的时间格式。
4、选中单元格区域,按下
5、选中单元格区域,按下
6、选中单元格区域,按下
这样,原本繁琐重复的格式设置,瞬间就可以一键搞定啦,既快捷又准确!
3、按员工名单创建并命名1000个文件夹
如果要批量创建很多文件夹,而且要按照规定的名称命名,你知道怎么搞定吗?
比如领导让你按员工名单创建并命名1000个文件夹!
你手动折腾两三天,我只需1分钟就搞定!
!
今天我教你一招:
按名单批量创建并命名文件夹!
介绍下设置步骤:
1、首先在员工名单表基础上利用函数公式,批量生成批处理命令,公式=“md”&A2
(注意md后面有个空格,不要丢了哦)
2、将在Excel中生成的命令列(如B列)复制到txt文件里
3、更改txt文件的后缀为.bat,将其转换为批处理文件
4、双击执行批处理文件,实现批量生成文件夹
4、智能填充合并单元格
合并单元格给正常的数据处理和统计带来诸多困扰,很多情况下,我们都需要将合并单元格取消合并,再逐一填充,可如果要处理的合并单元格很多,一个个手动搞就太麻烦了,有更好的办法吗?
介绍下设置步骤:
1、选中合并单元格所在区域,单击【取消合并】按钮。
2、按
3、输入公式,等于当前活动单元格的上一个单元格(如视频中活动单元格为A3,公式为=A2)
4、按
5、选中填充公式区域,将公式结果转换为值显示。
5、将公式结果转化为值
介绍下设置步骤:
1、复制公式所在单元格区域。
2、单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单【粘贴选项】中单击【123】按钮。
这样就实现了将公式结果转换为值保存。
6、巧用序列填充!
让你填充从1到888888的数字你会怎么做?
设置步骤:
1、选中要输入序列的起点单元格(如A2)
2、单击【开始】-【填充】-【序列】
3、在【序列】对话框中设置序列产生在【列】,【等差序列】,步长值从1到888888,单击【确定】按钮。
这时,从1到888888的序号就自动批量生成啦!
好啦,这就搞定了!
7、一次性清除数值,同时保留公式
无论是你接到别人发来的模板,还是要把模板发给别人,都经常需要仅清除数据区域,还保留公式区域对吧?
比如当你遇到下面这种报表模板:
上图的报表中绿色区域是填写数值的地方,黄色区域是公式生成。
90%以上的白领都会一个个选中绿色的8块区域,分别清除,然后重新填制模板。
当然,你可以说,我会按住Ctrl键不放,依次选中8个绿色区域,一次性清除数据,这样简单吧?
我来教你一招,无论多大、多复杂的报表,一次性清除数值,同时保留公式不被破坏!
介绍一下用到的技巧和原理:
1、连续数据区域快速选定,使用
2、按条件定位目标数据,使用
3、根据定位条件勾选对应选项,批量定位目标区域
4、Delete键清除数值数据。
好啦!
再有这种烦人的报表,你就不用怕了,记得学以致用哦!
8、快速在每条数据行上方批量插入标题行
方法1:
使用条件定位方法
工作中有时会遇到在每条数据行上方插入标题行的需求有木有?
比如你要打印工资条、你要打印分发成绩条......
介绍下设置步骤:
1、首先在数据源右侧创建辅助列(如视频所示)
(在H3、J4输入1,选中H3:
J4,双击右下角+号,相当于往下拉,如上图)
2、按
3、在任意辅助列常量上单击鼠标右键-插入-插入整行
这时候可以看到,已经实现了在每行数据下面插入了空行。
4、选中标题行复制-选中下方区域
5、再次利用定位选中空行区域
6、按Enter键,批量完成标题行的粘贴。
好啦,这就搞定了,批量插入标题行的技巧不但酷炫,而且简单快捷吧!
方法2:
使用简单的排序方法(此技巧对于期末考试打印桌面信息条非常有用)
介绍下设置步骤:
1、首选创建辅助列,复制行号到最右侧(如视频所示)。
2、复制标题行后,批量填充至下方的空白区域,复制区域与辅助列长度保持一致。
3、根据辅助列升序排列,点击【数据】-【升序排列】
这样瞬间就可以一次性搞定多个标题行的定位插入啦,既快捷又准确!
9、快速提取表内所有图片
如果表格内包含的图片很多,你还要手动一个个复制出来那就太费劲啦,有好方法一次性搞定吗?
步骤:
1、修改文件后缀名为rar。
2、打开rar压缩包,找到xl文件夹下的media子文件夹。
3、将media文件夹内的图片复制到你想要放置图片的位置。
10、一键快速插入或编辑批注
选中单元格,按
11、数据源记录和统计行混杂的表格的汇总方法
比如下面这种:
当你不幸遇到这种表,又不能修改结构,需要在黄色区域对上面的数据进行汇总时,你会怎么办呢?
如果要手动一个个搞,由于每组小计要汇总的行数不同,每次都要重新写公式,当数据源大的时候,简直要崩溃的节奏!
介绍一下这里用到的几个关键技巧
1、定位功能,可以用F5或者
2、定位空值,可以批量选中那些间隔不一致的黄色小计行
3、智能求和,快捷键是
12、提取不重复值、统计不重复值个数(多图附案例)
工作中经常需要处理不重复值,包括提取不重复值列表、统计不重复值的个数,甚至更复杂的情况下会遇到按条件统计不重复值的个数......
比如按照产品统计不重复用户的数量,下面就结合一个实际案例来介绍。
上图中A列和B列是数据源区域,要根据产品的用户使用记录提取不重复产品列表,并统计不重复用户数量。
下面给出两种解决方案:
方案1、用“删除重复项”结合数据透视表搞定。
(方法一比较简单便捷,容易掌握)
先利用【数据】-【删除重复项】,同时勾选“产品”和“用户”作为筛选条件删除重复值,再创建数据透视表,将产品放置在数据透视表的行区域,将用户放置在数据透视表的值区域,如下图所示。
方案2、使用函数公式来一步搞定。
D2输入以下数组公式,按
=INDEX(A:
A,SMALL(IF(MATCH(A$2:
A$14,A$2:
A$14,)=ROW($2:
$14)-1,ROW($2:
$14),4^8),ROW(A1)))&""
E2输入以下公式,并向下填充。
=IF(D2="","",SUMPRODUCT((MATCH(A$2:
A$14&B$2:
B$14,A$2:
A$14&B$2:
B$14,)=ROW($2:
$14)-1)*(A$2:
A$14=D2)))
13、用数据透视表做统计
下面我用一个简单的例子给大家介绍下(本文使用的是MSOFFICE2007):
假设我有个表格,要按月将不同列分别作统计
步骤如下:
点击“插入”-“数据透视表”
点击图示中的按钮,选择数据透视表要统计的数字区域,另外在下面创建数据透视表位置的地方,我们选”新工作表“
选的时候要注意,把最上面的标题行也选进去
选好之后,点击图示中按钮回到之前的界面
点击确定
这个时候在原来SHEET的左面就会出现一个新的SHEET,在这个新的SHEET的最右面,可以看到刚才的几个字段名
接下来,因为我们要按日期统计,所以把”日期“直接拖到行标签,把其他几个字段拖到数值里面
这个时候左面的表格里就是这样了
下面我们要按月统计,选中行标签里任意一行
点击最上面菜单栏的”选项“-”将字段分组“
由于是按月统计,所以选中”月“,点确定
现在就是我们要的结果了
本例中做的是按月求和,如果你要计数或者求平均值,可以点击对应的列,选择”值字段设置“
选择你要的统计方式,再点”确定“就可以了。
14、乾坤大挪移!
快速行列转置
介绍下设置步骤:
1、首先
2、按
3、将鼠标定位到放置新布局报表的位置(如H1),按
4、勾选【转置】复选框,单击【确定】按钮。
15、合并计算汇总多工作表数据
工作中经常遇到很多结构一致的表格,但是数据源分散在不同的工作表中,这时候需要你把所有表格汇总在一起,你怎么做呢?
可以使用公式进行合并计算,如:
=sum(’sheet1:
sheet3’!
B1),但是必须是连续的表格才行。
合并计算汇总多工作表数据的方法的原理:
(这三个表的姓名排列不一样)
1、数据-合并计算,打开合并计算对话框
2、在引用位置中,依次选中多个工作表中要汇总的单元格区域,点击添加
3、根据需要勾选“首行”和“最左列”,区别大家自己试试就知道了
4、单击确定按钮,合并计算就完成啦!
这个过程中要说明的一点是:
每个分工作表中的汇总字段是否相同,决定着合并计算以后的结果是合并在一列还是分别放置在多列。
这个例子中,三张分工作表的数据字段名不同,分别是“一模成绩”、“二模成绩”、“三模成绩”,所以合并计算结果是分别在三列中显示。
如果数据源中的三张分工作表的数据字段名相同,比如都是“成绩”,那么合并计算结果就合并在一列显示了。
好啦!
合并计算是很简单实用的汇总多表的工具,如果遇到再复杂的表格,而且数据源经常更新,采用数据透视表会是更适合的办法,后续课程中我们会专门讲解,你们可以小期待一下:
)
16、正确输入分数的技巧!
介绍下设置步骤:
1、比如要输入二分之一,直接输入【1/2】会默认变成日期格式,正确的输入方法应该是输入【01/2】,注意0后面有个空格哦!
这时编辑栏显示的数字是0.5
2、一又二分之一的输入方法是【11/2】,编辑栏显示的数字是1.5
3、当输入【06/5】的时候,会自动转换为【11/5】,编辑栏显示1.2
17-1、按上档键后选择单元格拖动,可移动插入单元格,而不是移动覆盖。
17-2、多工作表之间快速定位和跳转!
比如要在100张工作表中快速跳转,操作步骤:
1、快速跳转到最后一个工作表:
按住Ctrl单击工作表左下角的右三角按钮(excel2003)
2、快速跳转到第一个工作表:
按住Ctrl单击工作表左下角的左三角按钮(excel2003)
3、要查看文件中包含多少个工作表:
在左下角的三角按钮上单击鼠标右键,可展开列表查看该工作簿包含的所有工作表。
4、快速跳转到目标工作表:
在上一步的工作表列表中单击选择目标工作表,单击【确定】按钮,即可瞬间跳转到该sheet表。
17-3、批量提取文件夹内的所有文件名
领导让你提取文件夹中的1000个文件名,明早交给他!
你通宵苦逼加班!
还不敢保证完全准确。
今天我教你一招:
批量提取文件夹内的所有文件名!
只需1分钟就搞定!
快准狠!
介绍下设置步骤:
1、首先打开要提取文件名的文件夹,新建一个txt文本文件
2、编辑txt文本,输入以下批处理命令,保存文本文件。
dir*.*/b>a.txt
(提示:
这一步如果需要提取固定后缀的文件名,修改*.*为相应的后缀即可,如dir*.xls/b>a.txt)
(提示:
如果需要保存为word文档则改为dir*.*/b>a.doc,如果需要保存为excel文档则改为dir*.*/b>a.xls,)
3、更改txt文件的后缀为.bat,将其转换为批处理文件
4、双击执行批处理文件,实现批量提取文件名
17-4、按名单批量创建文件夹
1、首先在员工名单表基础上利用函数公式,批量生成批处理命令。
(公式=“md”&A2注意md后面有个空格)
2、将在Excel中生成的命令列(如B列)复制到txt文件里。
3、更改txt文件的后缀为.bat,将其转换为批处理文件
4、双击执行批处理文件,实现批量生成文件夹
17-5、用快捷键轻松在表格内快速跳转!
方法一:
方法二:
选中任意一个单元格,将鼠标移至该单元格上边框,变成十字箭头时,双击该单元格的上边框,鼠标跳至表格最顶端;同理,双击左边框,跳至最左;双击有边框跳至最右;双击下边框,跳至最后。
17-6、区域内批量输入文本
比如要你在Excel里批量填充单元格,如下图:
介绍下设置步骤:
1、选中要批量填充的单元格区域,在第一个单元格输入文本。
2、按
18、1个公式构建重复序号的递增序列
今天我来结合一个实际案例,介绍1个公式构建重复序号的递增序列的方法。
如下图所示(黄色区域处输入公式)
B2单元格输入以下公式,将公式向下填充。
方法1:
=QUOTIENT(ROW(A3),3)
方法2:
=INT(ROW(A3)/3)
19、用选择性粘贴批量将文本转换为数值
工作中经常会遇到文本数字转换为真正数值的需求。
很多系统导出的数据源报表中的数字都是文本型数字,无法直接求和和创建数据透视表,需要先转换为真正的数值才能进行下面的数据处理,如果你一个个手动搞那就太费劲啦,有好方法一次性搞定吗?
介绍下设置步骤:
1、选中任意一个空单元格,按
2、选中要转换为数值的文本数字所在区域,按
3、在弹出的【选择性粘贴】对话框中单击【数值】和【加】单选按钮。
4、单击【确定】按钮。
这时,选中的所有文本数字就已经转换为真正的数值了,瞬间完成!
20、批量对数据添加前缀
工作中经常会遇到在数据前添加固定前缀的操作。
比如要在产品编码前统一添加前缀“LR”,80%以上的白领还在手动一个个敲前缀,其实有个快捷方式1秒就能搞定!
介绍下设置步骤:
1、选中产品编码列,单击
2、【数字】-【分类】-【自定义】里面,在原有自定义格式代码前添加前缀“LR”。
3、单击【确定】按钮,即可看到所有数据前面都增加前缀。
这时,修改的是所有数据的显示形式,真正的单元格数据本身并不变化。
21、二维交叉查询
工作中经常会遇到二维条件的数据查询需求有木有?
如下图所示
介绍下思路和步骤:
1、设置数据有效性(数据验证)实现下拉菜单,快捷选择分公司和季度
2、设置条件格式,在条件格式中结合函数公式来实现动态标识行或列颜色的功能
这个细节的具体方法,咱们后面专门开教程学习,敬请期待!
22、批量生成1至100的随机数
无论是数据测试还是验证报表公式的正确性,都需要生成随机数来辅助完成,这里介绍一个公式批量生成1至100的随机数!
介绍下设置步骤:
1、先选中要生成随机数的单元格区域。
在公示栏输入以下公式。
=RANDBETWEEN(1,100)
2、按
3、在取消选中之前,点击公示栏,回车,没回车一次,更换一次数字。
23、快速修正不规范日期
工作中经常会遇到报表中的日期格式不规范,导致函数计算结果出错。
如果不规范的日期比较少,手动改几下就好了。
可如果是从系统导出的数据源中有几千上万个不规范日期,再去一个个手动搞,会崩溃的!
设置步骤:
1、选中不规范日期所在列的整列,单击【数据】-【分列】。
2、在【文本分列向导】对话框中单击两次【下一步】按钮,在第3步的界面中勾选【日期】单选框,单击【完成】按钮。
24、快速输入性别
工作中经常会遇到在报表中输入性别的需求。
如果员工数量比较少还算好,手动输入即可,如果要输入性别的员工很多,再去一个个手动搞,会崩溃的!
设置步骤:
1、选中需要输入性别的单元格区域,按
2、在【数字】选项卡下的【分类】列表中选择【自定义】选项,右侧的文本框中输入以下代码,单击【确定】按钮。
[=1]男;[=2]女
3、这时,输入1即可显示男,输入2即可显示女,你输入对应的1和2代表男和女即可。
25、快速实现报表内所有员工奖金普调500元
工作中经常会遇到在原有报表数据的基础上修改的需求。
你是否遇到过要将报表中的数据批量加一个数/减一个数,或者批量乘以/除以一个数的情形呢?
你会怎么做呢?
比如下图所示:
设置步骤:
1、选中任意空白单元格输入500,并且复制这个单元格。
2、选中要批量进行修改的数据区域,这里可以使用一些快捷键。
3、按
4、勾选【数值】,勾选【加】,单击【确定】按钮。
26、自定义函数ConTxt,文本合并超牛!
要将同一类的内容,比如同一个部门的员工、同一个门店的商品等等合并到一个单元格内。
例如下图所示,需要将A列数据源中的文本内容,合并到C4单元格。
解决合并文本内容的问题,离不开著名的自定义函数Contxt。
这个函数是chenjun老师原创,最早发布在ExcelHome技术论坛,用户可以和使用工作表函数一样,对参数进行灵活的设置。
接下来说说这个自定义函数的使用方法:
步骤一:
右键单击工作表标签【查看代码】,打开VBE编辑器。
步骤二:
在VBE窗口中,点击【插入】【模块】。
步骤三:
在右侧的代码窗口中输入代码。
以下是代码文字版,大家使用时可以直接复制就好。
PublicFunctionConTxt(ParamArrayargs()AsVariant)AsVariant
DimtmptextAsVariant,iAsVariant,cellvAsVariant
DimcellAsRange
tmptext=""
Fori=0ToUBound(args)
IfNotIsMissing(args(i))Then
SelectCaseTypeName(args(i))
Case"Range"
ForEachcellInargs(i)
tmptext=tmptext&cell
Nextcell
Case"Variant()"
ForEachcellvInargs(i)
tmptext=tmptext&cellv
Nextcellv
CaseElse
tmptext=tmptext&args(i)
EndSelect
EndIf
Nexti
ConTxt=tmptext
EndFunction
关闭VBE窗口,回到Excel工作表界面,就可以使用这个自定义的ConTxt函数了。
除了直接使用单元格引用,还可以对参数进行条件设置。
回到本例的题目中,我们仅要求合并文本内容,可使用下面的数组公式,记得要按Ctrl+Shift+回车结束输入。
=ConTxt(IF(ISTEXT(A1:
A12),A1:
A12&"、",""))
先使用ISTEXT函数判断A1:
A12单元格的内容是否为文本。
再使用IF函数,如果是文本,则返回A1:
A12并连接一个顿号"、",否则返回空文本""。
最后使用ConTxt函数对返回的内容进行连接。
连接后的文本,最后部分还多了一个顿号,大家可以根据平时学习的技巧或是函数方法,将这个顿号去掉。
使用这个自定义公式,可以非常灵活的完成多种同类项的内容合并,关键是数据源发生变化后,结果能够自动更新,一劳永逸哦。
最后提醒大家,工作簿必须保存为启用宏的工作簿,也就是xlsm格式,并且重新打开时要根据提示点击启用宏,否则函数无法运行呢。
光说不练假把式,你也练练吧。
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