合同签订流程及管理办法及合同样板.docx
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合同签订流程及管理办法及合同样板.docx
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合同签订流程及管理办法及合同样板
采购合同签订管理办法
(建议稿)
拟稿:
采购部
2017年11月20日
采购合同签订流程及管理办法
为规范公司采购部关于采购合同签订、履行和付款程序,并最大限度的避免风险,采购部草拟以下管理和签订程序,本办法适用于采购部签署的所有经济类采购合同的管理,不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
一、合同签订审核流程
1、采购部门负责起草与负责职责范围内采购合同,参与合同谈判,组织会签;参加对合同履行的评价。
2、采购部负责审核采购合同的各项相关技术条款。
3、采购部负责合同的商务条款,负责上报总经办确认待签合同,负责审批调整建议的一致性。
二、合同起草、谈判、会签
采购部门合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确,应包括(主要合同七要素及其它合同要素):
1、合同七要素:
1)标的(内容);
2)价款(计价方法);
3)履约方式、地点、费用的承担;
4)酬金(款项支付方式);
5)数量、质量;
6)违约责任(甲乙方权利和义务);
7)廉政合作协议
2、其它合同要素
1)合同名称;
2)甲乙方名称及地址,经办人联系电话;
3)甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章;
4)合同签订日期;
5)生效、实效条件;
6)争议解决的方法;
7)合同的份数及附件;
8)保密条款(视合同性质需要)
9)合同摘要并附合同文本,合同业务单位营业执照和相关资质复印件加盖公章,法定代理人授权委托书原件。
三、合同审核的重点
1、采购部门应对合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款,进行细致审核;
2、采购部应征求和采纳企划部、总经办、品控部等多部门对技术细节的建议和要求,并对合同的相应技术条款进行审核和把控;
3、对于合同价款及价款调整(产品报价作为合同附件)、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与成本成本有关的条款的审核,采购部应上报总经办或总经理进行批示;
4、对于合同签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关条款的审核工作,采购部应按照公司的财务要求执行;
5、最后提交总经办或法务部门(或法律顾问)分析判断合同风险、与法律相关的内容,包括担不限于:
变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
四、合同的签署和盖章
1、合同原则上由对方先签字盖章;
合同按照规定审批顺序全部完成后,由采购部按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照,有添加或需要修改的及时更正,确认无误后,按照公司印章使用管理规定办理签字盖章手续;
2、合同存档、备案:
合同签订一周内,合同正本原件及副本原件全部交总经办存档,合同副本复印件由采购部或合同执行部门留存使用;(原则上合同原件严禁外借,项目报建、报批除外)
3、采购部在合同履行过程中应注意:
涉及工期、价格、质量的决定应以书面形式记录和确认。
涉及双方往来函件,如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送,并要求对方签收并保留发出的凭证,如对方拒收应即改为特快专递方式重发。
4、合同执行过程中,采购部应及时对合同履行情况进行监督检查,并定期对合同执行情况进行分析,做到心中有数;
5、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。
五、合同变更、转让及解除(必须采用书面形式)
1、变更合同范围和付款条件,转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式;
2、变更、转让或解除后采购部门应在一周内完成修改存档和通知,方式和范围同合同存档、备案的相关规定。
各部门应对原合同文本进行标示,以免错误的执行原合同。
食品采购合同样版
订购合同
合同编号:
签约地:
甲方:
代表:
联系电话:
乙方:
代表:
联系电话:
根据《中华人民共和国合同法》的有关规定,经双方协商一致,本着自愿、平等、互利的原则,就甲方向乙方订购食品产品,签订如下条款,以资共同遵守。
一、订购产品
1、甲方从乙方采购食品名称、规格、数量、单价等如下表所示:
名称
规格
数量
(件)
单价
(元/件)
保质期限及要求
运输保管条件
制造商
商标
2、上述表格所述数量为概数,最终以甲方出具的验收入库清单为准。
3、上述食品采购价格为甲、乙双方根据当前市场价格协商确定。
食品市场价格出现较大波动的涨幅时,乙方保证供给甲方产品价格不变;若食品市场价格出现价格下降,且下降比例时,甲方有权和乙方重新协商价格。
4、优惠条款:
。
二、合同期限
本合同期限自2017年月日起至2018年月日止有效,有效期届满前1个月,若甲乙双方有意继续合作应另行签订新合同。
三、货款支付
1、支付依据:
经甲方验收人员确认的验收清单为准,乙方供货清单作为附件。
2、结算流程:
乙方应当提供签字确认的供货清单、甲方验收清单,并开具发票或收据后到甲方指定部门结算款项。
3、货款结算:
甲方就乙方货款的支付采用月结的方式,每月1日对账,乙方向甲方指定人员提供《验收清单》和《供货清单》进行对账后,乙方给甲方开具上月所购货款发票或收据,甲方在收到发票或收据后,20个工作日内支付给乙方。
四、订货与交货
1、订货方式:
甲、乙双方通过电话、传真、电子邮件、QQ、书面订货清单等方式订货。
如是书面订货清单的,则一式两份,甲乙双方指定的联系人分别签字后各置一份留底。
2、交货期限:
甲方提出供货计划后,乙方在3天内按甲方通知订货的品种和数量的要求及时将食品送到甲方指定地点。
3、交货地点:
重庆市江北区寸滩库房(不限于上述地点)。
4、乙方送到指定地点后,甲乙双方负责安排人员卸货,乙方承担货物交至目的地所需的全部费用和风险。
五、验收
1、乙方送货至甲方指定库房的食品必须由甲方指定人员当场验收。
2、乙方每次供货必须附上供货清单,经甲方指定人员验货后签字确认。
3、甲方指定验收人员应当为乙方出具验收清单,并由双方签字确认。
4、验收货物时,甲方只能尽到形式审查(外观、包装、数量)义务,若因乙方提供产品本身质量问题应当按照本合同第三项处理。
自甲方收到食品7日内就食品的质量、规格、数量、外包装情况提出任何异议,乙方必须在3日内答复并提出解决方案。
六、质量保障
1、乙方提供的产品应保证质量优良、新鲜卫生、并符合国家标准,需要检验合格的应提供检验合格证书。
2、乙方提供的产品不能使用任何国家禁用的添加剂、香精和化学有毒物质,不得提供假冒伪劣产品或以次充好,且产品质量完全符合国家对该产品质量的相关行业要求和标准,如出现质量问题(假冒伪劣)假一赔十。
3、凡属于质量问题必须包退包换,退补食品需在甲方验货完毕后的2小时内补给,不能影响甲方正常经营。
七、资质条件
1、乙方应当提供企业、商品相应的有效资质文件,包括但不限于下列:
初次交易的,为:
□《营业执照》 □《商标注册证明》□《税务登记证》
□《组织机构代码》□《开户许可证》□《生产许可证》
□《卫生许可证》□《代理销售授权书》□《食品流通许可证》
□《检疫证明》□其他_________;
再次交易的,为:
□《食品检验报告》□其他_________。
2、乙方提供食品需要办理备案的,备案手续由乙方办理,并向甲方提供备案编号。
3、甲方(含加盟商)所借用乙方的豆浆现调机应给乙方出借据,人为损坏需支付维修费用。
八、廉政合作
甲乙双方在合同履行期间,如乙方工作人员与甲方工作人员之间产生任何索要、收受礼金、现金、礼品、有价证券等行为;或乙方安排甲方工作人员吃饭娱乐,提供交通工具、通讯工具、高档办公用品;或乙方安排甲方人员进行其他活动或其他形式的行贿受贿,甲方均认为是乙方向甲方工作人员受贿,乙方无条件授权甲方扣除乙方所有未接供货款项,情节严重者送公安机关或检查院进行起诉,并走相关司法程序,甲方有权取消或终止协议的履行,由此给甲方造成的全部损失和损害由乙方负责赔偿。
九、违约责任
1、甲方没有按合同约定付款的,应按银行同期同类贷款利率的两倍向乙方支付利息。
2、若因乙方提供食品导致甲方员工(包括甲方加盟商、股东,)或客人出现包括但不限于食物中毒等事故时,经相关部门检验,证明确属于乙方提供的食品造成的,乙方除需负担全数医药费外,并应赔偿由此给甲方及甲方加盟商、甲方员工和客人的全部直接和间接损失。
3、如乙方所供货物数量不足,甲方有权拒付未交付货物部分的货款,同时甲方仍有权要求乙方立即补足未交付部分的货物,乙方的送货时间如果超出甲方要求的时间2天以内的,乙方应向甲方支付当日货款10%违约金,同时甲方有权通知乙方立即解除合同,乙方在送货过程中导致甲乙双方、第三人人身损害及才财产损失的,由乙方承担赔偿责任,与甲方无关。
4、乙方应当保证其提供的产品符合国家及行业标准并满足甲方使用需要,因乙方提供的产品导致的甲方及第三人人身损害、财产损失,由乙方承担赔偿责任。
5、甲乙双方只负责本合同的责任,不承担其它连带责任,不可抗力造成的合同不能顺利完成的,甲乙双方均不负任何责任。
十、合同附件
1、食品供货清单,验收清单为本合同附件,作为计量,计价依据,为本合同组成部分。
2、食品市场价格出现较大波动时,甲方提出变更采购价格,乙方同意的,应当重新签署单价。
该单价也视为本合同组成部分。
3、甲、乙双方均应指定专人负责本合同执行,包括订货、送货、验收等。
4、其他未尽事宜,须经甲乙双方共同协商,作出补充规定,补充规定与本合同具有同等效力。
十一、保密协议
甲乙双方需对基于本合同和在执行本合同的过程中,所知悉或获得的双方的商业或技术的文件、资料、信息以及与本合同有关的任何结果,严格保密。
十二、争议解决
1、本合同可以变更或解除,但应提前15日通知对方解除本合同。
2、因食品市场价格出现较大波动时,甲、乙双方因价格协商不成,合同自行解除。
3、凡由执行本合同所发生的相关的一切争议,甲乙双方应通过友好协商解决,如协商不成提交重庆市江北区人民法院提请诉讼。
4、合同中约定通知、送达地址条款:
甲乙双方明确,下列双方地址为甲乙双方联系的唯一地址,甲乙双方的送达地址均按该地址进行:
甲方地址为:
,邮箱或微信号:
;
乙方地址为:
,邮箱或微信号:
;
如甲乙双方变更通讯地址的,应及时通知对方,未能通知的,甲乙双方可按约定地址送达。
送达后如发生退件或拒收,视为已经送达;如甲乙双方产生纠纷诉至法院,甲乙双方同意以上述地址作为人民法院送达诉讼文书的确认地址。
十三、其他
本协议壹式贰份,甲乙双方各执壹份,具有同等法律效力,自甲乙双方签字盖章后生效。
甲方:
联系方式:
代表签字:
(公章或合同专用章)
日期:
年月日
乙方:
联系方式:
代表签字:
(公章或合同专用章)
日期:
年月日
广告采购合同样版
订购合同
合同编号:
签约地:
甲方:
代表:
联系电话:
乙方:
代表:
联系电话:
根据《中华人民共和国合同法》和《广告管理条例》的有有关规定,经双方协商一致,本着自愿、平等、互利的原则,就甲方向乙方订购广告产品等店面广告产品,签订如下条款,以资共同遵守。
一、订购产品
1、甲方从乙方采购广告产品名称、规格、数量、单价等如下表所示:
店面广告产品报价表
名称
规格
数量
(件)
单价
(元/件)
保质期限及要求
运输包装要求
制造商
备注
备注:
1、表中所填写的价格为制成成品的价格(含送货到甲方指定仓库的一切物流费用、装卸费、设计及制作费用、包装费、不含增值税)。
2、乙方必须保证包装质量,能够达到长途运输的目标。
如因包装质量产生的产品破损,则相关损失及退货费用由乙方承担。
二、合同期限
本合同期限自2017年月日起至2018年月日止有效,有效期届满前1个月,若甲乙双方有意继续合作应另行签订新合同。
三、货款支付
1、合同签订后,乙方向甲方支付质量保证金元(大写:
元整),此保证金在双方解除本合同后,甲方在确定乙方无违约行为后无息退还给乙方。
2、乙方在甲方收到货品验收后,次月1日(工作日)向甲方提供经甲方签字的《供货清单》,甲方清点核对无误后,按《店面广告产品报价表》单价,在20个工作日向乙方支付上月订购产品的货款。
四、交货方式
1、甲方以书面形式或以微信文字或邮件形式向乙方下达生产订单,乙方收到通知后保证在7天内完成出货(甲方市内用户驻地或外地用户送达至物流)。
2、乙方在甲方要求期限内,将订单内产品送达甲方用户驻地(限主城九区:
南岸区、巴南区、江北区、渝中区、沙坪坝区、大渡口区、渝北区、两江新区、九龙坡区,甲方不承担主城九区的物流费用)。
3、乙方在甲方要求期限内,将需发往外省、外地的订单产品,送达至物流公司发货到用户驻地(发往外省、外地的物流费用,由用户承担)。
4、乙方所发货物在运输途中发生事故、风险、灭失或损坏的,货物灭失风险由乙方承担,并且乙方应在7天内重新制作,并安排运输。
五、制作生产调整
在合同签订生效后,甲方需要改变本合同的订单产品,必须提前3个工作日内通知乙方。
六、质量要求
1、所有乙方制作广告产品质保期为五年,自验收合格之日计算。
2、乙方保证吸塑发光字灯箱和配套组合在质量保证期内符合以下质量要求:
1)整体不褪色、不变色、保持色彩艳丽(外观上不允许存在气泡、裂痕、爆边、叠差、磨伤、脱胶、起翘等缺陷)。
2)耐候性好:
耐高温、耐气候变化且环保、不变形、耐腐蚀性强、无任何发霉现象。
3)可靠性高:
防雨、防火、防自燃、无破裂、渗水和良好的抗水性。
4)通电后光照均匀会集、没有闪光、高效节能。
3、乙方保证超薄灯箱和配套组合在质量保证期内符合以下质量要求:
1)外观精巧、光照均匀会集、没有闪光、高效节能。
2)替换灯片简略、便利。
3)灯源使用寿数长、导光板发热低且环保。
4)在运用进程中安全、画面不褪色、不变形。
七、验收标准
甲方在收货后7个工作日内根据发送给乙方的制作标准及质量要求对广告产品进行验收,并出具验收回单;广告产品连续使用7个工作日内,如质量问题乙方应及时无条件维修,在此期间如无任何质量和运行问题甲方视为乙方提供产品验收合格。
八、廉政合作
甲乙双方在合同履行期间,如乙方工作人员与甲方工作人员之间产生任何索要、收受礼金、现金、礼品、有价证券等行为;或乙方安排甲方工作人员吃饭娱乐,提供交通工具、通讯工具、高档办公用品;或乙方安排甲方人员进行其他活动或其他形式的行贿受贿,甲方均认为是乙方向甲方工作人员受贿,乙方无条件授权甲方扣除乙方所有未接供货款项,情节严重者送公安机关或检查院进行起诉,并走相关司法程序,甲方有权取消或终止协议的履行,由此给甲方造成的全部损失和损害由乙方负责赔偿。
九、违约责任
1、如乙方所供货物数量不足,甲方有权拒付未交付货物部分的货款,同时甲方仍有权要求乙方立即补足未交付部分的货物;如因乙方提供的产品质量问题而导致甲方或第三人等所造成的经济损失及附带的所有经济损失均由乙方负责;因乙方提供的产品出现著作权纠纷导致甲方损失的,应当由乙方承担赔偿责任。
2、乙方须严格根据本合同的附件质量要求向甲方提供货物,在未获得甲方事先书面同意的情况下,乙方不得对甲方下达订单进行更改,如需更改乙方应提前通知甲方并获得甲方的书面认可,否则视为乙方违约,甲方有权拒收货物。
3、除不可抗的因素乙方如不能按时、按质完成甲方所下达订单,每延误一天按未完成产品的单价的50%赔付违约金及客户的物流费、送货费。
4、甲方如不能按时支付乙方应付款项,每延误一天按订单金额的1‰赔付违约金。
5、乙方应当保证其提供的产品符合国家及行业标准并满足甲方使用需要,因乙方提供的产品导致的甲方及第三人人身损害、财产损失,由乙方承担赔偿责任。
6、在质保期内,乙方提供的产品出现质量问题经过两次维修仍无法使用或者达不到甲方的使用目的的,甲方可以要求乙方退货或换货,甲方有权从乙方叁万元质保金中扣除相应问题产品的金额不予退还,乙方同时承担甲方因此遭受的其他损失。
7、甲乙双方只负责本合同的责任,不承担其它连带责任,不可抗力造成的合同不能顺利完成的,甲乙双方均不负任何责任。
十、售后服务
1、质保期内(电源损坏、灯源不亮,户外脱落等广告产品运行时发生的非人为因素的质量故障),由乙方负责免费维护(市内和外地用户均由乙方负责免费上门更换和维修,乙方负责由此产生的费用;若人为损坏、自然灾害造成的损坏不在质保范围内,乙方将按实际维修情况收取相应的费用)。
2、质保期满后,乙方有偿维护(乙方接到甲方维修通知后,应积极响应与使用方协商自行安排予以维修事宜,但只收取维修材料费及人工费)。
十一、保密协议
甲乙双方需对基于本合同和在执行本合同的过程中,所知悉或获得的双方的商业或技术的文件、资料、信息以及与本合同有关的任何结果,严格保密。
十二、争议解决
1、凡由执行本合同所发生的相关的一切争议,甲乙双方应通过友好协商解决,如协商不成提交重庆市江北区人民法院提请诉讼。
2、合同中约定通知、送达地址条款:
甲乙双方明确,下列双方地址为甲乙双方联系的唯一地址,甲乙双方的送达地址均按该地址进行:
甲方地址为:
,邮箱或微信号:
;
乙方地址为:
,邮箱或微信号:
;
如甲乙双方变更通讯地址的,应及时通知对方,未能通知的,甲乙双方可按约定地址送达。
送达后如发生退件或拒收,视为已经送达;如甲乙双方产生纠纷诉至法院,甲乙双方同意以上述地址作为人民法院送达诉讼文书的确认地址。
十三、其他
本协议壹式贰份,甲乙双方各执壹份,具有同等法律效力,自甲乙双方签字盖章后生效。
甲方:
联系方式:
代表签字:
(公章或合同专用章)
日期:
年月日
乙方:
联系方式:
代表签字:
(公章或合同专用章)
日期:
年月日
耗材设备采购合同样版
订购合同
合同编号:
签约地:
甲方(以下简称甲方):
代表:
联系电话:
乙方(以下简称乙方):
代表:
联系电话:
根据《中华人民共和国合同法》的有关规定,经双方协商一致,本着自愿、平等、互利的原则,就甲方向乙方订购设备或耗材产品,签订如下条款,以资共同遵守。
本合同期限自年月日起至年月日止有效,有效期届满前1个月,若甲乙双方有意继续合作应另行签订新合同。
一、乙方供应货物种类、价格、送货地点及方式:
序
货物名称
规格(mm)
材质(g)
单价(元)
制造厂
送货地点
1
寸滩仓库
2
寸滩仓库
3
寸滩仓库
4
寸滩仓库
5
寸滩仓库
备注:
1、产品为国内销售使用的;
2、表中所填写的价格为制成成品的价格(含送货到甲方指定仓库的一切物流费用、装卸费、设计及制作费用、包装费、不含增值税)。
3、市场原材料价格涨幅达10%,乙方应及时通知甲方,经甲乙双方友好协商签订补偿协议调整供货价格。
二、乙方供应货物的技术执行标准及要求:
1、纸杯制作工艺及技术参数应符GB/T27591-2011《纸碗》国家标准。
2、纸杯制作工艺及技术参数应符合GBT27590-2011《纸杯》国家标准。
3、塑料杯制作工艺及技术参数应符合QB/T4049-2010塑料饮水口杯国家标准。
4、食品包装制作工艺及技术参数应符合GB9683复合食品包装袋卫生标准、GB9685食品容器、包装材料用助剂使用卫生标准。
5、包装运输箱制作工艺及技术参数应符GT/T13024—2003《箱纸板》、GB/T191-2008包装储运图示标志国家标准。
三、订单下达及到货时限
1、甲方须通过书面传真形式向乙方下达采购订单(紧急情况下可通过微信下单或修改订单,后需补传订单),乙方在传真件上签字确认送货日期并回传。
2、乙方须在甲方发出订单或电话告知之日起10日内将货物送达甲方指定仓库。
3、乙方发货前需通过书面传真形式通知甲方相关人员。
4、乙方如有特殊情况延误交货需书面传真通知给甲方,经甲方书面传真回复认可后,方可发货,否则,甲方有权拒收货物,并可追究乙方的违约责任。
四、质量保证
1、乙方应保证所供货物是全新的、未使用过的,是用一流的工艺和最佳材料制造而成的,并完全符合合同规定的质量、规格和性能的要求;如因乙方提供的产品质量问题而导致甲方或第三人等所造成的经济损失及附带的所有经济损失均由乙方负责;因乙方提供的产品出现著作权纠纷导致甲方损失的,应当由乙方承担赔偿责任。
2、根据甲方按检验标准自己检验或送当地质检部门检验结果,如果货物的数量、质量或规格与合同不符,或证实货物是有缺陷的,包括潜在的缺陷或使用不符合要求的材料等,甲方均有权通知乙方,提出索赔,由乙方承担全部赔偿责任。
3、在质保期内乙方收到通知后按甲方要求的时间免费维修或更换有缺陷的货物或部件。
4、如果乙方在收到通知后在甲方要求的时间内没有及时弥补缺陷,甲方可采取必要的补救措施,由此带来的损失和费用由乙方承担。
甲方根据合同规定对乙方行使的其他权利不变。
5、乙方向甲方提供产品质保期的期限为3年。
(从乙方交货甲方之日算起)
五、检验
1、在交货前,乙方应对货物的质量、规格、性能和数量等进行详细而全面的检验,并在送货清单上签字确认,该签字版的送货清单原件只是作为申请付款的凭证,有关质量、规格、性能、数量或重量的检验不视为最终检验。
制造商检验的结果和细节应在证书中加以说明。
2、货物运抵现场后,甲方将对货物的质量、规格、性能和数量等进行检验签收,并出具检验签收证明。
签收后如发现货物的规格或数量两者都与合同不符,甲方有权要求乙方在规定期限类补足或整改,并相延期支付货款,若乙方未能按时补足或整改,甲方有权终止合同,并扣除相应货款;乙方在送货过程中导致甲乙双方、第三人人身损害及才财产损失的,由乙方承担赔偿责任,与甲方无关。
3、如果货物的质量和规格与合同不符,或在第五条规定的质量保证期内证实货物是有缺陷的,包括潜在的缺陷或使用不符合要求的材料,甲方将有权向乙方提出索赔。
4、甲方有权提出在货物制造过程中派人到制造厂进行监造,乙方有义务为甲方监造人员提供方便。
5、乙方对所供货物进行性能试验时,必须提前通知甲方。
6、甲方有权要求乙方对其所供的产品,委托具有检验资格的第三方机构进行检测,因此而所产生的检测费用由乙方承担。
六、索赔
1、甲方有权按相关国家检验标准自己检验的结果或当地质检部门出具的质检证书向乙方提出索赔。
2、在根据合同第五条和第六条规定的检验期和质量保证期内,如果乙方对甲方提出索赔和差异负有责任,乙方应按照甲方同意的下列一种或多种方式解决索赔事宜:
1)乙方同意退货,并按合同规定的同种货币将货款退还给甲方,并承担由此发生的一切损失和费用,包括利息、银行手续费、运费、保险费、检验费、仓储费、装卸费以及为保护退回货物所需的其它必要费用。
2)根据货物低劣程度、损坏程度以及甲方所遭受损失的金额,经供需双方商定降低货物的价格。
3)用符合规格、质量和性能要求货物来更换有缺陷的
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- 合同 签订 流程 管理办法 样板