企业印鉴管理制度.docx
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企业印鉴管理制度
企业印鉴管理制度
印鉴是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,为确保印鉴使用的合理性、有效性和可控性,特制定本制度。
行政管理部负责公司印鉴管理工作,发放、回收印鉴,监督印鉴的保管和使用。
一、印鉴的种类:
1、公司印鉴:
公司在工商行政机关登记的公司印章和各种业务专用的公司印章。
包括:
公司章、公司合同专用章、财务专用章。
2、领导私印:
刻有董事长、总经理姓名的印章。
、部门印鉴:
刻有公司部门名称的印章.3
二、印章的刻制、启用:
1、公司各部门需刻制印章时,按要求填写《印章刻制申请表》,报部门经理审核,总经理审批.申请批准后,由行政管理部负责统一刻制,启用前颁布印鉴启用通知的红头文件,在启用日期前使用视为无效.
2、公司批准成立的新部门待正式红头文件下发后,根据工作需要方可申请刻制该部门印章.
3、各种印鉴均由行政管理部颁发,颁发时应留下印模并登记备案。
4、专人领取印鉴时,需在印鉴备案表上签字。
三、印鉴保管
1、专人负责:
公司印章、合同专用章:
行政管理部部长保管;
财务专用章、领导私印:
财务部负责人保管;
部门印章:
由各部门负责人保管;
2、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的主要内容,如员工持有规定类别的印章,须办理归还手续后方可办理离职手续。
四、印鉴的使用:
1、使用范围
)公司印章:
以公司名义对外、对内行文;上报的材料、报表;1
开展工作时所需的介绍信、证明材料等使用公司印章等;如有要求还需使用相应的领导私印.
2)业务专用印章:
以公司名义所开展的各种业务,使用相应的业务专用章(如财务专用章、合同专用章);
3)部门印鉴:
以各部门名义开展工作时使用.部门印鉴不能代表公司对外使用,只在公司内有效。
2、用印
1)公章、合同专用章的使用决定权为总经理,其它各印章的使用决定权由总经理据实际工作需要进行授权.
2)公司员工因私一般不予用印(公司章)确需用印时,必须报清用印目的,经部门负责人审核后,填写《用印登记表》,经总经理
签字审批,印鉴管理人员方可用印。
重要合同及公司级(对内、对外)
文件需用印,总经理因事不在,可电话向总经理汇报,确认后方可用印,事后补办手续。
)财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章.3
4)介绍信用印经总经理批准后,方可用印.
5)公司印章不得携带外出使用;特殊情况必须外出用印时,应由部门经理注明原因,经总经理审批后,由印章管理人员携章一起外出监印;跨地域借用印章时,需由经办人办理借用手续,经总经理批准后方可携带外出。
5)不可在空白凭证、介绍信、协议或合同等上盖公司印鉴,特殊情况需经总经理批准;
6)印鉴管理人员对未经签发的文件、不符合用印规定程序的,不得擅自用印;
五、印鉴的停用
1、因遗失而依法公告作废的印章于公告日起即停用;
2、公司因名称变更、部门撤消、印章式样改变等情况需启用新印章时,旧印章停止使用,由行政管理部下发《关于停止××印章使用的通知》
3、行政管理部将停用的作废章收回,经总经理批准,应封存的予以切边或存入档案里封存,无须封存的则销毁。
六、附件:
1、印章刻制管理内部控制流程图
、印章使用管理内部控制流程图2
3、《印鉴刻制申请表》
4、《印章颁发凭证》
5、印章启用通知
6、《印章明细登记簿》
7、《用印登记表》
8、停止印章使用通知
9、印章明细登记表
10、印章使用登记表
11、印章销毁审批表
附件一:
印章刻制管理内部控制流程图
印章刻制印章变更、注销
印章刻制部门填写印章管理员填写《印章颁
《印章刻制申请表》发凭证》中缴销日期一栏
部门负责人审批旧印章移行政管理部
旧印印章审批部门审批行政管理部进行清点、核对章重办新理刻注制总经理审批印章审批部门审批销
行政管理部刻制印章总经理审批
并颁发
领用部门填写相关部门办理印章的
《印章颁发凭证》变更、销毁
领取印章
印章销毁
附件二:
印章使用管理内部控制流程图
用印申请人填写用印申请单
部门负责人审批
行财业
政务务
印印印
章章章
总经理审批财务部负责人审批业务部门负责人审批
用印检查不加印
符合不符
用印合用用印登记定范围印范期和审围和汇批规审批报定用印规定
留存用印申请单
定期汇报
汇总印章使用管理情况行政管理部
字第号附件三:
印章颁发凭证
章名图章:
及编号质料:
刻铸日期:
保管使用部门:
印模年月
日
颁发日期:
领用人签字:
年主管人签字:
月日
缴销日期:
收章人签字:
年月主管人签字:
日
印章颁发凭证字第号
章名图章:
及编号质料:
刻铸日期:
保管使用部门:
印模年
月日
颁发日期:
领用人签字:
年主管人签字:
月日
缴销日期:
收章人签字:
年主管人签字:
月日
管姓名用职别人
接用年年年日期月月月
管日日日
人
签
字
证明人
签字
移出年年年日期月月月
原日日日
管用人
签字
证明人
签字
附件四:
印章明细登记簿
印章名称印模
保管部门
印章编号保管人
领用时间启用时
间
交接记录
时间交接
人
时间交接
人
时间交接
人
印章名称印模
保管部门
印章编号保管人
领用时间启用时
间
交接记录时间交接人时间交接人时间交接人印章名称印模
保管部门
印章编号保管人领用时间启用时
间
交接记录时间交接人时间交接人时间交接人印章名印模
称
保管部
门
印章编保管人号
领用时启用时间间
交接记录时间交接人时间交接人时间交接人
附件五:
印章使用申请单
使用部时间年月日
门发往单
位
内
容
总经经办部门经
理签
人理签字
字
备
注
附件六:
印章销毁审批表
机构名印模
称
销毁印章
名称
经办负责
人人
备注
机构名印模
称
销毁印章
名称
经办负责
人人
备注
机构名印模
称
销毁印章
名称
经办负责
人人
备注
机构名印模
称
销毁印章
名称
经办人负责人
备注
登记人:
校核人:
领导签字:
登记日期:
销毁人:
监销人:
销毁日期:
附件七:
印鉴刻制申请表
经办人:
年月日
申请部门印鉴类别
印鉴刻版内
容
部门负责人
意见
行政部经理
主管副总意
见
总经理意见
附件八:
关于启用××印章的通知
公司各部门、各分厂:
司***管字(××××)第×××号文件批准成立×经公
×××××××××××公司×××部,××印章从即日起启用。
(或)因×××原因现决定启用××章。
印模:
盖在内
(盖兰色印)
(公章)
×年×月×日
附件九:
关于停止××印章使用的通知
公司各部门、各分厂:
因×××原因,现决定于×年×月×日停止××印章使用暨启用××印章。
作废章印模:
启用新章印模:
作废章盖在内新章盖在内
(盖红色印)(盖兰色印)
(公章)
×年×月×日
附件十:
用印登记表
印鉴名称:
用印经办用印
用途份数审批
时间人人
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