信息系统促进督办工作水平提升实践与创新论文.docx
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信息系统促进督办工作水平提升实践与创新论文
信息系统促进督办工作水平提升实践与创新
摘要:
督查督办是保持政令畅通、促进决策执行的重要手段。
本文主要介绍XX单位督办管理实践中面临的问题、解决的方法、取得的效果以及未来的改进方向,特别是探讨借助信息化手段,将传统纸质督办与网络督办相结合,夯实基础管理,促进督办制度化、流程化、透明化,提高企业整体执行力,实现管理提升,促进战略实施和任务落实。
关键词:
督办信息化管理提升
督办亦称督查,是推动决策事项落实的实践活动,简而言之就是抓落实。
无论是党政机关还是企事业单位,高效开展督办工作对转变作风、提高执行力、实现既定目标都具有重要意义。
办公室作为督办督查的主要职能部门,督办任务重、压力大,为提高督办管理效率和实际效果,近年来狠抓管理提升,采取了一系列措施,进行了有益实践探索。
一、XX单位传统督办工作范畴及做法
传统督办是指督办管理信息系统上线前,以使用纸质督办单为代表的督办工作形式。
XX单位督办工作由办公室牵头负责,传统督办事项主要有以下五类:
1.工作会议精神落实情况督办。
2.年度重点工作督办。
3.会议决策事项督办。
4.专题事项督办。
5.重要会议、活动领导批示情况反馈表。
传统督办工作制度流程较为完善,初步建立了良好的工作机制,制定了《XX单位督促检查工作管理规定》和《XX单位督办工作管理流程》,打下了良好的业务基础,为实现工作手段的信息化创造了有利条件。
但随着企业管理水平不断提升,传统督办工作方式日益不适应新的形势和要求,主要表现在以下5个方面:
1.纸质督办单制发效率低,一般通过即时通或电子邮件、传真方式下发并辅以电话沟通。
一个周期反馈后,第二个反馈周期又需重复以上工作,立项、发送操作工作量大。
2.纸质督办单无法实现即时传送和远程处理,一旦领导出差经常延后处理,造成流转周期长,时效性差。
3.督办流程跟踪不便,无法及时了解办理进度。
4.反馈信息收集整理不便,无法自动汇总生成督办反馈报表,需手工操作。
5.督办资料不易保存、查询和发布,利用率低,信息共享不充分。
6.第2-4类常态化督办工作未常态化,忙时少督、闲时多督。
二、督办信息系统介绍及督办管理提升措施
为充分发挥信息化手段优势,提高督办工作的质量与效率,XXXX年在单位领导的关心关怀下,办公室启动了督办管理信息系统开发工作,同年底完成开发并投入使用。
XX单位督办信息系统具备督办立项、分类管理、流转、反馈、跟踪、催办、办结、年度结转、统计、归档、查询、导出等12项基本功能,具体说明如下:
1.督办立项:
督办职能部门负责督办事项的立项申请,根据事项重要程度,由办公室主任或单位领导审核。
对承办部门不够清晰或涉及多个承办部门的事项,先由承办部门会签并提出意见,再由领导指定牵头承办部门。
督办事项应包括具体事项内容、承办部门、办结时限等基本要素。
需说明的是,办公室和机关各部门均可发起督办,扩大了立项主体范围。
2.分类管理:
督办事项主要分为四类,第一类包括单位战略研讨会具体举措、年度重点工作,以及其他纳入绩效考核范畴的工作;第二类包括局长办公会、工作例会等会议议定的重要事项;第三类包括上级单位交办的重要工作;第四类包括领导临时交办的重要事项。
3.流转:
督办立项后,督办事项由系统自动分送至承办部门,并通过短信或即时通自动提醒有关领导。
4.反馈:
承办部门具有上传落实情况的权限,及时在线反馈落实情况;进度滞后或未按期落实的事项需提交原因说明。
5.跟踪:
领导可随时查询督办事项的落实情况,对关注的问题即时做出批示,推动工作任务的落实。
6.催办:
督办职能部门具有催办权限,对未及时反馈落实情况或久未落实的事项,提醒承办部门抓紧落实。
同时,系统具有自动催办功能,如在规定时限内仍未办理反馈,系统自动把“待办事项”转换为“超时未办事项”,实现人工和系统“双提醒”。
7.办结:
对已落实的工作,承办部门应在系统内填写办结报告,经督办职能部门或单位主管领导审核同意的视为办结,未审核通过的事项返回承办部门继续办理。
8.年度结转:
当年未完成或跨年度督办事项,系统将其自动转为下一年度督办事项。
9.统计:
系统具有统计各承办部门办结率等功能,办结情况可作为绩效考核部门的考核依据。
10.归档:
系统内所有信息自动电子存档,根据情况可选择存入集团公司档案系统。
11.查询:
单位领导和各部门可查询浏览相关的督办事项信息。
12.导出:
对系统内所有信息均可分类导出,如以Excel表格形式汇总导出《督办报告》。
图3:
督办专报生成页面
以上主要功能,信息系统督办与传统纸质督办主要区别如下:
传统纸质督办
信息系统督办
督办立项
无区别
无区别
分类管理
无区别
无区别
流转
人工传真或电子版传送,电话提醒
系统流转,辅以即时通自动提醒
反馈
传真或电子版反馈
通过系统反馈
跟踪
需电话逐个沟通
系统自动显示正处理的人员
催办
电话催办
根据时限,系统自动催办,支持群催
办结
无区别
无区别
年度结转
人工结转
系统结转
统计
人工统计
系统自动统计
归档
人工归档,只保存专报
系统自动存储,保存全部信息
查询
手工查询
可根据关键字段任意查询
导出
无此功能
自动导出专报
XX单位督办管理系统开发应用的过程也是全面提升督办管理水平的过程,重点围绕以下三方面采取了有针对性措施:
一是梳理督办流程,规范督办报表,推进督办流程化、标准化。
信息化的核心是流程化。
在学习借鉴外部单位经验的基础上,全面梳理原有业务流程,累计梳理一级流程5项、二级流程12项,制作标准化表单3个,定义字段20个。
图4:
督办立项
图5:
事项承办
图6:
事项协办
二是搭建督办网络,充实督办岗位,落实督办责任主体。
将所属各单位、直属机构和机关各部室分层次建立了两级督办网络(网络示意图)。
明确了督办岗以及承办岗、负责人岗位不同主体职责,并实行动态管理、分级授权。
督办岗由局系统管理员统一管理、设置权限;负责人岗、承办岗权限由所在单位督办岗分级管理、授权设置。
这样就构建了一个人员固定、职责清晰的督办业务人员网络,保证了督办单得到及时办理。
三是开展业务培训,提高业务素质,促进系统全面推广。
组织了所属各单位全体督办业务人员参加的专题培训讲座,邀请督办管理信息系统的软件开发人员和系统维护人员,对督办系统的功能和使用方法进行了讲解演示,并现场解答参培人员提出的问题,确保督办业务人员熟练掌握督办系统使用方法。
同时,在系统实际应用过程中,系统维护人员对各单位遇到的各类问题第一时间给予技术支持,保证了督办系统平稳运行。
三、传统督办与信息化督办结合后的成效
随着系统建设运行和配套措施执行到位,督办工作呈现以下特点:
1.督办工作量大幅增加,基本实现重点工作全覆盖。
2.督办事务性工作相对减少,提高督办管理效率。
对年度重点工作等长周期督办事项,定期催办、督办专报生成都可通过系统简便实现,将督办和执行岗位从以往的督办、催办、反馈、汇总等事务性工作中解脱出来,把更多的精力投入到落实工作中;对每周工作例会议定事项等短周期督办事项,系统应对更加快捷,且督办管理实践中周例会事项督办比例超过总量的70%。
3.可追溯性与透明度提高,促进了执行落实。
系统对每项任务的责任部门和落实过程都有详细、明确的记录,且不能随意更改,这种可视化、可查询、可追溯的责任分解和信息反馈,使权责更加清晰,能够减少推诿扯皮现象。
即使存在责任划分不够科学明确的情况,相关部门均以文字正式交涉,提高了责任分工的严肃性,机关的在线反馈率接近100%。
4.督办网络持续完善,督办体系日趋成熟。
全局重点工作督办流程、周期、频次已固化,专项任务督办也更加规范,改变了以往闲时多督、忙时少督的局面。
督办网络不断完善,局处两级机关专兼职督办岗位人员约70人,人员调整、业务培训、工作对接等环节趋于成熟,没有因人事变动给督办管理带来较大波动。
5.信息交流更加充分,实现了知识共享。
督办管理系统尽量扩大了在线用户的浏览使用权限,利用即时通信系统配套建立了督办群,督办专报同步在督办管理系统、督办群发布。
6.传统督办与信息化督办并轨运行,执行文化更加浓厚。
随着督办工作的深入、大规模开展,各级领导干部的落实执行意识不断增强,决策会议更加务实慎重科学。
重要会议第一时间形成会议纪要、列出任务分解表、排出时间计划、及时跟踪督办,已形成推动执行落实的思维方式和工作习惯。
上级重要文件反馈、以及临时交办任务等不适合纳入督办管理系统的督办事项,节奏相应加快,形成了信息化督办为主、传统督办为辅的督办业务格局,做到了事事有着落、件件有回音。
四、督办工作下一步措施
推动督办管理进一步提升仍然存在以下几个方面问题,需要不断探索创新。
1.督办情况反馈难以唯实,需深入核查实际情况。
目前,基层单位反馈督办情况时,往往报喜不报忧,对反映落实决策、部署的措施和效果“浓墨重彩”,对落实中存在的问题往往“轻描淡写”。
因此,从长远着手,需积极营造求真务实文化,倡导各级领导干部说实话、办实事、求实效;从近期看,督办工作需要在现场调查上投入更多精力,客观准确了解真实情况。
2.督办重点不够突出,需抓住难点、要点事项深入推动落实。
目前督办工作从广度上已达到预期目标,按体系覆盖了行政和党委全部重点工作,但在督办深度、重点上还有提升空间,需善抓大事,敢抓难事,勤抓急事,特别是对责任不清、落实难度大的事项,要认真调研、理清头绪、积极协调,拿出落实意见供领导决策参考,提高督办成效。
3.督办与执行、考核的管理融合不够,需就事项执行情况与整体业绩考核挂钩。
督办管理的关键在于责任落实,促进责任落实的最好方式就是强化责任考核。
目前,对未完成任务缺少配套跟进措施,影响了决策以及督办工作的权威性和严肃性。
因此,需要将督办事项的落实情况与执行主体的工作考核相结合,促进执行主体的责任落实。
4.信息价值挖掘不够,需在管理融合基础上实现信息系统融合。
督办管理系统运行后,提高了督办效率,适应了大规模督办工作需要,但系统内大量信息没能更广泛使用,造成基层单位负担并未减轻。
因此,需要信息系统之间更充分的信息流动和资源共享,减少信息重复上报,减少信息孤岛。
结语
业务特性决定了督办是项高效、复杂、具有管理艺术性的工作。
在企业管理现代化、信息化、科学化的进程中,督办工作同样需要适应新的时代要求,只有坚持正确理念,不断创新方法,持续提升管理,才能让督办真正发挥出保持政令畅通、促进决策执行的作用。
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