网上报销系统使用指南.docx
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网上报销系统使用指南.docx
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网上报销系统使用指南
网上报销系统使用指南
(网上申请部分)
一、登录系统
登录方式1:
“东南大学高级财务管理平台”(东南大学财务处网站左侧有链接),输入用户号、密码和附加码,点击“登录网上预约报销系统”。
登录方式2:
进入“东南大学校园信息门户”,点击右侧“快速通道”栏内的“财务报销”。
登录后页面显示该用户的预约状态和历史预约记录。
二、报销申请
第一步:
报销人点击“报销申请”。
第二步:
选择报销业务类型。
报销人录入项目号、附件张数、联系电话等信息后,选择申请的业务类型。
有六项业务可供选择:
一般报销业务、差旅费业务、暂借款业务、主办会议业务、外汇报销业务、结算内转及其他业务。
每张预约单只能填写一种业务类型,不同业务类型请分开填写预约单,每张预约单最大附件张数为80张。
第三步:
填写报销申请表
(一)一般报销业务
一般报销业务包括11项大类,每项大类包括若干小类。
请事先归类整理发票,在报销事项对应的栏目中填写报销金额。
每项报销事项均有提示信息,请按提示信息进行填写。
填写完毕后,点击“下一步”,进入支付方式选择界面。
东南大学网上报销管理系统——一般报销业务
经办人一卡通号经办人姓名项目号总金额附件总数
金额
(一)
办公费
日常办公费、报刊杂志支出
1、
办公用品费
办公用品及办公耗材(单张发票≥1000元,须提供清单)
2、
报刊杂志费
报刊杂志费
(二)
版面印刷费
论文版面费、审稿费及印刷费等支出
1、
版面费
论文审稿费、发表费
2、
印刷出版费
印刷出版费(印刷费单张发票≥1000元,须提供清单;出版费需提供出版合同)
(三)
邮电费
邮寄费、电话费、传真费、网络通讯费等
(四)
交通费
交通工具的租用费、燃料费、路桥费、停车费、维修费、保险费、养路费及市内交通费、出租车费等支出
(五)
招待费
招待费支出,包括餐费、礼品、食品等(不含烟酒)
(六)
维修(护)费
各种家具、设备、仪器维修费及建筑物的维修改造等支出(单张发票≥2万,须签合同;工程款支付须附带审计报告,其他所需资料根据审计报告列示的清单提供)
(七)
专用材料费
实验用材料、耗材、试剂及低值易耗品等(单张发票≥1000元,须提供清单)
(八)
委托业务费
反映外协加工费、外协设备和转出款
(九)
固定资产
纳入固定资产核算的办公家具及设备、专用设备、大批图书资料等支出
(十)
劳务费
校外人员可领取现金,校内人员一律打卡
(十一)
其他商品和服务支出
反映日常公用支出。
如诉讼费、会员费、广告宣传等
(二)差旅费业务
请按要求填写各项信息,如需发放补贴,请选择“是”,否则选“否”。
学生可按教工标准或学生标准发放补贴,请根据实际情况进行勾选。
每张车票均应填写出差起讫地点,若出差区间为往返区间,请填写出发日期和返回日期;如车票为单程车票,仅需填写出发日期。
填写完毕后,点击“下一步”,进入支付方式选择界面。
(三)暂借款业务
请按要求填写各项信息,填写完毕后,点击“下一步”,进入支付方式选择界面。
(四)主办会议业务
请填写会议名称、主办地点、会议召开时间等信息。
填写完毕后,点击“下一步”,进入支付方式选择界面。
(五)外汇报销业务
请填写出差事由、出差人员、出差起讫地点及日期等信息,填写交通、住宿等事项时,请选择“币种”类型并填写相应的金额。
系统目前支持8种外币,若无可选择项,请选择“其他”。
填写完毕后,点击“下一步”,进入支付方式选择界面。
(五)结算内转及其他业务
填写完毕后,点击“下一步”,进入支付方式选择界面。
第四步:
选择支付方式
有五种支付方式可供选择:
内转、开支票、转卡、汇款和冲账。
【内转】若选择结算、内转业务,请选择“内转”。
【转卡】如果报销的金额直接打入学校统一办理的建行借记卡中,请点“转卡”,并按系统提示输入工号和进卡金额。
【开支票】如果需要开支票,请点“开支票”,并按系统提示输入接受支票的单位名称。
请务必保证输入的单位名称准确、完整,如有误则会造成开出的支票不能使用。
【汇款】如果需要通过银行汇款,请点“汇款”,并按系统提示输入银行汇款信息(对方单位名称、账号、开户行)。
请务必保证输入的单位名称准确、完整,如有误则会造成银行退票。
【冲账】如果点“冲账”,系统将先冲销暂借款,冲销后剩余的金额按前面选定的支付方式发放。
选定支付方式后,可以马上选择预约时间,也可以暂时保存,下次修改后再预约。
点击【暂时保存】,系统会将报销清单保存到系统中,等待修改后再确定具体报销时间。
点击【保存并预约】,马上预约报销时间,同时打印“报销确认单”。
第五步:
预约时间并打印“报销确认单”
预约时间可在当前预约日起3个工作日中选择,系统将筛选出所有可以预约的日期,点击“预约”即可完成预约,同时打印“报销确认单”。
请注意此报销确认单等同于东南大学报销汇总单,检查无误后,请在确认单指定的位置由项目负责人签字、学院盖章,即可连同发票到财务处报销。
三、修改预约
如果需要修改前面填写的内容,应回到网上报销系统主页面,选择要修改的已保存预约单,重新保存并约定时间。
【查看/修改】查询或修改预约单。
【预约安排】预约或重新预约报销时间及报销窗口。
【打印确认单】重新打印选定报销业务的报销确认单。
【撤销申请】直接取消报销申请。
网上报销系统操作使用流程图
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