人事类档案保存年限基准表适用各机关人事管理单位主管.docx
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人事类档案保存年限基准表适用各机关人事管理单位主管
人事类档案保存年限基准表适用各机关人事管理单位主管
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04人事類
人事類檔案保存年限基準表適用各機關人事管理單位主管業務歸檔管理之檔案(含技工工友之人事檔案),其業務範圍含括綜合業務、組織編制、考試、任免遷調、考績獎懲、訓練進修考察、差假(勤)管理、保障、俸給待遇、福利文康、保險、退休資遣撫卹、人事資料管理、法令規章等。
0401綜合業務
本項次包含職章製(換)發;首長交接等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
040101
職章製(換)發
職章啟用、換發與銷毀
永久保存
040102
首長交接
首長交接公文及表冊
二十年
0402組織編制
本項次包含組織法規;機關(構)增設及調整裁併;職務歸系;員額編制及現有員額;人力評鑑;任務編組等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
040201
組織法規
本機關或所屬機關(構)組織法規、員額配置、編制表、組織職掌、處務規程、辦事細則、分層負責明細表公文
永久保存
040202
-1
-2
機關(構)增設
及調整裁併
本機關或所屬機關(構)增設或精簡裁併公文及表冊
他機關函轉公文
永久保存
一年
040203
職務歸系
職務歸系(含機關名稱、代號、職務編號或所在單位異動與職務說明書)與註銷公文及表冊
五十年
040204
員額編制及現有員額
請增、精簡預算員額、現有員額等公文及表冊
二十年
040205
人力評鑑
各機關人力評鑑公文及表冊
二十年
040206
任務編組
核准設置與其運作公文
十五年
0403考試
本項次包含任用計畫;分發訓練;晉升考試等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
040301
任用計畫
提報年度需用考試錄取人員計畫、公文及表冊
十年
含缺額調查及各類考試會議資料
040302
分發訓練
公務人員各等級考試錄取人員分發、訓練(實務訓練及基礎訓練)、請證、改分配、延訓補訓公文及表冊
十年
040303
晉升考試
各種晉升官等(資位)考試公文及表冊
十年
0404任免遷調
本項次包含甄審委員會;派免遷調;自行遴用;任用審查;留職停薪;聘僱人員;技工、工友進用;派(聘)兼;職務歷練;國籍申報;人員推介;借調;職務代理;請仼(免);忠誠查核;身心障礙進用;原住民進用等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
040401
甄審委員會
甄審委員會、教師評審委員會等設置、會議紀錄、改選公文及表冊
五十年
040402
派免遷調
陞任、外補、派免公文及表冊
五十年
040403
自行遴用
遴用合格非現職人員公文及表冊
五十年
040404
-1
任用審查
審定函、教育人員等任用資格申請及證書核發;現職人員改派、職務異動公文及表冊
五十年
-2
公務人員送審、動態登記公文及表冊
三年
040405
留職停薪
留職停薪、復職公文及表冊
五十年
040406
聘僱人員
聘僱計畫、名冊、契約等公文及表冊
五十年
040407
技工、工友進用
進用公文及表冊
五十年
040408
派(聘)兼
派(免)兼、聘(免)兼與任務編組公文及表冊
二十年
040409
職務歷練
職期遷調、機關內部職務輪調公文及表冊
十年
040410
國籍申報
國籍申報、放棄外國國籍具結公文及表冊
十年
040411
人員推介
人員推介案(含職員、工友等)
十年
040412
借調
借調公文
十年
040413
職務代理
現職人員代理、僱用非現職職務代理人公文及表冊
十年
040414
請任(免)
請任(免)公文及表冊
五年
040415
忠誠查核
特殊查核與當事人申辯公文及表冊
五年
040416
身心障礙進用
進用統計報表
五年
保存年限同主計類基準表項目編號030505「公務統計資料」子項目一
040417
原住民進用
進用統計報表
五年
保存年限同主計類基準表項目編號030505「公務統計資料」子項目一
0405考績獎懲
本項次包含考績委員會;考績(成);平時考核;重大獎懲;一般獎懲;懲戒;停職;勳獎章;模範公務人員;績優人員等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
040501
考績委員會
考績委員會、成績考核委員會等之設置、會議紀錄、改選公文及表冊
二十五年
040502
-1
考績(成)
年度、另予、專案考績(成)、成績考核等公文及事證資料
五十年
-2
績效考評公文及表冊
十年
040503
平時考核
平時考核公文及表冊
五年
040504
-1
-2
重大獎懲
一次記二大功(過)獎懲公文及表冊
一次記二大功(過)獎懲建議函
五十年
三年
含機關或個人來函建議敘奨
040505
-1
-2
一般獎懲
一次記一大功(過)以下獎懲公文及表冊
一次記一大功(過)以下獎懲建議函
十年
三年
含機關或個人來函建議敘奨
040506
懲戒
懲戒處分公文、表冊及事證資料
五十年
040507
停職
因案停職、先行停職公文及表冊
五十年
040508
-1
勳獎章
請核頒卿雲勳章、景星勳章、大同勳章、河圖勳章、洛書勳章、乾元勳章、復興榮譽勳章、采玉大勳章、中山勳章、中正勳章、國光勳章、青天白日勳章公文及事證資料
永久保存
-2
請核頒功績獎章、楷模獎章、服務獎章、專業獎章、警察獎章、國光體育獎章、鵬舉獎章、雲龍獎章、飛虎獎章、翔豹獎章、雄鷲獎章、彤弓獎章公文及事證資料
五十年
040509
模範公務人員
選拔與表揚模範公務人員公文及事證資料
十年
含保舉最優人員、公務人員傑出貢獻獎
040510
績優人員
各類績優(楷模)人員選拔、表揚公文及事證資料
五年
0406訓練進修考察
本項次包含年度訓練進修計畫;各項訓練;國內外進修;出國考察;品德修養及工作激勵等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
040601
-1
年度訓練進修計畫
各(主管)機關(構)學校與訓練機關(構)擬定年度訓練計畫、進修計畫公文及資料
十年
-2
他機關收受各(主管)機關(構)學校與訓練機關(構)擬定之年度訓練計畫、進修計畫公文及資料
三年
040602
各項訓練
各項訓練公文、表冊及事證資料
五年
含升任官等訓練、行政中立訓練、專業訓練、一般管理訓練等,惟不含考試錄取人員分發訓練
040603
國內外進修
入學進修、選修學分與專題研究公文及資料
十年
040604
出國考察
選派出國考察公文及報告
十年
出國考察報告應永久保存一份
040605
品德修養及工作激勵
各項演講、講習、研討會與專書閱讀寫作等活動公文
五年
0407差假(勤)管理
本項次包含緩召;差勤、休(請)假;國民旅遊卡等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
040701
緩召
緩召公文及名冊
五年
040702
差勤、休(請)假
差勤、休(請)假公文、表冊及事證資料
三年
040703
國民旅遊卡
國民旅遊卡差假及請款資料
三年
0408保障
本項次包含兩性工作權平等;公務人員協會;復審、再審議、司法救濟;申訴、再申訴;因公涉訟補助等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
040801
兩性工作權平等
促進兩性工作權平等措施、性騷擾防治、申訴救濟補助處理公文及表報
二十五年
040802
公務人員協會
公務人員協會立案申請、審查與後續行政運作公文及表冊
二十年
040803
-1
復審、再審議、司法救濟
提起再審議或向司法機關請求救濟公文及事證資料
二十年
-2
提起復審公文及事證資料
十年
040804
申訴、再申訴
提起申訴、再申訴公文及事證資料
十年
040805
因公涉訟補助
因公涉訟補助公文
十年
0409俸給待遇
本項次包含薪俸;加給;各項獎(勵)金;兼職費;其他給與等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
040901
薪俸
軍公教員工待遇支給公文及薪俸表冊
十年
040902
加給
職務加給、技術或專業加給、地域加給之給與與數額審定等公文及表冊
十年
040903
各項獎(勵)金
年終工作獎金(年終慰問金)、年終考績獎金、另予考績獎金、專案考績獎金、績效獎金與其他工作獎(勵)金公文及表冊
十年
040904
兼職費
兼職費用之列管發放公文及表冊
十年
040905
其他給與
婚、喪、生育、子女教育、進修、休假等補助與不休假加班費請領及證明文件
十年
0410福利文康
本項次包括輔購(建)住宅;急難及指定用途貸款;福利互助;慰問金;文康活動;身心健康檢查與諮商等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
041001
輔購(建)住宅
輔助購置(配售)住宅貸款公文、表冊及事證資料
三十年
041002
急難及指定用途貸款
急難及指定用途貸款公文、表冊及事證資料
十年
041003
福利互助
福利互助公文、表冊及事證資料
十年
041004
慰問金
因公受傷、殘廢或死亡公文、申請書及事證資料
五年
041005
文康活動
各式活動與競賽計畫及公文
三年
041006
身心健康檢查與諮商
身心健康檢查與諮商公文
三年
0411保險
本項次包含軍公教人員保險;勞工保險;全民健康保險等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
041101
-1
-2
軍公教人員保險
加(退)保與保險俸級異動公文、表冊及事證資料
請領現金給付申請書表及事證資料
五年
十年
041102
-1
-2
勞工保險
加(退)保與保險俸級異動公文、表冊及事證資料
請領現金給付申請書表及事證資料
五年
十年
041103
全民健康保險
全民健康保險公文及表冊
五年
0412退休資遣撫卹
本項次包含退休(職);資遣;離職退費;撫慰;撫卹;補繳退輔基金年資;退撫基金繳款;優惠存款;退休照護等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
041201
-1
退休(職)
申請月退休(職)金審(核)定與給與公文及表件
永久保存
-2
申請一次退休(職)金審(核)定與給與公文及表件
五十年
-3
申請延長服務審(核)定公文及表件
十年
041202
資遣
資遣案件審(核)定與給與公文及表件
五十年
041203
離職退費
中途離職、因案免職或失踪人員請領退撫基金自繳費用(含離職儲金)公文及表冊
五十年
041204
-1
撫慰
請領月撫慰金審定與給與公文及表件
永久保存
-2
申請一次撫慰金審定與給與公文及表件
十年
041205
-1
撫卹
請領年撫卹金審定與給與公文及表件
永久保存
-2
申請一次撫卹金審定與給與公文及表件
十年
041206
補繳退撫基金年資
補繳退撫基金年資公文及表冊
五十年
041207
退撫基金繳款
一般例行造冊(含轉出、轉入等異動)公文及表冊
五年
041208
優惠存款
優惠存款公文及事證資料
五年
041209
退休照護
核發年節特別照護金、長青座談、志工服務公文及表件
五年
0413人事資料管理
本項次包含專業證照;人事服務;人事資料相關表報;人事業務資訊化等。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
041301
專業證照
專業證照調查公文及表冊
十年
041302
-1
人事服務
編印員工服務手冊公文及資料
五年
員工服務手冊至少應永久保存一份
-2
編印通訊錄(職員錄)、法令宣導、識別證、申請在(離)職證明文件等公文及資料
一年
通訊錄(職員錄)至少應永久保存一份
041303
人事資料相關表報
委外業務與各類人事資料異動及更新等統計表報
五年
041304
人事業務資訊化
推動人事行政資訊化公文及資料
五年
0414法令規章
本項次包含法令及釋疑。
項目編號
項目
內容描述
保存年限
備註
041401
法令及釋疑
-1
本機關制(訂)定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令(函)相關公文及法制作業過程之計畫、意見諮詢與機關協商等相關紀錄
永久保存
-2
他機關制(訂)定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令(函)相關公文
十年
-3
他機關研修法令意見徵詢及法規宣導相關公文
三年
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