协同办公系统.docx
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协同办公系统
景宁畲族自治县党政机关
协同办公系统
用户操作手册
景宁畲族自治县政府信息中心
第一章概述
主要功能模块:
✧公文管理:
包括收文管理、发文管理、历史公文库等
✧日常办公:
包括会议管理、会议通知、领导日程等
✧信息服务:
包括电子公告、电子期刊、常用信息等
✧个人办公:
电子邮件、待办事宜、个人资料柜等
✧个性设置:
个性定制、密码设置、个人信息、部门定制
✧政务快车道:
提供到应用模块的快捷方式
✧信息资料中心:
提供到专网栏目的链接
✧专网导航:
提供到常用专网网址的链接
✧特色栏目:
办公系统意见反馈等
✧共享资源:
提供常用资料的下载
✧电子期刊:
提供政府内部期刊下载
✧公示公告:
滚动播放最新发布的电子公告
✧会议预告:
将要召开的会议信息
✧领导日程:
领导工作的安排
第二章系统登录
一、登录方法
登录步骤如下:
1、打开IE浏览器,在地址栏中输系统的域名。
2、在系统登录界面,要求你输入用户名和密码,点击【确定】或按回车健。
1.1个人设置
1.1.1密码设置
密码修改步骤如下:
1、在系统主界面上单击“个人设置”/“密码设置”,系统弹出密码修改窗口。
2、输入旧密码、新密码后,单击【确定】。
3、系统提示密码修改成功,然后点击【关闭】。
『备注』:
密码修改完成后,将在2~5分钟内生效。
第2章应用操作
【发文拟稿】
起草文件有以下两种方式:
『第一种』:
通过系统主界面上的菜单“公文管理”/“发文管理”进入发文系统。
然后再点击系统界面右上角的【起草】按钮,选择好合适的发文流程,系统即生成一个新的发文拟稿窗口。
『第二种』:
不需要进入发文模块,直接在系统主界面右上角的“政务快车道”框内,点击【发文拟稿】按钮,选择好合适的发文流程,系统即生成一个新的发文拟稿窗口。
一、发文起草过程:
(一)登记基本信息
在起草正文前,首先填写好“文件标题”、“主送单位”、“抄送单位”、“主题词”、“机关代字”、“文件种类”等要素信息。
基本登记好后执行【保存】,并接着开始起草正文内容。
『备注』:
✧“文件标题”和“机关待字”为必填字段。
✧要准确选择“机关代字”。
该字段将决定采用何种正文红头版式,否则在正文编辑时将引起不必要的麻烦。
(二)起草正文内容
在登记好文件基本信息后,点击【起草正文】按钮,系统启动Word来编辑正文内容,如下图所示:
此时word模板文件自动将标题、主送、抄送、附件标题等信息传递了过来,所以在正文里直接修改这些字段是不起作用的,要到外面的基本信息里进行修改。
通过“引入文章”操作按钮,可以直接将本地起草好的word文档直接引入到正文位置。
正文编辑完毕后,单击Word操作条上的【返回OA系统】按钮,即可保存正文并回到基本信息登记窗口。
(三)添加附件
正文起草完毕后,还可以增加附件。
步骤为:
1、在公文登记窗口,点击【附件管理】按钮,弹出一个附件管理窗口,如下图所示:
2、在窗口中,点击【增加】按钮-→点击【…】按钮,选择要引入的附件文件。
3、点击【确定】按钮,完成附件的添加。
『建议』:
通过【附件管理】引入的附件主要为一些无法修改的、或不需要去改动的电子文件,如ceb文件、PDF扫描文件等;对于一些需要修改的Word附件,为了保留附件的修改痕迹时,建议用剪贴板将文件内容拷贝和粘贴,直接附在正文的尾部。
(四)文件发送
文件起草后便可将该文件送出进行审批。
操作步骤如下:
单击操作条上的【发送】按钮,选择下一步操作人,单击【确定】按钮,发文即被发送到选中的办理人处。
其中环节名称、审批方式、选择人员范围均为下拉框,可选择相应内容。
如下图所示:
【环节选择说明】:
发送者在发送时请参考流程图,通过环节下来框选择自己需要发送的流程环节。
【审批方式说明】:
审批方式包括单人、单个多人、多人并行和多人顺序
单人:
此环节只允许一个人处理,选择了单人审批方式,办理人只能选择一个;
单个多人:
可以选择多个办理人,可只要其中有一个人办理完,该环节就办理完了,只适用于科室有多个领导的情况,一般情况下不建议使用;
多人并行:
允许多人同时办理,并且办理不分先后顺序。
多人顺序:
允许多人按选择的人员顺序办理,第一个人办完之后第二个人才能办理。
四、发文办理
办理人登录系统后,会在主界面中间的个人消息中心的“待办文件”栏中,显示送达等待自己处理的文件,单击直接进入。
如果“待办文件”框位置显示不够,可以点击【更多】来浏览更多的文件。
办理人也可通过菜单【公文管理】/【发文管理】进入发文数据库后,在“待办文件”视图中浏览到自己要办的文件,单击便打开该文件。
下面将按照发文办理业务过程,分阶段描述各过程的操作方法。
(五)处室核稿
1、各处室人员起草文件后,需先送自己处室领导审核。
处室领导在自己的“待办文件”中打开要核稿的文件,可以看到文件的基本信息、办文单等信息。
要修改标题、主送、抄送等信息,请直接在基本信息修改。
2、点击【批阅正文】,打开正文内容进行修改,点击【返回办公系统】,便返回到登记窗口。
【备注】
正文修改也在Word中进行,系统自动保留修改痕迹,并用不同的颜色表示不同人的修改痕迹。
1、点击【查看附件】按钮,可以打开并阅读附件。
2、点击【核稿意见】,系统弹出意见输入框,在输入框中输入自己的意见,最后点击【确定】,便完成了意见的签批。
如果要修改自己的意见,只要文件未送出,可以再次点击【核稿意见】,修改自己的意见。
3、如果文件发错了或办理领导不在而文件已经发出去了,这时可以点击【撤办】按钮,收回发出去的文件。
4、核稿完毕并签批了核稿意见后,点击【发送】,选择环节名称和预定人员之后点击【确定】文件便自动发给下一环节办理人。
〔六〕会稿
1、会稿人员在自己的“待办文件”中打开要核稿的文件,可以看到文件的基本要素信息、办文单、前面环节的处理意见等。
2、点击【批阅正文】,打开正文内容进行修改。
正文修改完成后,点击【返回办公系统】,便返回到登记窗口。
『备注』:
正文修改在Word中进行,系统自动保留修改痕迹,并用不同的颜色表示不同人的修改痕迹,可通过【查看痕迹】按钮查看;反之用【隐藏痕迹】按钮将痕迹隐藏。
3、点击【附件管理】按钮,选中相关附件后,可通过【修改】按钮修改附件。
4、点击【会稿意见】,系统弹出意见输入框,输入自己的意见,最后点击【确定】,便完成了意见的签批。
如果要修改自己的意见,只要文件未送出前,可以再次点击【会稿意见】,修改自己的意见。
5、会签完毕并签署意见后,点击【办理完毕】,文件便自动返回给下一环节。
〔七〕办公室核稿
1、办公室审核人员在自己的“待办文件”中打开要审核的文件,可以看到文件的基本要素信息、办文单、前面环节的签批意见等。
2、点击【批阅正文】,打开正文内容进行修改,点击【返回办公系统】,便返回到登记窗口。
3、点击【查看附件】按钮,可以打开并阅读附件。
4、点击【核稿意见】,系统弹出意见输入框,在输入框中输入自己的意见,最后点击【确定】,便完成了意见的签批。
如果要修改自己的意见,文件未送出或点击撤办将已经送到下个环节的公文撤回,可以再次点击【核稿意见】,修改自己的意见。
5、如果文件不合格,可以点击【退回】按钮,文件就可以退回给拟稿人或其他办理人。
6、如果文件还需要相关领导审核,可以点击【转办】按钮。
7、如果文件发错了或办理领导不在而文件已经发出去了,这时可以点击【撤办】按钮,收回发出去的文件。
(注:
此时可以再次点击【核稿意见】,修改自己的意见。
)
8、审核完毕并填写了核稿意见后,如不需要其他相关人员办理时点击【发送】,给下个环节办理人。
〔八〕领导会签
1、会签人员在自己的“待办文件”中打开要核稿的文件,可以看到文件的基本要素信息、办文单、前面环节的处理意见等。
2、点击【批阅正文】,打开正文内容进行修改。
正文修改完成后,点击【返回办公系统】,便返回到登记窗口。
『备注』:
正文修改在Word中进行,系统自动保留修改痕迹,并用不同的颜色表示不同人的修改痕迹,可通过【查看痕迹】按钮查看;反之用【隐藏痕迹】按钮将痕迹隐藏。
3、点击【附件管理】按钮,选中相关附件后,可通过【修改】按钮修改附件。
4、点击【会签意见】,系统弹出意见输入框,输入自己的意见,最后点击【确定】,便完成了意见的签批。
如果要修改自己的意见,只要文件未送出前,可以再次点击【会稿意见】,修改自己的意见。
5、会签完毕并签署意见后,点击【办理完毕】,文件便自动返回给下一环节。
〔九〕办公室文书核查
在改环节,文书主要根据文件内容核查文件审核会稿会签情况,根据核稿、会稿、会签意见看是否会签完整了,确定不再需要修改了,可发送领导签发环节。
1、文书在自己的“待办文件”中打开要办理的文件,可以看到文件的基本要素信息、办文单、前面各环节的签批意见等。
〔十〕签发
2、领导在自己的“待办文件”中打开要签发的文件,可以看到文件的基本要素信息、办文单、前面各环节的签批意见等。
3、点击【批阅正文】,打开正文内容进行修改,点击【返回办公系统】,便返回到登记窗口。
4、点击【附件管理】按钮,选中相关附件后,可通过【修改】按钮修改附件,如有进行修改,关闭附件后会提示保存。
5、点击【签发意见】,系统弹出意见输入框,输入自己的意见,最后点击【确定】,便完成了意见的签批。
如果要修改自己的意见,只要文件未送出,可以再次点击【签发意见】,修改自己的意见。
6、意见写上后完毕,如果要签发该文时,点击【签发】按钮,完成文件的签发。
『备注』:
系统将以最后执行【签发】操作的人员和时间,作为该文件的签发人和成文日期。
6、最后点击【办理完毕】或者【发送】,该文件自动传给下一个环节办理人。
〔十一〕编号
1、编号人员在自己的“待办文件”中打开要编号的文件。
2、点击【编号】按钮,系统弹出编号输入框。
系统将根据原先设定的文件字,自动生成流水号,编号人员可“漏号”操作对流水号进行修改。
编号确认无误后,点击【确定】按钮。
3、如果需要重新编号,再点击【编号】,重新进行编号。
4、编号完毕,点击【办理完毕】或【发送】按钮,该文件便自动回到或发送到下一个环节。
〔十二〕排版
1、办理人在自己的“待办文件”中打开需要印发的文件。
2、点击【生成正式文件】,然后对正文进行排版,并套打打印成正式文件。
3、打印完毕后,点击【办理完毕】或【发送】按钮,该文件便自动送到归档环节。
〔十三〕校对
拟稿人需要对排版完成的文件进行校对。
可修改正文。
〔十四〕打印
1、办理人在自己的“待办文件”中打开需要印发的文件(拟稿人校对过的文件);
2、点击【查看正文】,然后对正文进行打印,可套打打印成正式文件。
〔十五〕盖章
系统目前没有盖章环节,等后面集成了电子印章之后,再做处理。
十六、归档
1、归档人员在自己的“待归档文件”中打开要归档的文件。
2、点击【归档】按钮,将文件归档到档案系统。
【收文管理】
收文管理实现对外单位来文的登记、拟办、批办、承办和归档整个过程的自动化、网络化管理。
〔一〕收文登记过程:
1、登记文件要素信息:
先将文件的文号、标题、主题词、文件类型等要素信息录入,然后保存,如下图所示:
(其中带红色星号的为必需填写的内容)。
2、上传正文:
点击【正文管理】按钮,系统弹出正文管理窗口,在窗口中点击【增加】按钮,并通过【…】按钮选择要上传的扫描文件或通过公文交换来的电子文件,点击【确定】,正文便上传进库。
3、送办:
文件登记好后,点击【发送】按钮,选择下一个办文环节和办理人,点击【确定】,该文便自动送出进行办理。
〔二〕收文拟办
拟办即拟办人员对文件进行批转,步骤包括:
1、浏览基本信息:
拟办从自己的“待办文件”中,打开要批转的文件,可以看到文件的基本要素信息、阅办单、流转记录等信息。
2、阅读正文:
点击【查看正文】按钮,阅读文件原文内容。
3、填写意见:
点击【拟办意见】按钮,输入自己的拟办意见。
4、点击【办理完毕】或【发送】按钮,该文便自动返回到总收发或下一步。
〔三〕登记人分发
登记人根据拟办意见进行文件分发,选择下一步发送领导批示或者处室承办还是归档。
还可以可通过【授权传阅】按钮授权有关人员可阅读本文(只能阅读不能填写意见)。
〔四〕领导批办
批办即领导对文件进行批办或批阅,步骤包括:
1、浏览基本信息:
领导从自己的“待办文件”中,打开要批办的文件,可以看到文件的基本要素信息、阅办卡、前面几个环节的办文意见、流转记录等信息。
2、阅读正文:
点击【查看正文】按钮,阅读文件原文内容。
3、填写意见:
点击【领导批示】按钮,输入批办或批阅意见。
4、点击【办理完毕】按钮,该文便自动返回到原登记人送文。
〔五〕处室承办
由登记人转交有关人员办理。
各处室承办过程包括:
1、各处室经办人员收到文件后:
✧浏览基本信息:
各科室经办人员从自己的“待办文件”中,打开要承办的文件,可以看到文件的基本要素信息、阅办单、办文意见、流程记录等信息。
✧阅读正文:
点击【查看正文】按钮,阅读文件原文内容。
✧填写意见:
点击【承办意见】按钮,输入承办意见。
✧可通过【授权传阅】按钮授权本科室有关人员可阅读本文(只能阅读不能填写意见)。
✧最后点击【办理完毕】,将文件送登记人分发或归档。
〔六〕归档
收文归档步骤包括:
1、浏览基本信息:
档案管理人员从自己的“待办文件”中,打开要归档的文件,可以看到文件的基本要素信息、阅办卡、前面几个环节的办文意见、流转记录等信息。
2、阅读正文:
点击【查看正文】按钮,阅读文件原文内容。
3、点击【归档】按钮,将文件归档到档案库。
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