信息时代学校表格化管理.docx

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信息时代学校表格化管理

浅谈

表格化管理

2010年11月5日印

表格化管理是人类对自身行为管理的高度概括，是用线条将人类自身与世界，世界与世界的万千大千世界中的千丝万缕的繁复关系高度概括和联系起来的最有效的和最直接的工具，是事物之间最本质的关系的直接现实。

表格化是人类对自身行为管理的一个历史性的里程碑。

学校工作中的各种表格，表达的是学校工作中各种因素在各个工作环节中的最直接、最本质的关系和要求，是学校管理行为的最集中、最有效的形式之一。

所以，一直是学校和教育行政管理机构，学校管理，学校领导者和各工作环节管理上必须用到的常备工具。

　　表格思维是现代领导者的必具的管理思维形式，是脱离经验和人治管理，进行理性、科学和制度管理，脱离形式思辩，进行数字化量管理，脱离小产生、小单位的自我封闭管理意识，进行事务性、社会化管理的领导者必须具有的现代管理思维素质。

不会或不善于使用表格的领导者将被排斥在现代管理者的大门之外。

因为表格是理解网络世界的大门。

作为学校校长、学校各个工作环节的管理者，必须要善于使用表格，用表格的要求思考工作中的实际问题，解决工作中的实际问题。

就是要善于把一切管理上的问题装在表格中，这是提高管理效能的必然，也是一种很自然的管理技术。

　　表格还是网络世界和数字化生存的先行组织者和基本的手段，由表格组织起来的网络世界首先用数字形式表达了人们的组织行为和生存状态，网络的思维很多都是由表格开始，由表格来完成的，它也是信息时代最有效的管理工具之一。

学校管理随着学校局域网建设的逐渐实施，也将会逐步纳入网络管理技术之中，开通和建设学校局域网，将是学校管理在21世纪走向数字化管理和网络管理的决定性的一步。

而建设学校局域网，先即要用到大量的学校工作各个环节上的管理表格。

以后，我们组织了有关组织行为学、思维科学、教育学、管理学等方面

浅谈表格化管理

一、什么是表格化管理

　　表格化管理是提高管理水平，尤其是管理效率，做到“事有所知，物有所管。

人尽其职，物尽其用。

”的较好方式。

　　所谓表格化运营管理体系,是采用系统思维的创新管理方法，通过运营体系建设，深入分析和辩识“职能”和“职责”的关系，杜绝职能分配的管理“真空”。

运用流程控制的工作方法，规范职能运作，理顺业务流程，消灭管理“盲区”和“死角”。

以表格为载体,用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高工作效率，实现管理创新。

　　二、实行表格化管理原因

　　员工对待管理表格经常有抗拒心理，有的人怕麻烦;有的人认为只要有业绩，报表无所谓;有的人瞎编数字，应付差使;有的人根本不会填表;更有人认为表格根本就是多余。

造成这些现象的原因，一是公司的表格设计不合理，照搬其他公司，或对上报的结果不重视;二是员工本身对公司的报表理解不够，不知道如何运用表格进行管理。

（一）表格是管理的书面表现，也是管理的工具。

　　管理学上有一个著名的PDCA循环：

　　P—Plan计划

　　D—Do执行

　　C—Check检查

　　A—Action改善

　　有效的管理，必须完整包含这几个步骤，而表格，就是PDCA管理循环的最

　　直观的表达。

将纷繁复杂的管理工作分门别类，会让我们的思想条理清晰，避免无序造成的时间和费用的浪费。

（二）表格是行动的指南

　　各种表格及其中的栏目，其实在告诉你，这些栏目，都是你必须要做好的工作。

　　（三）表格是业绩的体现

　　通过表格，可以反映每个人的业绩。

业绩，其实只是一个结果，结果的好坏是如何得来的，返回头又可以通过研究表格得出结论。

　　4）厚厚一摞表格，看似复杂，其实条理非常清楚，体现着管理的精神。

　　三、表格化管理的意义

　　所谓管理表格化，是企业规范化管理的主要实施途径。

把制度转化为表格，表格化是落实制度的重要途径。

其具备简洁、明了、易操作的特点，易把制度化的东西转化为可实际操作的东西。

数据化是企业规范管理的现实体现。

只有数据最能体现结果。

无论是制度化，还是表格化，最终能体现规范管理的只能是数据。

　　数据最能体现成绩，最能表达结果。

理论化是加快企业规范管理的实际成果。

在数据化的基础上形成更高的理论体系，理论的创新，制度化建设才能不断完善。

企业的精细化服务是一个规范化、标准化、制度化、程序化、表格化、数据化、理论化不断循环反复的过程。

然而，管理工作的成败，取决于能否做出有效的决策，而决策的正确与否在一定程度上取决于对整体把握和后期实施质量的程度。

这就要求我们企业在经营管理上更加统筹化、层次化和条理化。

理清工作流程，理顺管理思路，向管理要效益,善经营谋发展。

这也是我们建立表格化创新管理体系的初衷。

　　四、表格化的运营管理体系的建设

　　表格化运营管理体系的建设，务实地把公司的人力、物力、财力以及时间等因素作为资源，揉和成表格，以可靠、通畅、严谨的流程化形式承接出来，以此为切入点，谋求企业内外协调发展，实现管理规范化的目标。

　　具体说来，表格化运营管理体系以“全员参与，统筹规划;科学设计，系统实施;创新管理，持续改进。

”为指导思想;以建立表格化运营管理体系，用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高效率，实现公司管理规范化为目标。

　　“全员参与,统筹规划”即是指公司的全体员工直接或间接地参与表格化的管理和执行过程，此过程涉及到公司计划、生产、经营管理等活动的方方面面，而这些方方面面和各个环节的工作都是由企业不同的部门和个人分担的。

所以公司上至管理决策层，下至基层员工，都以表格为红线，全面优化工作流程，形成有机的效用整体。

此外，在制定表格化运营管理的整体规划上，贯彻“强化理念,全面统筹,完善流程,注重实效”的方针，既考虑到优化局部管理，又兼顾部门间以及全局的资源优化配置，坚持用统筹的眼光来审视问题和解决问题;“科学设计，系统实施”是一个有效承接的过程，科学设计是指要用全局的思维、发展的眼光、合理的手段和有效的方法来设计方案，引导表格化运营管理体系的系统实施。

同时系统实施在科学设计的指导下,分步骤、分轻重、分节点的来一步步实现体系的建立。

这样我们划分了四个阶段来系统实施表格化运营管理体系，努力使该体系的运作起到事半功倍的效果;“创新管理，持续改进”是规范化管理的一个永恒目标。

在本次表格化的运营管理体系中,不断提高公司职能分配的合理性和业务流程设计的实效性，使工作效率大大提高，管理工作按部就班,组织生产有条不紊。

持续改进包括:

了解表格化运营的现状、重建目标、实施、评价和用表格来框架问题、以动态流程重组解决问题等活动。

最终形成以表格化工作语言的形式固化职能、优化流程、提高效率，实现创新管理。

　　该管理体系分四个阶段来实现，即业务流程清理阶段、业务流程表格设计阶段、推进试行阶段和管理体系固化及总结阶段。

（一）第一阶段：

管理业务流程清理

　　管理业务流程清理阶段是一个顶层策划的过程，是整个体系建设工作中的关键环节。

主要完成管理业务流程清理及流程图编制。

所谓业务流程清理即是指对本职岗位上所有的工作内容以流程的形式做一个详尽的归纳和诠释,清理原有流程中非增值的环节,予以简化并对分解开的流程进行整合，使整个流程更加顺畅，使整个工作更加协调。

　　在这个阶段识别流程是最重要的，每个员工都要把所承担的各项管理工作理解成一个流程，用流程的思维去分解工作，从而实现对工作过程的控制。

各级部门应系统梳理本部门职能分配，用体系的思维方式重新审视部门职能，深入理解“职能”和“职责”的关系，杜绝职能分配的“真空”。

　企业各级领导组织员工对“表格化运营管理体系”的相关文件进行学习，并识别出所承担的业务职能及工作流程，编制本部门的相关业务流程图。

并且各部门就本部门的相关业务流程图（草案）组织初步评审，重点关注业务流程的完整性及表格化适应性。

最终以统一编号的形式规整所有业务流程，形成有机的管理业务流程图库。

（二）第二阶段：

管理业务流程表格设计

　　表格化是落实管理规范化目标的载体,同时表格还要体现制度的要求，把对流程的有效控制要求落实在表格上，无效的、不增值的控制流程应予以剔除,最终在该阶段完成管理业务流程表格设计工作。

　　表格设计要体现流程的PDCA基础管理思想，内容应清晰、完整、简洁;表格中有涉及指标和节点要求时，应进行明确量化的表述。

管理业务流程表格体系还应分出层次和类别，如部门上报公司领导报表、横向部门间报表、综合性报表、专业性报表、数据性报表等。

　　此外，还要强化各级评审（部门内部评审、工作小组评审、领导小组评审），通过评审促进“统一管理思想、理清管理思路、提升管理素养”阶段目标的实现。

最终以统一编号的形式规整所有类别的表格，形成有机的管理业务表格图库。

至此，表格化运营管理体系第一阶段和第二阶段邺已完成，形成重要的流程图库和表格图库。

顺利实施这两个阶段对于完成此表格化管理运营体系并达成管理规范化的目标致关重要。

　　（三）第三阶段：

体系推进试行

　　公司的工作语言就是表格，以表格为载体,规范职能运作，理顺业务流程,实现公司“管理业务流程表格化”的阶段性目标。

在全公司范围内实施表格化运营管理模式，通过强化各级培训、宣传、考核等方式建立员工“做事前先找表”的新型管理素养。

通过体系试运行，充分暴露管理“缺位”和“漏洞”问题，最终完成新体系的建设和自我完善过程。

　　第四阶段：

管理体系固化及总结阶段

　　完成公司表格化运营管理体系建设的成果总结，建立公司表格化运营管理体系，用表格化工作语言固化职能，优化流程，提高效率，实现公司管理规范化目标。

　　（四）体系建设成果标志有：

　　1.公司表格化运营管理体系的全面建立。

　　2.《公司部门职能分配及业务流程管理图库》管理标准的发布实施。

　　3.《公司流程管理表格库》管理模版的发布实施，固化管理成果。

　　通过建立表格化运营管理体系，管理规范化目标在公司实际的运作和工作中得到贯彻和执行，在提高管理水平、降低公司运营成本的同时，促进公司效益也得到长足的增长和提高。

表格所带来的管理成效也会突出地表现出来，用“四个一”的创新成果表达，即是“一个体系、一个模版、一个平台、一个群体”。

　　第一，完成“一个表格化运营管理体系的建设”

　　通过一定时期的体系建设和试运行，基本完成了公司表格化运营管理体系建立，用表格化工作语言固化职能、优化流程、提高效率，实现公司管理规范化目标。

第二，完成“一个管理标准模版的建设”

　　在体系建设过程中，筛选整理出部门职能分配图和岗位管理流程图，并形成可操作可控制的管理表格。

建立了以公司职能分配关系及管理流程为两条主线构建的《公司部门职能分配及业务流程管理图库》和《公司流程管理表格库》，基本实现了一个“可复制”的管理标准模版。

该管理标准模版经主管部门批准后下发，用于全面指导公司管理行为。

　　第三，完成“一个信息化管理基础平台建设”

　　《公司流程管理表格库》的电子版可在公司局域网内部广泛使用，利用PDM等控制软件与公司信息化管理有机结合，逐步推行无纸化办公。

《公司流程管理表格库》的编制为公司下一步全面实施信息化管理平台打下了良好的基础。

　　第四，完成“一个具有系统流程思维的青年管理骨干群体的建设”

　　在表格化运营管理体系推进和建立过程中，公司领导在体系策划初期就有意识地引入青年管理骨干负责和参与该项目，从而培养和锻炼了一个具有系统流程思维的青年管理骨干群体。

青年管理骨干们在项目方案的策划、讨论，流程图的评审、表格的评审等工作中，逐渐熟悉和掌握了公司全面的管理流程，逐步学会了用系统思维的方式分析和解决管理问题，并通过体系推进实践，极大锻炼了组织协调能力。

使得“管理规范化目标”根植于心、“职能”与“职责”关系指导于思、“流程控制”工作方法牢抓于手。

　　将先进的管理理念成功地应用于实践，一直是众多企业面临的首要问题，这早已是不争的事实，在这一点上我们是清醒的，因此在表格化运营管理体系的建立和实施过程中我们有目的地分阶段执行，确保该体系可以逐步、逐级实施。

　　再将这些管理标准模版与公司信息化平台进行有机结合，使表格化运营管理体系在信息化平台的载体下发挥更高效的作用。

　　综上所述，建立一个良好的管理体系只是整个创新管理过程中最初的一环，而且这一环还要在实践过程中不断完善，可以自我完善是一切优秀管理体系的特质。

公司表格化运营管理体系正是不断地随经营生产、科研任务的形势变化而及时调整的，这样才可能保持长久的生命力。

“高明的管理是理顺员工的思维，不高明的管理是看管员工的行为”。

我们利用统筹化系统分析的思维，运用流程控制的工作方法，规范职能运作，理顺业务流程，才不会使管理只纠正员工的行为，而是要使员工达成思想上的共识，朝着积极的方向发展，建立表格化运营流程图库和表格图库而达成管理规范化的目的就在于此。

在本次实施过程中，我们遇到了很多问题，同时这些问题的有效解决也是我们工作的重点所在。

首先，在员工思想层面。

一种组织文化会定型一种工作方式，而组织文化的形成有其较为牢固的存在空间和基础，新兴的管理思想和工作方式的引入必然会遭到不同程度的冲突。

但公司的目标是明确的，这目标是来源于对规范化管理孜孜不倦地追求。

所以在表格化管理体系实施之初，我们切实把解决员工的思想问题摆在首位，让员工明白，实施此套方案会让大家的工作更规范化、简洁化、高效化;其次，在组织实施层面。

公司的方方面面、里里外外都需要归整职能和清理流程，如何查漏补缺让工作更流畅、管理更规范，令我们煞费苦心。

我们采取“双重评审”，即成立领导小组和工作小组，分别在执行层面和决策层面上对突出的问题采用步步为营、各个击破的策略;再次，在执行力层面。

一开始便强调“全员参与”的原则，即利用归纳和演绎两种工作方法，分别从管理层（工作小组）和操作层（基层部门）两端同时实施，相互监督，共同切磋，统一思想，实现该管理规范化的目标。

　五、表格化管理的常见问题

　　如果对表格化管理的作用和意义理解不透彻，盲人摸象，在应用上就出现片面化的偏差，达不到预期的管理效果。

汇报上来的表格可能出现以下问题：

　　流水帐：

认为表格就是用来监控员工行为的，员工上报的内容都成表面的工作，对业绩没有任何帮助。

　　诉苦表：

找理由，而不是找方法。

　　千篇一律：

每周、每月的报表基本相似，改动一下地址而已。

　　自相矛盾：

如果仔细分析以往的报表，可以发现周报、月报前后内容不一致，

　　没有逻辑关系，因为其中的内容可能就是编造的。

　　六、表格化管理的注意事项

　　表格设置要简单务实：

不能完全照抄其他公司的全套报表，要根据公司的实际情况设计，简洁而不繁杂，务实而不空洞。

　　所有上报的表格都要认真分析：

没有认真分析、批阅报表，报表化管理就完全成为一种形式主义，不会有人真正重视。

报告、总结等报表一定要反馈：

不管同意不同意，满意不满意，有什么意见要有书面的批复，反馈给报告人。

书面批复意见的作用远远大过电话通知。