礼貌原则指导下的商务英语信函写作.docx
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礼貌原则指导下的商务英语信函写作
礼貌原则指导下的商务英语信函写作
Businessletterwritingundertheguidanceofpolitenessprinciple
摘要:
礼貌是语言交际中的普遍现象,也是商务英语信函中最令人关注的语言特征。
恰当运用礼貌原则有助于信函作者写出得体、礼貌的商务英语信函,获得期望中的效果,从而实现商务活动中的双赢。
笔者通过系统分析和大量实例比较,论述外贸信函英语应坚持礼貌原则,归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。
关键词:
礼貌原则;商务英语信函
引言
随着中国经济的迅猛发展和世界经济全球一体化区域集团化进程的加快,中国与世界各国间的合作向着纵深方向发展,经贸往来日益频繁,与此同时,商务英语在中外贸易交往中发挥了重要作用。
其中,商务信函更是中外企业之间业务往来使用最为频繁的沟通工具。
因此,对于英语专业高年级的学生或者专门学习经贸英语的学生而言,在学习商务信函写作过程中,学会如何得体、恰当地与客户交流沟通是十分重要的,在某种程度上,甚至关系到贸易的得失成败。
一、商务英语社交及事务书信的基本写作原则
商务英语社交及事务书信与商务函电同属于商务应用文.其基本写作原则可以用7C来概括,即礼貌(courtesy)、完整(completeness)、正确(correctness)、清楚(clearness)、简洁(conciseness)、具体(concreteness)和体谅(consideration)。
其中.礼貌这一原则可谓诸原则中最重要的。
毕竟。
商务书信的目的是要通过处理商务社交事宜、传递信息来建立或巩固商务或个人感情。
可以想象.一封缺乏礼貌的书信。
即使再完美无缺、正确无误、清晰明了、言简意赅、具体形象、考虑周到。
也不可能达到预期的效果只会让收信人反感厌恶,结果适得其反。
由此可见,礼貌原则在商务书信写作中置关重要。
二、Leech的礼貌原则
ThepolitenessprincipleofLeech
对英语礼貌原则,传统上较注意从语用学的理论角度来分析。
英国语言学家Leech在这一方面有较大的贡献,Leech是在对言语行为理论(SpeechActTheory)和合作原则(Co2operativePrinciples)进行批判发展的基础上提出了礼貌原则,他成功地解释了合作原则所不能解释的人们表达意图是语言的间接性,从而弥补了合作原则的某些缺陷,完善了格莱斯的会话含义学说(conversationalimplicative)。
ForEnglishpolitenessprinciple,traditionallyanotefromapragmatictheoryperspective.BritishlinguistsLeechinthishandtomakeagreatercontributiontoLeechis,inSpeechActTheory(bring)andprincipleofcooperationguysAct(Co2operativePrincipcriticizesdevelopmentles)areputforwardonthebasisofpolitenessprinciple,hesuccessfullyexplainedtheprincipleofcooperationcanexplainpeopleexpressintentionisthelanguageofindirectness,offsettingthecooperativeprinciplehassomeshortcomings,andimprovesthegrice'scooperativemeaningdoctrine(conversationalimplicative).
Leech指出,在交往中人们为了不直截了当地触及对方的“面子”,只能拐弯抹角、含蓄间接地表达其真实的信息,而让听者自己去理解他的“言外之意”。
礼貌原则就是在其他条件相同的情况下,把不礼貌的信念减弱到最低限度。
Leechpointsout,inintercoursepeoplefornotflatlytouchedtheother"face",canbeataroundthebush,implicativeindirectlytoexpresstheirtrueinformation,butletthelistener'sowntounderstandhis"illocutionary".Thepolitenessprincipleisthesameinotherconditions,notpolitetoaminimum.Faithabate
把一些对听话人或第三者来说不礼貌的话,或是略去不说或是婉转间接地说出来。
礼貌原则要求人们在交际中尽量减少有损他人的、有利自己的观点;尽量减少对他人的贬低,对自己的赞赏;尽量减少对他人观点的不一致和感情的对立。
Putsomethirdpartytoobedientorisnotpolite,oravoidsayortactfullyindirectlyspeakout.Thepolitenessprinciple,askpeopleinthecommunicationtominimizethedetrimentaltoothers,favorableownviewpoint;Minimizethedemeaningtoothersforyourownadmiration;Trytoreducetoothersviewinconsistenciesandfeelingsoftheconflict.
概括地说,礼貌原则就是在其他条件相同的情况下,把不礼貌的信念减弱到最低限度,把一些对听话人或第三者来说是不礼貌的话,或是略去不说,或是婉转、间接地说出来。
礼貌原则具体内容如下:
Generallyspeaking,thepolitenessprincipleisthesameinotherconditions,notpolitetoaminimum,beliefweakenedtosomepeopleorathirdpartywouldbeobedient,oravoidnotpolite,ornevergood.tactfully,indirectly,sayit.Thepolitenessprinciplespecificcontentasfollows:
(1)得体准则(tactmaxim):
尽量减少表达有损于他人的观点。
尽量少让自己吃亏,多让别人得益。
Appropriatestandards(tactmaxim):
minimizeexpressbeneaththeviewsofothers.Lessasfaraspossibleletoneselfsuffer,moreletothersbenefits.
(2)慷慨准则(generositymaxim):
减少表达利己的观点。
尽量少使自己得益,多让自己吃亏。
Generousstandards(generositymaxim):
reduceexpressthemselvesviewpoint.Benefithimselflessasfaraspossible,letoneselfilliteracy.
(3)赞誉准则(approbationmaxim):
减少表达对他人的贬损。
尽量少贬低别人,多赞誉别人。
Praisecriteria(maxim):
reducerobationappforothersexpressput-down.Debasedotherslessasfaraspossible,muchpraiseothers.
(4)谦虚准则(modestymaxim):
减少对自己的表扬。
尽量少赞誉自己,多赞誉别人。
Modeststandardsmaxim):
reducecertainconstraints(modestyabouttheirpraise.Praiseyourself,muchlessasfaraspossiblepraiseothers.
(5)一致准则(agreementmaxim):
减少自己与别人在观点上的不一致。
尽量减少双方的分歧,尽量双方一致。
Consistentstandards(agreementmaxim):
reduceoneselfandothersintheviewpointofinconsistent.Trytoreducetheirdifferences,thetwosidesagreedasfaraspossible.
(6)同情准则(sympathymaxim):
减少自己与他人在感情上的对立。
尽量减少双方的反感,增加双方的同情。
Sympathycriteria(maxim):
reducehissympathywithothersinemotionalconflict.Trytoreducebothantipathy,increasebothsympathy.
由此我们可以得出:
在礼貌原则指导下的交际双方应尽量多给对方一些方便或是使对方受益,在尊重对方的同时,也能获得对方对自己的好感,进而有助于促进双方商务活动的顺利进行,因此礼貌原则在商务英语信函写作中具有很强的指导作用。
Fromtheabovewecancometo:
undertheguidanceofthepolitenessprincipleshouldasfaraspossiblemuchtwocommunicatingpartiestoeachothersomeconvenientormaketheothersidebenefit,inrespecteachotherwhile,alsocanwin,andfortheirgoodwillhelpspromotebothbusinessactivitiessmoothly,sothepolitenessprincipleinbusinessEnglishletterwritinghasastronginstructionfunction.
三、商务英语信函中的礼貌表现
(一)商业信函中的积极礼貌表现
按照西方社会学家布朗和列文森的礼貌理论,积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。
积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。
为保住对方的积极面子不受损害,说话人有必要使用积极礼貌策略,千方百计让听话人的面子得到尊重。
为此,说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用,让听话人感到自己的行为获得了说话人的承认和赞美。
在商务信函中,积极的礼貌表现主要体现为四种策略:
赞美、展示人情味、避免不和与声称关系近。
1.赞美
赞美策略是一种满足听话人积极面子需求的积极策略,是一种“社交催化剂”。
它是利用夸奖、恭维来满足对方的求荣心理,以引起对方的注意和兴趣。
不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感,促使人际关系变得和谐融洽,起到润滑油的作用。
在商务英语信函中,经常夸赞对方是很有必要的,但千万别变成一味奉承、吹捧。
即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许,也要注意把握尺度,不可滥用溢美之词。
过了头的赞扬、恭维透着虚伪,给人一种言不由衷的感觉,反而显得不礼貌。
所以,在写作信函时,既要在遵循礼貌原则(PolitenessPrincipe)中尽量多用赞誉对方的赞誉准(ApprobationMaxim),又要做到恰如其分地夸奖对方。
下面是一个在自然而不夸张的语气中透出赞美之情的好例子:
Wefindbothqualityandpracesaresatisfactoryandarepleasedtoplaceanorderwithyouforthefollowing:
⋯(经检查,贵方产品的质量和价格都使我方很满意。
因此,决定向贵方定货,具体的款项如下:
⋯⋯)
2.展示人情味
中国人很重感情,人们互相关心、互相理解。
尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时,往往会向对方表达亲切或同情之意,并且会表示一定的理解和美好的祝福。
这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式称作“展示人情味”策略。
谚语说得好:
“患难的朋友才是真正的朋友”。
此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之间的相处。
当朋友遭遇不幸时,恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激,更彰显礼貌了。
例如:
Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthismonthenclosingtherepzoographyoftheinsurancepolicy,weareregretforyourloss.(本月3日来函和保险单复印件已经收到,我们对贵公司所遭受的损失深表同情。
)这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函,信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心,充分体现了写信人富有人情味的一面。
3.避免不和避免不和
在商务信函写作中,主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时,为了不造成对对方的直接否定,维护对方的积极面子,在回信时写信人要避免直陈不同的意见。
例如:
Wesincerelyrecommendyoutoaccepttourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn。
(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。
如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。
)在此句中,如果把recommend改为advise的话,就会不妥。
因为advise有一种居高临下的涵义,好像非接受我们的建议不可,其实对方接不接受得由自己作主,别人无权干涉。
再如:
Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.(根据我方存档,贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。
)作者用Accordingtoourrecords这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。
特别要注意,当双方观点不能统一时,我们首先要理解并尊重对方的观点。
如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时,您可以据理力争,说明您的观点,但注意要讲究礼节礼貌,避免用冒犯性的语言。
4.声称关系亲近
在商业信函中,如果写信人与收信人之间非常熟悉,当写信人向收信人提出要求或者建议时,写信人可以通过声称自己与对方有亲密的关系,或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情,这种方式就是“声称关系亲近”策略[3](P24)。
Inviewofourlongstandingbusinessrelationshipthatwemakeyousuchanoffer。
(鉴于咱们之间长久的贸易伙伴关系,我们特向贵方报价如下。
)例句中通过“咱们”的运用,表达了写信人视收信人为伙伴之意,这种亲善的言语在极大程度上既可以维护收信人的面子,又可以帮助交际的双方实现互利。
(二)商业信函中的消极礼貌表现
在布朗和列文森的理论体系中,消极面子指不希望别人强加于自己,自己的行为不受别人的干涉、阻碍。
消极礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。
比如当一方提出请求、命令或建议时,对方的私人空间就受到了侵犯,这时说话人应该采取一定的措施去维护听话人的消极面子。
消极的礼貌表现在商务信函中主要体现在以下三个方面:
减缓语气、表示敬意、道歉。
减缓语气
减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时,写信人运用一定的表达方式来减轻或缓和语气,使言语的强制力变小,从而减弱对对方消极面子的威胁的方法。
例如:
Excuseme,Iwaswonderingifyoucouldpossiblysendusyourlatestsamplemachine?
(贵方可否将贵公司最新的机器样品邮寄一份给我们公司?
)在间接式请求中,不同的文化中首先遵循的语用准则有所差异。
英美人的个人取向使得他们首先考虑彼此之间的消极面子不受影响。
汉语言文化中理解的“脸”和“面子”,要求在言语交际中讲究“赏脸”,避免“丢脸”,中国人的他人取向使得他们考虑顾及双方的“脸”和“面子”,既考虑不损害自己也不损害对方的积极面子。
表示敬意
表示敬意策略指写信人运用谦卑的语言来降低自己或抬高对方的身价,使收信人和自己的差异得以显露,从而体现出写信人对收信人的尊重。
写信人通过抬高对方的身份,降低自己的身份,表明自己对对方消极面子的维护和尊重,从避免与对方潜在的冲突,实现与对方成功交流的目的。
如“You-attitude”(您为重)的表达方式,准确地说是体现在态度上的。
写信人应时时从对方立场出发,处处持
为对方着想的态度,尊重、体谅、赞誉对方,尽量使对方受益。
在此基础上,尽可能以自然为前提,恰当地使用“你”、“我”。
试比较下列句子:
(1)Youcanhaveyourgoodsdeliveredonanyweekday.
(您要求在任何工作日装运货物均可。
)
(2)Wecannotdeliverattheweekend.(我们不能在周
末装运。
)
(3)Youwillbeabletoreceiveafullrefundofdepositifyoureturnthegoodswithinaweek.(您如果能在一星期内退
货,就能得到定金退款。
)
(4)WecannotrefundyourdepositunlessyoureturntheGoodswithinaweek.(除非你们在一星期内退货,否则我们
不退还定金。
)
3.道歉
道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时,冒犯方向被冒犯的一方赔礼歉,以此来维护被冒犯一方的面子,并且弥补冒犯的后果,进而恢复双方之间的和谐关系。
主要有两种方式:
一种方式是直接道歉。
为了维护对方的面子,并且弥补对对方冒犯的后果,道歉者可以直接向抱怨者道歉(说“抱歉”、“对不起”深表歉意或“请原谅”之类的话)承认自己的过失,请求对方谅解,并表示愿意进行赔偿,进而促使双方步入正常的交际轨道。
一般使用这种方法的信函都是投诉处理函(表接受)。
如:
Wearesorryforthetroublecausedyoubytheerrorandwishtoassureyouthatcarewillbetakenintheexecutionofyourfurtherorders.(对由此错误给贵方带来的麻烦,我们非常抱歉,并保证:
在履行贵方今后的定单时,一定谨慎小心。
)一种方式是间接道歉。
间接道歉指的是道歉者向对方道歉,承认自己的过失,但倾向于降低己方的过失程度或提供理由说明过失并非是故意的,以减轻责任。
与第一种方式不同的是写信人在维护收信人的消极面子的同时,也对自己的积极面子有所照顾。
如:
Weregrettoadvisethatweareunabletomakeanofferforthetimebeingowingtoheavydemands.Acabletothiseffecthasbeensenttodaytoyou.However,weshallnotfailtoinformyouwheneverafreshsupplybecomesavailable.(由于当前对该商品的需求量较大,暂时难发盘;因此,已于今日致电贵方,告知此意,一俟有新货可供,当即奉告,此复。
)[6](P3)不管是哪一种道歉的方式,都是因为某种言语行为违反了商业常规(不管这种违反是真实的还是潜在的),收信人的个人权利受到了威胁而采取的措施。
因此,写信人通过言语或行为向收信人道歉以维护收信人的面子,有助于改善买卖双方的贸易关系,把双方的损失减到最小。
四、礼貌原则在商务信函中的具体应用
(一)注意话语的选择是否具有亲和力
每一封信函的往来都是发信人与收信人之间的一次信息交流,也是一种感情碰撞,人都是感性的,所以发信人需要在信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
其实每次信函的往来就是跟对方进行一次交谈,只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句,才能让我们的信函读起来热情、友好,就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。
例如:
Yourletterhasbeenreceived.(贵方来信已收到。
)
Ihavereceivedyourletter.(我们已收到贵方来信了。
)
Yourcomplaintisbeinglookedinto.(你的投诉已引起我们的
注意了。
)
Wearelookingintoyourcomplaint.(我们已注意到你的投诉了。
)
从以上的四个例句可以看出,第一和第三例更显随意亲切。
(二)注意话语信息在不同人文背景下的解读
受历史、地理、生活方式、宗教信仰等文化因素的制约和影响,不同的文化团体有不同的文化价值观,他们对礼貌的敏感度存在差异。
因此,在商务英语信函的写作中,我们要注意不同文化背景在商务信函中的解读。
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