采购部流程指引.docx

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采购部流程指引

材料采购管理流程（5大核心采购流程）

项目部策划交底会

项目部

（下料单）

材料选样送样管理流程

开始

材料供应计划编制流程

材料采购实施管理流程

材料采购合同管理流程

材料款结算流程

结束

项目部（进行材料批次订购）

材料选样送样流程（表1）

工作输入

采购部业务活动

工作输出

工作时间要求

上限

下限

合同交底，项目策划会议纪要

从样品库提取样品

项目部材料采购员：

材料认样清单

重新寻

找样本

认样结果

进行重要材料的联系和准备

开始

判断样品库里是

有否有样品无

向供应商索取样品

根据项目部分部分项材料以及总计划进行选样准备，并调整，在限定时间内递送项目部

是否重新寻样

否

样品入档，联系供应商，做采购准备

结束

向项目部递送样本

是

一般在项目策划协调会后三个工作日内完成，因为要在分部分项计划出来之前做好铺垫工作。

8个工作日

2个工作日

材料选样送样流程所用到的依据和受控表单：

（表1.1）

一、依据方面：

1.1项目交底和项目策划会议的会议纪要。

1.2由项目部材料采购员根据现场和图纸制定的《认样材料清单》

1.3业主与设计反馈的认样结果

1.4业主确认的样品

二、受控表单：

表单二：

分部分项材料计划清单

项目材料供应总计划编制流程（表2）

工作输入

采购部业务活动

工作输出

工作时间要求

上限

下限

材料选样送样管理流程

项目部

未通过计划

总经理或采购部未通过

项目部通过了的项目材料采购计划

总经理审批通过计划

依据定稿的分部分项材料计划编制该项目的材料供应总计划

开始

整理项目材料供应总计划，上报审批

采购

部主管领导审核\

项目材料采购计划定稿存档，并传送给采购部和财务部、成本部

审批

结束

项目部确认项目材料采购计划

重大项目总经理审批

项目部采购员存档备查

财务部、成本部存档备查

4个工作日

2个工作日

3个工作日

2个工作日

3个工作日

2个工作日

2个工作日

2个工作日

项目材料采购编制计划流程所用到的依据和受控表单：

一、依据方面：

1.1定稿的《分部分项材料计划清单》。

1.2由项目部材料采购员根据现场和图纸制定的《认样材料清单》

1.3业主与设计反馈的认样结果

1.4业主确认的样品

二、受控表单：

表单二：

分部分项材料计划清单

材料采购合同管理流程（表3）

工作输入

采购部业务活动

工作输出

工作时间要求

上限

下限

项目材料采购计划制定流程

采购部审核未通过的

总经理通过重要材料

采购

合同文本审核审批过程

未通过

法律部进行审核通过

总经理审批

通过

依照采购计划，按照供应商档案进行洽谈，初步确定供应

开始

是否

是供应商档案库中

的供应商

是

采购部进行

审核

通过

组织谈判事宜，拟定合适人选，形成合同文本初稿。

采购部采购文员审核合同

文本

采购部主管领导审核审批

采购部与供应商签署正式合同

采购主管对正式文本签字

结束

合同递送与存档

否转入“供应商选择流程”

重要材料总经理审批

法律部进行审核

重大项目或大型材料总经理审批

2个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

2个工作日

1个工作日

2个工作日

1个工作日

2个工作日

1个工作日

2个工作日

1个工作日

3个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

材料采购合同管理流程所用到的依据、受控表单和注意事项

一、依据方面：

1.1供应商档案。

1.2供应商选择流程。

1.3供应商选择结果。

1.4合同文本初稿。

二、受控表单

1、《项目材料采购计划》

2、材料采购正式合同

三、注意事项

1、根据合同谈判管理制度，需要在相应制度的保障下进行。

2、需要对采购的情况进行分类。

材料采购实施管理流程（表4）

工作输入

采购中心业务活动

工作输出

工作时间要求

上限

下限

成本部审核订单材料总量

（采购下料订单）

总经理审批重大订单或特殊订单通过

开始

采购员审核订单的合规（同时呈送副本到采购部）

通过

采购员或采购文员将订单传送供应商，并通知项目部订单已经发出

材料采购合同管理流程

未通过时，返回项目部

重大订单或特殊订单由总经理审批

项目部仓管员接受通知，准备接货

供应商接受订单，并给出回复确认函。

1个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

材料采购实施管理流程所用到的依据、受控表单和注意事项

一、依据方面：

1.1项目部分部分项材料总计划。

1.2管理层面对重大订单或特殊订单的定义。

1.3材料下料清单

二、受控表单

采购订单（下料单）

三、注意事项

1、订单材料合规性。

2、供应商收到下料单需要给出确认函。

资金（材料费）申请流程（表5）

工作输入

采购部业务活动

工作输出

工作时间要求

上限

下限

成本部经理

或经理指定

复核人员复核资金申请材料。

采购部认为需

要重新核对

的。

工程部认

为需要重新

核对的。

工程部经理审

核存在超额

的部分

负责该项目的采购员核对双人签字、收到时间、备注完备；进行单价核对并标注未批准原因

通过

采购文员进行复核并

签字

采购部主管领导审核备案

需要成本部重新核对的。

将复核后的资料发送工程部

认为需要重新核对

的。

审核通过送财务部

超过权限部分报送总经理。

2个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

2个工作日

1个工作日

资金（材料费用）申请流程所用到的依据、受控表单和注意事项

一、依据方面：

1.1材料资金使用计划以及相关信息材料。

1.2管理层面对重大订单或特殊订单的定义。

二、受控表单

资金（材料费）申请表和电子档

三、注意事项

采购人员核对双人签字、收到时间、备注完备。

材料进场验收流程（表6）

工作输入

采购部业务活动

工作输出

工作时间要求

上限

下限

向采购部提交送货单

项目部

开具不合格

项目部仓管员提交入库单\出库单

采购员将供应商送货单进行备案

采购员联系材料商，解决问题，对材料情况进行备案（须同时上报采购部）

采购员对材料的入库出库情况备案（每周汇总给采购文员）

结束

材料进度款支付流程

向材料供应商传送不合格说明书

0.5个工作日

3个工作日

2个工作日

1个工作日

0.5个工作日

材料进场流程所用到的依据、受控表单

一、依据方面：

1.1供应商的送货清单。

1.2入库单。

1.3出库单。

1.4不合格说明。

二、受控表单

入库单，出库单。

材料进度款支付流程（表7）

工作输入

采购部业务活动

工作输出

工作时间要求

上限

下限

材料进场流程

各级审核\审批未通过

财务支付

通知

采购员核对送货单，核入库验收单，做进度款付款凭证

开始

采购文员进行核对并登记

采购部主管领导进行审核\审批

通过

采购文员报送财务部材料进度款付款凭证

采购部通知供应商款已付出，并备案

材料款结算流程

未通过

未通过

重大项目总经理审批

将凭证报送财务

通知供应商

2个工作日

2个工作日

2个工作日

1个工作日

2个工作日

2个工作日

2个工作日

2个工作日

1个工作日

1个工作日

材料进场流程所用到的依据、受控表单以及注意事项。

一、依据方面：

1.1供应商的送货清单。

1.2入库单验收单。

二、受控表单

材料进度款付款证书

二、注意事项是：

做进度款付款凭证要进行双人复核。

材料款结算流程（表8）

工作输入

采购部业务活动

工作输出

工作时间要求

上限

下限

项目经理审核通过了的

材料款结算审核表

财务核对审查未通过

财务总监或总经理审批未通过

总经理或财务总监审批通过

财务部安排支付后通知采购部

采购

员核对清单并填写结算付款审核

表

通过

采购文员进行

核对并登记

通过

采购部主管领导进行审核\审批

通过

采购文员报送财务部材料进度款付款凭证

采购文员通知材料商款材料款已付出，并且进行备案

未通过返

回项目部材料员

财务核对审查

通知供应商确认

2个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

1个工作日

材料进场流程所用到的依据和受控表单。

一、依据方面：

1.1材料商提出的材料款结算要求。

1.2材料清单。

1.3送货单和入库验收单

二、受控表单

材料款结算审核表

深圳市美芝建设实验系统工程有限公司采购部

工

作

流

程

指

引