程序文件 A.docx
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程序文件 A.docx
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程序文件A
1.目的
作为第三方实验室应保证其工作的公正性和诚实性,为避免其他因素对实验室诚实性的影响,排除与客户之间可能发生的利益冲突,特制定本程序,规范人员的职业行为。
2.适用范围
适用于实验室人员职业道德行为的管理。
3.职责
3.1实验室主任全面负责实验室工作的公正性和诚实性。
3.2常务副主任负责公正和诚实性的日常监督管理。
3.3实验室全体人员负有执行本程序的职责。
4.工作程序
4.1公正性地位的说明
实验室具有明确的法律地位。
实验室的承担单位——国内贸易工程设计研究院是中国华孚发展有限责任公司下属的法人单位。
制冷和食品加工设备检测实验室由国内贸易工程设计研究院批准设立,是一个业务上相对独立,不受各级行政机构干预的第三方检测服务机构;能独立对外开展检测业务,独立行文,有独立的财务帐号;在经济、技术上与被检单位无直接责任和利害关系。
4.2程序和要求
本程序由实验室主任主持制定和批准发布,并负责对全体人员进行公正性和诚实性的教育培训。
实验室全体人员在日常工作中严格贯彻执行实验室的质量方针和目标,以及《质量手册》中关于人员行为准则和对客户承诺中的所有规定。
4.2.1在检测活动中,要排除或抵制一切来自经营、财务、行政等部门的干予和压力,客观公正,独立进行检测和判断,以相同的意识为所有客户提供服务。
4.2.2在检测工作中尊重科学,忠实于客户,严格依据检测数据做出结果判定。
4.2.3不参与授权产品的咨询、监制和联合开发等有损公正性的活动,不在相关产品的生产和经营单位兼职。
4.2.4为客户保守机密,不得泄露被检单位的技术和商业信息,确保被检单位的机密和所有权不受侵犯;不得将客户的技术信息用于产品研究和开发;不向任何第三方泄露客户产品的技术、检测、销售等信息。
对违者进行批评,情节严重者给予行政处罚,直至承担法律责任。
4.2.5严格按照现行有效的国家或行业标准规定的方法或经实验室批准的非标方法进行检测;严格执行国家有关法律、法规和规章。
4.2.6任何人员未经测试不得出具或修改检测数据,发现出具假报告、假数据的情况,将予以严肃处理。
4.2.7不得接受被检单位任何形式的馈赠,违者进行批评,情节严重者给予行政处罚,直至承担法律责任。
4.2.8实验室主任定期或不定期组织相关人员对实验室公正性和诚实性执行情况进行检查,综合管理室主任作好检查记录。
4.2.9检查中发现的问题,由实验室主任负责处理。
4.2.10综合管理室主任负责收集、整理本程序执行过程中形成的各项记录,由资料管理员归档保存。
1.目的
对影响检测工作的各种因素实施有效控制,使检测工作程序化、规范化,确保检测数据准确可靠、科学有效。
2.适用范围
适用于对实验室各类检测工作的管理。
3.职责
3.1常务副主任全面负责检测工作的管理。
3.2综合管理室负责受理一般检测委托和检测样品的管理,组织检测工作实施。
3.3总工程师、技术负责人负责技术方案的制定、审核和批准。
3.4检验室主任负责安排本室检测工作的实施。
4.工作程序
检测工作包括以下程序:
1)监督检验抽样程序;
2)委托检验送样程序;
3)检验细则制定程序;
4)检测实施程序;
5)现场监督检验程序;
6)报告编制、审批和发出程序。
4.1监督检验抽样工作按照SYZL-CX-25《抽样工作管理程序》的规定执行。
4.2委托检验送样程序
4.2.1综合管理室接待委托方,受理检测业务,了解客户信息和检测需求,内容包括:
1)委托方的单位名称、地址、电话;
2)委托检验产品名称、型号;
3)检测目的;
4)检测项目内容和执行标准;
5)时间要求。
4.2.2业务受理人向客户申明实验室授权认可范围、收费标准、完成时间,向客户说明应提供的资料,如营业执照和商标证书复制件、产品使用说明书、总装图、电气原理图等,同时向客户承诺实验室为客户保守技术和商业秘密。
4.2.3与客户达成一致后,业务受理人填写《产品检测委托单》。
如需要,可通知相关检验室人员参加洽谈。
4.2.4按照SYZL-CX-05《合同评审管理程序》的规定,由相关责任人进行合同评审。
《产品检测委托单》一式两份,经双方签字、盖章后生效,双方各持一份。
4.2.5综合管理室保存委托单和委托方提供的其他相关资料并登记,按照SYZL-CX-26《样品管理程序》的规定接收样品。
4.3检验细则制定程序
4.3.1根据标准规定和任务下达部门或委托方的要求,结合产品具体结构、性能特点,对每一项产品检测制定检验细则,作为编制原始记录附页和报告附页的主要依据。
4.3.2检验细则的制定由技术负责人和相关技术人员负责,如需查验样品和样品资料,则由综合管理室负责提供。
检验细则最后经技术负责人审核、总工程师批准生效。
4.3.3技术负责人负责按检验细则编制原始记录附页表格,并登记存档。
4.4检测实施程序
4.4.1经常务副主任批准,由综合管理室向检验室下达《产品检测任务单》。
同时下达:
1)《产品抽样记录单》或《产品检测委托单》;
2)《收样检查原始记录》;
3)被检方按规定提供的技术资料和其他资料;
4)统一编号的原始记录首页和附页。
同一项检测任务在检验室间流转时,应办理样品和技术资料的交接手续。
4.4.2检验室凭任务单及样品编号到样品管理员处办理样品移交。
4.4.3检验室凭任务单到仪器管理员处办理仪器借用。
4.4.4检验室凭任务单到材料管理员处领取试验用材料。
4.4.5检验室按规定检查仪器、试验材料、样品、环境参数,依据有关技术规范完成规定的检测项目,填写检验原始记录,并按规定审核签字。
4.4.6检验室主任负责将检验原始记录首页、附页连同任务单、抽样记录单或委托单、收样检查原始记录和与任务单同时下达的其他资料一起报送综合管理室。
4.4.7检验室到样品管理员处办理样品退库移交手续。
4.4.8检验室到仪器管理员处办理仪器退还手续。
4.5现场监督检验程序
离开实验室检测工作环境,到产品的生产、库存、销售现场实施监督检验,应执行此程序。
4.5.1由综合管理室制定现场监督检验方案。
内容包括:
1)被检单位名录;
2)被检产品名称、型号及被检单位应提供的技术资料目录;
3)抽样基数及样品数;
4)检验组组成方案;
5)检验细则;
6)携带仪器设备目录。
方案最后经常务副主任签字批准。
4.5.2检验组人员组成包括:
1)检验组长1人,由检验室主任或实验室领导担任;
2)质量监督员1人,可由检验组长兼任;
3)检验员不少于2人;
4)抽样组长1人,由检验组长兼任;抽样员1人,可由检验员兼任。
4.5.3仪器设备目录规定的仪器必须全部自带。
特殊情况可到现场向与被检单位无关的单位借用或租用,该仪器必须具备有效的计量校准证书。
4.5.4检验细则的制定工作执行4.3规定程序。
注意充分考虑现场环境设施、仪器设备和试验用材料等条件对检测结果的影响。
4.5.5由综合管理室负责准备的检验组必带物品:
1)统一编号的空白《产品检测任务单》;
2)统一编号的原始记录首页和附页;
3)盖好实验室印章的空白《样品封存记录单》。
4.5.6检验组人员应带身份证、工作证和其他执行检测任务所需的文件。
4.5.7常务副主任、质量负责人组织检验组全体人员学习、讲解有关文件和各项规定,宣布责任分工,综合管理室发放和检查必带物品。
4.5.8检验组凭经过批准的现场检测仪器设备目录到仪器管理员处办理仪器借用。
行前应对所带仪器进行试验、检查,配齐测试用线和工具,并妥善包装。
4.5.9检验组到达现场后,首先按SYZL-CX-25《抽样工作管理程序》的规定进行抽样,要求被检单位提供规定的技术资料。
如果在抽样后立即实施检测,则有关样品和技术资料封存的规定不适用。
4.5.10检验组长对样品进行编号,并下达《产品检测任务单》、《产品抽样记录单》、《产品检验原始记录》首页和附页、样品技术资料。
4.5.11试验所用一般材料可由被检单位提供或自行购买。
4.5.12检验组按4.4.5和4.4.6的规定程序,出具检验原始记录。
4.5.13应被检单位的要求,检验组长可向其通报初步检测结果,但正式检测结论以最终发出的“检验报告”为准。
4.15.14现场检测完毕,要对样品进行现场封存,以备复验。
封存时,检验组和被检单位负责人双方在场,按SYZL-CX-25《抽样工作管理程序》的规定加贴封条,并填写《样品封存记录单》一式二份。
记录单由双方签字,被检单位盖章,双方各保存一份。
4.15.15样品技术资料由检验组留存,以备存档。
如被检单位要求收回,则与样品一体封存。
4.15.16检验组长指定专人负责保管任务单、抽样记录单、原始记录、封存记录等全套文件和资料,待返回实验室后,报送综合管理室。
4.15.17综合管理室按照SYZL-CX-28《检验报告管理程序》的规定编制、出具“检验报告”。
5.支持文件
1)SYZL-CX-05《合同评审管理程序》;
2)SYZL-CX-25《抽样工作管理程序》;
3)SYZL-CX-26《样品管理程序》;
4)SYZL-CX-28《检验报告管理程序》。
6.记录表格
1)《产品检测委托单》;
2)《产品检测任务单》;
3)《收样检查原始记录》;
4)《样品封存记录单》;
5)产品抽样记录表;
6)相关产品的检验原始记录表。
1.目的
保护客户、实验室及其他相关方的机密和所有权。
2.适用范围
适用于保护客户和实验室机密及所有权。
3.职责
3.1技术负责人全面负责实验室保密和保护所有权工作,并负责检查。
3.2综合管理室负责保密和保护所有权工作的日常管理和检查。
3.3实验室各岗位人员对本岗位的保密工作负责。
4.工作程序
4.1保密范围
4.1.1送检单位的样品及全部技术资料、检测结果、生产和销售情况,以及其他有关信息,如委托方业务水平、企业发展方向、拥有的技术及专利权等。
4.1.2检验原始记录、检验报告、仲裁报告、申诉材料、未公开的抽查检测结果。
4.1.3实验室正在进行的检测技术与设备研究内容和进展情况;实验室未公开的技术资料、信息及档案等。
4.1.4管理体系文件及管理体系运行中产生的各种记录。
4.1.5其他与客户和实验室机密及所有权相关的信息。
4.2保密工作控制
4.2.1办理委托检测业务及相关手续由业务受理人员在办公室进行,对客户提供的相关技术资料,业务受理人应作相应的安排;检测过程中由综合管理室专人与客户保持联系。
4.2.2检验报告由综合管理室统一发送,如客户要求以邮寄方式发送,应在委托协议中注明地址和收件人。
综合管理室专人按照委托协议注明的地址和收件人邮寄报告,填写《检验报告发送记录》并保留邮寄收据。
4.2.3如客户要求使用电子邮件、传真等方式发送检验报告,应在委托协议中注明邮箱地址、传真号码和联系人,发送人确认无误后发送报告并填写《检验报告发送记录》。
4.2.4实验室保密范围内的文件由资料管理员按照SYZL-CX-12《记录管理程序》的规定收集、整理和保管,如需借阅、复制应由相关责任人批准。
4.2.5委托方的样品、附件及相关技术资料应予以保密并保证安全。
待检和待取样品由样品管理员按照SYZL-CX-26《样品管理程序》的相关规定进行保管,任何人不得以任何理由挪做他用。
在检样品由相关持样人保管,不得用于检测以外的其他方面。
4.2.6外部人员进入试验室应按SYZL-CX-17《实验室内务管理程序》的规定,经实验室领导批准,并有本实验室人员陪同。
4.2.7接触检测数据和结果的检测、记录、审核、批准等相关人员应对检测数据负责,不得擅自修改和泄露。
4.2.8实验室检测技术、设备的研究开发信息,任何人员不能擅自向外透露。
4.2.9实验室有专用计算机,使用人注意对电子媒介储存资料的保管并设有密码,未经实验室领导同意,非授权人员不能擅自调用。
4.2.10综合管理室定期组织对人员进行保密和保护所有权教育,技术负责人定期组织检查保密工作,并记录检查结果。
4..2.11任何人发现违反保密规定的情况应及时向技术负责人反馈,并按SYZL-CX-09《不符合检测工作的控制程序》执行。
4.3实验室各级人员应严格遵守本程序各项规定,如违反保密制度,视其造成后果的严重程度进行批评教育、行政处分,直至承担法律责任。
5.支持文件
1)SYZL-CX-09《不符合检测工作的控制程序》;
2)SYZL-CX-12《记录管理程序》;
3)SYZL-CX-17《实验室内务管理程序》;
4)SYZL-CX-26《样品管理程序》。
检验报告发送记录
第页
报告编号
产品名称
产品型号
生产单位
发送日期
签收人
备注
1.目的
对管理体系文件和相关文件资料进行控制,确保管理体系运行中使用的各种文件正确和有效。
2.适用范围
适用于对管理体系所有文件的控制。
3.职责
3.1实验室主任批准《质量手册》等重要体系文件的实施;常务副主任负责程序文件、各种管理制度和工作计划的批准。
3.2质量负责人负责组织《质量手册》及程序文件的编写和审核,并保持《质量手册》现行有效。
3.3总工程师批准重要技术文件的实施;技术负责人负责组织检验实施细则、仪器设备操作规程及其他相关技术文件的编写和审核。
3.4综合管理室负责各类文件的收集、整理、存档、发放等日常管理。
4.工作程序
4.1控制文件的范围:
1)《质量手册》、程序文件、管理制度、各种工作计划及其他与管理体系相关的文件;
2)与检测工作相关的国际、国家、行业、地方和企业标准;
3)作业指导文件;
4)仪器设备、人员、外部服务供应商等各类档案;
5)检验报告、原始记录及其他各类管理记录和表格;
6)上级下发文件、实验室对外发文、各种工作总结和其他与实验室业务相关的文件。
4.2文件的编号
4.2.1管理体系文件编号用三段字母或数字表示,第一段SYZL表示实验室简称,第二段用两个字母表示文件类别;第三段用两位数字表示文件顺序号。
例如:
SYZL-CX-05表示商业用制冷设备检测实验室程序文件第5号。
4.2.2文件编制人员按照文件编号规则进行编号。
4.2.3文件类别及代号见下表:
类别
质量
手册
程序
文件
仪器操作
规程
检验实施
细则
仪器校验
规程
比对试验
规程
代号
SC
CX
CZ
FF
JY
BD
4.3文件的编制、审核和批准
4.3.1质量负责人根据质量方针、质量目标、《准则》和其他法律法规的相关规定组织《质量手册》等重要体系文件的编写,并根据审核和评审结果、法律法规变更,以及实验室内外部环境改变的需要,适时提出《质量手册》的相关内容修订或换版建议,以保证《手册》的适用和现行有效。
4.3.2质量负责人组织技术、业务、检测人员对《质量手册》进行审核,报实验室主任批准后实施。
4.3.3技术负责人根据检测工作的需要,组织编写检验实施细则、仪器设备操作规程、质量
保证工作计划等技术性文件,并负责对文件进行审核,经总工程师批准后实施。
4.3.4综合管理室根据实验室领导的要求和日常管理工作的实际需要,编写各类工作程序文件和管理制度,经常务副主任批准后实施。
4.3.5常务副主任根据实验室工作的需要组织起草实验室对外行文,经实验室主任审核批准,综合管理室按照规定的范围和要求发送并将原件存档。
4.3.6各类管理计划、检测工作计划、质量控制计划等由相关责任人在需要时编写,报常务副主任审批后实施。
4.3.7文件编制、审批职责见下表:
文件名称
编制
审核
批准
管理责任人
《质量手册》正文
编写组
质量负责人
实验室主任
质量负责人
《质量手册》附录
常务副主任
程序文件
管理制度
仪器操作规程
编写组
技术负责人
总工程师
技术负责人
仪器校验规程
比对试验规程
检验实施细则
4.4文件发放和管理
4.4.1文件控制状态分为“受控”和“非受控”,受控文件经常务副主任批准后由资料管理员统一登记发放,并在文件封面标明状态标识。
4.4.2管理体系文件、检测标准、产品检验实施细则、仪器设备操作规程等在批准实施后由资料管理员及时发放给使用人,换版后及时发放新版并收回旧版。
4.4.3人员调出时综合管理室负责将其持有的管理体系文件收回。
4.4.4外来文件和其他管理文件由资料管理员按规定的范围统一发放。
4.4.5管理体系文件的发放、收回要填写《文件发放记录》。
4.5文件审查
质量负责人组织内审员对管理体系文件、技术负责人组织相关技术人员对技术文件进行定期审查,确认文件满足使用要求的有效性并持续执行;确认文件已不能满足使用要求,对相关内容进行修订。
4.6文件更改和修订
4.6.1在文件审查中发现的问题,由内审员或技术人员填写《文件更改申请实施记录》,经质量负责人、技术负责人审核,由常务副主任批准后组织进行更改或修订;涉及质量方针、目标、组织机构及其他重大问题时需经实验室主任批准。
4.6.2实验室人员在工作中发现的文件问题,由当事人向质量负责人、技术负责人反馈,填
写《文件更改申请实施记录》,按4.6.1执行。
4.6.3对更改后文件的发放执行4.4.2规定。
4.7文件存档和保存
4.7.1所有控制范围内文件的原件按照SYZL-CX-12《记录管理程序》的规定存档,由资料管理员统一编号、登记、保管和处置。
4.7.2管理体系文件及相关文件的存放,应符合防潮、防火、防盗和存取方便的要求。
4.7.3受控文件仅限在实验室内部使用,持有人应妥善保管,不得带出实验室工作区,不得自行更改、涂划,不得外借或复制。
4.7.4文件的持有人负责保管好所持有的文件。
4.8文件换版和废止
4.8.1《质量手册》的换版和废止按照《手册》的相关规定执行;
4.8.2检测标准应及时跟踪更换最新有效版本,同时收回旧版本。
4.8.3产品检验实施细则、检验报告、原始记录和其他相关记录应依据检测标准的更新及时进行相应的调整或换版。
4.8.4仪器设备操作规程和使用记录依据仪器设备的更新及时进行相应的更改或换版。
4.8.5其他管理制度和记录表格按照相关文件的规定执行。
4.9废止文件的处置
4.9.1所有废止文件由资料管理员及时从使用场所撤出,并加盖“废止”印章,防止废止文件的非预期使用。
4.9.2需保留的废止文件,由资料管理员加盖标识后隔离保存。
4.9.3需销毁的废止文件,由资料管理员填写《文件处置申请实施记录》经实验室主任、常务副主任批准后销毁。
4.10外来文件控制
4.10.1综合管理室收集相关国际、国家、行业标准的最新版本,报技术负责人确认后,由资料管理员统一登记、存档、发放、管理。
4.10.2其他外来文件由资料管理员登记、存档,按照规定的发放范围登记发放。
4.11文件保存期
4.11.1实验室的资质证明和各种证书应永久保存。
4.11.2法律、法规文件的保存期为其有效期。
4.11.3管理体系文件及实施过程中产生的记录保存期为5年。
4.11.4检验报告及相关资料保存3年。
4.11.5仪器设备档案长期保存,在设备调出或报废后,再保存一年。
4.11.6仪器设备使用记录保存3年。
4.11.7人员技术档案长期保存。
5.支持文件
SYZL-CX-12《记录管理程序》。
6.记录表格
1)《文件更改申请实施记录》;
2)《文件处置申请实施记录》;
3)《文件发放记录》。
文件更改申请实施记录
文件名称
申请部门/人员
文件编号
申请日期
申请修改原因:
待修改条款的内容
修改建议
审核意见:
批准意见:
文件修改实施记录
文件修改执行人
完成日期
审核人
审核日期
批准人
批准日期
文件处置申请实施记录
序号
文件编号
文件内容
处置原因
备注
批准:
日期:
文件发放记录
文件名称:
序
号
受控
编号
持有人
持有人签字
批准人
经手人
发放
日期
收回
日期
备注
1.目的
对合同进行评审,保证有效履约,使合同的履行满足客户要求,减少实验室失误。
2.适用范围
适用于所有合同的评审和管理。
3.职责
3.1综合管理室负责一般常规合同的洽谈、评审和签订,并负责监督合同的履行,以及合同的归档。
3.2常务副主任负责重要合同的评审。
4.工作程序
4.1识别客户要求
4.1.1综合管理室业务受理人至少应从以下方面了解客户要求:
1)送样或抽样方式;
2)检测项目和检测方法;
3)检验报告交付时间和交付方式;
4)样品的保存和处置方式;
5)测量不确定度的评定要求;
6)其他与检测工作相关的要求。
4.1.2综合管理室掌握客户要求后,确认该项业务是一般常规项目或重要项目,并选择相应的合同评审方式。
4.1.3如合同涉及分包
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