采购管理操作手册新.docx

采购管理操作手册新.docx

《采购管理操作手册新.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理操作手册新.docx（186页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

采购管理操作手册新

第二：

采购管理操作手册

第一章．系统概述

《采购管理》是用友ERP－U8供应链的重要产品，《采购管理》帮助用户对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、采购结算的完整采购流程，用户可根据自身实际情况进行采购流程的定制。

《采购管理》可以分为以下主要功能：

设置：

录入期初单据并进行期初记账，设置《采购管理》的系统选项。

供应商管理：

用户可以对供应商资质、供应商供货的准入进行管理，也可以对供应商存货对

照表、供应商存货价格表进行设置，并可按照供应商进行相关业务的查询和分析。

业务：

进行采购业务的日常操作，包括请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、

采购结算等业务，用户可以根据业务需要选用不同的业务单据、定义不同的业务流程，月末

进行《采购管理》的结账操作。

用户可以查询《库存管理》的现存量，可以使用【远程应用】

功能。

报表：

提供采购统计表、采购账簿、采购分析表等统计分析的报表。

《采购管理》可以参照合同状态为生效态、性质为采购类、标的来源为存货的合同生成采购

订单；提供同时参照多个合同生成采购订单功能，提供拆分合同记录生成采购订单功能，在

采购订单及其后续关联的业务单据中记载并显示相应的合同号及合同标的编码等信息。

采购订单在参照合同生成时，订单的数量、单价、金额根据合同中的控制类型进行控制，具

体控制参见《合同管理》。

采购订单参照采购合同生成，在采购合同中，可以联查采购订单

库存管理－采购管理

《库存管理》可以参照《采购管理》的采购订单、采购到货单生成采购入库单，并将入库情

况反馈到《采购管理》。

《采购管理》可以参照《库存管理》的ROP计划生成采购请购单、采购订单。

《采购管理》可以参照《库存管理》的ROP计划通过配额生成采购订单。

《采购管理》可以参照《库存管理》的采购入库单生成发票。

《采购管理》根据《库存管理》的采购入库单和《采购管理》的发票进行采购结算。

《采购管理》可以参照《库存管理》的出、入库单生成代管挂账确认单，同时代管挂账确认单可和发票进行结算。

销售管理－采购管理

可参照销售订单生成采购订单。

可参照直运销售订单生成直运采购订单。

直运销售发票与直运采购发票可互相参照。

可以参照销售订单进行齐套采购。

应付款管理－采购管理

采购发票录入后，在《应付款管理》对采购发票进行审核登记应付明细账，进行制单生成凭

证。

已审核的发票与付款单进行付款核销，并回写采购发票有关付款核销信息。

存货核算－采购管理

直运采购发票在《存货核算》进行记账登记存货明细账、制单生成凭证。

采购结算单可以在《存货核算》进行制单生成凭证。

《存货核算》根据《采购管理》结算的代管挂账确认单进行记账和制单；没有结算的进行暂

估处理。

质量管理－采购管理

采购到货单报检生成来料报检单。

来料不良品处理单的退货数量回写到货单，根据到货单生成到货拒收单。

来料检验单、来料不良品处理单回写到货单的合格数量、不合格数量、拒收数量

第一章：

系统概述用户可以对产品有整体的了解与认识。

第二章：

应用准备用户启用产品时，需要进行初始设置，包括基础档案、系统选项、期初单据的维护，以及月末结账、结转上年。

第三章：

常用操作用户在使用产品时，需要了解的常用操作。

第四章：

业务模式与应用用户可以设置企业类型、采购业务类型，对采购流程进行配置。

第五章：

采购管理专题包括价格管理、多计量单位应用、批次管理、保质期管理、自定义/自由项管理等内容。

第六章：

供应商管理用户可以设置供应商存货对照表、供应商存货价格表，按照供应商进

行查询和分析。

第七章：

日常业务用户进行日常业务操作，包括请购、采购订货、采购到货、采购入库、

采购发票、采购结算，可使用采购远程。

第八章：

采购报表用户查询采购报表，包括统计表、采购账簿、采购分析表。

第二章．应用准备

应用准备包括以下工作：

系统启用：

在新建账套后，系统提示是否要进行系统启用的设置，只有设置了系统启用，才

能使用相应的系统。

权限管理：

用户可以对操作员的权限进行管理，包括功能权限、数据权限、单价金额权限。

单据设置：

用户可以对《采购管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。

采购选项：

用户可以设置采购选项，系统选项的设置将决定用户使用系统的业务模式、业务流程、数据流向。

期初数据：

用户在初次使用《采购管理》时，应输入期初数据，包括期初暂估入库、期初代管挂账确认单、期初在途存货、期初受托代销商品。

月末结账：

每月底进行月末结账。

结转上年：

将上年的数据结转到本年度账套中。

2.1系统启用

在使用《采购管理》系统之前，首先要启用《采购管理》，只有启用了相应的系统。

才能使用，

请参见《企业应用平台手册》。

【菜单路径】

企业应用平台－基础设置－基本信息－系统启用

【启用顺序】

为避免启用后续系统时的麻烦，建议用户在启用系统时：

库存与存货在同一月份启用。

采购与存货、库存在同一月份启用。

应付与采购在同一月份启用。

【业务规则】

库存未启用时，销售、采购、存货都不维护现存量表。

此时用户只需要开票系统，购销互不关联。

应付启用，如下月启用《采购管理》，则《应付款管理》不可录入下月及以后月份的发票，否则需删除。

存货启用，如下月启用《采购管理》，则《存货核算》不可录入下月及以后月份的采购入库单，否则需删除。

2.2权限管理

操作员的权限管理包括功能权限、数据权限。

功能权限是指操作员能进行哪些业务单据的操作权限。

数据权限指操作员在进行业务单据操作时，可以对单据或单据中的记录、字段进行操作。

【操作流程】

功能权限：

在用友ERP-U8－系统服务－系统管理中进行设置。

操作员只有具有了相应系统的功能权限，才能进入系统。

数据权限：

数据权限分为纪录级权限和字段级权限。

这两种权限均在用友ERP-U8—企业应用平台—工具的“数据权限”里进行设置。

对于记录级权限控制，在系统管理里设置了哪些纪录级项目需要进行权限控制后，还可以在采购系统对操作员的权限进行设置，包括：

存货、供应商、业务员、操作员、部门、订单金额几种数据权限的控制，其设置方法如下：

先在企业应用平台－基础设置－数据权限设置中设置要进行的数据权限。

具体方法参见《企

业应用平台手册》。

在《采购管理》的设置－选项中的“权限控制”选中，选中后，系统可以实现数据权限的检

查。

权限如果没有在【数据权限设置】中进行设置，则相应的选项置灰，不可选择。

检查存货权限：

打勾选择。

如检查，查询时只能显示有查询权限的存货及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的存货。

检查部门权限：

打勾选择。

如检查，查询时只能显示有查询权限的部门及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的部门。

检查操作员权限：

打勾选择。

如控制，则查询、修改、删除、审核、关闭单据时，只能对单据制单人有权限的单据进行操作；弃审对单据审核人有权限的单据进行操作；打开对单据关闭人有权限的单据进行操作；变更不控制操作员数据权限，仅判断当前操作员是否有变更功能权限和其他几项数据的录入权限。

检查供应商权限：

打勾选择。

如检查，查询时只能显示有查询权限的供应商及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的供应商。

检查业务员权限：

打勾选择。

如检查，查询时只能显示有查询权限的业务员及其记录；填制单据时只能参照录入有录入权限的业务员。

检查金额审核权限：

打勾选择。

如检查，则订单审核时检查当前订单总金额与当前操作员采购限额，在【企业应用平台－基础设置－数据权限－金额分配权限－采购订单级别】设置当前操作员的采购限额。

订单金额≤采购限额保存成功，将当前操作员信息写入订单，订单状态变为已审核。

订单金额＞采购限额，提示“对不起，您的订单审核上限为××××元，您不能审核

XXX号单据。

”

【业务规则】

单据查询（查询、定位）：

功能权限＋数据权限，单据上任一数据无权限则整张单据不能查

询。

单据编辑（录入、修改）：

功能权限＋数据权限，只能参照有录入权限的档案。

单据编辑（变更）：

功能权限＋数据权限（不含操作员数据权限），只能参照有录入权限的

档案。

单据列表查询：

功能权限＋数据权限，表头任一数据无权限则整张单据不显示；表体无权限

的存货不显示，有权限的显示。

报表查询：

功能权限＋数据权限，过滤时无查询权的数据不能参照、录入，表头任一数据无

权限则整张单据不显示、统计；表体无权限的存货不显示、统计。

远程导出基础档案时，系统自动清除档案上的权限组信息，保证导入方对该档案可操作。

2.3单据设置

用户可以对《采购管理》的所有单据进行格式设置、编号设置。

【菜单路径】

格式设置：

企业应用平台－基础设置－单据设置－单据格式设置

【功能说明】

在系统中，已经默认设置了比较常用的单据格式。

如果用户对某些单据需要自己定义格式，

则可以在单据格式设置中，进行单据显示模板、打印模板的设置，设置完成后，在填制单据

时，可以选择自己设置的单据模板，打印时也可以选择自己设置的打印模板。

在系统中，提供对单据设置权限的功能，即可以设置多张单据模板，然后对一些操作员进行

模板权限的控制，如果对一个操作员设置其允许查看的模板，设置完成后，操作员在查询单

据的时候，只能看到自己有权限的单据模板，对于没有权限的单据模板，不能查看。

在进行单据模板设置时，单据中对应的档案在模板中只显示了一部分，比如：

存货档案中只

显示了存货最常用的一些项目，一些不常用的项目没有显示，如果设置这些项目，在单据模

板设置时，可以关联相应的档案，就可以选择档案中需要显示的项目。

根据用户的选择，将

选中的项目自动增加到模板数据中。

单据显示格式

单据打印格式

单据编号设置

企业应用平台－基础设置－单据设置－单据编号设置

2.4采购选项

系统选项也称系统参数、业务处理控制参数，是指在企业业务处理过程中所使用的各种控制参数，系统参数的设置将决定用户使用系统的业务流程、业务模式、数据流向。

用户在进行选项设置之前，一定要详细了解选项开关对业务处理流程的影响，并结合企业的实际业务需要进行设置。

由于有些选项在日常业务开始后不能随意更改，用户最好在业务开始前进行

全盘考虑，尤其一些对其他系统有影响的选项设置更要考虑清楚。

该选项设置将对采购管理的所有操作员和客户端的操作生效，故要慎重设定或修改。

【菜单路径】

设置－采购选项－业务及权限控制

设置－采购选项－公共及参照控制

设置－采购选项－采购预警和报警

2.4.1业务及权限控制

业务选项

普通业务必有订单：

打勾选择，以订单为中心的普通采购业务。

参见“必有订单业务模式”。

直运业务必有订单：

显示《销售管理》选项，不可修改。

在《销售管理》的【设置－销售选项－业务控制－是否有直运销售业务】、【设置－销售选项－直运销售必有订单】进行设置。

受托代销业务必有订单：

打勾选择，可随时修改。

参见“受托代销业务”。

只有在建立账套时选择企业类型为“商业”、“医药流通”的账套，而且在【设置－选项－业务及权限控制－启用受托代销】设置有受托代销业务时，才能选择此项。

退货必有订单：

该选项仅在必有订单模式下使用。

如果选择，则在退货时，到货退回单必须参照订单才能生成；如果不选择，则退货单可以手工增加。

启用受托代销：

打勾选择。

参见“受托代销业务”。

启用表示企业有受托代销业务，采购系统菜单中会出现有关受托代销的单据、受托代销结算功能、受托代销统计报表。

用户可以在《采购管理》设置，也可以在《库存管理》设置，在其中一个系统的设置，同时改变在另一个系统的选项。

是否允许超订单到货及入库：

打勾选择，可随时修改。

如不允许，则参照订单生成到货单、入库单时，不可超订单数量。

如允许，可超订单数量，但不能超过订单数量入库上限，即订单数量*（1+入库超额上限），入库上限在存货档案中设置。

是否允许超计划订货：

打勾选择，可随时修改。

供应商供货控制：

有三种选择，默认为“不检查”，可随时修改。

选择“不检查”时：

单据在录入和保存时不检查供应商与存货是否在供应商存货对照表中。

选择“检查提示”时：

在录入单据和保存单据时要检查供应商与存货的对应关系，给出提示，让用户来决定“是否继续”，系统不严格控制。

选择“严格控制”时：

在录入和保存单据时，要检查供应商与存货的对应关系，如果不符合供应商与存货对应关系，则单据严格控制不允许保存。

价格选项

入库单是否自动带入单价：

单选，可随时更改。

只有在《采购管理》不与《库存管理》集成使用，即采购入库单在《采购管理》填制时可设置。

参见“取价方式”。

手工录入：

用户直接录入。

参考成本：

取存货档案中的参考成本，可修改；若无则手工录入。

最新成本：

取存货档案中的最新成本，可修改；若无则手工录入。

订单\到货单\发票单价录入方式：

单选，可随时更改。

手工录入：

用户直接录入。

取自供应商存货价格表价格：

带入无税单价、含税单价、税率，可修改；若无则手工录入。

最新价格：

系统自动取最新的订单、到货单、发票上的价格，包括无税单价、含税单价、税率，可修改。

取价规则参见历史交易价参照设置。

历史交易价参照设置：

填制单据时可参照的存货价格，最新价格的来源也为此设置，可随时更改。

来源：

单选，选择内容为订单、到货单、发票。

用户可选择在业务中作为价格基准的单据，在参照历史交易价和取最新价格时取该单据的价格。

是否按供应商取价：

打勾选择。

选中则按照当前单据的客户带入历史交易价。

按照供应商取价能够更加精确地反映交易价，因为同一种存货，从不同供应商取得的进价可能有所差异。

显示最近（）次历史交易价记录：

录入，默认为10次。

最高进价控制口令：

录入，系统默认为“system”，可修改，可为空。

参见“最高进价控制”。

设置口令，则在填制采购单据时，如货物本币无税单价高于最高进价（存货档案），系统提示，并要求输入控制口令，口令不正确不能保存采购单据。

不设置口令，则在填制采购单据时，如货物本币无税单价高于最高进价，系统提示，不需输口令，确定后即可保存。

修改税额时是否改变税率：

打勾选择，默认为不选中。

税额一般不用修改，在特定情况下，如系统和手工计算的税额相差几分钱，用户可以调整税额尾差。

参见“价税管理”。

若选择是，则税额变动反算税率，不进行容差控制。

若选择否，则税额变动不反算税率，在调整税额尾差（单行）、保存单据（合计）时，系统检查是否超过容差：

超过则不允许修改。

未超过则允许修改。

当不选中上选项时，要进行税额的容差控制，必填以下两项。

单行容差：

录入，默认为0.06。

修改税额超过容差时，系统提示，取消修改，恢复原税额。

合计容差：

录入，默认为0.36。

保存单据超过合计容差时，系统提示，返回单据。

结算选项

商业版、医药流通版费用是否分摊到入库成本：

打勾选择，由用户来决定采购费用是否要分摊到存货成本中。

只有商业、医药流通版可选，工业版置灰。

如选中，则可以进行费用折扣分摊。

如未选中，则不能使用分摊功能，手工结算时费用记录不能分摊到入库单记录，费用折扣结算时运费发票记录不能与采购入库单记录、存货结算。

2.4.2公共及参照控制

系统启用

本系统启用的会计月、启用日期：

根据《采购管理》的启用月和会计月的第一日带入，不可修改。

公共选项

浮动换算率的计算规则：

供应链公共选项。

单选，选择内容为以数量为主、以件数为主。

公式：

件数＝数量×\u25442X算率。

以数量为主：

浮动换算率存货，数量、件数、换算率三项都有值时，用户修改件数，数量不变，反算换算率；用户修改换算率，数量不变，反算件数；用户修改数量，换算率不变，反算件数。

以件数为主：

浮动换算率存货，数量、件数、换算率三项都有值时，用户修改件数，换算率不变，反算数量；用户修改换算率，件数不变，反算数量；用户修改数量，件数不变，反算换算率。

专用发票默认税率：

录入，必填，默认为17，可修改。

用户填制采购单据时自动带入采购单据（订单、到货单、专用发票）的表头税率，可修改。

普通发票的表头税率默认为0；运费发票的表头税率默认为7。

2.4.3采购预警和报警

采购预警设置

提前预警天数：

录入天数，默认值为0；为空时，表示不对临近记录进行预警。

提前预警的订单记录：

订单数量＞累计到货数量且0≤计划到货日期－当前日期≤提前预警天数

逾期报警天数：

录入天数，默认值为空。

为空时，表示不对过期记录进行报警。

逾期报警的订单记录：

订单数量＞累计到货数量且计划到货日期－当前日期＜0且当前日期－计划到货日期≥逾期报警天数。

2.5期初数据

账簿都应有期初数据，以保证其数据的连贯性。

初次使用时，应先输入《采购管理》的期初数据。

如果系统中已有上年的数据，在使用【结转上年】后，上年度采购数据自动结转本年。

期初记账是将采购期初数据记入有关采购账；期初记账后，期初数据不能增加、修改，除非取消期初记账。

期初记账后输入的入库单、代管挂账确认单、发票都是启用月份及以后月份的单据，在【月末结账】功能中记入有关采购账。

期初数据包括：

期初暂估入库：

将启用《采购管理》时，没有取得供应商的采购发票，而不能进行采购结算的入库单输入系统，以便取得发票后进行采购结算。

期初代管挂账确认单：

将启用《采购管理》时，已与代管的供应商进行了耗用挂账，但还没有取得供应商的采购发票，而不能进行采购结算的代管挂账确认单输入系统，取得发票后再与之进行结算。

期初在途存货：

将启用《采购管理》时，已取得供应商的采购发票，但货物没有入库，而不能进行采购结算的发票输入系统，以便货物入库填制入库单后进行采购结算。

期初受托代销商品：

将启用《采购管理》时，没有与供应商结算完的受托代销商品数据输入

系统，以便在受托代销商品销售后，能够进行受托代销结算。

【菜单路径】

采购入库－入库单、红字入库单：

期初暂估入库单

采购入库－受托代销入库单、红字受托代销入库单：

期初受托代销入库单

代管业务—代管挂账确认单：

期初代管挂账确认单

采购发票－采购发票（蓝字、红字）：

期初在途存货

设置－采购期初记账

【操作流程】

1、《采购管理》启用后，进入相应菜单界面，输入期初单据。

2、进入采购期初记账界面。

3、单击〖记账〗，则系统开始记账。

4、记账后，如取消记账，则单击〖取消记账〗，系统将期初记账数据设置为未期初记账状态。

【业务规则】

没有期初数据时，也可以期初记账，然后输入日常采购单据。

系统启用日期与启用自然日期不同，系统启用日期为当前会计月的第一天，期初数据以系统

启用日期为准，启用日期以前的数据为期初数据。

以下情况不能取消记账：

《采购管理》已进行【月末结账】。

《采购管理》已经进行了采购结算。

《存货核算》已进行期初记账。

2.6月末结账

月末结账是逐月将每月的单据数据封存，并将当月的采购数据记入有关报表中。

【操作流程】

1、进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。

2、选择结账的月份，必须连续选择，否则不允许结账。

3、用鼠标单击〖结账〗按钮，计算机自动进行月末结账，将所选各月采购单据按会计期间分月记入有关报表中。

4、月末结账后，可逐月取消结账，选中已结账最后月份，单击〖取消结账〗，则取消该月的月末结账。

【集成使用】

《采购管理》月末结账后，才能进行《库存管理》、《存货核算》、《应付款管理》的月末结账。

如果《采购管理》要取消月末结账，必须先通知《库存管理》、《存货核算》、《应付款管理》的操作人员，要求他们的系统取消月末结账。

如果《库存管理》、《存货核算》、《应付款管理》的任何一个系统不能取消月末结账，那么也不能取消《采购管理》的月末结账。

2.7结转上年

一般情况下，企业是持续经营的,因此企业的会计工作是一个连续性的工作。

每到年末，启用新年度账时，就需要将上年度中账套的余额及其他信息结转到新年度账中。

结转上年是将上年的基础数据和各种单据的数据转入本年度账套中，起承上启下的作用。

如果系统中没有上年度的数据，将不能进行结转。

结转上年操作在服务器上的《系统管理》进行，具体操作说明参见《系统管理》手册。

【菜单路径】

服务器：

系统管理－年度账－结转上年数据

第三章．常用操作

常用操作包括以下内容：

单据常用栏目：

单据表头、表体的常用栏目说明。

单据状态：

不需审核的单据、需要关闭的单据、可以锁定的单据。

单据操作：

日常单据的常用操作。

单据列表操作：

单据列表的常用操作。

报表操作：

报表的常用操作。

3.1单据常用栏目

3.1.1单据表头栏目

业务类型：

手工新增时选择；参照生单时带入，不可修改。

只有设置相关业务时，才可以选择相关的业务类型，如受托代销。

有表体记录时，不可修改；只能在清空表体记录后才可修改。

请购单：

选择，非必填。

不选时，可混输普通存货、受托代销存货。

普通采购：

表体上只能填写外购且非受托属性的存货。

受托采购：

表体上只能填写外购且受托属性的存货。

代管采购：

表体存货同普通采购。

采购订单：

选择，必填，可选择以下几种业务类型。

普通采购：

表体上只能填写外购且非受托属性的存货。

受托采购：

表体上只能填写外购且受托属性的存货。

代管采购：

表体存货同普通采购。

直运：

直运采购的采购订单，只能参照直运销售订单生成，不可手工填制。

到货单：

选择，必填。

普通采购：

表体上只能填写外购且非受托属性的存货。

代管采购：

表体存货同普通采购，仓库只能选择有“代管”属性的仓库。

受托采购：

表体上只能填写外购且受托属性的存货。

代管挂账确认单：

业务类型只能是普通采购，必填。

根据记入代管消耗的出、入库单生成。

采购入库单只有普通、代管采购、受托三种类型，且单据分开处理，只能填写、参照对应业务类型的采购订单、到货单。

采购发票有普通采购、受托采购、直运三种业务类型，必填。

受托发票只能根据受托结算生成，不能新增。

新增发票只能选择普通采购、直运两种业务类型。

运费发票只有普通采购类型。

采购类型：

录入或参照，可为空。

默认为采购类型设置的默认值，可修改。

单据号：

录入或自动生成，必填。

用户可以设定单据生成规则，同一类型的单据号保证唯一性。

单据日期：

录入或参照，必填。

默认值为当前业务日期，即进入系统时输入的操作日期，可修改为任意日期。

参照日历；录入必须符合日期格式，即“yyyy-mm-dd”。

入库单、发票的单据日期必须输入大于等于当前会计月第一天的日期，可以录入本月及以后任意日期。

供应商：

录入或参照，必填。

用鼠标单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个供应商，或用键盘直接输入供应商，确定后按［Enter］键。

请购单、采购订单、到货单、采购入库单单据编辑参照供应商档案时，只能参照“供应商属性”具有“货物”属性的供应商。

采购发票只能参照“供应商属性”具有“货物”或“服务”属性的供应商。

供应商确定后，如该单据的部门及业务员未录入，则将分管部门、专营业务员自动带入到部门、业务员栏，可修改。

停用日期小于或等于单据日期的供应商为已停用，不可参照录入，不可用于新增单据；但可以进行单据、报表的查询。

设置［检查供应商权限］，则填制单据时只能参照录入有权限的供应商。

部门：

录入或参照，可为空，参照内容为部门档案。

单击〖参照〗按钮或按F2键，选择一个部门，或用键盘直接输入部门，确定后按［Enter］键。

若部门分级，只能录入最末级的部门。

若先输入供应商，则系统自动带入供应商档案中的分管部门，可修改。

设置［检查部门权限］，则填制单据时只能参照录入有权限的部门。

业