企业支付模型.docx
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企业支付模型.docx
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企业支付模型
前言
资金的支付是企业所有者和管理人员最为关注的管理问题之一,因为资金的支付可以追溯到企业某些重要的日常经营活动,以控制资金流出为切入点,从而达到管理企业的一些目标。
资金支付的管理首先是建立在管理层达成共识的基础上,然后配套有适合企业本身的管理流程和规章制度。
具体应用过程中最为重要的是支付信息的建立与审核。
立足现时代的企业必须是管理现代化的企业,也需要现代化的工具来管理。
管理现代化至少有优秀的人才、清晰合适的管理流程加配套的规章制度;现代化管理,信息化是首选,也是必选。
试想500强中的任何一个,如果它没有信息系统支持会如何?
资金支付管理现代化模式和现代化管理资金支付需要相互结合,最终帮助企业的资金管理提升到一个新层次。
模式设计
资金支付管理模式的设计,是根据企业的组织结构(或是经过优化调整后的组织结构)完善现有业务流程,利用新的业务流程再造适合企业本身的业务流程,更新现有资金管理制度,加强管理和监督。
确立组织结构
组织结构的确立是一切工作的基础,做到“专事专人、责任到人、权力到人”,明确资金支付各个工作环节的负责人。
确立资金支付管理的组织结构,一是资金支付业务发起者的业务部门;二是财务部的财务工作人员,通常有财务经理、会计和出纳;三是资金支付起决定性作用的管理层,负责审批是否支出。
建立支付流程
流程化、规范化是现代企业内部运作的至少两点要求,财务管理的资金支付流程尤为重要。
以稳定的组织结构为基础,资金支付流程可以设置如图所示:
业务部门:
业务人员填办“付款申请单”,或者把支付信息传递到财务部门,财务部门协助填写,填写“付款申请单”后,业务部门或财务部门按照公司的资金支付管理审批规定送交到相关负责人审批。
“付款申请单”内容包括:
付款人、付款银行、付款帐号、收款人、收款银行、收款帐号、支付金额、用途、币种等;
管理层审批:
管理层或相关负责人负责审批付款,审批信息可以反馈到业务部或者财务部;
财务部门:
收到“付款申请单”信息后,核对付款信息是否完整,以及管理层负责人是否通过审批,有未通过审批或未审批的“付款申请单”或付款信息不符合要求的拒绝支付该笔付款。
信息反馈可以到业务部和相关管理负责人。
数据统计
收款登记:
财务部负责登记每一笔收款,收款登记内容至少包括:
收款人、收款银行、收款帐号、金额、用途、付款人、付款银行、付款帐号、付款方式、收款日期等;
支付统计:
财务部每月末(或每月初对上个月)对资金支付进行统计、分类,并对费用、专项支出做简单分析,及时发现资金支出的变动趋势;
收款统计:
财务部每月末(或每月初对上个月)对收款进行统计、分类,并做简单分析,及时发现对公司收入贡献最大的客户和收入变动趋势;
收付比较:
财务部每月末(或每月初对上个月)收款、付款进行比较分析,是否有入不敷出,支出漏洞在哪等。
工作要求
1、资金支付必须有一致通过系统审批的"付款单",否则,出纳无权或可以拒绝支付;
2、财务部必须对“付款单”内容进行核对,验证是否通过审批;
3、禁止擅自修改“付款单”内容,情节严重送办执法机关;
4、“付款单”必须盖有“财务章”和“总经理章”(或签字),否则,出纳无权支付;
5、必须对收、付款资料登记;
6、每月末(或月初)对收、付款进行统计分析;
7、其他未列规定详细见公司管理制度。
系统应用
流程化管理需要信息系统配合来提高运作效率,加强信息的管理和利用。
以组织结构、业务流程、业务信息为依据,开发和实施计算机系统。
系统结构
资金支付管理信息系统包括:
数据定义、付款管理、收款管理、报表等,以及日常系统管理工具,如:
数据备份与恢复、系统操作日志。
数据定义
币种:
定义公司发生业务收入支出的货币币种;
审批流程:
定义资金支付的审批流程,可以按资金支付的大小金额设置审批流程,也可以
按不同业务需求,设置自定义的审批流程;
组织结构:
定义公司的组织结构,包括下属成员单位、业务部、财务部等;
系统用户:
定义系统用户,设置用户的权限;
银行帐户:
定义公司开户银行,在开户银行的帐户。
付款管理
申请付款:
业务部或财务部根据实际业务登陆系统,输入申请付款信息;
审批付款:
管理层或相关负责人登陆系统,查看需要审批的付款信息,可以用系统审批是
否支付;
修改付款:
修改付款信息可以根据审批意见进行修改。
因为输入付款信息错误,也可以修
改。
但付款信息一旦有通过审批,本付款信息就不能修改;
删除付款:
删除付款信息可以根据审批意见进行删除。
因为输入付款信息错误,也可以删
除。
但付款信息一旦有通过审批,本付款信息就不能删除;
查询付款:
查询付款信息,可以统计。
查询当前付款审批信息;
付款单:
在付款信息完全通过审批后,系统可以自动生成付款单。
付款单一般必须有财
务和公司总经理(或授权人)的签字,出纳才可以付款。
收款管理
登记收款:
登陆系统,对收款信息进行登记;
删除收款:
删除收款信息是对收款登记信息的一个补充,解决收款登记信息输入错误的问
题,不能任意删除收款信息,系统会记录用户的随意操作;
查询收款:
查询已登记的收款信息,可以统计。
报表
收款报表:
系统统计一个时间段内的收款统计报表,可以分单位、分帐号;
付款报表:
系统统计一个时间段内的付款统计报表,可以分单位、分用途;
收付比较表:
系统统计一个时间段内的收付款比较表,可以分单位计算收支差额。
系统操作日志
为保证系统的正常运转,防止恶意使用系统和利用系统作弊,建立系统操作的抗否认性,保证数据的完整性、安全性。
系统会记录用户的任何操作记录,即用户对系统的任何操作,系统都会在系统操作日志中作详细描述。
技术支持
数据库要求:
后台数据库采用网络访问型的数据库管理系统,如:
SQLserver;
操作系统要求:
操作系统采用微软Windows操作系统系列,安装有微软OfficeWord
办公软件系统;
计算机硬件要求:
CPU:
PII以上,内存:
64M以上,硬盘:
500M以上,彩色显示器;
计算机系统网络环境:
业务部、财务部、管理层办公室电脑有局域网络系统相连,
能正常通讯。
系统使用若干规定
1、保护好自己的密码,如XX,禁止使用他人帐号登陆系统;
2、禁止使用空密码;
3、修改、删除数据必须经授权;
4、通过审批的付款信息不能修改(系统已有控制);
5、出纳付款时必须核对与系统付款单信息是否一致,以及审批是否通过;
6、禁止擅自修改系统自动生成付款单,如有作假或冒充审批等行为,将按公司规章制度严
肃处理,情节严重送办执法机关;
7、其他未列规定详细见公司管理制度。
流程化管理需要信息系统配合来提高运作效率,加强信息的管理和利用。
以组织结构、业务流程、业务信息为依据,开发和实施计算机系统。
∙系统结构
资金支付管理信息系统包括:
数据定义、付款管理、收款管理、报表等,以及日常系统管理工具,如:
数据备份与恢复、系统操作日志。
∙数据定义
币种:
定义公司发生业务收入支出的货币币种;
审批流程:
定义资金支付的审批流程,可以按资金支付的大小金额设置审批流程,也可以
按不同业务需求,设置自定义的审批流程;
组织结构:
定义公司的组织结构,包括下属成员单位、业务部、财务部等;
系统用户:
定义系统用户,设置用户的权限;
银行帐户:
定义公司开户银行,在开户银行的帐户。
∙付款管理
申请付款:
业务部或财务部根据实际业务登陆系统,输入申请付款信息;
审批付款:
管理层或相关负责人登陆系统,查看需要审批的付款信息,可以用系统审批是
否支付;
修改付款:
修改付款信息可以根据审批意见进行修改。
因为输入付款信息错误,也可以修
改。
但付款信息一旦有通过审批,本付款信息就不能修改;
删除付款:
删除付款信息可以根据审批意见进行删除。
因为输入付款信息错误,也可以删
除。
但付款信息一旦有通过审批,本付款信息就不能删除;
查询付款:
查询付款信息,可以统计。
查询当前付款审批信息;
付款单:
在付款信息完全通过审批后,系统可以自动生成付款单。
付款单一般必须有财
务和公司总经理(或授权人)的签字,出纳才可以付款。
∙收款管理
登记收款:
登陆系统,对收款信息进行登记;
删除收款:
删除收款信息是对收款登记信息的一个补充,解决收款登记信息输入错误的问
题,不能任意删除收款信息,系统会记录用户的随意操作;
查询收款:
查询已登记的收款信息,可以统计。
∙报表
收款报表:
系统统计一个时间段内的收款统计报表,可以分单位、分帐号;
付款报表:
系统统计一个时间段内的付款统计报表,可以分单位、分用途;
收付比较表:
系统统计一个时间段内的收付款比较表,可以分单位计算收支差额。
∙系统操作日志
为保证系统的正常运转,防止恶意使用系统和利用系统作弊,建立系统操作的抗否认性,保证数据的完整性、安全性。
系统会记录用户的任何操作记录,即用户对系统的任何操作,系统都会在系统操作日志中作详细描述。
∙技术支持
数据库要求:
后台数据库采用网络访问型的数据库管理系统,如:
SQLserver;
操作系统要求:
操作系统采用微软Windows操作系统系列,安装有微软OfficeWord
办公软件系统;
计算机硬件要求:
CPU:
PII以上,内存:
64M以上,硬盘:
500M以上,彩色显示器;
计算机系统网络环境:
业务部、财务部、管理层办公室电脑有局域网络系统相连,
能正常通讯。
∙系统使用若干规定
1、保护好自己的密码,如XX,禁止使用他人帐号登陆系统;
2、禁止使用空密码;
3、修改、删除数据必须经授权;
4、通过审批的付款信息不能修改(系统已有控制);
5、出纳付款时必须核对与系统付款单信息是否一致,以及审批是否通过;
6、禁止擅自修改系统自动生成付款单,如有作假或冒充审批等行为,将按公司规章制度严
肃处理,情节严重送办执法机关;
7、其他未列规定详细见公司管理制度。
(完)
为了满足企业更高层次资金管理的需求,适应企业信息化潮流,实现企业ERP系统与国内商业网上银行系统的无缝联接,笔者通过对国内商业银行网上银行系统以及山东省内企业中石化山东省分公司、武警山东总队、大众日报社银企互联模式的研究,设计并开发了公司网上银行银企互联模式。
企业直接通过ERP系统的界面就可以享受银行账户查询、信息下载、转账支付等服务,并可根据自身的需要自行在ERP系统中定制更多的个性化功能。
关键词 银企互联;ERP(企业资源计划)
一、企业现状分析
随着企业ERP系统的上线运行,企业信息化程度的不断提高。
与此同时,国内商业银行也采用网上银行为集团性企业客户提供方便、安全、可靠的金融服务,企业无需再到银行网点即可办理相关银行业务,网上银行得到了飞速的发展。
企业希望在资金管理上进行的有关操作能够直接同步到银行进行相关处理,而无需再次使用网上银行,重新提交指令,省去了企业需先登录国内商业银行网上银行才能做业务的操作步骤;另一方面,企业希望银行提供的电子账单能够同步更新财务系统,以实现实时的处理和分析。
因此,企业资金管理与网上银行系统对接就成为企业十分迫切的需求。
二、银企互联模式分析
“银企互联”是指将工行企业网上银行系统和企业的财务软件系统或ERP系统相联接,企业直接通过财务系统的界面就可享受银行账户信息查询、下载、转账支付三大类服务,主要包括账户查询、资金上划及下拨、内部转账和统计分析等。
查询功能可实时监控资金头寸,减少沉淀以提高资金使用效率。
下载功能可直接生成银行对账单,减少手工输入的繁琐,实现经济业务与银行收付款业务一一对应,提高对账的准确性。
公司内部各账户间资金实时转账,可自动生成记账凭证,避免人为操作可能出现差错的风险,减少资金在途时间。
银企互联能够增加财务信息与银行账户信息的实时性、一致性,提高财务工作效率,更加提高ERP系统对企业资源集成度,具体为以下优点:
(一)账务信息银企同步
银企互联有机联接了企业财务系统和银行业务处理系统,整合了双方的系统资源,为企业财务决策提供实时、准确、全面的账务信息支持。
(二)实现个性化服务
企业可根据自身财务管理的需要,通过ERP系统对银行提供的服务进行自由组合和控制,灵活定制内部授权机制,从而拥有自己的专有银行。
(三)操作简易、提高效率
企业财务人员无须重复录入指令信息,所有指令一次录入,一经审核批准,立即完成对外支付并更新财务系统账务信息,简化了手续。
(四)安全可靠
除采用与网上银行相同的安全机制外,还在转账交易中增加了“签名时间”字段、在所有交易中增加了“包序列ID”字段,从而可有效地防止黑客攻击、指令重复提交。
三、 企业银企互联解决方案
通过以上调研、咨询和分析,考虑到采用银企互联后最大的障碍是对外付款的资金安全问题,而且是企业内网的安全问题,解决方案需要在银行前置机和企业的ERP服务器之间增加第三方的安全认证的软件平台或者硬件设备。
为此根据工行专家建议,结合我们公司实际,提出以下解决方案:
(一)在资金管理中应用银企互联,实现实时的查询、对账等功能。
为确保对外付款业务安全可靠,对外付款的授权审核仍然采用银行方面的安全认证,即付款的最后环节还是提交现有的企业网银系统(外网)进行,在企业网银系统进行批准支付。
(二)该方案对外付款流程是:
凭证制作人员在ERP系统内录入凭证,凭证保存后自动(半自动)产生银行支付单,支付单经ERP系统内审核后自动进入企业网银(外网)进行最终审核,经授权人审核后完成后银行对外付款业务。
该方案的重点是,将对外付款的最后审核环节利用企业网银的授权审核方式,授权人员通过硬件证书登录外网,结合原始凭证审核付款指令,规避了ERP系统内的非法付款指令的触发,最后的付款审核采用银行的安全认证机制,将网银硬件证书授权7个成员单位使用,需要专门的硬件证书才能登录审核,付款审核的权限与安全责任由各成员单位分别承担。
该方案的优点是:
企业内部全部的银行对外转账均是由凭证直接产生指令,流程规范统一;查询分析更加及时;对账更加便捷。
缺点是完成付款的各环节要进入ERP系统和企业网银两种不同的系统环境,增加一道人工审核确认环节,以确保安全支付。
四、结论
公司通过银企互联项目的实施,并减少了大量的手工记账和账务核对工作,并通过和工商银行业务处理系统的实时连接,提高了企业的资金管理水平,提高了财务收益。
通过实施银企互联项目,得到了以下收益:
(一)账务信息银企同步
银企互联有机联接了企业财务系统和银行业务处理系统,为企业资金管理提供实时、准确、全面的账务信息支持。
(二)实现个性化服务
企业可根据自身资金管理的需要,通过ERP软件系统对银行提供的电子交易进行自由组合和控制,灵活定制内部授权机制,从而拥有自己的专有银行。
(三)操作简易、提高效率
企业财务人员无须重复录入指令信息,所有指令一次录入,经审核批准后,完成对外支付并更新财务系统账务信息。
(四)通过与网上银行进行连接,企业的财务系统成为动态的系统,随时掌握银行账户信息,及时处理银行结算。
(五)安全放心
除采用与网上银行相同的安全机制外,还在转账交易中增加了“签名时间”信息、在所有交易中增加了“包序列ID”信息,从而可有效地防止黑客攻击、指令重复提交。
(六)灵活的操作权限控制
在银企财务系统连接系统中,由财务系统实现对企业不同操作员权限的管理和控制,因此,不同企业的不同权限控制要求可以灵活设置。
银行只提供标明该企业身份的ID证书以及这张证书的权限。
例如,在企业进行转账交易时,如果涉及到批复过程,企业需要在其财务系统中完成批复过程。
网上银行将企业提交的支付指令当作最终转账指令,检查限额无误后直接转账。
二、商业银行网上银行系统、现金管理产品应运而生
一方面银行的企业客户在资金管理方面存在着一系列自身无法解决的问题,迫切需要银行提供服务,另一方面电子信息技术飞速发展,使银行提升服务水平、改变服务方式成为可能。
在此背景下,国内各家商业银行纷纷建立起自己的网上银行系统,为企业提供电子支付、信息查询等服务,满足企业需求。
银行在不断完善网银系统功能的过程中,更加重视大型集团企业客户的需求,不断推出新的金融服务产品,使自家的服务产品越来越贴近集团企业资金集中管理的需求。
如工行的网上银行系统(或简称网银)、建行的重要客户系统(或简称重客系统)、农行的现金管理平台(或简称CMP)等等,但总的来说,各家银行的产品大同小异。
(一)工行网银产品
工商银行的网上银行服务是2000年成功推出的,截止到2004年6月,工行拥有9.27万家企业网上银行客户;950万户个人网上银行客户;企业客户中,有近半数为集团大户,包括世界500强企业、大量证券公司、保险公司及其他知名客户。
2004年8月22日,网上银行系统于又一次进行了成功升级,此次系统升级对网上银行进行了全面改版,按照国际上先进的现金管理理念对功能菜单进行了全新的整合、优化,栏目设置按照适应企业全面加强现金管理的需要分为收款业务、付款业务、投资理财等部分,菜单设计更为科学化、人性化,便于企业理解和操作。
同时,新增了外汇汇款、信用证业务、通知存款、协定存款、企业UsbKey证书(一种不需要读卡器可以直接使用的数字证书)、定向汇款、通过银企互联方式代发工资、代报销以及回收资金等多项业务品种,理财和国际业务功能大大丰富,个性化服务能力进一步增强。
1、网银产品为集团企业提供的主要服务
1)账户管理:
可供企业选择开设基本存款账户、一般结算账户、外币账户、收入支出两条线账户、集团二级账户等账户,企业可查询其账户余额、当日明细、历史明细,满足企业对账户进行远程实时管理。
2)收款业务:
收款业务的办理过程是,经过财务人员编制收款指令后,登录到网上银行将文件上传批量提交,网上银行最后实行自动划转款账。
3)付款业务:
网银提供的支付模式有集团公司统一支付,分公司支付、总公司监控,分公司支付、总公司授权;付款方式有逐笔支付和批量支付;支付范围可以是同城、异地汇款、跨行支付。
4)银企互联:
工行企业网上银行和企业财务系统或ERP系统相联接,实现双方数据联动,提供实时、准确、全面的账务信息支持,达到账务信息银企同步。
企业可利用银行提供的接口灵活定制功能,直接通过财务系统界面就可以享受账户查询、信息下载、转账支付等服务;由于不需要重复录入指令信息,所有指令一次录入,便可立即完成,操作简易,提高了结算效率。
2、网银的突出优点:
安全性
网上银行自2000年2月推出网上银行系统,至今已平稳运行了4年多的时间,在这期间,工商银行网上银行系统没有发生任何安全上的问题。
在企业网上银行系统的设计、开发、运行过程中,工行采用业务、技术双重安全机制,强化了企业网上银行的安全性。
客户证书的智能存储介质----支持RSA算法的IC卡
国际认证的公钥证书体系----1024位公钥加密
高度保密的数据传输机制---128位SSL加密
系统设计的整体安全机制---多重防火墙设置
(二)建行重客系统
重要客户服务系统基于中国建设银行骨干网络,将位于总行和分行的客户服务分中心连结起来,组成了贯穿全行的客户信息服务系统,为VIP客户提供个性化、专业化、现代化的金融服务。
客户通过本系统可灵活调度银行账户资金,动态查询银行账户状况,实时监控分支机构资金动向,迅速实现集团资金的理财管理,有效强化内部管理,提高资金利用率,降低资金使用成本。
同时,针对电子商务活动的开展,该系统可为客户提供资金异地实时结算、投资咨询、代客理财和代理结算等全方位服务。
重要客户服务系统是中国建设银行为VIP客户提供的信息直通车。
该系统倡导“信息直通,业务联动”的服务理念,将银行搬到客户自己的终端上,让客户共享中国建设银行网点、网络和服务资源,实时联动处理本、异地资金转账和查询业务,真正实现“客户一点接入,建行全行服务”。
在安全措施方面,采用国内专业机构权威认证的加密措施,通过权限管理、身份认证、数字签名、传输加密等手段,充分保证了银行及客户资金安全。
* 重要客户服务系统服务对象广泛,充分满足不同客户的资金管理需求:
* 为集团公司的销售网络提供资金的实时结算和现金管理服务;
* 为政府集中采购、预算外资金划转、转移支付、财政授权支付等提供结算、清算服务;
* 为证券公司客户提供股民保证金存管与清算服务;
*为铁路、民航等行业客户提供代理票款结算服务;
* 为电子商务服务商提供资金在线结算服务;
* 与国内外金融机构(或企业)联网,为国内外金融机构(或企业)参与各种商务活动提供平台支持;
1、产品主要功能
1)客户资金实时划转
主机直联方式资金划转:
客户在其主机账务系统中完成录入、复核等操作后,直接向重要客户服务系统分中心发出划转指令并接收返回的结果。
客户端方式接入的客户,系统提供录入、复核、签发来完成资金划转的全过程,以上三步全部可以用单笔方式和批量方式完成。
资金划转的付款方必须是建行的账号(需要签约),收款可以是建行和其它行账号,对于收款是建行的账号(不论同城还是异地)系统提供实时到账,而对于收款是它行的系统在付款方成功后需要落地处理,所以不能提供实时到账承诺。
客户的资金划转可以分为主动收款、主动付款和第三方发起的收付款。
主动收款是指收款账号属于客户自己,付款账号属于他人得到授权的账号;主动付款是指付款账号属于自己,收款账号可以是他人也可以是自己的,第三方发起的收付款账号都属于他人,需要得到账号所有人的授权。
资金划转结果查询:
客户可以对于自己发起的资金划转结果进行查询,了解交易情况,查询到的结果分为成功,失败和处理中。
如果失败可以得到失败原因,如果交易长时间处于处理中可以打电话向分中心查询原因。
查询以及打印银行回单:
对于已经成功的划转可以查询和打印具有银行数字签名的回单。
2)客户对签约账户实时查询
单户余额查询:
客户可以实时查询属于自己的本地或异地账号的余额,这种情况下查询速度很快。
多户余额查询:
客户可以选择属于自己的多个账号(本地或异地)进行余额查询,由于这一交易属于批量交易所以查询速度比单户余额查询慢。
当日本系统明细:
查询客户名下账号由重要客户服务系统发起并成功转账的所有流水明细,由于这一交易只对本系统进行查询所以查询速度较快,而且可以得到每一笔流水全面的收付款账号信息。
当日全部明细:
查询客户名下账号当天发生的所有转账明细,由于此交易需要到城综网查询所以速度比查询本系统明细要慢,而且由于有些分行记账方式原因大多不能查询到每笔流水对方账号信息。
往日明细查询:
客户选择账号(属于自己)和日期后查询某一天该账号所有流水情况,流水次序为实际发生的次序,以及该笔流水发生后账号的余额情况,这种查询也是在重要客户服务系统内进行速度较快,对于由本系统发起的流水能够得到收付款账号的全部信息,对于非重要客户服务系统发起的流水大多不能得到对方账号信息。
多日历史余额查询:
客户选择账号和起止日期,可以查询到指定日期范围内每天日终时账号的余额。
输出显示为分页显示,每页显示20条记录。
单日历史余额查询:
客户选择账号和日期,可以查询到指定日期的账号余额,输出在一页内显示所有账号余额,可以提供下载功能,下载为纯文本文件
3)客户总部对其分支机构银行账户的实时监控
查询分支机构:
本系统在业务管理方面强调上级客户对下级客户的“透明访问”,客户为两级管理方式分为总部和分支机构,总部可实时查询其本、异地分支机构签约账户的资金划转情况、汇入汇出明细、账户余额
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