牧龙智能网络办公系统解决方案模板.docx
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牧龙智能网络办公系统解决方案模板.docx
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牧龙智能网络办公系统解决方案模板
XXX智能网络办公系统
解决方案
辽宁邮电计划设计院有限公司
2013年1月
第一章项目概述
背景简述
XXX公司简介
运算机技术、网络技术已经渗透到企业的日常工作中,大量的公函、报告、数据等各类信息量愈来愈大,涉及到的部门、合作伙伴愈来愈普遍。
传统的手工处置方式、文件的传递方式和信息的利用方式已经不能知足XXX公司进展的需要,影响了企业领导的决策和业务的进展,迫切需要利用已经拥有的运算机和网络资源,实现企业的信息化,加速内部的信息流通与信息的有效利用。
从XXX公司的现状来看,虽然迫切需要实现信息化,可是,企业的许多现实情形制约企业信息化的进展,主要的问题有:
∙没有适合的应用软件:
虽然拥有必然数量的运算机设备和网络设备,可是没有支持网络运行的应用软件,即便建成内部的运算机网络,也没有改善信息化应用的状态。
购买通用的业务管理软件,必然程度上实现个别业务的信息化,解决了部门的一些问题,可是,对企业管理者而言,取得的信息很少,并没能发挥出运算机网络系统的作用。
∙技术队伍匮乏:
很多企业没有专门的信息管理部门和专职的技术人员,缺乏对企业信息化建设的计划和信息应用系统的管理。
∙信息化建设的目标不明确:
信息化建设对每一个企业来讲都是新鲜事物,不明白如何才能够实现信息化,不清楚第一步该若是去建设信息化。
∙偏重于业务信息系统的建设:
管理和辅助决策分析系统的建设投入不够,使运算机系统的建设停留在数据处置阶段,没有上升到信息资源利用的高度。
∙数据收集不便:
无法直接从各级、各类业务信息系统中收集数据,并加以综合利用。
∙员工能力问题:
大部份员工的运算机应用水平比较底。
XXX公司需要一个智能网络办公系统来解决这些问题,并提供绝大部份用户所需要的息化管理功能和需求;力求减少用户和系统管理员的利用和管理难度,减少系统利用的培训和保护;提供相当的灵活性,使得员工能够依照企业的特点构建符合企业需要的信息化管理系统,而且有专门好的系统扩展能力和与其他系统的兼容能力、信息共享能力;力求做到投资少,而且迅速见到投资成效,使企业的信息系统发挥作用,为企业创造利益。
建设意义
随着XXX公司业务规模不断地进展壮大和业务模式不断改良,目前的XXX的办公模式已经不能知足日趋进展的管理需求。
行政办公的内容和方式也发生了许多的转变,从以前以文档处置和工作流为主的管理方式,进展成为知识的共享和交流,并强调团队协作的协同化办公和服务,而OA愈来愈成为这种转变的载体。
现今的OA带来的不仅是行政业务的制度化、规范化和效率化,更带来了知识经济时期的知识获取、知识交流、知识利用和知识管理等许多行政管理理念的变革。
目前很多行业和企业都存在着一些问题:
部门繁多,传统的管理方式往往会造成:
(1)签核程序繁琐,工作彼此干扰;
(2)人工操作不免疏忽与意外,造成遗失、延误、缺席等;
(3)制度制定后不易迅速执行;
(4)制度调整加倍困难重重;
(5)人事组织异动,“适应期”较长;
(6)难以掌控工作进度,更无法分析流程合理度;
(7)纸张表单难以查询;
(8)制度执行人为影响大,效率、质量低下。
以上因素无形的增加了管理本钱,而通过智能网络办公系统就能够解决那个管理上的难题。
Ø通过信息发布和共享平台,实现内部相关信息的及时发布,和相关资料的共享,使员工通过信息发布平台能够即时了解到最新进展动态。
Ø通过成立内部公函流转平台,真正改变传统的公函办公模式,实现无纸化办公。
Ø通过个人日常办公平台,真正提高技术人员的工作效率。
Ø通过知识管理平台,实现各类资源的积累和共享。
项目需求
XXX公司需要一个使公司内部的有效信息结构化、共享化,提高人员的工作效率,从而慢慢实现网络协同办公,真正实现规范化统一管理的智能网络办公系统。
按照XXX公司的工作和业务特点,深切挖掘用户实际情形,本项目建设需求如下:
通过智能网络办公系统在实现科室、部门、个人协同办公管理的基础上,建成标准统一、功能完善、安全靠得住的协同办公信息网络平台,能够较大的提高信息资源共享程度,形成安全保障体系,完成散布应用向协同应用的转变。
利用智能网络办公系统营造一个电子化、网络化协同办公的气氛。
综合调配现有信息资源,使工作流程自动化、图文传递电子化、学习交流网络化、文档管理规范化和一体化;借助Internet,实时发布对内对外信息,提供一个学习交流平台,从而提升企业的形象和知名度;规范工作方式,提高管理水平和工作效率,降低管理本钱。
第二章系统设计方案
方案概述
为了解决网络办公的需求,本方案采用由沈阳牧龙科技有限公司研发的牧龙智能网络办公系统。
本系统利用后能够将人员、业务流程、信息、组织机构与办公自动化技术与设备集成为一个有机的系统;营造电子化网络化办公气氛;综合调配现有信息资源,文档进行电子化、一体化管理;规范工作方式;提高工作效率,降低本钱。
整体设计
系统设计原则
成立一个实用的智能网络办公系统涉及各个部门、各项业务和全部人员和领导,是一个复杂的系统工程,牧龙智能网络办公系统的设计参照国内外智能网络办公系统的成功与失败的经验,遵循以下大体原则:
易用的原则
不论一个应用系统的功能有何等庞大,若是不能让利用者掌握,就不能发挥其作用。
牧龙智能网络办公系统的设计尤其重视用户界面的友好性,简练大方、功能齐全、美观实用、提示准确。
整体性保障原则
牧龙智能网络办公系统让每一个部门、每一个人员都能够通过智能网络办公系统发布信息、获取信息,它需要与各项业务系统有通畅的信息接口,充分利用原有系统。
牧龙智能网络办公系统采用平台化结构,平台上的功能模块就像建筑模块一样,用户能够依照用户的需要,构建符合自己需要的信息大厦。
这些模块能够独立升级、增添,也可自行设计开发,以保证信息系统的进展和完善。
实用性与适应性原则
实用性是衡量软件质量体系中最重要的指标,是不是与业务紧密的结合,是不是具有严格的业务针对性,是系统成败的关键因素。
牧龙智能网络办公系统是一个具有良好实用性的,能够解决问题的产品。
适应性是软件质量体系中重要的指标之一,系统的设计从最开始就应该以适应于多种运行环境,而且还必需具有应变能力,以适应未来转变的环境和需求,这就要求软件设计上超级灵活,才能具有专门好的通用性。
先进性与进展性原则
牧龙智能网络办公系统采用今世最新技术,成立一种开放的现代管理和办公环境,它以TCP/IP、广域网互连和网络管理技术为核心,利用数据库及散布式处置技术、模块化功能设计,构造信息存储与事务处置平台。
移动便携性原则
牧龙智能网络办公系统实现了移动办公,采用智能电话实现随时随地的接入办公系统。
系统架构设计
系统的开发及运行结构基于后台数据库的三层架构,即Web服务器、应用服务器和数据库服务器。
在三层架构基础上,采用MVC(Model-View-Controller)加上服务容器的体系架构,支持各层之间的耦合,从而做到服务到业务流程可配置和可重构。
系统应用拓扑设计
系统支持移动办公模式,系统设计采用软、硬件相结合的安全解决方案,确保系统稳固运行。
运行环境
系统支持如下环境:
Ø网络环境:
局域网
ADSL网,无固定IP
专线,有固定IP
服务器租用,用户不配备服务器
Ø服务器环境:
硬件要求
CPU、内存2G、硬盘80G
软件要求
Windows2003Server以上版本(IIS必需安装)
Ø客户端环境:
硬件要求
Pentium4以上CPU、内存512M、硬盘1G、10M以上网卡、分辨率为1024*768
软件要求
支持以上版本
安装Office 2003以上版本
方案特点
2.3.1集成力强
系统包括软硬件及网络产品的集成、人与系统的集成、单一办公系统与社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。
能够将企业的ERP系统、财务系统、人事系统、CRM系统等许多应用系统依如实际需求进行有机的整合处置。
同时系统也可与邮件系统、视频系统整合。
2.3.2可定制开发
按照不同的行业、企业的不同进展阶段、不同的管理模式,通用的OA难以在企业中取得深切的应用,需要通过大量手动编码的定制开发进行弥补,牧龙智能网络办公系统开创了低技术难度、低风险和高质量的OA开发、实施和服务模式。
方便易用
易用是网络办公系统的主要设计目标之一,力图为用户提供一个容易利用、容易管理的信息平台。
信息化建设是一个繁杂的工作,涉及到业务、部门、人员等方方面面。
咱们的尽力就是要达到“化繁为简”,为用户提供一个利用方便简单,操作便捷的信息系统,使系统的管理保护简单、更新能力强的信息管理系统。
采用OA设计的信息系统只需几分钟就可以够安装完成,通常只要一、两天的时刻就可以够把单位内部的信息管理系统成立起来,培训工作也很短,稍有运算机基础的、会上网的终端用户,在几十分钟内就可以够掌握常常利用模块的利用方式。
完全阅读器的界面超级容易利用。
稳固性强
稳固性是评估一个OA系统是不是合格的重要指标,牧龙OA在系统架构上层次清楚,平台和应用分离,良好的稳固性和灵活性大大降低了系统保护的本钱。
2.3.5高度安全性
除支撑系统级的安全性控制外,也提供了完善的安全性策略:
1.与操作系统安全机制良好的集成,实现了域用户安全机制。
2.完善、细致的功能操作权限控制,其管理力度能够达到指定的个人、模块的具体操作。
3.采用用户/密码登录机制。
而且密码皆为高强度的加密办法。
4.审批公函中采用了全迹手写痕迹批注技术,拒绝仿照。
另外,针对高要求的用户,咱们提供了“数字认证(CA)”技术。
每一个用户端都须数字证书确认;而且对称加密/非对称加密办法确保了数据在网络传输不被截获、不被破解。
技术架构设计
牧龙智能网络办公系统是沈阳牧龙科技有限公司推出的适应移动办公的系统,整合组织上下游生态链与上下级单位,实现全面协同,提升协作效率与竞争力。
2.4.1基于J2EE的散布式计算技术
适用于创建服务器应用程序和服务的企业版J2EE(Java2EnterpriseEdition)是一种利用Java平台来简化诸多与多级企业级解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题的体系结构。
J2EE技术还为这些组件提供一整套企业级服务,通过自动化的方式完成应用程序开发中的诸多耗时且费力的艰难工作,为用户提供一种可创建普遍兼容的企业级解决方案而无需进行复杂编程的平台。
利用这一优势能够方便地开发出高质量的、适合企业级利用的应用程序,还可极大地减少产品研发上市时刻、本钱和风险。
J2EE中提供了散布式计算环境中组件需要的所有服务,例如组件生命周期的管理、数据库连接的管理、散布式事务的支持、组件的命名服务等等,能够提供程序加倍高效地运行于应用服务器中,支持多种客户端的访问。
基于J2EE的散布式计算技术能够实现以下三个目标:
集成性:
集成性主要反映在对应用程序互操作能力的支持上。
它要求散布在不同机械平台和操作系统上、采用不同的语言或开发工具生成的各类商业应用必需能集成在一路,组成一个统一的计算框架。
这一集成框架必需成立在网络的基础之上,而且具有对于遗留应用的集成能力;
可用性:
要求所采用的软件构件技术必需是成熟的技术,相应的产品也必需是成熟的产品,在相当重要的应用中能够稳固、安全、靠得住地运行。
另外,由于数据库扮演着重要角色,软件构件技术应能与数据库技术紧密对接;
可扩展性:
系统框架必需是可扩展的,能够协调不同的设计模式和实现策略,能够按照用户需求进行裁剪,并能迅速反映市场的转变和技术的进展趋势。
2.4.2构件技术
构件(Component,也译为组件),可复用的软件组成成份,可被用来构造其他软件。
它能够是被封装的对象类、类树、一些功能模块、软件框架(framwork)、软件构架(或体系结构Architectural)、文档、分析件、设计模式(Pattern)等。
构件分为构件类和构件实例,通过给出构件类的参数,生成实例,通过实例的组装和控制来构造相应的应用软件,这不仅大大提高了软件开发者的开发效率,也大大提高了软件的质量。
通过构件技术实现业务模型的设计和实现,并达到重用功能。
图:
构件应用层次图
构件依照顾用层次多层抽象,按照业务需求进行组装。
基础构件库:
面向技术的,较低层的构件,解决具体的技术问题,例如:
日期类型的转换函数、下拉框等。
业务构件库:
面向企业某类业务的,具有业务的特性,但可应用于多个业务类型中。
行业构件库:
按照原有业务系统的功能,将部份能够重用的组件进行封装和改造,具有必然的业务的特性。
2.4.3单点登录技术
SSO(SingleSign-On)是介于Portal和集成的应用系统之间的认证服务,用户登岸Portal以后,只需要做一次身份验证就可以够对所有被授权的网络资源进行无缝的访问,不需要再次输入其他应用系统的验证信息(用户名、密码),从而能够提高用户的工作效率,降低系统犯错的机率。
2.4.4Portlet技术
Portlet是国际标准的门户组件标准,为Portlet提供了运行的容器,能够运行标准的Portlet应用程序,充分利用已有的资源并提供开放的二次开发接口。
Portlet容器主要负责提供Portlet运行时的基础服务包括:
生命周期管理、数据持久化、会话状态维持、事件消息机制、Portlet定制服务等。
通过开发符合Portlet标准的门户构件,能够方便的扩展门户的功能,集成已有的应用,或通过集成第三方厂商的Portlet,直接扩展门户功能。
由于Portlet的开发和Servlet的开发超级相似,开发简单易学,且扩展性强,所以各个主流应用厂已经全面同意该标准,现有的Portlet已有数百个,充分的保证了系统功能的可扩展性。
2.4.6自概念工作流技术
在本项目中采用的工作流技术,将采用辽宁邮电计划设计院有限公司自有产权的产品工作流技术,该技术已成功应用在大量的政府、企业单位,成熟而稳固。
Ø进程概念工具
进程概念工具被用来创建运算机可处置的业务进程描述。
它能够是形式化的进程概念语言或对象关系模型,也能够是简单地规定用户间信息传输的一组路由命令。
Ø进程概念
进程概念(数据)包括了所有使业务进程能被工作流执行子系统执行的必要信息。
这些信息包括起始和终止条件、各个组成活动、活动调度规则、各业务的参与者需要做的工作、相关应用程序和数据的挪用信息等。
Ø工作流
工作流执行子系统也称为(业务)进程执行环境,包括一个或多个工作流引擎。
工作流引擎是核心软件组元,它的功能包括:
解释进程概念;创建进程实例并控制其执行;调度各项活动;为用户工作表添加工作项;通过应用程序接口挪用应用程序;提供监督和管理功能等。
Ø工作流控制数据
控制数据是指被工作流执行子系统和工作流引擎管理的系统数据,例如工作流实例的状态信息、每一活动的状态信息等。
Ø工作流相关数据
相关数据是指与业务进程相关的数据。
利用这些数据肯定工作流实例的状态转移,例如进程调度决策数据、活动间的传输数据等。
工作流相关数据既能够被工作流引擎利用,也能够被应用程序挪用。
Ø工作表和工作表处置程序
工作表列出了与业务进程的参与者相关的一系列工作项,工作表处置程序则对用户和工作表之间的交互进行管理。
工作表处置程序完成的功能有:
支持用户在工作表当选取一个工作项,从头分派工作项,通报工作项的完成,在工作项被处置的进程中挪用相应的应用程序等。
Ø应用程序和应用数据
应用程序能够直接被挪用或通过应用程序代理被间接挪用。
通过应用程序挪用,部份或完全自动地完成一个活动,也能够对业务参与者的工作提供支持。
与工作流控制数据和相关数据不同,应用数据对应用程序来讲是局部数据,对其他部件来讲是不可见的。
系统功能设计
牧龙智能网络办公系统涵盖门户自概念平台、信息知识平台、工作流程平台、公函管理平台、通信沟通平台、个人办公平台、综合办公平台、人力资源管理、党员管理、系统管理平台功能,它以工作流引擎为底层服务,以通信沟通平台为交流手腕,以门户自概念平台为信息推送显示平台,为用户提供集成的协同工作环境。
2.5.1门户管理
牧龙智能网络办公系统自概念平台集成来自于系统各模块,来自于互联网及各应用系统的信息并按照不同的单位不同的职位人员关注的内容不一样为用户提供个性化的集成界面(领导门户、个人门户等等),使的每一个人进入协同办公系统后显示自己关注的内容,极大地提高工作效率。
2.5.2知识管理平台
实现整个知识的共享,通知公告的发布,减少以往纸质文件传递的延时性,降低了知识管理的复杂性,方便的查找所需信息。
具体包括通知公告、专栏、资讯、专题报导、科学研究、合作交流、党团建设、工会园地、信息化专题等。
知识管理平台通过四种纬度来提供跨越组织的知识管理模式与按组织的知识管理模式,为用户实现信息与知识的发布、共享、积累、利用与创新的全进程管理,便于组织传递信息、积累知识、打造学习型组织,为组织节省大量传递信息、查找信息、管理信息的本钱。
2.5.3流程管理
智能网络办公系统以工作流为办公机制,每种办公事项都有相应的工作流程,同时各类文档进行规范化记录和处置,这种基于工作流约束的机制,带来了规范化、制度化的管理的理念,能够最大化的减少工作中人为的错误,无形而有效的提高管理水平。
它通过规范化的工作方式带来规范化的管理。
OA这种基于工作流的约束机制并非是一成不变的,它同时能够灵活的进行配置,按照具体需要进行调整。
牧龙智能网络办公系统工作流平台包括数据库概念、表单概念、流程概念(图形化流程概念工具ezFLOW)及工作流引擎,系统采用WFMC的流程标淮实现各类复杂流程的电子化流转,而且采用插件式的设计方式让工作流模块还能够被其它功能模块挪用,完成相关的业务流程驱动。
2.5.4公函管理
公函管理包括发文、收文和文件送审签,具有拟稿、办理、传递、审核、会签、签发、登录、跟踪、监控、催办、督办、查询、统计、打印、自动归档等功能。
公函管理系统是以工作流为基础概念的特殊工作流模块,主要负责实现内部公函管理电子化,由电子行文代替手工行文,解决公函传递慢及本钱高、信息不及时、不同步、办理情形不易于跟踪,办理意见无益于查阅等问题。
系统实现了收文管理和发文管理及文件送审签等办理进程的自动化,利用工作流引擎可灵活设定公函流程,自动进行流程跟踪、催办、查办,并可归类存档,公函管理模块关于流程方面的特性见工作流平台的描述,公函管理特有的特性包括:
公函表单:
除默许表单之外,管理员能够自概念收文、发文、文件送审签的表单,能够为不同的子单位成立不同的表单,同一表单能够概念多个流程而且控制流程权限,让不同的用户利用不同的流程。
痕迹保留、电子签章、手写签名:
发文与文件送审签等支持WORD/WPS在线编辑,WORD与WPS的修改痕迹能够保留,按照需要显示干净的文档与有修改痕迹的文档;支持电子签章功能;支持手写签名。
文档模板及WORD与HTML交互:
公函管理模块提供了自概念标签字段和公函模版的功能,可知足各单位各类发文格式的需要。
管理员能够自己设计单位的各类红头文件格式,在发文流转中,指定用户能够直接将编辑好的正文套用模板,而且将文号等信息自动加载到正文中。
办理查阅:
系统对收发文的办理情形提供了丰硕的查询功能,能够按多个关键字查询以了解收发文的办理情形。
消息提示与查看跟踪:
系统在收发文的办理进程中提供了短信、即时通信等多种手腕来提示下一个办理人,并能够通太短信方式提示所有收文用户,信息发送后跟踪用户的收文情形。
丰硕的参数设置:
系统提供了文号、流水号、主题辞等多种基础设置功能,其中文号设置知足多机关代码统一编号,支持跨年度是不是重排及特殊效果的文号模式的设置,主题辞采用国家标准的主题辞设置等。
收发文彼此触发:
系统支持收发文的彼此触发,收文能够转发文和文件送审签,发文能够转收文,并能够跟踪发文转收文后的办理进展。
PDF及WORD:
系统支持发文时发送WORD或PDF文件。
扫描接口与OCR识别:
系统提供了与扫描仪的接口,收文发文时纸质文件可直接扫描录入,同时结合WORD自带的OCR识别功能将附件能够识别成文本文件。
公函互换:
系统支持跨系统多单位的公函互换,并支持导出xml格式的公函。
2.5.5综合办公管理
牧龙智能网络办公系统的综合管理平台为日常工作中的各项办公事务提供了丰硕的管理功能,包括车辆管理、资料管理、资产管理、物品管理、贺卡管理、问卷调查、网上调查、会务管理、培训管理、计划管理、排班管理、员工管理等模块。
而且能够通过系统提供的自概念平台扩展个性化应用。
2.5.6个人办公管理
牧龙智能网络办公系统提供了多种个人办公套件供用户利用,将个人的日常办公实现电子化管理。
用户能够管理自己的个人工作、个人信息进行个性化设置,管理自己的人际关系信息、进行日常工作日程安排、管理自己和下属的工作汇报等。
2.5.7沟通交流
牧龙智能网络办公系统提供了丰硕的沟通交流工具,集合了短信、即时通信、论坛、邮件等多种方式,能够实现一对一、一对多、多对多等多种方式的交流。
通信沟通平台不仅作为独立的功能应用,还给系统提供丰硕的信息提示手腕,其中短信及即时通信与系统的各模块结合实现新信息、新流程、新任务、新催办等抵达时的提示。
通信沟通平台包括内部邮件、论坛、短信及即时通信,通信沟通平台不仅作为独立的功能应用,还给系统提供丰硕的信息提示手腕,其中短信及即时通信与系统的各模块结合实现新信息、新流程、新任务、新催办等抵达时的提示。
通信沟通平台给组织提供了丰硕的沟通方式,弥补传统沟通方式的不足,使企业的沟通能力大大增强,沟通本钱大幅降低,其中的特点如下:
内部邮件:
方便的选择收件人及群发功能,与短信结合提示用户,无需要担忧邮件收不到,无需要较高邮件保护本钱,具有邮件匿名,收回错发邮件等功能,邮件分类管理,邮件容量控制等。
论坛:
供用户内部交流,可为某群特定的用户设立论区,具有记录用户IP及用户的匿名功能,可设定某论坛帖子审核后发布,可设定某论区在某时刻开放,可进行帖子转移,置顶等充分考虑内部论坛的各类管理需求。
短信:
在系统中短信可作为独立的模块供用户收发短信,也可作为各模块的消息提示,把信息推送给用户。
系统中独立模块短信主如果用来收发短信,并对各模块的消息提示进行设置及短信费用利用限制的控制等。
即时通信:
实现OA系统和即时通信系统的单点登录,消息和代办事项的提示,在线感知等。
2.5.8人事管理
人事管理包括人员信息管理、贺卡管理、培训管理、考勤管理四个子模块,人员信息管理管理以人为对象,人的各项信息以卡片的方式展示,人在系统中的重要动作,如工作流程的办理情形、信息的创建情形、所负责的项目、创建的日记等一目了然。
信息管理类
通过工作流实现对信息进行管理,能够实现如:
(1)新闻信息管理;
(2)知识类管理;
(3)公告类归档申请管理;
(4)信息点开通申请管理。
移动办公
该系统支持电话终端的移动OA,为用户提供随时随地协同工作环境,利用更方便,极大地提高了办公效率。
目前具有B/S、C/S两种访问方式,支持智能与非智能电话。
通过电话能够办理查阅待办文件、待阅文件、待批公函、个人邮件等。
自概念功能
为适应不同用户群体的个性化需求,和适应用户不断转变的业务需求,牧龙智能网络办公系统提供了壮大的自概念工具,从底层的数据概念、报表设计、到显示层面的门户自概念、表单设计、关系自概念和模块自概念。
这些自概念工具能够专门好的知足客户的久远进展需要。
系统管理
系统管理包括系统设置、界面设置、访问IP控制、组织管理、群组管理、角色管理、用户管理、安全管理等。
移动办公功
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