供应商管理办法.docx
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供应商管理办法
重庆尔安机电设备有限公司
供应商管理办法
一、目的和适用范围
EA/QG-G1501
1.1加强选择合格供应商管理,使采购的各类原辅材料、零部件满足公司生产经营要求。
1.2对供应商的管理予以公平、公正、科学、合理,增强操作可行性和透明度,并形成制度化和规范化。
1.3本管理办法适用于合格供应商及开发供应商。
二、遵循原则
2.1采购遵循“货比三家、质优价廉”的原则,努力降低生产经营成本。
2.2遵循公平、公正、科学、合理的原则,充分利用合格供应商的资源,使其在同一平台展开有序竞争,以达到供需双方共同发展,实现“双赢”。
2.3同种物资的采购实施多轨制。
三、合格供应商的要求
3.1具有独立法人的公司或个人。
3.2合格供应商必须具有与供货规模相一致的资金实力。
3.3合格供应商应基本了解我公司的生产经营情况和采购需求。
3.4供应的物资、配件等必须优质、低价、按时、服务好。
3.5合格供应商必须服从我公司的管理,严格遵守公司各项规章制度。
3.6合格供应商应具有熟悉供货物资的业务人员,确保供应物资符合采购要求。
3.7合格供应商必须严格遵守商业操守,没有我司的同意,不得向第三方的企
业个人透露我司的任何商业秘密。
四、供应商的开发流程规定
4.1所需产品的确认
根据公司物资使用的需求,寻求满足功用、材质、型号规格、技术要求的物资。
4.2资质确认
4.2.1资质资料提供
要求有意向合作的实体或个人提供以下资料:
A.营业执照、税务登记证、中华人民共和国组织机构代码证等相关证件
1
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复印件。
B.企业组织机构图和定岗定员表。
C.企业资产说明书及相应证明资料。
D.企业发展规划说明书和产品现有销售市场说明书。
E.产品说明书。
F.质量体系证明文件的复印件。
4.2.2资质材料评审
EA/QG-G1501
由主管采购员(配套员)牵头组织,一般采用会审的形式。
参加会审的单位和个人有配套部经理、品质部经理、体系管理员、技术部经理、管理者代表等。
评审完后在《供应商资质评审表》上签署意见。
《供应商资质评审表》的形式见附表1。
4.3价格评审
配套员要求有意向的供应商根据所需物资的规格型号予以书面报价。
并根据其书面报价编填《供应商价格调查表》。
《供应商价格调查表》的形式见附表2。
价格评审的标准为:
A.公司经营目标中成本的管控指标
B.公司产品质量要求。
C.现有合格供应商的执行价格。
D.遵循同等质量条件下,价格谁低谁优先。
价格评审由配套员、材设部经理与财务部经理(或成控部经理)实施。
4.4走样和走样评审
4.4.1走样
根据所需产品的型号规格要求有意向的供应商走样,每种规格样品数为1-5件。
并要求供应商提供走样品的出厂检测报告。
4.4.2样品检测判定
样品送达后,通知品质部组织检验,检验的标准为企业质量控制标准,同时验证供应商的检测方式方法(依据供应商提供的出厂检测报告)。
检测项目:
A 外观
B
型位
2
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EA/QG-G1501
C
功能
4.4.3样品评审
由主管配套员牵头组织品质部经理、生产部经理、材设部经理、样品检测员、技术部经理、管理者代表进行样品评审。
后在样品评审单上签署意见。
《产品走样检测与评审单》的形式见附表3。
4.5二方考察
根据ISO9000的要求,由主管配套员牵头对供应商的满足性进行考察。
参加考察的人员或部门为:
材设部经理、技术部经理、品质部经理、财务部经理(或成控部经理)。
各部门围绕所需产品的满足性进行考察。
材设部:
1.量产能力是否满足所需量与交期。
(重点是最大产能和生产周期)
2.企业的组织构架及定员定岗情况。
3.企业的发展方针与经营目标。
4.企业的后勤运输保障情况。
5.企业产品的市场情况(重点给谁配套)。
6.企业的执行力。
7.企业的信誉情况。
技术部:
1.企业的技术板块的组织构架与定员定岗情况。
2.企业的技术板块人员的文化结构。
3.企业的技术标准。
4.企业工艺技术文件的规范性和执行力。
5.企业产品的开发形式与开发能力。
6.企业产品开发成果(专利及专利形式)。
品质部:
1.企业的质量方针与质量目标。
2.企业质控板块的组织构架和定编定员及文化素质情况。
3.原辅材料的来源及管控。
4.企业检测标准文件与执行情况(重点制程现场)。
5.企业质量控制体系与文件。
6.制程控制的布局与控制要点。
7.生产现场的“6S”、定置管理执行情况。
3
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8.不合格品的处理情况。
9.检测设备与检测量具的管控和使用情况。
10.设备能力情况(Cmk)
11.产品包装及运输情况。
12.全员的质量意识和自检情况。
财务部:
1.企业的纳税性质和纳税情况。
。
EA/QG-G1501
2.
企业的固定资产情况(重点是生产场地的属性)。
3.企业的应收应付账款的比例。
4.流动资金量与年度周转频次。
5.库存资金量。
6.企业融资情况。
7.企业的信誉度。
在考察时,要求供应商书面填写《供应商调查表》。
《供应商调查表》
的式见附表4。
同时填写《供应商二方调查评审表》。
《供应商二方调查评审表》的式见附表5。
4.6小批量送货
配套员根据公司的需求,可通知通过供应商调查评审的供应商进行1-3个批次的供货。
供货比例不得大于所需求量的20%。
在小批量供货完成后,由品质部填制《试供货质量情况反馈表》到供配部。
《试供货质量情况反馈表》的式见附表6。
质量反馈的内容:
1.型位检测的满足性和一致性结论。
2.外观检测的满足性和一致性结论。
3.材质检测的满足性和一致性结论。
4.市场质量的情况反馈结论。
4.7进入合格供方目录
4.7.1在《试供货质量情况反馈表》传到材设部后,产品满足要求,由主管配套员填制《供方准入申请表》报请公司主管副总审核,总经理批准。
材设部备案。
《供方准入申请表》的式见附表7。
4.7.2《供方准入申请表》经批准后,与供应商签订《商务合同》和《技术质量合同》、《价格协议》。
4.7.3供应商进入我司《合格供方目录》,正式成为产品供应商。
4
重庆尔安机电设备有限公司五、配套实施的管理规定
5.1送货信息的传递
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材设部配套员以书面计划的形式,通过传真、QQ或邮箱向供应商下达采购计划。
供应商在两日内应予以回复(能否供货),否则我司认为供应商已默认能供货。
《采购计划单》的形式见附表8。
5.2供应商供货
供应商按照采购计划的要求送货。
在送货时必须确认以下事项:
A.型号规格、颜色、数量必须与《采购计划单》相符。
B.包装要求。
C.交期要求。
D.必须具有产品合格证与出厂检测报告。
5.3采购品的交货流程
5.3.1合同约定送货到我司的流程(重庆内)
A.供应商送货到达我司工厂后,由送货员把一式三联的送货单拿到我司材设部找主管配套员签字。
B.配套员通知品质部派员检验。
在检验时,检验员须见到产品合格证与出厂检测报告才能实施检验。
检验合格后,检验在送货单上签字。
C.送货员到库房交货。
库房收获时必须注意以下事项:
C1.必须有主管配套员的签字确认和检验员签批“合格”字样方能收货。
C2.在收货时再次确认外观质量。
D.库房按照公司财务部(或物控部)的要求办理入库手续,并收下一联送货单作为原始凭证。
E.送货员把另一联送货单交主管配套员。
一联带回。
5.3.2重庆范围外通过物流运输等方式送货的交货流程
由主管配套员代表供应商的送货员按照5.3.1的流程办理入库。
在这一过程中,供应商委托配套员替其办理产品的交付,因此,供应商需支付该批货款的0.3%劳务费。
5.4特采品及其处理方式
5.4.1关于特采
供应商提供的产品存在质量缺陷,为不合格产品,但产品本身的功用
5
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EA/QG-G1501
特征完善。
在我司急需或供应商申请使用的情况下,我司可特殊采用。
5.4.2检验员在入厂检验时发现产品非功能、使用属性的质量缺陷时,如果公司
急需该批产品,可通知送货员向我司申请特采。
特采的生效必须经检验员、主管配套员、材设部经理、品质部经理、技术部经理签批,技术副总终批。
《特采申请书》的形式见附表9。
5.4.3特采品的价格下浮比例
根据质量缺陷的程度,特采品的价格下浮比例为10-50%。
5.4.4特采品遵循国家产品质量三包法的规定。
5.5配套比例的规定
配套比例是根据年度供应商的考评结果由配套部提出,主管副总审批,总经理批准执行。
公司物资配套实行双轨制,主供比例为60-80%,次供为20-40%。
5.6配套物资的结算
5.6.1挂账
公司厂部每月20号扎账。
上月21号到本月20号为一个扎账周期。
每月26-27号两天供应商到厂部对账挂账。
在这两天未来对账挂账的,留至次月挂账日挂账。
供应商必须处理了退货后才能挂账。
5.6.2付款
公司每月28日到次月10日付配套款。
公司对供应商的结算实行月结60天,付款比例为60-80%。
如:
A企业2015年6月26日到厂部财务部挂账金额为100万元(即5月份供货金额100万元),在同年9月28日-10月10期间,我司才支付供应商5月份的货款,支付金额为60-80万。
如果6月份供货金额为100万,则在10月28日-11月10期间应收到96-112(付款比例为80%的情况)。
以此滚动付款。
六、供应商的例行考核
6.1考核原则
量化考评,公平竞争,优胜劣汰。
6.2考核组织
6.2.1由公司分管领导指挥,材设部、品质部、财务部、生产部、技术部,以组
6
重庆尔安机电设备有限公司成评价小组。
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6.2.2材设部每月按时组织分别对供应商本月供货物资的质量、价格、供货时间、服务等做出综合评价。
6.2.3材设部按时将考核结果上报公司分管领导审核。
6.3评价流程
6.3.1每月由采购员对供应商当月供货的质量、交货期、价格、服务等项目根据《供应商月度考评表》作评价,得出该月分数。
每季度将每月分数进行加权平均,每年将每季度分数进行加权平均,得出年度分数。
《供应商月度考评表》的形式见附表10。
6.3.2品质部、财务部、生产部、技术部等部门有权对供应商的资金实力、供货质量、交货期、服务等提出评价意见,采购员每月征集一次。
6.3.3每季度进行一次初评,每季度加权平均分数最低后两名,由材设部提请供应商进行改善,或予以必要辅导。
6.3.4年终总评,依据年度加权平均分数情况,列出各供应商之评价等级。
6.3.5依照该评价等级确认下一年度合格供应商名录,每年累计平均得分最低一
名为不合格供应商,最高二名为优秀供应商。
6.4评价处理
6.4.1优秀供应商,由材设提交“合格供方名录”报公司分管领导审核,公司总经理批准,列入优秀供应商。
可在其经营范围内参与我公司全部物资采购报价。
在同等条件下,优先签订供货合同。
同时,提高付款比例。
6.4.2不合格供应商,即予停止交易,如欲再向本公司供货,需再经过合格供应商调查评估。
七、供应商的日常考核
7.1日常考核的内容
7.1.1由于供应商的交期延误,造成公司组立停产的,每次予以500-5000元的索赔扣款。
7.1.2由于供应商的交期延误,造成公司工程安装停产的,每次予以500-5000元的索赔扣款。
同时,工地上民工待工的工资由责任供应商全额承担。
7.1.3因供应商产品质量问题造成客户退货的,所造成的损失由供应商全额承担。
其中包括:
客户的罚款;退货运输费;退货人工工资;返工返修费的原辅材料、工时等费用。
7
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7.1.4因供应商产品质量问题造成工地返工返修的,所造成的损失由供应商全额承担。
其中包括:
客户的罚款;民工待工费;返工返修人工工资;返工返修费的原辅材料、运输等费用。
7.1.5不按材设部、技术部、品质部的要求进行供配行为整改的,或整改不到位的,予以每次200-500元的扣款处罚。
情节足以影响我司的正常运作和声誉的,终止配套。
7.1.6严禁把我司的配套体系、技术质量标准、客户信息等商业秘密向第三者透露,一档发现,每次予以500-10000元扣款,情节严重的取消配套资格,并追述法律责任。
7.1.7供应商每月需配合我司作价格调查。
不配合的或配合不好的,将予以负面考评。
7.2考核实施
由材设部与品质部、技术部实施,填写《索赔通知单》通知供应商,索赔款在当月配套款中扣除。
《索赔通知单》的形式见附表11。
八、供应商复查
8.1、原则上每年对合格供应商进行一次产品满足性复查。
8.2、出现重大质量、交货期、价格、服务等问题时,取消供应商供货资格。
九、供应商退出配套的规定
供应商需退出给我司配套的,需提前2个月书面申请书交材设部,经材设部经理同意后,交主管副总审批,再交总经理终批。
到期后才能停止供货。
材设部在获得供应商的书面申请批准时,考虑质量追溯问题,通知财务部,停止向该供应商付款。
该供应商的货款在6个月后支付(从申请获准之日计算)。
十、其它
10.1本办法的解释权属尔安公司。
10.2从2015年10月1日开始执行。
8
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附表1
供应商资质评审表
编号:
日
时间:
年
月
供应商
联系人
产品名称
规格型号
产品的功用
产品市场
GB与HB要求
市场质量要求
供应商提
供的资质
资料
营业执照【】企业组织机构代码证【】税务登记证【】ISO9000认证证书【】TS/16949认证证书【】QS14000【】QC080000【】ROSE【】CE【】3C【】产品说明书【】产品检测报告【】生产许可证【】产品备案证【】
配套员
意见
签名/日期:
材设部经
理意见
签名/日期:
品质部经
理意见
签名/日期:
技术部经
理意见
签名/日期:
主管副总
意见
9
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10
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附表2
供应商价格调查表
供应商:
年
月
时间:
日
No
品名
规格
报价
(元/件)
我司现有供应商执行价格对照分析(元/件)
价格
价格浮动数
浮动比例
价格
价格浮动数
浮动比例
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
合计
/
/
调查担当/日期:
审核/日期:
11
理意见
签名:
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附表3
产品走样检测与评审单
NO:
时间:
年
月
日
NO
品名
规格
形位检测
外观检测
型式试验检测(使用)
标准
实测
判定
标准
实测
判定
标准
实测
判定
检验员最终判定
品质部经
签名:
技术部经
理意见
签名:
技术副
总意见
签名:
12
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附表4
供应商调查表
No:
时间:
年月日
单位名称
企业法人
经营性质
直销【】代理【
】
企业性质
国营【】民营【】合资【】外资独资【】外资合资【】
企业地址
邮编
联系人
电话
手机
传真
企业邮箱
联系人QQ
企业车辆数
企业设立的部门及人数
生产能力
生产主要设备情况
设备名称
规格型号
数量
设备能力(CmK)
生产场所
自有【】租用【
】
生产职场面积
企业员工数
管理人数
技术人员数量
工程师
产品生产周期
月产能
质控能力
检测设备情况
设备名称
规格型号
数量
校验周期
质管人数
质量工程师
质检人数
质量体系
ISO9000【】ISO14000【】TS/16949【】3C【】QC080000【】
产品研发
产品研发人数
研发职场面积
产品是否获得专利及专利号
现有产品
及月产量
产品名称
规格
月产量
产品名称
规格
月产量
产品配套
情况
企业名称
配套份额
所供产品
13
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附表5
供应商二方调查评审表
时间:
供应商名称
调查表编号
被调查人
手机
调查人
协查人
调查情
况描述
及初步
意见
调查者:
时间:
材设部
意见
是否满足交期与价格优势:
部门负责人:
时间:
品质部
意见
质量控制能力与质量后期的空间:
部门负责人:
时间:
财务审
核意见
采购价格对比(可附页):
审核人:
时间:
技术副
总意见
待入【】;准准入【】,小批量走样其它:
签名:
时间:
主管副
总意见
签名:
时间:
总经理
意见
14
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15
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附表6
供应商:
试供货质量情况反馈表送货时间:
编号:
NO
品名
规格
数量
外观
型位尺寸
使用
质量缺陷
不合格数
不良率
质量缺陷
不合格数
不良率
质量缺陷
不合格数
不良率
质量情况阐述
生产(工程)部意见
品质部意见
技术部意见
检验员:
签名:
签名:
签名:
16
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附表7
供方准入申批表
No:
时间:
年月日
供方名称
供方属性
直销【】代理【】
供方地址
企业法人
联系人
电话
传真
QQ邮箱
配套
产品
品名
规格
包装
月最大产能
开发配套员
申请理由
签名:
时间:
材设部经理
意见
签名:
技术副总
意见
签名:
主管副总
意见
签名:
总经理
意见
17
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附表8
采购计划单
TO(供方):
Fr(需方):
编号:
NO
品名
规格
数量
交期
交货库
备注
供方收件人
电话
传真
需方采购人
电话
传真
说明:
1.供方接到该采购计划后两天内予以回复。
未回复视为能保质保量保期交货。
2.未按期交货的按照《供应商管理办法》和双方签订的商务合同相应条款执行。
3.如有疑问请与主管配套员联系。
编制/日期:
审核/日期:
批准/日期:
18
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附表9
特采申请书
NO:
时间:
年
月
日
申请单位
申请人
申请事由
申请事由
签名:
品质部质
量缺陷阐
述与确认
签名:
品质部处
理意见
1.是否同意特采同意【】。
价格下浮【】。
不同意【】。
退货【】;进入待处区【
】
2.
签名:
技术副总
19
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附表10
供应商月度考评表
月份:
时间:
年
月
日
序号
考评项目
考评标准
考评成绩
失分原因
备注
1
月度物资
价格调查
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