海翔进销存D5管理系统使用说明书.docx
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海翔进销存D5管理系统使用说明书.docx
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海翔进销存D5管理系统使用说明书
进销存软件使用说明
海翔软件
海翔进销存D5管理系统使用说明书
一、海翔软件安装前准备
(一)硬件环境准备
1、单用户使用及网络版客户端
CPU:
P4
内存:
512M以上(建议1G)
硬盘:
30G空间以上
显示器:
液晶显示器
2、网络版服务器端
CPU:
P4
内存:
2G以上(建议4G)
硬盘:
160G空间以上
(二)软件环境准备
1、单用户使用及网络版客户端
操作系统:
WindowsXP/2000/2003
数据库:
MicrosoftSQLServer2000
2、网络版服务器端
操作系统:
WindowsXP/2000/2003
数据库:
MicrosoftSQLServer2000
二、海翔软件安装及运行操作
双击海翔进销存D5安装程序包,安装程序将引导您顺利进行安装:
(如图2-1-1)
图2-1-1
点击下一步:
(如图2-1-2)
图2-1-2
继续点击下一步(如图2-1-3):
安装默认路径为“D:
\成都海翔软件有限公司\海翔进销存D5\”,建议不修改
图:
2-1-3
点击下一步(如图2-1-4):
单机版默认安装;网络版对应服务器和客户端安装
图:
2-1-4
点击安装(如图2-1-5)
图2-1-5
请稍等(如图2-1-6):
程序正在为您安装软件程序
图2-1-6
点击完成(如图2-1-7):
完成安装
图2-1-7
桌面上将出现三个图标,分别为海翔进销存D5前后台运行文件和海翔数据服务器,双击‘海翔D5后台’进入(如图2-1-8)
图2-1-8
连接方式默认为自动,服务器名请录入SQL服务器名称(网络版录入服务器IP地址),然后点击下一步(如图2-1-9、2-1-10)
图2-1-9
图2-1-10
新装客户需要创建帐套,其中‘数据库名称’要求首字符必须为字母。
帐套创建成功以后,选择要使用的帐套,点击下一步(如图2-1-11、2-1-12)
图2-1-11
图2-1-12
版本选择,若购买为企业版,请点击企业版,然后进行登陆机构及用户名、密码录入,进行帐套登陆(如图2-1-13)
图2-1-13
现在,您可以使用海翔进销存D5管理软件了(如图2-1-14)
图2-1-14
三、海翔软件系统参数设置
路劲:
【系统功能】→【系统参数设置】
(一)、系统设置(如图3-1-1)
图3-1-1
1、数量小数点后保留位数设置(默认值‘2’)
2、单价小数点后保留位数设置(默认值‘2’)
3、金额小数点后保留位数设置(默认值‘2’)
4、其他小数点后保留位数设置(默认值‘2’)
5、单据采用弹出窗口
6、单据自动保存(秒)(默认值‘15’)
7、使用统一成本核算方法(默认勾选)
8、统一成本核算方法:
移动加权(默认值)或个别计价
9、允许负库存(移动加权、月末加权平均有效)(默认勾选)
10、入库类单据,自动去成本价方式,包括以下四种:
不允许自动取成本;
取最近进价;
取平均库存成本;
优先取最近进价,再取平均成本(默认值)
11、零售单操作方式:
海翔彩色样式(海翔行业版操作习惯);
经典黑白样式(POS操作习惯)(默认值)
12、直连总部帐套
13、门店独立会员卡
14、XP风格菜单(默认勾选)
15、运费分摊方式:
按金额分摊(默认值)或按数量分摊
16、自动刷新系统公告
17、报表行高(默认值‘16’)
18、单据重复打印控制(需在单据打印样式右上角,保留一个空白单元格)
19、商品资料允许空货号
20、商品选择界面,不显示目录(提升速度)
(二)、零售录单设置(如图3-1-2)
图3-1-2
1、零售单全屏(默认勾选)
2、零售提单,只能提自己的单
3、允许临时零售
4、不允许零售单直接返现金券
5、零售从内存表读取商品,极速扫码
6、零售按近效期自动匹配批次(默认勾选)
7、零售单禁止查看上下单
8、零售通过货号模糊查找商品(影响零售速度)
(三)其他录单设置(如图:
3-1-3)
图3-1-3
1、自动处理进货价(默认勾选)
2、自动处理售价(默认勾选)
3、价格跟踪方式:
单价(默认值)、折后单价或税后单价
4、可开数量(库存余量)检测方式:
不检测、库存余量(默认值)或库存余量+可开数量
5、商品查找方式:
只按商品信息模糊查找(速度最快)
一品多码+商品信息模糊查找(条码信息包含计量单位)(默认值)
6、超出信用额度允许过账(默认勾选)
7、销售低于成本价:
不提示(默认值)、提示允许过账或不允许过账
8、入库类单据允许修改质检状态
9、默认质检状态:
合格(默认值)、待检或不合格
10、效期不反算生产日期(默认勾选)
11、只有一个批次时直接返回(默认勾选)
12、多仓库发货
13、限定经营范围
14、系统使用统一税率
15、默认税率%(默认值‘0’)
16、禁用促销
17、单据自动生成行备注(默认勾选)
18、采购价高于最近进价提示
19、盘点单手工录入实盘数
20、会员卡消费时,需要输入密码
21、刷卡后自动弹出会员信息中心
22、允许储值卡欠款
23、入库单根据存储条件填写仓库
24、会员卡显示方式:
会员姓名(默认值)或卡号
25、总部不允许操作门店仓库(默认勾选)
26、单据默认不显示侧边栏
27、出库类单据保存前,检查可开数量
28、销售出库单,在行备注1中生成单品利润
29、商品资料直接显示价格(影响速度)(默认勾选)
30、默认大单位采购
31、销售出库单,过账后自动打印
四、海翔软件常用功能模块介绍
(一)、基础资料
1、商品智能建档:
(如图4-1-1)
图4-1-1
意义:
1)针对超市、便利店、烟酒行等行业,本软件做了部分商品资料收集,在首次使用软件时,可以通过商品智能建档,快速完成商品的分类和商品基本信息的建立;
2)可以一键删除系统中从未使用过的商品资料,删除资料包括:
没有库存;从未采购;从未销售;从未调价;从未参与盘点或其他操作。
操作:
1)导入商品:
打开【基础资料】→【商品智能建档】,在「导入商品」选择你所需要的商品目录,点「导入」,当进度条显示完成即可;
2)删除未使用商品:
打开【基础资料】→【商品智能建档】,在「删除未使用商品」点击「开始删除」即可。
注:
由于电脑判断条件是固定的,请用户慎用「删除未使用商品」功能
2、商品资料(如图4-1-2)
图4-1-2
添加商品:
先增加目录,再添加商品
1)手动添加目录:
路径:
【基础资料】→【商品资料】,商品资料分三块版面,工具栏(上方)、目录栏(左方)、信息栏(右方);
操作:
在目录栏下方,点击「目录操作」,包括下面七个功能键
·增加下级目录:
在光标所指目录的下一级增加目录;
·增加本级目录:
在光标所指目录的同一级增加新目录;
·修改目录:
修改光标所指目录的名称;
·剪切:
剪切光标所指的目录;
·粘贴到本级目录:
在已经有剪切的情况下,把剪切的目录粘贴在光标所指目录的同级目录上;
·粘贴到下级目录:
在已经有剪切的情况下,把剪切的目录粘贴在光标所指目录的下级目录里;
·删除目录:
删除光标所指的目录(删除前确认目录下没有下级目录及商品,否则不允许被删除);
注:
添加目录时,特别注意当前选中的目录,分清目录的隶属关系。
2)手动添加商品:
(如图4-1-3)
图4-1-3
路径:
【基础资料】→【商品资料】,商品资料分三块版面,工具栏(上方)、目录栏(左方)、信息烂(右方);
操作:
添加普通商品简单五步曲
·首先在目录栏,选中商品所属目录;
·点击工具栏中的「添加」,弹出「商品信息」窗口;
·在「商品信息」窗口中的「基本信息」中,填入编码(条码)、商品名称、基本单位、规格、型号等;
·在「商品信息」窗口中的「单位及价格」中,填入该商品对应基本单位的零售价、预设售价、会员价、最近进价等;
·最后点保存,即可。
此时仍可继续添加同目录内的下一个商品,若不需添加,点击取消即可。
注:
红色的商品属性,要求必须填写。
3、往来单位资料
路劲:
【基础资料】→【往来单位资料】,包括供应商、客户和即是供应商又是客户三种类型
操作:
类似商品资料的添加
4、仓库资料
路劲:
【基础资料】→【仓库资料】
5、门店资料
路劲:
【基础资料】→【门店资料】
6、部门资料
路劲:
【基础资料】→【部门资料】
7、职员资料
路劲:
【基础资料】→【职员资料】
8、其他基础资料
路劲:
【基础资料】→【其他基础资料】
包括:
商品计量单位、经营范围、类别、特殊管理属性、打印类别、片区、品牌、客户类型、科目摘要、物流公司等信息的建立
(二)、采购(如图4-2-1)
图4-2-1
意义:
通过软件做采购入库单,完成产品数量入库,往来记账。
路劲:
【采购】→【采购入库单】;采购入库单分三个版面,单据表头(上面)、单据表体(中间)、单据表尾(下面)。
操作:
1)在表头的往来单位及仓库填入相关信息,此两项为必填项,其他内容为可选择填入;
2)在表体里面通过(扫条码/输拼音码/手动选择)选择商品,选择商品单位、填入数量、进货单价;
3)在表尾中选择单据经手人、单据审核人、过账。
注意:
1)操作中红色内容为采购入库单必填项。
2)商品单位切换:
软件支持商品大小单位之间自动换算,采购可以选择商品单位进行入库,可用快捷键(PgUp/PgDn)快速切换;
3)直接修改售价:
在单据表体中,显示商品零售价,可直接点击修改该商品的相应价格,确认即生效;
4)<保存>与<过账>的区别:
单据中<保存>代表把当前单据保存在草稿里面,可以修改,并不生效,<过账>代表单据在软件中生效,不可修改,只能红冲处理;
5)侧边框:
在单据表体最右方,显示选中行商品的最近一次进货情况和最后一次进货情况;
6)单据配置:
在单据中点鼠标右键,选择「单据配置」,可以对单据表头、表体、表尾显示内容进行配置,满足不同操作人员习惯。
(配置完单据后,需要点鼠标右键,选择「保存当前格式」)
(三)、零售(如图4-3-1)
图4-3-1
1、零售配置:
1)首次使用,需在<零售配置>→<常用设置>→<其他设置>中设定默认客户和默认仓库;在<收银账户设置>中勾选需要使用的账户;
2)除pos设置以外,其他设置根据实际情况选择勾选即可。
2、选择商品:
在零售界面左下角输入(F2)框中按照以下三种方式查找商品信息
1)通过条码枪扫描条码精确选择商品;
2)通过输入拼音简码模糊式选择商品;
3)通过输入部分条码或编码模糊式选择商品。
3、修改数据:
以下所叙述的修改都是针对表格中选中的商品行(蓝色行)。
1)在录入框中输入数字后,按下[+]键,数量修改为录入的数值。
2)在录入框中输入数字后,按下[-]键,单价修改为录入的数值。
3)在录入框中输入数字后,按下[*]键,折扣修改为所录入的数值。
4)在录入框中输入数字后,按下[/]键,折后金额修改为所录入数值。
同时反算折扣率。
4、选择会员:
点击[选择会员卡]或按快捷键(F5),输入(会员卡号/会员名/名称拼音码/会员电话号码)都可查找对应会员信息;
注:
选择会员的顺序不限制,可以在选商品前,也可以在选商品后。
5、会员信息查询:
选择好会员后,按快捷键(Shift+F5)可以打开会员信息中心,查看当前会员的消费、积分及储值明细等。
6、现金券操作:
1)零售单返券:
根据消费和现金券发放规则,系统会在结账后自动弹出返券窗口,进行零售前台返券(有系统参数和权限控制),后台也可以根据零售单单号全匹配返券;
2)零售单抵扣:
根据消费和现金券抵扣规则,在结账窗口使用快捷键(=),调出抵扣窗口,输入现金券编号,系统自动匹配现金券金额,进行现金券抵扣消费。
7、零售赠送:
适用于单独赠送商品的情况,选中商品行(蓝色行)按(F4)即可。
8、零售结账:
点击[过账(A)]或按快捷键(End),在弹出的结算窗口中输入实收款项,回车(Enter)即可。
9、临时零售:
当商品出现负库存,提示不能过账时,启用临时零售过账,快捷键(Ctrl+End)。
10、零售退货:
在零售单中,按快捷键(Ctrl+B),提示选择退货方式,默认两种方式
1)输入小票号:
根据打印的小票单号完整录入,确认即可;
2)引用单据:
在弹出的查询窗口中,根据条件查询需要退货的单据及商品,选择即可。
图4-3-2
注:
如果需要退货的商品已经没有库存,在退货过账时会提示输入基本单位成本价(如图4-3-2),输入基本单位成本,过账即可,如果不正确输入成本,则会导致该商品成本异常。
2、快捷键一览表
在零售单中按快捷键(F1),可以查阅零售操作中所有操作的快捷键(如图4-3-3),也可以根据用户特殊需求,自定义快捷键。
图4-3-3
(四)、批发(如图4-4-1)
图4-4-1
意义:
通过软件做销售出库单,完成产品数量出库,往来记账。
路劲:
【销售】→【销售出库单】;销售出库单分三个版面,单据表头(上面)、单据表体(中间)、单据表尾(下面)。
操作:
1)在表头的往来单位及仓库填入相关信息,此两项为必填项,其他内容为可选择填入;
2)在表体里面通过(扫条码/输拼音码/手动选择)选择商品,选择商品单位、填入数量、进货单价;
3)在表尾中选择单据经手人、单据审核人、过账。
注意:
1)操作中红色内容为销售出库单必填项。
2)商品单位切换:
软件支持商品大小单位之间自动换算,采购可以选择商品单位进行入库,可用快捷键(PgUp/PgDn)快速切换;
3)商品售价切换:
软件支持商品零售价、预设售价(批发价)、会员价和特价等多个价格,可用快捷键(Alt+↓)弹出下拉窗口,再用快捷键(↑或↓)选择;
4)<保存>与<过账>的区别:
单据中<保存>代表把当前单据保存在草稿里面,可以修改,并不生效,<过账>代表单据在软件中生效,不可修改,只能红冲处理;
5)单据配置:
在单据中点鼠标右键,选择「单据配置」,可以对单据表头、表体、表尾显示内容进行配置,满足不同操作人员习惯。
(配置完单据后,需要点鼠标右键,选择「保存当前格式」)
(五)、会员及促销
1、会员管理
1)会员卡类型:
·会员卡:
享有会员价优惠、会员生日当天优惠;
·打折卡:
享有折扣扣点优惠、会员生日当天优惠;
·积分卡:
享有积分兑换优惠、会员生日当天优惠;
·储值卡:
享有储值金额优惠、会员生日当天优惠。
注:
会员卡可以选择享有会员价、积分、储值功能,却不能享有打折功能;
打折卡可以选择享有打折、积分、储值功能,却不能享有会员价功能。
2)如何添加会员类型:
(如图4-5-1)
图4-5-1
在【基础资料】→【会员卡】→【会员卡类型】中点添加,输入会员卡类型编号及会员卡类型名,勾选该类型需要支持的会员功能,保存即可。
3)如何添加会员:
(如图4-5-2)
图4-5-2
在【基础资料】→【会员卡】→【会员卡】中点添加,选择持卡类型,输入会员卡号及会员其他信息,保存即可。
2、促销管理
促销管理三步曲:
1)建立商品资料时,在<是否积分促销>中选择该商品的积分促销方式,包括‘全部参与’‘不参与促销’‘不参与积分’‘积分促销都不参与’;
2)取消【系统功能】→【系统参数设置】→【录单设置】中的‘禁用促销’;
3)在【会员卡及促销】→【促销管理】中添加需要的促销方式,其中促销星期和促销日只需设定一种,另外一种默认全选,最后审核即生效;
常见促销实现举例:
1)商品特价促销:
在<商品特价促销>中添加一个促销方案,设定促销时间段及促销产品的促销单价,审核生效;(如图4-5-3)
图4-5-3
2)特别日期促销:
在<特别日促销>中添加一个促销方案,设置特别日期的积分方案或折扣方案,审核生效;(如图4-5-4)
图4-5-4
3)买几赠一促销:
在<商品加价促销>中添加一个促销方案,设置购买商品A达到几件,赠送商品A数量为‘1’,加价金额为‘0’,审核生效。
(如图4-5-5)
图4-5-5
3、现金券管理
现金券操作:
1、现金券制作
路径:
【会员卡及促销】→【现金券管理】→『现金券发放』,(如图5-3-1)这里面需要设置现金券的有效时间、面值、发放门店、现金券编号及张数,最后点生成。
图4-5-6
注:
发放门店必须选,而且发放的现金券必须在本门店才能兑换。
2、现金券发放和兑换规则(如图5-3-2)
图4-5-7
路径:
会员卡及促销→现金券管理→规则设置;
现金券发放:
发放时间范围和发放的金额规则;
现金券兑换:
兑换时间范围和兑换的金额规则;
注:
结束时间当天也是不能发放和兑换。
3、现金券返券查询:
查询哪些零售单是返过现金券的。
4、现金券抵扣记录:
查询哪些零售单是抵扣过现金券的。
5、零售单返券:
根据消费和现金券发放规则,系统会在结账后自动弹出返券窗口,进行零售前台返券(有参数和权限控制),后台也可以根据零售单单号全匹配返券;
6、零售单抵扣:
根据消费和现金券抵扣规则,在结账窗口使用快捷键‘=’,调出抵扣窗口,输入现金券编号,系统自动匹配现金券金额,进行现金券抵扣消费;
注:
输入现金券编号时,也需要全匹配。
现金券注意事项:
1、发放门店必须选,而且发放的现金券必须在本门店才能兑换。
2、结束时间当天也是不能发放和兑换。
3、零售前台发放代金券的权限,需要在系统功能-系统参数设置中-设置‘不允许零售单直接返现金券’;操作员权限设置中勾选‘允许返现金券’。
4、后天返现金券和前台抵扣现金券,单号和编号都需要全匹配输入。
(六)收付款管理
路劲:
【财务管理】→【收/付款单】,单据中必填项包括往来单位、结算方式、结算账户、结算金额、经手人、审核和过账;(如图4-6-1)
图4-6-1
付款方式:
1)按金额结算:
选择不结算,直接录入账户名称及金额,过账后影响该单位应收应付账,不对应单据;
注:
需要给往来单位提前(收/付)货款定金或者预(收/付)款的情况,建议采用‘按金额结算’的方式。
2)按单结算:
选择「按单结算」,单击「引用采购类单据」后,弹出的【选择单据】中选择要结算的单据,点击选择将该单据添加到结算表格中;
3)按行结算:
意即按商品结算,选择「按行结算」,单击「引用采购类单据」后,然后在弹出的【选择单据】中选择要结算的单据中的商品行,输入结算金额。
(七)、常用报表
1、零售营业款查询:
1)在【零售】→【上交营业款】中体现当班日应交现金收入,并确认交款金额;(如图4-6-1)
图4-7-1
2)在【零售】→【交款记录查询】/【收银员交款统计】中分别查询交款记录和交款统计情况。
2、营业报表:
1)查询某天零售数据:
在【零售】→【销售日报表】中查询,其中包含零售,零售退货,零售赠送等相关数量、金额、利润等明细账;(如图4-6-2)
图4-7-2
2)查询某月零售数据:
在【零售】→【销售月报表】中查询;
3)查询任意时间段零售数据:
在【零售】→【销售任意时间段报表】中查询。
3、库存查询:
1)所有商品库存:
在【报表中心】→【库存类报表】→【库存余量汇总】中查询,首先按目录呈现数据,双击可以看明细;(如图4-6-3)
图4-7-3
2)库存出入库明细:
在【报表中心】→【库存类报表】→【库存出入库明细】中查询,要求选择仓库及商品进行查询。
4、销量查询:
在【报表中心】→【销售类报表】→【销售汇总】→【商品销售汇总】中查询,首先按目录呈现数据,双击目录查看该目录下明细数据;(如图4-6-4)
图4-7-4
5、单据查询:
在【报表中心】→【历史单据查询】/【草稿单据查询】,过账后的单据都在历史单据中查看,保存后的单据都在草稿单据中查看。
6、往来账相关查询:
1)客户应收账款汇总表:
在【报表中心】→【应收应付报表】→【应收账款汇总表】→【客户应收账款汇总表】中查询;(如图4-6-5)
图4-7-5
2)单位应付账款汇总表:
在【报表中心】→【应收应付报表】→【应付账款汇总表】→【单位应付账款汇总表】中查询。
(八)库存盘点
盘点意义:
清查库存,让软件库存数据与实物库存相符
具体操作步骤:
(如图4-8-1)
图4-8-1
Ⅰ、把盘点数据通过软件【库存】→【盘点】→【盘点单】[录入]、[审核]、[过账];
Ⅱ、在【库存】→【盘点】→【库存盘点单查询】草稿单据中勾选盘点单,进行[生成合并盘点单]操作,过账即可;
注:
合并是避免同一货品存放在多处,经过多次盘点的数据没有汇总的情况;合并盘点后,只能把合并后的盘点单过账,之前的盘点单不能再过账。
盘点情况
单号
单据备注
商品
数量
表一
合并前
SP-20120926-0001
货品A
5
货品B
3
SP-20120926-0002
货品A
6
货品B
7
盘点情况
单号
单据备注
商品
数量
表二
合并后
SP-20120926-0003
合并盘点单
货品A
11
货品B
10
Ⅲ、合并盘点单过账完成后,在【库存盘点单查询】已过账单据中勾选盘点单,进行[生成未盘点]操作,根据未盘点单的数据,针对性的清查盘点,修改单据中数据,过账即可。
五、海翔系统数据安全
1、下列情况下请务必备份帐套数据,并把备份数据拷贝到不同存储设备上
·系统重建前
·系统数据还原前
·系统年结存前
·清除回冲单据前
2、当前经营数据帐套每天工作结束,建议进行备份
3、SQL数据库、海翔进销存D5不可随意卸载
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
- 海翔进销存 D5 管理 系统 使用 说明书