电脑房PP政策与程序.docx
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电脑房PP政策与程序.docx
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电脑房PP政策与程序
目的:
确保电脑排除故障后,在指定的时间内完成基本数据的恢复工作,能够解决在非常情况下的文件毁坏和电脑系统的损坏,必须做好软件备份工作。
政策:
1.系统数据备份要求每日一次。
中软在做夜审之前,要求备份当天数据,数据会自动备份至备用服务器硬盘中。
中软每日备份夜审前数据至备份机硬盘中,做好日期标注。
2.数据、文件完成后应立即做硬盘备份,以免丢失。
3.电脑部经理应随时记录各电脑出现的问题,以作备用。
4.每位操作员在备份操作程序时应以书面文字形式认真书写,以备查阅。
5.系统的数据和程序备份应当存放于电脑室防火柜内。
6.月备份文件需一张光盘,备份时间:
前台以每月最后一天夜审结束后进行,后台以月结完合并报表后进行,全年备份应永久保存。
7.未经酒店高级行政人员许可,不得私自向外提供所有备份数据信息。
程序:
1.原始数据、文件及程序要安全拷贝到硬盘或磁带里并做好文字记录。
2.备份的匹配参数必须确保和电脑系统中的配置相容。
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-001
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
系统数据备份
批准人
总经理
页数
第1页
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-002
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
批准人
总经理
页数
第1页
目的:
确保酒店在电脑系统出现故障时,酒店仍能正常运作。
政策及程序:
电脑房
1.当电脑系统出现严重故障的时候,电脑房员工应立即通知电话房,由总机通知相关部门协调员
2.电脑房员工利用备份电脑检查“在线备份”数据,来评估影响情况(比如:
完整性和准确性)。
如果备份有效,着手进行打印紧急报告。
如果备份无效,使用前一天的备份数据打印紧急报告。
3.紧急报告所需的内容如下:
a)每日房态表(前台)
b)住店客人姓名及房号(前台)
c)客房部的房态报告,楼层主管和经理各持一个副本。
d)目前的房态报告(预定部)
e)预测房态报告(预定部)
f)客人到达情况报告(预定部)
g)住店客人姓名和房号(预定部)
1.电脑房员工将继续查明故障是硬件故障还是软件故障。
4.如果是硬件故障
4.1如果故障设备有备用设备,电脑房经理将根据情况决定:
立即自行更换设备或者由设备供应商的工程师来更换、维修。
目前,备用设备包括服务器、网络交换机、电脑和打印机等。
4.2设备的故障硬件在更换、维修之后,测试并确认服务器、接口机和数据已经恢复正常。
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-002
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
批准人
总经理
页数
第2页
5.如果是软件故障
5.1找出最新、最完整的一份备份数据。
电脑房经理将根据情况决定自行安装备份数据,修复损坏的数据;或者配合相应供应商修复数据。
5.2在安装备份数据之后,立即修复损坏的数据。
然后运行测试、打印报表及系统恢复正常并且数据正确。
数据修复后,确保所有硬件和软件运转正常,让总机通知各部门协调员系统已恢复正常。
6.电脑房人员将提醒所有部门协调员确保所有信息/数据全部重新录入系统,以确保所有的一切都恢复正常。
特别前台经理/工作人员必须确保所有手动记录数据是完全重新进入系统之后,前后台可做“Checkout”。
附录1:
协调员如下:
1.电脑房部:
电脑房经理/值班人员
2.财务部:
电脑房经理/财务副经理
3.前台:
前厅经理/值班经理
4.电话房:
主管/值班人员
5.预定部:
预定部经理/主管
6.客房部:
行政管家/值班经理
7.餐饮部:
餐饮经理/值班经理/行政总厨
8.工程部:
工程部经理/值班经理
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-002
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
批准人
总经理
页数
第3页
工程部:
1.由于停电机器设备故障,使得酒店电脑系统停止工作,工程部值班人员应立即通知电脑房,由总机通知相关部门协调员(名单详见附录1)
2.如果酒店停电,工程部值班人员必须赶到配电室,并立即打电话咨询电力部门了解情况,将了解的实际情况报告工程总监及总经理,如需要,启动酒店备用发电机。
3.如酒店机器设备发生故障,工程部值班人员应尽快联系设备供应商,进行维修。
如果时间过长,应通报工程总监及总经理,如需要,启动酒店备用发电机。
电话房:
1.一旦接到电脑房员工或工程部员工通知的有关电脑系统出现故障的信息:
1.1立即通知各部门协调员,提醒他们启动电脑系统紧急情况应急方案
1.2从前台获得报表—了解住店客人信息,熟悉重要的数据比如VIP客人的姓名及离店日期
1.3一旦接受到客人开、关电话线的请求,应记录时间和客人姓名
1.4根据前台提供的资料为客人提供查询、叫醒、留言等各项服务
1.5前台签收杂项调整单(白联),总机留下粉联,之后将报表汇总,附上收费单,以便财务审计对账。
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-002
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
批准人
总经理
页数
第4页
2.前台系统恢复正常后,立即通知相应的部门协调员
前台:
1.接到通知电脑系统出现故障,从电脑房取得下列紧急报告
a)当日所有离店客人账单(尽量将非当日离店客人账单也提前准备,防止客人提前离店造成阻碍)
b)当日散客、团队预订报告
c)当日离店客人报告
d)当日房态报告
e)住店客人名单:
按房号、按姓
确保将打印好的当日所有离店客人账单按房号放入其所属的文件夹内
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-002
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
批准人
总经理
页数
第5页
2、紧急情况下的“Check-out”程序
2.1客人到前台退房,立即通知总机和客房部
2.2如客房服务员打电话通知前台,客房查有MINIBAR消费,前台需详细记录消费金额、房号、姓名,填写MINIBAR水单(需注明接到客房部电话的时间),并将消费金额手工登记填写在所属房间账单中(这个程序并不适用于客房服务员在客人离店后报MINIBAR消费)
2.3如有客人在各营业网点(餐厅、健康中心、总机、商务中心、商品部)消费需挂房帐时,均需采用手工单,并及时送达前台,由前台人员在单据右上角签字确认并注明接收时间,前台需留底单,同时审核在店客人报表确认此消费是否属当日退房的时间,如是,立即将消费金额登记至所属房间账单中,以备客人提前退房
2.4计算好账单后,如消费有变动,需在账单上手工注明BALANCE,并有客人签字确认
2.5“Paid-out”需填写杂项单,并由客人签字确认
2.6前台人员在房间结完账目离店后,需记录于《手工离店登记表》中,并及时更新离店客人报告及房间状态表。
2.7前台人员需各自记录好个人所经手的房号,账目及相关信息,以便在电脑恢复后即时录入电脑系统。
2.8如有客人要详细账单,向客人解释因系统故障暂时不能提供,请客人提供传真号码或地址,系统恢复后马上提供
2.9前台员工必须保证所有手工记录完整,以便系统恢复后输入系统,然后进行在线“退房”。
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-002
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
批准人
总经理
页数
第6页
紧急情况下的“Check-in”程序
3.1根据客房部送来的房态,从房态主表选一间、净房,并划叉以做标记
3.2核查客人姓名,离店日期及房价,并将这些信息填入{住店客人列表}中。
当电脑系统恢复正常后将此表输入电脑
3.3通知客务部及电话房该客人的入住
3.4在登记卡上标注“N/I(意为此卡未入电脑)
4.紧急情况下编制房态表:
4.1每隔60分钟应该用“前台住店客人列表”与“客房部客人列表”作一次比较,所有差异都应立即更改
4.2根据客房部的房态表,前台分房并登记好手工入住登记表及更新房态表。
客人入住后,电话通知客房部及总机
4.3客房与前台员工应定期核对,以确保房间与手工记录吻合,否则应立即修正或更新
5.电脑系统恢复正常后
5.1前台员工应立即补录手工记录的数据、信息,如:
客人Mini-Bar消费、离店客人在商品部的消费
5.2前台确保所有手工记录的数据均录入电脑系统,然后在线办理退房、入住和收取
押金
5.3系统恢复后立即更新系统。
更新系统完毕后,通知客房部更新房态。
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-002
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
批准人
总经理
页数
第7页
预定中心
1.接到通知电脑系统出现故障:
1.1立即打印以下报告
a)未来一段时间的房态报告
b)未来一段时间的房态预测报告
c)未来一段时间的客人抵达报告
d)住店客人姓名和房间号
1.2准备好当天预抵,当天售房,当天房态及当天取消的手工表:
模板如下
a)当天抵达报告
Guest/CorporateName
Date
No.Ofroom/RoomType
RoomRate
Payment
Remarks
客人/公司名称
日期
房号房型
房价
付款
备注
如为当天售房但未入电脑系统的订房需在备注一栏注明
b)当天售房或取消预定,及时填写预定单,并在备注中标注预定单号
Guest/CorporateName
Date
No.Ofroom/RoomType
RoomRate
ReservationNumber
Payment
Remarks
客人/公司名称
日期
房号房型
房价
预定号
付款
备注
C)已售房或取消后的房态报表(例表如下)
SUT
SUK
Before
Sold
Cancelled
Balance
Before
Sold
Cancelled
Balance
15/9
58
6
16/9
18
6
17/9
-4
-3
2.电脑系统回复正常后,预定中心文员应按手工表上的记录迅速录入到中软系统中。
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-002
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
批准人
总经理
页数
第8页
客房部
1.接到通知电脑系统出现故障:
1.1立即向电脑房索取一份房态表(在线备份),并把房态表分发给各楼层领班、主管
1.2填写(客房房态表),复印并交到前台
1.3定期检查和更新房态报告,并与前台进行核对,修改、更新记录和相应的复印交给前台,以便他们准确更新房态。
1.4客房部的员工,不能使用客房电话更改房态及记录迷你吧消费,直到电脑房通知系统恢复。
1.5对于离店客人迷你吧消费,客房部服务员应手工记录并把消费金额报告给前台,前台根据此金额向客人收费。
1.6对于尚未退房的迷你吧消费,客房部服务员应详细记录并送客房部办公室保管,在电脑系统回复正常后录入。
2.当系统回复正常时:
2.1将所有手工记录迷你吧消费计入系统,
2.2通知前台、值班经理账单补录完成,
2.3接到前台所有C/O、C/I完成的通知后,根据实际房态表修改系统房态。
餐饮部
1.接到通知电脑系统出现故障;
1.1立刻停止入账。
(因为此时前台已在打印客人账单,如果入账,会使前台打印账单不全)
1.2关闭所有账单
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-002
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
批准人
总经理
页数
第9页
1.3营业点开始使用手工账单,手工点单;如营业点有收银,手工账单由收银开出。
收银联与手工账单钉在一起,一起交给财务部
1.4各营业点在客人签单后,电话通知前台,确认可以挂账后,由本部门员工第一时间送到前台。
前台接收账单后使用中文名(全称)签收
1.5保留副本以备系统恢复后,在电脑中重新入账
1.6备份一份登记册,记录每一笔手工记录交易已开出发票。
2.当电脑系统回复正常:
2.1各营业点将手工帐补录到系统中,要求30分钟完成补录
2.2通知前台/值班经理补录工作已经完成.并确保数据都在正确用餐时间段
健康中心\商务中心\商品部
1.接到通知电脑系统出现故障;
1.1立即停止入账,改为手工记录
1.2在客人签单后,电话通知前台,确认可以挂账后,由本部门员工第一时间送到前台.前台接收账单后使用中文名(全称)签收
1.3保留副本以备系统恢复后,在电脑中重新入账
1.4客人在商务中心拨打电话后,要向总机索取收费单据
1.5备份一份登记册,记录每一笔手工记录交易已开出发票
2.电脑系统回复正常后,将手工帐补录到系统中,要求30分钟内完成补录,通知前台/值班经理补录工作已经完成.
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-003
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划的细节补充说明
批准人
总经理
页数
第1页
目的:
确保酒店在电脑系统出现故障时,酒店仍能正常运作。
政策:
准备
《一》紧急计划
该计划是一个处理酒店电脑系统紧急情况下应执行的计划,该计划涉及饭店内所有受电脑紧急事故影响的部门,同时包括停机时应采取的紧急措施。
电脑部的所有员工及相关部门的员工都应非常清楚该计划,并可在任何紧急情况下都能有条不紊地执行该计划。
同时,电脑部的员工对酒店所有的电脑硬件结构图及电脑的线路图都应熟悉。
准备
《二》备份计划
•电脑部应确保每天的数据备份都完整。
准备
《三》磁带及硬盘
•最新版本的程序及数据应备份至磁带或硬盘,每个备份盘都应标识清楚。
《四》时刻做好准备
确保每天的数据备份都准确、完整。
每个部门都应准备好手工操作时须要用的手工报表,以备停机时使用
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-003
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划的细节补充说明
批准人
总经理
页数
第2页
程序:
第一部分即将发生的紧急事故
•所有运作部门应以手工完成,一些表格应妥善保存。
各相关的运作部门打印备份报告或尽快收集必要的报告(详见后页)。
•前台打印离店客人的主帐。
•各相关部门可根据本部门的实际情况制订手工表格。
•
第二部分有计划的停机
以下为倒计时。
停机时间60分钟前:
•---电脑部经理或值班人员通知总机及相关部门经理准备
退出电脑系统。
。
---餐饮部及各收银点停止入账,转入手工账
•---前台准备好入住登记卡;
•---各相关部门打印所有备份报告,包括:
A.入住报告
B.离店报告
C.预定报表(若有可能,打印所有预定的客人表)。
D.封房报表
E.在店客人名单(按字母排序)
F.在店客人名单(按房号)
G.客人明细帐务报告
H.正在离店客人帐单
I.客房部房态报表
以下为倒计时。
停机30分钟前:
•---电脑部经理或值班人员通知相关部门经理及所有电脑用户退出电脑系统。
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-003
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划的细节补充说明
批准人
总经理
页数
第3页
•---电脑操作员确认所有电脑用户已经退出电脑系统。
停机15分钟前
•---退出所有终端
•---电脑房Manager或值班人员DisableLogin
•---电脑房ManagerShutDown服务器。
•在停机期间,所有入店,离店,房态改动及交易都应手工记录在相应的报表上。
第三部分主要事故(意外的)
现场无备用电脑
•如果一二线电脑同时出现故障或前台服务器出现故障电脑部经理应立即联络电脑维护商—中软科技公司,争取能在最短时间内恢复系统的正常运行。
•最后一次的存储数据、程序库,及一些必要的表格应准备好。
•当后备电脑或服务器送抵酒店后,数据输入应该从电脑出事故那天做起,所有数据的输入都应该根据饭店的手工表格进行。
•当第一天所有的数据都已经输入完成时,就开始做CLOSEDAY。
CLOSE DAY应该由夜审人员完成,以确保当日所有变化以及帐目都能正确地输入到电脑中。
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-003
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
电脑系统出现故障时的紧急应对计划的细节补充说明
批准人
总经理
页数
第4页
电脑房应急程序
假设11:
00必须DOWN掉餐饮及前台服务器。
1、通知总机知会各部门主要协调人员现餐厅及前台服务器出现紧急故障。
(阐明需要半小时内所有中软电脑退出,餐厅收银机需要马上停止结帐、入帐,转入手工记帐,修复后再通知)。
“你好!
现餐厅及前台电脑系统出现紧急故障,需要半小时内所有相关部门做好停机准备,立即启用电脑系统紧急应急措施,请知会各部门主要协调员”
2、电脑房电话通知:
前厅、客房、预订、销售:
系统将要停止,半小时内做好一切停机准备,半小时后10:
30必须所有工作站正常退出系统;
“现系统出现紧急故障,请在半小时内做好一切停机准备,立即启用电脑系统应急措施”
3、总机房电话通知各收银点电脑将要紧急停机,全部停止结帐、入帐,转入手工记帐;“现系统出现紧急故障,请在半小时内做好一切停机准备,立即启用电脑系统应急措施”
4、半小时到后Disable服务器;
5、半小时后所有用户必须退出中软系统,如未退出系统必须再次通知,如果情况比较严重时应立即从服务器上删除,并进行BACKUP,包括其文件夹下的所有文件;
●系统数据备份至单机;
●DOWN掉中软:
DOWNEX电脑房(2分钟);
●DOWN掉中软主服务器;(5分钟)查看用户(并确保所有工作站退出——关机
●如果系统数据正常,做完备份后将系统数据转移至备用电脑
系统恢复后:
启动好服务器,连好中软系统确保服务器已完全正常工作,通知总机系统已恢复正常,请告知各协调员;
1、通知各部门,电脑已恢复正常,并提醒所有手工表需入电脑后前台方可做Checkout;
2、观察接口、系统是否正常;
•
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-004
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
中软各职位用户权限
批准人
总经理
页数
第1页
目的:
确保系统中用户权限定义正确。
政策:
各部门有新员工入职或离职人员,必须提交申请表,并由部门经理签字确认。
新员工系统申请表,需在申请表上注明中文名,英文名,所属部门岗位。
程序:
中软系统中已将职位建立相对应的组权限,添加权限时,按职位添加相对应的组权限。
行政办:
饭店总经理:
总经办权限。
前厅部:
前厅经理:
前厅经理权限。
前厅值班经理:
前厅主管权限。
前台主管:
前厅主管权限
前台接待:
前台接待权限
服务中心员工:
客房权限
行李部员工:
礼宾部权限
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-004
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
酒店电脑房
中软各职位用户权限
批准人
总经理
页数
第2页
客房部:
行政管家:
客房经理权限
行政副管家:
客房经理权限
员工:
客房员工权限
财务部:
财务经理:
财务经理权限
运作部经理:
财务经理权限
日审:
财务主管权限
应收:
财务主管权限
销售部:
销售总监:
销售经理权限
销售员:
销售主管权限
预定部经理:
销售文员权限
预定部员工:
销售文员权限
电脑房:
超级权限(超级管理员)
电脑房政策与程序
Computerroompolicyandprocedure
文件编号
P&P-电脑房-005
生效日期
2015年8月10日
修改日期
制定人
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