档案管理.docx
- 文档编号:29989648
- 上传时间:2023-08-04
- 格式:DOCX
- 页数:23
- 大小:28.16KB
档案管理.docx
《档案管理.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《档案管理.docx(23页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
档案管理
建设项目档案管理
⏹一、我省重大建设项目档案工作情况
⏹二、项目档案管理有关规范性文件
⏹三、相关概念
⏹四、建设单位及参建单位职责
⏹五、项目文件的质量要求
⏹六、竣工文件的编制
⏹七、项目文件的整理
⏹八、项目档案的整理
一、我省重大建设项目档案工作情况
(一)基本情况
(二)全省重大建设项目档案工作会
二、项目档案管理有关规范性文件
国家档案局、国家计委联合发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)
国家档案局、国家发改委联合发布《重大建设项目档案验收办法》(档发[2006]2号)
四川省档案局、省发改委、省经委、省建设厅联合印发《四川省重大建设项目档案管理办法》(川档发[2008]45号)
中华人民共和国档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
(DA/T28-2002)
中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2008年11月发布。
2009年5月1日实施)
中华人民共和国国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001
中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)
中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)
中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存
储、归档与档案管理要求第一部分:
电子文件归档
与档案管理》GB/T17678.1-1999
中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》
(GB/T11821-2002)
中华人民共和国国家标准《技术制图复制图的折
叠办法》GB/T10609.3
水电企业档案分类表(6-9大类)
三、相关概念
(一)建设项目基本程序
规划决策阶段、可行性研究阶段、设计阶段、建设准备阶段、建设实施阶段、竣工验收阶段、后评估阶段。
⏹1.规划决策阶段
提出项目建议、进行可行性研究、编制计划任务书、选址;
⏹2.设计阶段
设计是对拟建工程的实施在技术上和经济上进行全面而详尽的安排,是基本建设计划的具体化,是整个工程的决定性环节,是组织施工的依据。
根据建设项目的不同情况,设计过程一般划分为两个阶段,即初步设计和施工图设计。
⏹3.建设准备阶段
建设准备阶段包括:
建设准备和报批开工报告。
⏹4.建设实施阶段
这是基本建设程序中的关键阶段,是对项目具体付诸实施,是形成项目实体的关键环节。
⏹5.竣工验收阶段
竣工验收是工程建设过程的最后一个环节,是全面考核基本建设成果、检验设计和工程质量的重要步骤,包括:
竣工验收的准备工作;竣工验收。
⏹6.后评估阶段
项目建成运行后对项目质量、投资效益、环境影响等进行评估,总结项目建设成功或失误的经验教训,供以后的项目决策借鉴。
(二)相关术语和定义
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)
建设项目指建设、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工、独立组成的,在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。
在建设过程中,为了方便对项目进行管理,把一个建设项目划分为:
⏹建设项目
⏹若干单项工程
⏹若干单位工程
⏹若干分部工程
⏹若干分项工程
项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
⏹项目文件归档建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件;项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。
四、建设单位及参建单位职责
(一)总的要求:
⏹项目建设单位(业主、项目法人)负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
⏹在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条欺,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。
⏹项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。
项目档案应完整、准确、系统。
⏹建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应根据本规范的要求,完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
⏹项目文件产生于项目建设全过程,其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。
(二)建设单位(业主、项目法人)的职责
1、建立项目档案工作管理体系
(1)建立档案工作管理体制
◆确定分管领导
◆列入议事日程
◆建立档案工作机构
◆配备档案工作人员
(2)建立健全档案工作管理制度
①、档案管理制度
⏹文件收发文登记制度;
⏹文件收集和归档制度;
⏹文件流程控制制度;
⏹档案保密制度;
⏹档案利用制度;
⏹竣工图编制制度;
⏹档案整理、汇总和移交制度;
⏹档案库房管理制度等。
⏹项目档案管理办法(综合)
⏹(各项目可根据实际情况,制定相应的管理制度)
⏹②、档案工作制度
“三纳入、四同步、四参加”制度。
通过工作制度建设,形成档案文件材料形成、积累、归档控制体系。
⏹三纳入:
把文件材料的形成、积累、整理和归档纳入工作计划中,纳入有关部门和有关人员的职责范围。
⏹四同步:
布置任务同步,检查进度同步,总结鉴定同步,考核奖惩同步。
⏹四参加:
档案部门参加工程竣工验收、设备开箱、科研成果鉴定验收、产品定型会。
(3)建立项目档案工作网络
形成建设单位内部档案管理网络、建设单位与各参建单位之间的档案管理网络。
2、对参建单位进行有效监督指导
(1)纳入合同管理
(2)建立档案保证金制度
(3)对项目档案工作实行统一管理,实现档案管理与项目建设同步。
3、建设单位在项目文件的收集整理与项目档案的验收移交工作中的具体职责
⏹(1)、对合同中档案管理内容提出明确要求
⏹(2)、建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件;
⏹(3)、负责组织协调、监督、指导、检查本单位各部门和参建单位项目文件形成、收集、整理和归档工作;(4)、负责接收勘察、设计、施工、监理等参建单位移交的项目档案;整理、汇总全部的项目档案;
⏹(5)、负责做好项目档案验收前自检和有关资料的准备工作等。
在组织项目竣工验收前,应提请档案管理部门对项目档案进行验收;未取得项目档案验收认可文件,不得组织项目竣工验收;
⏹(6)、项目竣工验收后,建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。
(三)各参建单位在项目文件的收集整理与项目档案移交工作中的职责
(1)勘察、设计单位
收集、整理勘察、设计基础材料和有关的设计文件;参与编制竣工图;按规定向建设单位档案部门移交档案。
(2)施工单位
收集、整理所承担工程施工过程中形成的项目文件;编制竣工图;向建设单位档案部门移交档案(含施工文件和竣工图)。
◆项目实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。
(3)监理单位
◆建设单位委托的监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况,审核、签署竣工文件,并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
收集、整理监理工作中形成的文件;向建设单位档案部门移交项目监理档案。
(4)科研单位
收集、整理所承担科研课题工作中形成的文件;向建设单位档案部门移交档案。
◆项目试运行阶段
试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件;项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建设项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
项目文件的归档审查
◆施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经建设单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建设单位档案管理机构。
(四)安全保管档案
⏹
(1)集中管理;
⏹
(2)档案库房要求;
⏹(3)档案装具;
⏹(4)归档文件制成材料的耐久性;
⏹(5)档案实体和信息安全。
五、项目文件的质量要求
⏹1、项目文件的内容要求:
◆归档的项目文件应完整、成套、系统。
应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字认可手续完备。
●项目文件有责任人签字部位必须由责任人本人按照身份证的姓名签字,不得使用化名,严禁代签或用印章代替签名;签名时应注明日期。
●有责任单位签字盖章部位必须由责任单位负责人签字,加盖该单位的公章。
⏹其深度应符合国家有关工程勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
⏹2、字迹清楚,图样清晰,图表整洁;
⏹3、项目文件制成材料
(1)项目文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
(2)项目文件的文字材料应尽量统一为A4纸(297mmX210mm);对超出A4幅面的应折叠成A4幅面,如果要装订,要留足装订边界;对小于A4幅面影响装订的文件应托裱在A4纸上,留足装订边界。
(3)需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。
[凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需永久和长期保存的文件,应及时进行复印,并由责任单位和复印人在该复印件上签字盖章。
]
(4)复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
(5)录音、录像文件应保证载体的有效性。
(6)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
六、项目竣工文件的编制
(一)竣工文件编制要求
1、项目施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件。
2、竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。
3、竣工文件数量未满足合同或协议规定份数的,应按要求复制补齐。
4、编制单位应对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
5、监理单位和建设单位应对编制好的竣工文件进行真实性、完整性和准确性审核,发现不准确、遗漏或短缺时,应根据建设项目实际情况,进一步收集所缺少的重要文件;
(二)竣工图编制要求
⏹1.各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目,在项目竣工时要编制竣工图。
项目竣工图应由施工单位负责编制,如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的,应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。
⏹2.竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。
⏹3.按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图(新图)上加盖并签署竣工图章。
⏹4.一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更,可在原图(新图)上更改,加盖并签署竣工图章。
⏹5.涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图。
重绘图按原图编号,末尾加注“竣”字,或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。
6、同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明;不同建筑物、构筑物应分别编制。
7、建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。
8、竣工图图幅应按GB/T10609.3的要求统一折叠。
9、编制竣工图总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。
(三)竣工图的更改方法
⏹1、文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白处重新绘制。
⏹2、利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。
⏹3、无法在图纸上表达清楚的,应在标题栏上方或左边用文字加以说明。
⏹4、图上各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉,不遮盖其他线条。
(四)竣工图章的使用
1、所有竣工图应由编制单位逐张盖竣工图章,竣工图章中的内容应填写齐全、清楚,不得代签;
2、行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的,可在新图中采用竣工图标,并按要求签署竣工图标。
竣工图标的内容格式由行业统一规定。
3、竣工图章使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。
《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)
尺寸为80(20、20、20、20)X50(15、7、7、7、7、7)mm
(五)竣工图的审核
1、竣工图编制完成后,监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况,发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
2、竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
3、竣工图按单位工程、装置或专业编制,并配有详细编制说明和目录。
⏹4、竣工图应使用新的或干净的施工图,并按要求加盖并签署竣工图章。
⏹5、一张更改通知单涉及多图的,如果图纸不在同一卷册的,应将复印件附在有关卷册中,或在备考表中说明。
⏹6、国外引进项目、引进技术或由外方承包
的建设项目,外方提供的竣工图应由外方签字确认。
七、项目文件的整理
⏹1建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。
⏹2建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件,应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。
⏹3勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件,应按项目或专业整理。
⏹4施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
⏹5设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。
八、项目档案的整理
⏹全部项目档案的汇总整理应由建设单位负责进行或组织,其内容包括:
⏹1)根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况,设计、制定统一的项目档案分类编号体系。
⏹2)根据项目档案分类编号体系对全部档案进行统一的分类和编号;生产使用单位需要按照企业档案统一进行分类编号的,建设单位(并责成设计、施工及监理单位)可用铅笔临时填写档案号;
⏹3)对全部项目档案进行清点、编目,并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明;
⏹4)负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。
⏹档案目录的编制要求
⏹以项目为单位编制档案目录,如目录较厚,也可以单位工程或专业编制分类目录。
档案目录是为查找整套档案提供方便的检索工具,由项目档案编制说明、案卷级目录、卷内目录构成。
⏹项目档案编制说明包括两个方面的内容:
⏹1.项目简介。
⏹
(1)项目的构成,项目的用途,项目的批准单位和文号、批准日期;
⏹
(2)项目的总投资、占地面积和走向;(3)项目的筹建、动工、试生产日期和正式竣工投产、交付使用日期;
⏹(4)项目的工艺、设备产品情况;
⏹(5)项目的设计、施工、安装、监理单位;
⏹(6)项目的单位工程总数;
⏹(7)其他。
2.项目档案简介。
(1)项目档案整理的依据性文件;
(2)项目档案包括的主要文件材料内容;
(3)档案的构成及数量;
(4)其他需要说明的问题。
谢谢!
《基本建设项目档案资料管理暂行规定》
⏹1988年3月17日国家档案局、国家计委发布
⏹为了做好基本建设项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用,根据《中华人民共和国档案法》,结合基本建设工作的具体情况,特制定本暂行规定。
⏹该规定共五章(总则、档案资料的管理、竣工档案资料的管理要求、归档范围和保管期限、附则)二十条。
一个附表:
《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》
⏹基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
各有关单位要按照统一领导,统一管理档案的原则,管理好基本建设项目的档案资料,确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。
《重大建设项目档案验收办法》
⏹为加强重大建设项目档案管理工作,确保重大建设项目档案的完整、准确、系统和安全,根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定制定本办法。
⏹《重大建设项目档案验收办法》对项目档案工作的原则、验收组织、验收申请、验收要求等作了明确的规定。
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28——2002
⏹本标准规定了国家重大建设项目(工程)文件归档与档案整理的要求与方法。
⏹本标准适用国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收。
其它建设项目可参照本标准。
《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2008
⏹修改目的:
为适应科技工作和档案工作的发展,简化整理,进一步提高科技档案整理水平。
《科学技术档案案卷构成的一般要求》国标是1989年首次发布,2000年第一次修订。
此标准实施后得到了广泛运用,并促进和规范了科技档案工作。
随着我国经济和科技工作发展以及档案工作的发展,科技档案在内容上、管理方式上也发生了一些变化,如出现了知识产权申报材料、建设项目后评价材料,出现了大量的成册成套资料,出现了以件为单位的整理方法等。
⏹修改原则
在原标准的基础上,为适应科技工作的发展和档案工作的需要进行适当的补充和修订。
⏹第二次修订,2008年11月13日发布,2009年5月1日实施。
变化情况
总体框架与原标准相比有以下改变:
增加了第二章“规范性引用文件”;将原标准第二章的“定义”依次改为第三章的“术语与定义”;将原标准第七章的“卷皮、卷内表格的规格及其制成材料”改为第八章的“卷盒、表格规格及其制成材料”。
⏹3.7案卷目录(新增)
登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征,并按案卷号次序排列的档案目录。
⏹6.1卷内科技文件页号编写
⏹6.1.1案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页。
⏹案卷封面内容:
案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号。
◆取消原标准中的“档案馆号”
⏹7.1案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。
⏹7.2以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章。
⏹7.3案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装。
图纸折叠方法见GB/T10609.3。
破损的科技文件应修复。
◆取消原标准中“案卷内不允许有金属物”的说法。
◆超出卷盒幅面的折叠,幅面不足的不一定要托裱。
◆尊重成册成套的装订方式。
《四川省重大建设项目档案管理办法》
(川档发[2008]45号)
为加强和规范重大建设项目档案管理工
作,确保重大建设项目档案的完整、准确、系
统、安全和有效利用,根据《中华人民共和国
档案法》、《四川省〈中华人民共和国档案法〉
实施办法》、《重大建设项目档案验收办法》
(档发[2006]2号)及《国家重大建设项目文
件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-
2002)等有关规定,结合我省实际制定。
《四川省重大建设项目档案管理办法》
(川档发[2008]45号)
《四川省重大建设项目档案管理办
法》对项目档案工作的原则、各相关
部门职责、项目档案登记、项目档案
验收(组织、申请、验收的内容和要
求)以及违反管理办法的法律责任等
都作出了明确的规定。
《四川省重大建设项目档案管理办法》
(川档发[2008]45号)
⏹《四川省重大建设项目管理办法》重点规范了项目档案的验收工作。
强调项目档案验收是整个项目竣工验收的重要组成部分,明确了项目档案验收的主体、内容和要求,验收结果按百分制标准分为优秀、合格与不合格三个等级:
90分(含90分)以上为优秀,75至90分(含75分)为合格,其中项目档案的完整、准确、系统(附件2第二部分)不低于60分;75分以下为不合格。
⏹四川省发改委批准的项目,其档案验收适用本办法。
水电企业档案分类表(6-9大类)
⏹1992年能源部能源办[1992]231号发布,规定了水电企业生产、科研、基建、设备档案(即科技档案)分类规则。
对水电企业科技档案分类仍有实用价值。
⏹单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工,建设成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程
⏹单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工,但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
第五条建立项目档案登记制度
⏹项目开工后直至项目正式竣工验收前每年应进行项目档案登记,填报《四川省重大建设项目档案管理登记表》(附表)。
⏹省政府投资主管部门批准的项目,属于省级项目主管部门的,由省级项目主管部门组织填写,归口在市(州)人民政府的,由市(州)档案局组织填写,每年10月底前报省档案局。
⏹市(州)、县(市、区)人民政府及其投资主管部门批准的项目由同级档案局组织登记。
第四条项目档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则
⏹县级以上人民政府应当加强对项目档案管理工作的领导,建立健全项目档案管理工作机制,协调解决项目档案管理工作中的重大问题。
⏹县级以上人民政府投资主管部门应将当年建设项目名单抄送同级档案局;县级以上人民政府项目主管部门应当加强对项目档案管理工作的监督、检查和指导,按要求做好项目档案登记工作,参加项目档案验收。
⏹省档案局对全省项目档案管理工作进行统筹协调,并对省政府投资主管部门批准的项目档案管理工作进行监督指导,组织项目档案验收;各市(州)、县(市、区)档案局负责对当地项目档案管理工作进行监督指导,组织或参加项目档案验收。
⏹第十三条项目竣工验收前,应当组织项目档案验收。
⏹项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。
未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。
⏹项目档案验收应在项目竣工验
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 档案 管理