大商烘焙食品ERP系统使用标准版.docx
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大商烘焙食品ERP系统使用标准版.docx
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大商烘焙食品ERP系统使用标准版
用户须知
软件版权须知
1、版权法规定,未经版权所有者许可,不得完全或部分复制软件或随软件附带的手册,或者出租软件。
实施须知
2、企业必须安排专人负责项目的实施工作。
3、企业一般比较关注企业的当前需求,而多数企业忽略了长期的需求等,因此对于企业的信息化建设需要有一个全盘的考虑,软件在实施过程中,先解决企业的主要问题,待系统运行顺利后,再逐步解决个性问题。
4、企业必须有准确定位。
ERP项目本质上是一个管理项目,而不是纯粹的IT项目,它的导入和实施会涉及到企业管理的方方面面,需要对企业现有的管理模式、业务流程、作业方式和作业习惯进行系统整合,以提高企业的管理水平和效率为不断完善的主线。
5、只要企业与我们能够密切配合,通过企业应用人员的能动工作,不受干扰地把握主要目标的实现,就一定能够有效保障ERP的成功应用,使企业的信息化建设取得实质性成效。
系统数据须知
6、系统中的数据最多保留3个月,会员卡信息会在系统中保留18个月,关键数据请用户自行导出。
7、必须设置好每个部门每个操作人员的权限,严防不相干的人员了解产品的重要信息。
8、强制系统操作人员定期更改系统密码。
9、考虑到系统数据的安全性,建议用户使用加密狗运行软件。
10、企业的ERP系统管理员必须经常登录大商论坛,留意论坛上的各种通知。
风险须知
11、会员卡使用存在风险,如下所述。
(1)会员卡刷卡消费、充值、积分兑换时,建议打印两张小票,一张由用户签字后,留存公司,另一张留给客户,以备会员卡消费引起纠纷时用作依据。
(2)脱机状态下刷卡销售产品,可能存在会员卡透支的风险。
12、在退出前台销售系统时,必须按正常操作退出系统。
突然断电或强制退出系统有可能引起部分销售数据丢失。
13、前台销售程序必须安装在未写保护的分区上。
安装在写保护分区上,重启计算机后会引起脱机销售数据丢失。
系统运营须知
14、ERP工程是“老板工程”,作为企业的管理者一定要亲自负责。
15、ERP是一个巨大的知识宝库,系统提供了丰富的功能,在系统运作过程中,企业要把这些丰富的功能结合企业管理现场按实际需要使用,不可脱离实际需求、贪多求全。
16、在多年的经营中,企业有自身运行的惯性,因此软件与企业的结合有一个过程,系统要运行顺利,至少需要3个月甚至6个月的时间,企业要有这个心理准备。
在使用软件过程中要做到循序渐进,戒急戒躁。
17、正式运行初期后,手工帐表和系统帐表并行,预防数据出错;在停止手工帐表的过程中,要做到有步骤、分类别的逐步停止。
18、企业在ERP系统上线后,应该主动积极地去应用ERP系统、发掘ERP系统的价值。
在积极的应用态度下,ERP的性能和作用必将在应用中得到充分发挥,经常性地对ERP系统所带来的回报进行评估,通过"投入产出"的评价,从根本上对ERP系统进行评估,从而完善信息化建设中的不足之处。
19、ERP软件系统是一个有效的管理工具,自身具有丰富的功能,能否发挥其强大的功能,其决定因素在于软件的使用者。
建议企业指定专人负责监管系统的运行。
20、信息化建设不仅是技术变革,而且是管理创新、思想创新。
从某种意义上来说,信息化建设就是对企业的人、财、物资源及产、供、销环节在信息处理、工作方式、管理机制和人们的思想观念、习惯等方面进行的一次大创新和变革。
关于前台销售管理系统
前台销售管理系统用于管理各个门店的销售业务。
其安装在各个门店的计算机上。
前台销售管理系统函盖了门店营业的所有业务。
包括产品销售、订单上报、产品调拨、会员消费、大客户管理、交款结帐、顾客退货、预收定金、库存上报等各项业务。
登录前台销售管理系统
使用前台销售管理系统之前,需要首先登录系统。
其登录的操作步骤如下所述。
(1)双击桌面上的“食品ERP前台程序”,弹出如图3.1所示的登录窗口。
图3.1前台程序登录窗口
(2)单击操作员名称的下拉列表框,选取相应的操作员名称,单击该名称。
(3)在操作员密码中文本框中输入操作员密码。
(4)单击“确定”按钮,开始登录系统,弹出如图3.2所示的窗口。
图3.2前台销售界面
提示:
前台销售界面上,“1”用于输入产品数量和产品编码的文本框;“2”网点对外产品销售类别名称和价格;“3”用于显示上笔交易的信息;“4”用于显示网点的信息和操作员的信息;“5”ERP系统按键功能区;“6”显示所要销售的产品列表;“7”用于显示当前客户端的状态,是处于脱机状态还是联机状态;“8”用于输入数量和编码的数字功能区
正常销售产品
正常销售产品指生活中顾客直接付现购买产品。
其操作步骤如下所述。
(1)在文本框中录入所需产品的数量,例如输入“6”。
(2)按下键盘上,小键盘数字键区的“/”键,此时文本框右侧的数量变为“6”。
(3)在文字框中输入产品简码或拼音简写,移动键盘上的方向键,选取相应产品后,在表格中就显示了刚才录入的产品。
(4)依照上述方法录入所有顾客选购的产品,如图4.1所示。
图4.1录入产品信息后的界面
(5)按下键盘上的“End”键或者结账键,弹出如图4.2所示的结帐界面。
图4.2结帐界面
提示:
结帐界面中包含了多个名词,
a:
“销售类别”分为两种“货品”和“定金”。
“货品”指顾客正常购买产品,“定金”用于当顾客订购某一种蛋糕时,需要首先以预交一部分定金,顾客来取蛋糕时再付清其余帐款。
b:
“付款方式”分为“现金”和“刷卡”。
“现金”方式指直接使用现金或会员卡的方式来购买产品。
付款方式不能人为的做出修改,由计算机自动识别。
c:
“应收金额”指顾客所购买的产品的合计金额。
d:
“实收金额”指实际收取顾客现金的金额数目或刷卡的金额数目。
当顾客使用购物券时,实收金额为0。
e:
“冲减金额”指从定金中冲减的金额数目。
f:
“购物券”指顾客所使用的购物券金额,其值不能大于应收金额。
其值的计算方法为应收金额减去实收金额。
g:
“外欠金额”指顾客应该付的金额数目而没有付的金额数目。
其计算方法为应收金额减去实收金额减去购物券。
h:
“差价金额”指从企业流失的利润。
其计算方法为应收金额减去实收金额减去购物券减去外欠金额。
i:
“备注”用于填写一些外欠的信息或差价的原因或收取定金的客户信息。
j:
“收款”指从顾客手中直接收取的现金数目。
其主要用于收银员找零方便。
k:
“找零”指应当找给顾客的钱。
(6)在收款一栏中填入50,按下键盘上的“Enter键”,就出找零的金额数目。
(7)再次按下键盘上的“Enter键”,结束销售业务。
提示:
a:
修改产品的数量
(1)使用鼠标左键单击数量一列所在的单元格输入修改后的数量;
(2)按下键盘上的“Enter键”,修改完成。
b:
删除货品
(1)使用鼠标左键选中所要删除的货品;
(2)单击鼠标右键,弹出“删除货品”快捷菜单;
(3)单击“删除货品”快捷菜单项。
也可以按下键盘上的“Insert键”,将窗口焦点切换到产品销售列表中,然后移动键盘上的“方向键”,按下“Delete键”,弹出提示对话框,单击“是”按钮即可。
上述提示信息可用于所有产品列表中。
收取定金
收取定金主要用于顾客预订蛋糕的业务,当顾客预订某一种蛋糕时,将预付一部分定金,预付的定金,就通过收取定金的操作记入系统。
收取定金的操作步骤如下所述:
(1)登录前台销售系统。
(2)录入顾客所要订购的产品,例如在文本框中输入“dg”,弹出下拉列表。
(3)选取顾客要选定的一款蛋糕,例如“香蕉蛋糕”。
(4)按下键盘上的“End键”,弹出结帐界面。
(5)按下键盘上的“PageDown键”,此时“销售类别”后文本框中的内容变为“定金”。
如图4.3所示。
图4.3收取定金
注意:
由于顾客只是订购,并没有将货品取走,因此“应收金额”中显示为0。
(6)此时光标自动定位到“实收金额”,在其修改实收金额的数目,例如输入10元。
(7)在“备注”一栏填写相关的订购信息,例如填写蛋糕票的票号和顾客的取货时间。
(8)按下键盘上的“Enter”键,此时光标自动定位到“收款”一栏。
(9)在其中输入收款的金额,按下键盘上的“Enter键”,收取定金完成。
冲减定金
顾客会在一定的时间来取走预定的产品。
此时就必须将顾客预付的定金冲减掉,冲减后顾客的同时顾客也需要补齐所缺的现金。
其操作方法如下所述。
(1)在销售窗口中录入顾客所订的产品,例如输入“dg”,按下键盘上的“Enter键”。
(2)在下拉列表中选择相应产品,例如选择“香蕉蛋糕”,按下键盘上的“Enter键”。
(3)依次同样的方法,录入顾客所订购的产品。
(4)按下键盘上的“End键”,弹出如图4.4所示的结帐界面。
图4.4结帐界面
(5)按下键盘上的“Home键”,弹出所有的定金列表,如图4.5所示。
图4.5定金列表
(6)移动键盘上的方向键,选取相应的定金列表项。
(7)按下键盘上的“Enter键”,冲减的文本框中会显示顾客所预交的订金金额,同时实收文本框中会显示冲减后,应补交的余额。
图4.6冲减后的结帐界面
(8)光标自动聚焦在收款一栏,在其中输入收款的金额,按下键盘上的“Enter键”,在找零的文本框中将显示需要找回顾客的金额数目。
(9)按下键盘上的“Enter键”,开始上传数据,冲减定金的操作完成。
使用差价
差价用于描述从企业流失的利润。
例如当老板的朋友来购买产品时,某些产品不收钱,此时就需要将不收钱的产品计入差价;或者公司的礼仪招待所使用的产品。
使用差价的操作步骤如下所述。
(1)在销售窗口中录入顾客选购的产品,如图4.14所示。
图4.14录入顾客选购的产品
(2)按下键盘上的“End键”或者是结账键,弹出结帐界面,如图4.15所示。
图4.15结帐界面
(3)将实收金额改为“13”。
(4)按下键盘上的“Enter键”,此时差金额将显示“0.5”,同时光标自动定位到备注一栏中,如图4.18所示。
图4.18差价金额
(9)在备注中输入差价的原因。
(10)按下键盘上的“Enter键”,光标自动定位于收款一栏。
(11)在收款一栏输入收款金额。
(12)按下键盘上的“Enter键”,光标定位于“确定”按钮上。
(13)按下键盘上的“Enter键”,完成差价交易。
退货
食品行业的退货,仅限于店内退货,考虑到产品的安全性,出店门的产品是不允许退货的。
因此退货的窗口仅显示最近10条销售记录。
退货的操作方法如下所述。
(1)登录前台销售系统。
(2)按下键盘上的“F2键”,弹出退货窗口,如图5.1所示。
图5.1退货处理
(3)使用鼠标或移动键盘上的方向键,选中所要退货的交易记录。
(4)使用鼠标左键双击要退货的交易记录或按下键盘上的“Enter键”,点击查看明细,窗口的第二个表格中会显示此次交易的详细产品,如图5.2所示。
图5.2退货明细
(5)按下键盘上的“Delete键”或者是点击确认退货,弹出如图5.3所示的窗口。
图5.3退货提示
提示:
也可以在相应的交易记录上,单击鼠标右键,弹出如图5.4所示的快捷菜单;单击快捷菜单上的“确认退货”菜单项,弹出如图5.3所示的提示窗口。
图5.4确认退货快捷菜单
(6)单击“是”按钮,弹出退还顾客现金的对话框,如图5.5所示。
图5.5退还顾客现金提示
(7)单击“确定”按钮即可。
提示:
a:
如果顾客的本次交易含有定金,系统会弹出如图5.6所示的窗口,门店可视具体情况操作。
图5.6退货提示
b.如果顾客使用会员卡消费,退货后,会员卡内的金额会自动返还,其卡内的积分会自动削减。
c.执行退货操作时,对于一笔交易,退货时将本次交易的所有产品全部退掉,如果顾客只退还本次交易中的部分产品,应当将顾客仍需的产品重新录入系统。
退订金
顾客来订购生日蛋糕时,需要首先预交一部分订金。
当顾客退订产品时,需要退还顾客的订金。
退订金操作如下所述。
(1)登录前台销售系统。
(2)按下键盘上的“Shift+F2”键,弹出“退订金窗口”,如图5.7所示。
图5.7退订金窗口
(3)在窗口列表中,使用鼠标左键双击相应的订金记录,在窗口下部表格中,将会显示预订产品的详细信息,如图5.8所示。
图5.8查看预订产品的详细信息
提示:
查看预订产品的详细信息也可以使用键盘上的方向键,选定相应的订金记录后,按下键盘上的“Enter键”,在窗口下部表格中,将会显示预订产品的详细信息。
(4)按下键盘上的“Delet键”,弹出退订金的确认对话框,如图5.9所示。
图5.9退订金提示
提示:
也可以在相应的订金记录上,单击鼠标右键,弹出“确认退订金”的快捷菜单,单击“确认退订金”菜单项,弹出如图5.9所示的对话框。
(5)单击“是”按钮,弹出图5.10所示的对话框。
图5.10退订金提示
(6)单击“确定”按钮,完成退订金操作。
刷卡销售
(1)登录前台销售系统。
(2)在销售界面中录入会员选购的所有产品信息。
(3)按下键盘上的“F7”键,弹出如图6.1所示的面板。
图6.1刷卡面板
(4)将会员卡在读卡器上刷卡,此时销售界面的底部的面板中会显示会员的姓名、积分、余额、折扣等信息,如图6.2所示。
图6.2输入会员卡
(5)按下键盘上的“End键”结帐,弹出结帐界面,如图6.3所示,其中的付款方式为“刷卡”。
图6.3结帐界面
(6)按下键盘上的“Enter键”,结帐完成。
注意:
a.会员进行刷卡消费时,当会员卡内余额不足时,系统会提示充值操作,前台操作人员,按系统提示操作即可。
b.使用非储值卡消费时,可以在非储值卡上积分。
当使用非储值卡积分时,刷卡消费的界面中“付款方式”四个字以红色高亮显示,同时付款方式下拉列表框中显示“现金”,如图6.4所示。
图6.4非储值卡结帐界面
会员卡充值
会员卡充值用于向会员卡中的储值卡进行充值。
会员卡充值操作如下所述。
(1)登录前台销售管理系统。
(2)按下键盘上的“F7”键,弹出刷卡面板,如图6.5所示。
图6.5输入会员卡
(3)在读卡器上刷卡,此时在前台销售系统窗口的底部显示会员名称、积分、折扣、卡内余额等信息,如图6.6所示。
图6.6读入会员卡
(4)按下键盘上的“Ctrl+F6”键,弹出充值窗口,如图6.7所示。
图6.7会员充值
(5)在文本框中输入充值金额和收款金额。
(注意:
充值金额与收款金额不要写反了!
)
(6)单击“确认”按钮,充值完成。
注意:
会员卡的充值分为不能充值、可以充等值、可以充不等值三种情况。
此三种权限可在后台进行设定,不能充值时,前台不允许充值;可以充值等值时,收款金额一栏不允许做修改;可以充不等值的情况,收款金额一栏可以做修改。
修改会员信息
修改会员信息的操作方法如下所述。
(1)登录前台销售系统
(2)按下键盘上的“F7”键,弹出刷卡面板,如图6.8所示。
图6.8输入会员卡
(3)在读卡器上刷卡,此时在前台销售系统窗口的底部显示会员卡内的基本信息,如图6.9所示。
图6.9读卡器上刷卡
(6)按下键盘上的“Ctrl+F7”键,弹出维护会员信息对话框,如图6.10所示。
图6.10修改会员信息
(7)编辑会员详细信息。
(身份证号或手机号必须录入其中一个,以备挂失方便。
)
(8)使用鼠标左键单击“存盘”按钮,弹出如图6.11所示的对话框。
图6.11会员信息存盘
(9)单击“确定”按钮,完成会员信息的修改。
挂失会员卡
(1)登录前台销售管理系统。
(2)按下键盘上的“Shift+F6”键,弹出挂失会员卡的窗口,如图6.12所示
图6.12会员卡挂失
(3)选中手机号或身份证号,在文本框中输入对应的号码。
此处以输入手机号为例,如图6.13所示。
图6.13查找会员信息
(4)单击查找按钮,窗口中显示对应的会员信息。
(5)选中需要挂失的会员记录,在此记录上单击鼠标右键,弹出如图6.14所示的快捷菜单。
图6.14会员卡挂失快捷菜单
提示:
也可以在选中相应的记录后,直接单击“挂失”按钮。
(6)单击“会员卡挂失”菜单项,弹出如图6.15所示的窗口。
图6.15挂失会员卡提示
(7)单击“是”按钮,完成会员卡挂失。
提示:
如果依据所输入的号码找不到对应的会员卡时,系统会给予提示。
查询会员信息
查询会员信息用于查看会员的姓名、折扣、积分、卡内余额等基本信息,其操作方法如下所述。
(1)登录前台销售管理系统。
(2)按下键盘上的“F7”键,弹出刷卡面板,如图6.16所示。
图6.16输入会员卡
(3)在读卡器上刷卡,此时在前台销售系统窗口的底部显示会员名称、积分、折扣、卡内余额等信息,如图6.17所示。
图6.17显示会员卡信息
积分兑换
积分兑换用于将会员的积分兑换成相应的赠品,其操作方法如下所述。
(1)登录前台销售管理系统。
(2)按下键盘上的“F7”键,弹出刷卡面板,如图6.18所示。
图6.18输入会员卡
(3)在读卡器上刷卡,此时在前台销售系统窗口的底部显示会员名称、积分、折扣、卡内余额等信息。
(4)按下键盘上的“F3”键,弹出积分兑换的窗口,如图6.19所示。
图6.19积分兑换窗口
提示:
在“可兑换货品”列表中,列出当前会员可以兑换的所有货品;“本次兑换的货品”列表中列出了当前将要兑换的货品。
(5)在“可兑换货品”列表中,双击相应的货品,即可将此货品添加到本次兑换的列表。
提示:
(1)也可以首先选中所要兑换的货品,然后单击面板上向右的“红色箭头”,选中的货品就会添加到“本次兑换货品”。
(2)若需要将“本次兑换货品”列表中的产品删除掉,可首先选中“本次兑换货品”列表中的产品,此时窗口上向右的箭头为灰色不可用状态,而向左的箭头变为红色,如图6.20所示,然后单击向左的红色按钮即可。
图6.20移除“本次兑换货品”列表中的产品
(6)单击“确定”按钮,完成积分兑换。
大客户消费
(1)登录前台销售系统
(2)在销售窗口中录入客户所选购的产品。
(3)按下键盘上的“Shift+F7”键,弹出输入大客户信息面板,如图6.21所示。
图6.22输入大客户编号
(4)按下键盘上的“Enter键”,在窗口底部会显示大客户的相关信息,如图6.22所示。
(5)按下键盘上的“End键”,弹出结帐界面。
(6)结帐结束,完成大客户消费。
自制品入库
自制品入库用于将网点制作的产品录入系统中,其操作方法如下所述。
(1)登录前台销售系统。
(2)按下键盘上的“Ctrl+F10”键,弹出“自制品入库”窗口,如图9.1所示。
图9.1自制品入库
(3)在文本框中录入产品的数量和编码,或者直接点击右边的网点自制的产品名称。
(4)录入产品完成后,单击“确认存盘”按钮,弹出图9.2所示的对话框。
图9.2入库提示
自制品查询
网点操作员可以查看已经入库的自制品名称及数量等信息。
其操作方法如下所述。
(1)登录前台销售系统。
(2)按下键盘上的“Ctrl+F9键”,弹出“自制品入库查询”窗口,如图9.5所示。
图9.5自制品入库查询窗口
(3)窗口中列出了所入库的产品信息。
产品核销申请
产品核销申请的操作方法如下所述。
(1)登录前台销售系统。
(2)按下键盘上的“Shift+F8”键,弹出产品核销申请窗口,如图10.1所示。
图10.1产品核销窗口
(3)单击“新增核销单”按钮,光标自动聚焦到文本框中,在其中输入核销的产品名称及数量。
(4)在窗口底部的空白区域填写核销产品的原因等信息,如图10.2所示。
图10.2输入核销产品及原因
(5)单击“核销上报按钮,弹出如图10.3所示的对话框。
图10.3核销单存盘提示
(6)单击“是”按钮,弹出如图10.4所示的对话框。
图10.4存盘成功提示
(7)单击“确定”按钮,对话框消失。
(8)再次打开产品核销窗口,核销单列表中出现了新增的核销单的申请人、核销时间、核销状态等信息,如图10.5所示。
图10.5产品核销单
提示:
(1)删除所录入的产品:
首先按下键盘上的“Insert键”,将窗口焦点切换到产品列表上(也可以使用鼠标单击已经录入的自制品,然后按下键盘上的“Delete键”,即可删除当前产品。
(2)修改产品数量:
使用鼠标左键,单击自制品所在的数量一列,然后输入数量,按下键盘上的“Enter键”即可。
(3)删除核销单:
在核销单的状态为“未核销”时,可将核销单删除。
首先使用鼠标左键,单击核销单,然后单击“删除核销单”按钮,弹出如图10.6所示的对话框,单击“是”按钮即可。
图10.6核销单删除提示
原料核销申请
原料核销申请的操作方法如下所述。
(1)登录前台销售系统。
(2)按下键盘上的“Ctrl+F8”键,弹出产品核销申请窗口,如图10.7所示。
图10.7原料核销窗口
(3)单击“新增核销单”按钮,光标自动聚焦到文本框中,在其中输入核销的原料名称及数量。
(4)在窗口底部的空白区域填写核销原料的原因等信息,如图10.8所示。
图10.8输入核销产品及原因
(5)单击“核销上报”按钮,弹出如图10.9所示的对话框。
图10.9核销单存盘提示
(6)单击“是”按钮,弹出如图10.10所示的对话框。
图10.10存盘成功提示
(7)单击“确定”按钮,对话框消失。
(8)再次打开原料核销窗口,核销单列表中出现了新增的核销单的申请人、核销时间、核销状态等信息,如图10.11所示。
图10.11产品核销单
提示:
(1)删除所录入的原料:
首先按下键盘上的“Insert键”,将窗口焦点切换到产品列表上(也可以使用鼠标单击已经录入的自制品,然后按下键盘上的“Delete键”,即可删除当前产品。
(2)修改原料数量:
使用鼠标左键,单击自制品所在的数量一列,然后输入数量,按下键盘上的“Enter键”即可。
(3)删除核销单:
在核销单的状态为“未核销”时,可将核销单删除。
首先使用鼠标左键,单击核销单,然后单击“删除核销单”按钮,弹出如图10.12所示的对话框,单击“是”按钮即可。
图10.12核销单删除提示
代销品入库
代销品入库主要用于供应商直接将代销的产品送往网点,而不是直接由厂内配送到各网点的情况。
其操作方法如下所述。
(1)登录前台销售系统。
(2)按下键盘上的“Alt+F12”键,弹出“代销品入库”窗口,如图12.1所示。
图12.1代销品入库窗口
(3)单击“新增入库单”按钮,光标聚焦到供应商下拉列表框,如图12.2所示。
图12.2新增入库单
(4)单击供应商下拉列表框,弹出下拉列表,如图12.3所示。
图12.3供应商下拉列表
(5)在下拉列表中单击相应的供应商信息;在文本框中输入所购代销品的信息。
(6)单击“入库单存盘”按钮,弹出如图12.4所示的对话框
图12.4入库单存盘提示
(7)单击“是”按钮,弹出如图12.5所示的对话框。
图12.5存盘成功
(8)单击“确定”按钮,代销品入库制单完成,代销品入库窗品消失,系统返回销售主界面。
(9)再次按下键盘上的“Alt+F12”键,弹出代销品入库窗口。
(10)在入库单列表中选中制作的入库单。
(11)单击“确认入库”按钮,弹出如图12.6所
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