行政制度名嘉集团行政管理制度.docx
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行政制度名嘉集团行政管理制度
集团
行政管理制度
(试行稿)
二零一零年六月
行政管理制度目录
行政管理制度4
(一)公文管理办法5
1.总则5
2.公文种类5
3.公文格式5
4.公文办理9
5.公文的保密及紧急程度规定14
6.罚则16
(二)印章管理规定17
1.总则17
2.印章的刻制与保管17
3.印章的使用19
4.印章的使用范围20
5.印章的封存、遗失21
6.其他规定22
7.罚则22
8.附则23
(三)电话号簿编制管理规定23
1.总则23
2.职责划分23
3.电话号簿编制规定24
4.顺序编排25
5.电话号簿编制要求26
(四)证照管理办法27
1.总则27
2.证照管理27
3.证照年检28
4.罚则28
(五)资料报送、接收管理办法29
1.总则29
2.资料报送、接收的管理29
3.资料报送、接收的程序30
4.资料报送、接收的要求32
5.附则32
(六)固定资产、低值易耗品管理办法33
1.总则33
2.资产的购置34
3.资产的管理与维修36
4.罚则38
(七)办公用品管理办法40
1.总则40
2.办公用品的购置40
3.办公用品的领用和管理41
4.罚则43
(八)公务往来礼品管理办法44
1.总则44
2.礼品购置与管理44
3.接收礼品管理46
4.罚则46
(九)公务手机使用及话费核报管理办法47
1.总则47
2.话费标准的核定与报销47
3.公务手机使用要求48
4.罚则49
(十)公务用车管理办法49
1.总则49
2.车辆调度49
3.车辆维修与保养51
4.油料管理53
5.费用报销54
6.罚则54
(十一)出差管理规定57
1.总则57
2.出差管理细则57
3.费用及借款报销审批60
4.处罚规定61
5.附则62
(十二)会议管理规定63
1.总则63
3.会议组织与管理64
4.会议室管理66
(十三)集团办公区管理规定67
(十四)食堂管理规定70
(十五)安全保卫管理办法75
(十六)保洁管理办法79
(十七)招待所管理办法82
(十八)办公区水电费管理办法84
(十九)前台接待管理办法85
(二十)档案管理办法87
1.总则87
2.档案的收集、移交87
3.档案的管理92
4.档案的微机管理95
5.档案的借阅96
6.档案的复印98
7.罚则99
8.附则100
行政管理制度
一、目的
为了维护公司的利益,保证公司的高度统一,调动一切积极因素,依据有关法律法规,结合公司实际,制定本制度。
二、适用范围
本制度是严肃公司纪律、实施奖惩的基本依据,适用于山东名嘉集团全体员工。
三、批准和解释
本制度由山东名嘉集团董事长批准后生效;
本制度由山东名嘉集团行政管理中心负责解释。
(一)公文管理办法
1.总则
1.1为规范公文管理,特制定本办法。
1.2本办法适用于集团公司和各项目公司的公文管理。
2.公文种类
2.1公文主要包括发文和收文两大类。
2.1.1收文:
主要指外部组织或个人给公司的通知、批复、函等。
2.1.2发文:
主要指集团或集团各中心、各项目公司的请示、报告、函、通知、批复、通报、决定、会议纪要、规章制度等。
3.公文格式
3.1公文格式除遵循不同文种的书写格式要求外,还应遵循以下规定:
3.1.1纸张:
公文一律采用A4打印纸,公文中图文的颜色为黑色。
3.1.2字号:
发文字号由发文部门代字、年份和序号组成,用4号仿宋字,居中排
布;年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称,用六角括号“〔〕”括
入,序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字,以集团为例,如“名
集字〔2009〕1号”。
集团使用“集团名称”加“文件”两字的红头文件发文。
3.1.2.1集团对外发文,用名集字〔××××〕×号;
3.1.2.2集团对内下发涉及督查中心的文件,用名集督字〔××××〕×号;
3.1.2.3集团对内下发涉及发展一中心的文件,用名集发一字〔××××〕×号;
3.1.2.4集团对内下发涉及发展二中心的文件,用名集发二字〔××××〕×号;
3.1.2.5集团对内下发涉及行政管理中心的文件,用名集行字〔××××〕×号;
3.1.2.6集团对内下发涉及信息管理中心的文件,用名集信字〔××××〕×号;
3.1.2.7集团对内下发涉及人力资源管理中心的文件,用名集人字〔××××〕×号;
3.1.2.8集团对内下发涉及人力资源招聘管理中心的文件,用名集人招字〔××××〕×号;
3.1.2.9集团对内下发涉及人力资源猎头管理中心的文件,用名集人猎字〔××××〕×号;
3.1.2.10集团对内下发涉及培训中心的文件,用名集培字〔××××〕×号;
3.1.2.11集团对内下发涉及财务管理中心的文件,用名集财字〔××××〕×号;
3.1.2.12集团对内下发涉及工程管理中心的文件,用名集工字〔××××〕×号;
3.1.2.13集团对内下发涉及工程技术管理中心的文件,用名集工技字〔××××〕×号;
3.1.2.14集团对内下发涉及室内设计中心的文件,用名集室设字〔××××〕×号;
3.1.2.15集团对内下发涉及建筑设计中心的文件,用名集建设字〔××××〕×号;
3.1.2.16集团对内下发造价管理中心的文件,用名集造字〔××××〕×号;
3.1.2.17集团对内下发招标采购合同管理中心的文件,用名集招字〔××××〕×号;
3.1.2.18集团对内下发涉及销售管理中心的文件,用名集销字〔××××〕×号;
3.1.2.19集团对内下发涉及营销策划中心的文件,用名集营字〔××××〕×号;
3.1.2.20集团对内下发涉及市场招商中心的文件,用名集市招字〔××××〕×号;
3.1.2.21集团对内下发涉及物业管理中心的文件,用名集物字〔××××〕×号;
3.1.2.22集团对内下发涉及商场招商管理中心的文件,用名集商招字〔××××〕×号;
3.1.2.23集团对内下发涉及商场运营管理中心的文件,用名集商运字〔××××〕×号;
3.1.2.24集团对内下发涉及商场采购管理中心的文件,用名集商采字〔××××〕×号;
3.1.2.25集团印发会议纪要,按印发顺序号编写序号,如〔××××〕“第1号”。
3.1.3标题:
公文标题用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排列;回行时,要
做到词意完整,排列对称,间距适当。
标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。
3.1.4主送:
主送部门名称在标题下空一行,起于左侧顶格,用4号仿宋字。
3.1.5正文:
正文在主送部门名称下一行,每自然段左空两字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
正文采用4号仿宋体字,文中如有标题,可用4号宋体字加黑或黑体字(如落款页无正文,必须注明“此页无正文”)。
3.1.6附件:
附件在正文下空一行左空两字,用4号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿位伯数字;附件名称后不加标点符号。
3.1.7落款:
成文日期用汉字年、月、日标全,“零”写为“○”。
单一公司或部门制发的公文在落款处不署发文部门名称,只标识成文日期。
成文日期右空四字,加盖印章应距正文一行之内,端正、居中下压成文日期,印章用红色。
当联合行文需要加盖两个印章时,应将成文日期拉开;主办部门印章在前,两印章互不相交或相切。
3.1.8主题词:
主题词用4号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用4号宋体字;词目之间空一字。
公司内部行文可以不标主题词,对外行文要有主题词。
3.1.9抄送:
抄送机关名称在主题词下一行,左右各空一个字,用4号宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送部门之间用逗号隔开,回行时与冒号后抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后面标句号。
3.1.10印发:
印发部门和印发日期位于抄送机关之下面(无抄送机关在主题词之下),占一行位置,用4号宋体。
印发部门左空一字,印发日期右空一字。
印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
3.1.11装订:
公文装订应在左侧居中,不掉页。
3.1.12公文中的数字,除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
3.1.13制度内容的层次结构必须按“章”“条”“一”及1、2、3的层次进行叙述,“章”“条”编号一律采用中文数字。
4.公文办理
4.1文件实行归口管理,集团行政管理中心办公室和各项目公司总经理办公室为公文管理责任部门,并指定专人负责公文收发处理工作。
4.1.1收文管理:
4.1.1.1集团收文均由集团行政管理中心指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。
4.1.1.2各级领导阅批公文应仔细认真,阅毕要签名并注明日期,不得圈阅。
需要签署具体意见的要明确具体。
4.1.1.3集团各中心的外来文件由集团各中心的负责人指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。
4.1.1.4电子邮件由集团办公室和各项目公司总经办负责接收、登记并及时向相关部门转发。
4.1.1.5相关部门接收文件应及时在《公文签收单》(见附件MJ-XZ-003)上签名,接收电子邮件和传真,如有回执的,按回执要求回复发文单位。
同时,检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等差错,发现问题及时向发文单位查询,予以弥补。
4.1.1.6收文后,及时按第六条规定做好来文处理。
4.1.2发文管理
4.1.2.1集团公司发文均由集团行政管理中心负责起草、审核、送批、印发、建档。
4.1.2.2集团各中心发文由各中心指定专人负责起草、审核,由行政管理中心审核、报批、印发、建档。
4.1.2.3集团对外发文的文字均由集团行政管理中心负责人审核,财务数据由财务管理中心负责人(其他各公司由财务部经理)审核,必要时由集团法务人员审核,从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关,做到准确无误。
4.1.2.4集团各中心一般只在集团内行文,不对外发文。
各项目公司因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时,一律报送集团行政管理中心办公室,报经集团分管领导审核,董事长批准后方可盖章发文。
4.1.2.5其他需要报集团(副)总裁、董事长审阅的,应及时予以呈报。
4.1.2.6文件资料下发至非集团所在地各公司或相关人员的,发文部门在发文当日应以传真或电子邮件形式送达,并由接收人及时将文件资料送至相关部门。
4.2收文处理程序
4.2.1集团收文处理程序
4.2.1.1接收:
集团行政管理中心在接收到集团外来文件时,由专人对文件进行登记,按流水顺序编号。
4.2.1.2传递:
文件登记、编号后,填写《来文处理单》(见附件MJ-XZ-001),并将所接收的文件附在处理单后,及时送行政管理中心负责人拟办。
4.2.1.3拟办:
行政管理中心负责人对收文必须进行认真审阅,并做出初步处理意见。
如果需要报(副)总裁审批的,应及时交(副)总裁办秘书予以呈报。
4.2.1.4承办:
行政管理中心根据拟办意见由专人送相关部门或相关人员予以办理。
承办部门或承办人应按照批示或处理意见予以办理,并将办理经过、结果在《来文处理单》(见附件MJ-XZ-001)描述清楚,反馈给行政管理中心办公室,如果需要报(副)总裁批准的,应及时交(副)总裁办秘书予以呈报。
4.2.1.5催办:
集团行政管理中心办公室按要求对没有反馈结果的承办部门及时催办,收到文件办理结果后,应及时向行文单位予以反馈,并做好反馈记录。
4.2.1.6建档:
文件反馈后,集团行政管理中心办公室必须对收文进行分类建档,并按时向档案管理科移交。
4.2.2各中心收文处理程序
4.2.2.1接收:
各管理中心指定专人负责来文的接收、登记、编号。
4.2.2.2传递:
文件登记、编号后,填写《来文处理单》(见附件MJ-XZ-001),并将所接收的文件附在处理表后,及时送各管理中心负责人拟办。
4.2.2.3拟办:
需要下发至各中心、各项目公司的文件,直属业务中心负责人必须对来文进行认真审阅,并做出初步处理意见。
如果集团外来文,需要报(副)总裁,应及时呈请批示。
4.2.2.4承办:
办公室根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。
承办部门或承办人应按照审批意见予以办理,并将办理经过、结果在《来文处理单》(见附件MJ-XZ-001)描述清楚并反馈给办公室,如果需要报(副)总裁审核批准的,应及时予以呈报。
4.2.2.5催办:
办公室按要求及时催办,收到文件办理结果后,应及时向行文部门予以反馈,并做好反馈记录。
4.2.2.6建档:
文件反馈后,办公室必须对收文进行分类建档,并按规定时间移交档案管理科存档。
4.3发文处理程序
4.3.1集团发文程序
4.3.1.1起草:
集团行政管理中心负责集团发文的拟稿。
文件起草完毕后,应填写《发文会签单》(见附件:
MJ-XZ-002)
4.3.1.2核稿:
行政管理中心负责人应对发文的文字部分进行审核,并根据发文内容提出会签意见;涉及财务数据的应交集团财务管理中心负责人审核。
4.3.1.3会签:
初稿经审核后,由办公室根据“会签意见”,传递并跟踪相关部门确认、签字。
4.3.1.4签发:
会签结束后,由集团副总裁、常务副总裁、总裁或董事长签署发布意见。
4.3.1.5盖章:
文件经副总裁、常务副总裁、总裁或董事长签署发布意见后,由办公室按照《印章管理规定》办理文件盖章手续。
4.3.1.6发布:
文件盖章后,由办公室按照文件内容印发到各相关部门并签收;使用邮箱系统发布的,须设置“回执”要求;实行OA系统发文的,按系统的具体要求办理。
对外发文的要使用《对外发文会签单》(MJ-XZ-026)
4.3.1.7建档:
文件发布后,必须按档案管理办法进行分类建档,按规定时间移交至行政管理中心档案室。
4.3.2各职能部门和各公司发文程序
4.3.2.1起草:
集团各职能部门和各公司发文按文件属性指定经办部门、指定专人起草。
文件起草完毕后,应填写《发文会签单》(参照附件MJ-XZ-002),由经办部门负责人、分管总经理审核。
4.3.2.2核稿:
由行政管理中心负责人、财务中心负责人分别对文字和财务数据进行审核。
4.3.2.3签发:
文件审核后,集团各职能部门发文由集团副总裁、常务副总裁、总裁或董事长签署发布意见,各公司发文由各公司负责人签署发布意见。
4.3.2.4盖章:
文件经负责人签署发布意见后,由办公室按照《印章管理办法》办理文件盖章手续。
4.3.2.5发布:
文件盖章后,由办公室按照文件内容要求发布到相关部门并签收。
4.3.2.6建档:
文件发布后,必须进行分类建档,并及时交档案管理员存档。
5.公文的保密及紧急程度规定
5.1保密等级规定
5.1.1公文密级划分为绝密、机密、秘密三级。
5.1.1.1绝密级:
是最重要的秘密,泄露后会使企业经营安全和合法利益遭受特别严重的威胁和巨大的经济损失;
5.1.1.2机密级:
是重要的秘密,泄露后会使企业经营安全和合法利益遭到重大的威胁和经济损失;
5.1.1.3秘密级:
是指一般的商业秘密,泄露后会使企业经营竞争加剧,合法经济利益遭受一定损失或潜伏一定的损失。
5.1.2保密文件分类
5.1.2.1绝密:
公司经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级,如尚未公布、立项、或付诸实施的项目意向性报告,融资、财务规划方案,总裁级以上高端人事安排等文件;
5.1.2.2机密:
公司的公布实施前的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等;
5.1.2.3秘密:
涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类文件信息。
5.1.3密级的确定
公文的密级由起草人拟定,由签发人签发文件时确定。
5.2紧急等级规定
5.2.1公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。
5.2.1.1特急:
是指内容特别重要、紧急,需要立即、优先、限时传递处理的文件;
5.2.1.2紧急:
是指内容比较重要、紧急,需要优先传递处理的文件;
5.2.1.3平急:
是指内容重要,需要优先于日常事务传递处理的文件。
5.2.2处理规定
特急件按办文时限完成;紧急件当日完成;平急件三日内完成。
5.2.3紧急等级的确定
公文的紧急等级由起草人拟定,由签发人签发文件时确定。
6.罚则
6.1文件承办部门或经办人未按规定收发文及办复或因责任心不强造成文件损坏丢失的,集团行政管理中心应及时查明原因,并对责任人处以50—200元的罚款,造成损失的应赔偿损失;违反本办法其他规定的,按集团相关规定予以处理。
(二)印章管理规定
1.总则
1.1为规范集团各类印章管理,规避营运风险,制定本规定。
1.2本规定适用于集团各中心的印章管理。
1.3印章分类
1.3.1公章:
是代表集团,用于重大事项内外发文使用的刻有公司名称的印章。
1.3.2法人章:
是集团法人代表所拥有的刻有法定代表人姓名的个人印章。
1.3.3业务专用章:
指集团对外财务收支、税务登记、签订合约等业务使用的,刻有本公司名称、法定代表人姓名及特定业务用途的印章,如财务专用章、合同专用章等。
1.3.4部门章:
是代表集团各中心,用于重大事项对内发文使用的刻有集团各中心名称的印章;各项目公司下设部门无需印章。
2.印章的刻制与保管
2.1印章刻制
2.1.1集团公司公章、法人章、业务专用章,由集团行政管理中心填报《签呈》,经中心负责人、副总裁、常务副总裁、总裁或董事长审批后,由行政管理中心根据董事长意见指定专人持法定代表人签章《营业执照》复印件到当地公安机关备案,填制《刻公章申请表》(由当地公安机关提供),待公安机关审核后到指定单位刻制。
2.1.2集团各中心印章,由中心负责人提出申请,经集团(副)总裁审批,由集团行政管理中心负责统一刻制。
2.2印章保管
2.2.1各类印章刻制后,按“统一建档、集中保管、专人负责、使用”的原则,交由经集团指定的专人进行登记、保管和使用。
2.2.2印章登记须包含:
印章名称、数量、颁发部门、日期、启用时间等内容,并在登记本上盖上印模备考。
2.2.3单独设置保险柜保存印章,一组钥匙,由集团指定两人共同负责。
一人管理钥匙,一人管理密码。
2.2.4如两人中一人因事休假等原因不在岗时,休假前将本人负责事项交到行政管理中心负责人处代为行使职责。
如休班人员为密码保管人,则保管人员正常上班后,密码重新更改。
登记用印的起止日期,实行管印人员登记备案制,以明确责任,落实到人。
交接工作时,应严格办理交接手续,登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。
交接人员签字,办公室负责人监督交接并签字认可后备存。
2.2.5印章主管两人不得同时休班离岗。
2.2.6印章保管人发生变动时,行政管理中心应及时报请集团指定新的责任人。
原印章保管人须在做好交接工作后方可离任,同时保险柜密码须及时更改。
3.印章的使用
3.1用印程序
3.1.1集团印章,均须经办人填写《用印审批单》(见附件MJ-XZ-004),经本部门负责人、法务负责人、相关部门负责人、主管领导、(副)总裁、董事长签批后,报印章主管人登记,印章主管人用印,用印申请人和办公室主任同时监印;
3.1.2集团各中心印章凭审批后的发文会签单,由各中心负责人决定用印。
3.1.3各项目公司印章如涉及重大招投标、经济合同、工程款支付,向政府部门印发文件的,须报总裁、董事长审批后用印。
3.1.4集团其它制度文件有特殊规定的,从其规定。
3.2在存放印章的房间需加设摄像头,所有印章不得带离房间,加盖印章不得离开摄像范围之外,否则,一经发现,严厉处罚当事人。
确需带出集团或公司用印,必须经董事长亲笔签审后,由印章保管人携带印章与用印人共同外出使用;董事长不在等特殊情况下,需按印章使用程序签批,电话呈请董事长同意后,由印章保管人携带印章与用印人共同外出使用。
事后印章保管人应督促用印人补办签批手续。
3.3用印登记
由印章保管人按照不同印章分别登记《印章使用登记表》(见附件MJ-XZ-005),具体登记项目有:
用印时间、编号、部门、内容、数量、经办人姓名、批准用印人姓名及盖印人姓名等。
4.印章的使用范围
4.1集团公司和各项目公司公章、法人章、财务专用章、合同专用章等在工商、公安部门进行登记备案的印章按本办法规定程序对外使用。
集团职能部门印章按本规定程序对内使用,一律不得超出集团及下属各公司范围给第三方使用。
如确需使用,须经董事长批准,但仅限于文件签收,不得对合同、债务、担保承诺,不得用于劳动招聘、招标、签证、招商等。
4.2集团公章用于对外宣传、联络、协调、对外报送材料以及对内、对外发文,不得在任何对外经济业务往来性质的材料上使用。
4.3各公司公章的使用范围:
4.3.1用于对内、对外发送的公文、财务报表;
4.3.2对外签订的各类合同;
4.3.3向工商、税务、统计等行政主管部门报送的有关材料;
4.3.4对外联络、宣传、协调及经济、业务往来的相关材料;
4.3.5董事长、(副)总裁批准的其他用途。
4.4财务章的使用范围:
4.4.1财务专用章仅限于对外开具收据以及支票、汇票等银行票据;
4.4.2发票专用章仅限于对外开具发票。
4.5合同专用章仅限于公司依据《合同管理办法》规定对外签订的各类经济合同,及依据《劳动合同法》规定内部用工签订的《劳动合同》及相关协议中使用。
4.6公司法定代表人印鉴的使用范围:
4.6.1财务部门对外出具支票、汇票等银行票据;
4.6.2公司法定代表人履行职责;
4.6.3公司有关报表及对外报送材料上需法定代表人签章的;
4.6.4其他经董事长批准的用途。
4.7印章不得在任何非工作性质的材料、空白纸张、空白介绍信以及没有经济往来依据前提下签发的收条、收据、发票等财务资料上使用。
4.8未经董事长或总经理书面同意,印章不得做以下用途:
4.8.1在为集团和公司以外的其他任何公司、组织、个人出具的设有担保、抵押、质押等经济责任的合同或资料上使用;
4.8.2在为非集团和公司员工开具的有关介绍信、证明等材料上使用;
4.8.3在其他单位和个人以要约或要约邀请形式出现的宣传图纸、订单等具有经济往来性质的文书上使用;
4.8.4其他非本章规定的印章使用范围。
5.印章的封存、遗失
5.1印章的封存
集团各中心或公司因名称变更或机构撤销时,其所刻制的印章相应停止使用,交由集团档案室封存。
5.2印章的遗失
印章遗失时,由该公章管理人填写《签呈》,呈董事长核签后到公安机关备案,必要时按董事长指示在报纸刊登遗失声明,印章管理人同时按第四条规定刻制新印章。
6.其他规定
6.1用印批准人必须严格履行职责,按照印章使用规定,做好对用印材料的审核工作。
6.2行政管理中心印章保管责任人应在每月5日前将上月
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