机关常用公文格式标准.docx
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机关常用公文格式标准.docx
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机关常用公文格式标准
党政机关常用公文格式标准
一、构成要素
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
二、排版形式
(一)用纸幅面尺寸
公文用纸采用国际标准A4型,成品尺寸为297mm×210mm。
(二)版面
1.页边与版心尺寸
公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,下白边为35mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,右白边为26mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。
2.字体和字号
如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。
特定情况可以作适当调整。
3.行数和字数
一般每页排22行,每行排28个字,行间距用3号字的4/5个,并撑满版心。
特定情况可以作适当调整。
4.文字的颜色
如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。
三、各要素及排版形式
最新标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
(一)版头
1.份号
如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
2.密级和保密期限
如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3.紧急程度
如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5.发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
6.签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
(二)公文主体部分
置于公文首页红色反线(不含)以下至抄送机关(不含)之间的各要素统称主体。
包括:
标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。
1.标题
一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
2.主送机关
编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。
3.正文
公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4.附件说明
如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:
1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名、成文日期和印章
(1)加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。
单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
(2)不加盖印章的公文
单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。
(3)加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时,在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章,签名章左空二字标注签发人职务,以签名章为准上下居中排布。
在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时,应当先编排主办机关签发人职务、签名章,其余机关签发人职务、签名章依次向下编排,与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
(4)成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
(5)特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
6.附注
如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
7.附件
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。
附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。
附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
(三)版记
1.版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。
首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2.抄送机关
如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。
“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。
既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。
3.印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
(四)页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm(距页脚边缘28mm)。
单页码居右空一字,双页码居左空一字。
公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。
公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。
四、式样
一般公文版式见图1;加盖签章上行公文版式见图2;联合行文公文版式见图3。
000001(份号,三号字)
秘密★×年(三号黑体)35mm
特急(三号黑体)
××(小标宋字体)文件
××××〔2013〕×号
××关于××的通知(二号小标宋字体,居中
排布,回行做到词义完整,排列成
梯形或菱形)
主送机关(顶格排布,如主送机关过多首页不能显示正文,则将主送机关移至版记;如是上行文,原则上主送一个上级机关):
正文使用三号仿宋体,每页22行,每行28个字,每段首行空2字符,×××××××××××××××××××××。
一、一级标题(三号黑体)
正文(三号仿宋体)×××××××××××××××××××××××××××。
(一)二级标题(三号楷体)
正文(三号仿宋体)×××××××××××××××××××××××××××。
1.三级标题(三号仿宋体)
正文(三号仿宋体)×××××××××××××××××××××××××××。
(1)四级标题(三号仿宋体)
正文(三号仿宋体)××××××××××××××,××××××××××××××××××××。
(空一行,如有附件,一一注明)
×××××××××
××年××月××日
(发文机关署名最后一个字右空2字,成文日期用阿拉伯数字排在单位名称2字后)
(如有附注,如:
此件发至县级,居左空2字加圆括号排在日期下一行。
)
(左空一个字)抄送:
×××,×××,×××。
(右空一个字)
(左空一个字)××××××年××月××日印发(右空一个字)
000001(份号,三号字)
秘密★×年(三号黑体)35mm
特急(三号黑体)
××××××文件()
××××〔2013〕×号签发人:
×(楷体)×
××关于××的报告(二号小标宋字体,居中
排布,回行做到词义完整,排列成
梯形或菱形)
主送机关(顶格排布,如主送机关过多首页不能显示正文,则将主送机关移至版记;如是上行文,原则上主送一个上级机关):
正文使用三号仿宋体,每页22行,每行28个字,每段首行空2字符,×××××××××××××××。
一、一级标题(三号黑体)
正文(三号仿宋体)×××××××××××××××××××××××××××。
(一)二级标题(三号楷体)
正文(三号仿宋体)×××××××××。
1.三级标题(三号仿宋体)
正文(三号仿宋体)×××××××××。
(1)四级标题(三号仿宋体)
正文(三号仿宋体)×××××××××。
附件:
1.×××(后不加标点,如附件名称太长需回行时,
应与上一行附件名称的首字对齐)××
2.××××××××××××××××××
×××××××××××××
××年××月××日
(公文需加盖印章时,成文日期用阿拉伯数字,一般右空4字编排;在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名)
(如有附注,如:
联系人,联系电话,居左空2字加圆括号排在日期下一行。
)
(左空一个字)抄送:
×××,×××,×××。
(右空一个字)
(左空一个字)×××× ××年××月××日印发(右空一个字)
000001(份号,三号字)
秘密★×年(三号黑体)35mm
特急(三号黑体)
××××××××
××××××××
××××××××
××××〔2013〕×号签发人:
×(楷体)×
××关于××的××(二号小标宋字体,居中
排布,回行做到词义完整,排列成
梯形或菱形)
主送机关:
正文××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件:
×××(后不加标点,如附件名称太长需回行时,
应与上一行附件名称的首字对齐)××
×(单位名称)××(单位名称)××(单位名称)×
×××(单位名称)××××××(单位名称)×××
××年××月××日
公文需加盖印章时,成文日期一般最后一个字右空4字。
联合行文需加盖印章时,将发文机关署名按顺序整齐排列,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐,互不相交或相切,每排印章两端不得超过版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
(左空一个字)抄送:
×××,×××,×××。
(右空一个字)
(左空一个字)×××× ××年××月××日印发(右空一个字)
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