秘书工作职责统一标准.docx
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秘书工作职责统一标准
第十五章秘书工作职责原则
第一节秘书工作任务
秘书工作任务繁多,大体可分类如下:
一、管理文献
管理文献要做到文献不丢失、不混乱、不积压、不损坏,这是秘书基本工作。
管好文献不但要有详细科学登记和分类,并且还要详细阅读文献,最佳能做到烂熟于胸,起码要能及时查询。
最后要善于沙里淘金,把重要文献挑出来,供领导参阅。
二、安排活动
安排活动有几种层次:
一方面是寻常活动,另一方面是特殊活动,如开会、约谈、会见;再次是安排出差。
各类安排要有张有弛,衔接合理,科学巧妙,核心要适应领导特点,目是既能提高领导工作效率,又能使领导有尽量多机会掌握各种状况,使领导劳逸结合而不致疲于奔命。
三、对外联系
领导不也许也毋需事必躬亲。
诸多事都要靠秘书去联系。
如领导与领导之间,领导与其她秘书人员之间,领导与机关之间,领导与本系统内、外单位之间,都应当有广泛联系,需要广交朋友,不能做孤家寡人。
自己去跑是一种途径,但更多则需秘书作桥梁。
四、理解状况
秘书应是领导状况采集器。
理解状况渠道有看文献、听会、听报告、交朋友或者收集各种信息,此外就是搞调查。
秘书要成为领导一种重要、可靠、精确、及时信息源。
五、起草文稿
普通来讲,领导发言稿应当自己来写或组织专门人员起草,但秘书并不是无事可做。
如事先参加研究讨论酝酿提纲,这就是很重要事情。
形成思想后,有比较正式发言,要形成文字;尚有,就是领导讲完之后整顿成文,或者对别人整顿东西进行加工核准,形成一种比较精确材料。
六、参谋征询
秘书懂得事情诸多,除个别绝密亲启件外,领导懂得,秘书大多懂得。
因此说秘书有条件发挥参谋征询作用,但要把握好分寸,不要把自己观点强加给领导。
七、把关堵漏
在工作中,领导往往抓某些大方面,小方面就要秘书来把关堵漏。
例如有时候状况比较紧急,领导批评人过头了,秘书就要起缓冲、安慰作用;领导发言讲得不全或者不精确,秘书就要将其补齐、补全、补准,总之,就是要把事情做得尽量完善。
八、解决事务
秘书有诸多事务性事要做,例如接待客人,拆阅书信以及领东西、看病等。
某种限度上,秘书要起管家作用。
第二节秘书工作原则
一、精确原则
秘书是领导助手,秘书部门任何工作都关联着领导机关工作,文秘工作是领导工作重要构成某些,而领导工作总带全局性和广泛性,可以说,秘书工作精确性,相称限度地保证了领导工作精确性,保证了领导工作正常运转。
且不说中央和省市机关,虽然作出一项决定也经常涉及数十人问题。
有时一字之差便导致严重后果,正是“差之毫厘,失之千里”。
如果差错出在核心之处,影响就更大了。
因而,文秘工作必要有认真态度,过细作风。
精确性规定是:
办文要准,办事要稳,状况要实,主意要慎;切忌丢三忘四、粗枝大叶、马马虎虎、心中无数。
二、迅速原则
秘书工作迅速原则是由秘书工作特点决定。
秘书解决工作快慢、效率高低,往往直接影响领导工作进展,关系到整个工作机器运转。
有时会由于办事不及时,丧失良机,贻误大事,甚至导致严重后果。
迅速规定是工作及时、高效,尽量缩短办文办事时限。
文书解决工作提高效率出路,一是要作风过硬,切忌拖拖拉拉,疲疲沓沓,松散懈怠,拖泥带水;二是变化工作手段,实行办公自动化,运用电脑等当代化技术办理某些能办事情,例如屏幕编辑、电话传真、检索资料等等。
三、求实原则
求实是一切工作准则,秘书工作是为领导决策提供根据,特别应当实事求是,否则就也许导致领导工作失误。
秘书工作必要尊重客观事实,不但不能脱离社会实际状况,并且更不能为了个人或小团队利益弄虚作假。
求实规定是:
一是一,二是二,不夸大,不缩小,老诚实实,实实在在;切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报状况,夹杂个人情感,报喜不报忧,甚至不惜捏造事实等。
四、保密原则
秘书部门是机要部门。
各级秘书人员,经常接触领导和某些重要文献,参加某些重要会议,理解某些重要机密,因而虽然在基层单位,秘书和秘书部门都也许掌握某些机密大事或其她属于不公开事宜。
因而,保密不但是文秘工作必要遵守准则,同步也是秘书部门一项职责。
保密规定是:
一是在工作中采用办法保证文献、资料安全,如在包装、运转、拆封、知密范畴和传达中制定安全办法;二是秘书人员要保证自己知密不泄密,做到守口如瓶、滴水不漏,提高警惕,严守纪律;切忌麻痹大意,掉以轻心,或为了炫耀而“露一手,吹几句”。
第三节秘书工作特点
一、辅助性
“辅助性”是与“主导性”相对而言。
从管理系统看,领导处在主导地位,属于决策管理中心;秘书机构处在附属地位,是直接协助决策管理中心辅助机构。
也就是说,新时期秘书机构不能脱离领导而独立存在,秘书工作具备辅助性(有人称“从属性”)。
它体当前:
其一,所有当代秘书工作都要环绕领导工作展开,领导工作涉及到哪里,它工作范畴就要扩大或延伸到哪里;其二,当代秘书人员能参加领导成员各种会议并共同研究问题,能提出各种解决问题方案,但只有发言权而无表决权,更无决定权;其三,当代秘书人员在解决任何问题时,只能依照领导意图和批示精神办理,不能超越职权范畴自作主张,自行其是。
秘书工作辅助性,是指与领导站在同一层次上提供全面性辅助。
虽然秘书与领导职位不同,但在辅助时不是站在上一级层次或下一级层次上,而是与领导处在同一层面上。
辅助领导职能不限于秘书机构,如职能机构经常向领导提供资料和建议,但它们多限于该部门业务范畴;而秘书机构辅助,则要立足于本单位全局,要在强烈战略意识指引下,想领导之所想,急领导之所急,提供全方位、全过程辅助。
二、被动性
秘书工作被动性,是由秘书工作从属性特点和服务宗旨所决定,也是一种客观存在。
秘书工作总是环绕着领导工作需要而进行,很少能完全按照自己意愿安排工作,因而经常处在被动地位。
虽然在有状况下,秘书人员也能积极做某些事情,积极提出某些建议,积极安排某些工作,但是从总来讲,秘书工作是被动。
在多数状况下,秘书人员无法事先筹划下一种月或下一年度要解决多少问题,办多少事情,做多少工作,这要依照领导机关和领导同志工作需要来拟定,事情来了就办,没有时就可以干别。
无论有事没事,秘书人员都应时刻坚守岗位,准备执行任务。
三、综合性
秘书工作综合性,是由秘书机构综合性决定。
如前所述,当代秘书机构属综合性机构,它不像业务部门那样各司其职,各负其责,分管某个方面工作,但要对各部门工作有所理解,协调其间关系,将其联系成一种有机整体,并对整个单位或整个公司工作负责。
这就需要站在全局性立场上,时时处处用综合眼光观测和思考问题,具备较强综合能力。
当代秘书机构作为沟通上下左右部门,上情下达,下情上达,内外疏通,各方平衡,离不开它;管理、经济、科学文化,各项工作离不开它。
要把这些工作做得好,做得快,同样要统筹规划,综合解决。
四、机密性
秘书工作是为各级领导服务,它是各级领导参谋和助手,经常参加研究各种机密问题,又负责各种机密文献起草和保管工作,因而秘书工作具备高度机密性。
由于工作需要,秘书经常比其她工作人员早懂得某些上级意图,在这些方针政策以及意图没向全体人员发布之前(涉及酝酿制定过程)属于机密;由于工作需要,秘书工作人员往往理解工作中重要状况,各种记录数字以及人事调动等状况,也都是机密;由于参加某些重要会议,理解到领导集体在讨论问题中某些不同观点与未定事项;由于起草文献,必然会接触到上级颁发各种不同密级文电资料,理解到关于不适当公开状况材料;而秘书经手机关公文,自身大多数也有其特定对象,一定阅读、解决范畴,即有一定机密性。
所有这些,秘书人员都应当严守机密,严格执行国家关于保密制度,对不应公开状况守口如瓶,对内部研究问题如领导中不批准见不私下散布,引用文献要合用密级把文献保密把关作为一种必要手续过程,以免漫不经心导致差错。
五、事务性
秘书是办事,事务工作量很大,并且各项工作内容都非常详细。
收发登记,起草文书,打印校对,接听电话,迎来送往,派车买票,安排食宿,都得一件一件去办,而办事又总与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起。
秘书人员工作辛苦,与其事务性分不开。
秘书人员要结识到只有搞好事务工作,部门内部秩序井然,与外单位渠道畅通,才干使部门职能正常发挥,立于不败之地;只有搞好事务工作,才干使单位领导人从事务中挣脱出来,集中时间和精力想大事,干实事,更高效地进行领导。
因而,当代秘书人员要充分结识事务性意义,不畏繁杂,不嫌琐碎,踏踏实实地做好每件不显眼工作。
第四节秘书工作作用
一、领导助手作用
秘书工作之因此重要,是由于它直接为领导服务,直接关系和影响着领导工作,起着领导助手作用。
这是秘书工作本性,任何地方、任何时候都不会变化。
二、领导参谋作用
在实现秘书工作四个转变中,第一种转变是,从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策,这就规定秘书一方面要注意发挥参谋作用。
给领导当参谋,是领导对秘书高度信任体现,也是对秘书工作提出高规定。
参谋作用体当前秘书工作各个方面,如协助领导安排好工作布局;为一定期期重点工作、重要会议和活动制定办法、环节,供领导考虑;文献来了不是原封不动送交领导,充当二传手,而是事先通过研究,提出参照意见(最佳提出两种以上供领导选取);对要办事,除依照理解到状况拟定应怎么办外,还可设计几种做法,预计带来如何效果,然后请领导定夺。
三、沟通上下、协调左右枢纽作用
从中央到地方,任何一种部门或单位,都设有一定数量、职责分明机构,其级别不同,既互相联系又具一定独立性,形成一种复杂网络。
秘书机构在这个网络中处在中心位置,起着枢纽作用。
秘书工作枢纽作用,从纵向上,是做好承上启下、上传下达工作。
秘书机构掌握着大量、各种各样信息,上级精神通过这里传达下去,基层动向通过这里反馈上来。
从横向上,是做好单位各职能部门协调、平衡工作。
因此有书说:
“秘书部门是来自上下左右各种状况、资料、函件、信息集散地,是领导工作指挥、联系系统开关,是协调上下、沟通左右联系桥梁”。
秘书工作枢纽作用能否充分发挥,核心在于与否实行科学管理,与否理顺各种关系。
这项任务十分繁重,须花大力气才干做好。
四、协助领导进行信息反馈耳目作用
耳目作用原意是把看到、听到状况及时向领导反映。
固然,这还不够,还应涉及积极开展工作,把领导意图传达出去,进行信息反馈。
做领导者耳目,就要调查研究,收集信息。
其信息来源重要有两方面,一是来自下面实际工作状况和动态反映,二是来自上级批示精神和外地区、外单位经验。
秘书机构除要获取精确、及时、全面信息外,还要通过认真综合解决,提取有价值信息。
也就是说,掌握信息面要广、量要大,但反映给领导则要少、要精,信息不在于字多字少,话多话少,而在于与否抓到了点子上。
只要抓到了点子上,就有助于领导作出决策。
领导作出决策后,秘书还要在贯彻、贯彻决策过程中,将执行状况、成绩、经验以及存在问题及时向领导反馈,充当领导耳目。
信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一种循环系统运动和上升,秘书工作任务就是要组织和完毕这种循环。
五、领导机关门面作用
秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。
说它是“关口”,是由于文献、信息上承下达都要通过这里传递和输送,它要把文字关、用印关、保密关等好些关。
说它是“窗口”,是由于内外联系,来信来访,各方商洽工作,大都由秘书机构出面办理,人们往往把它们当作是代表领导。
因而,秘书机构和秘书人员形象如何,影响很大。
有人反映某些单位官僚主义严重。
这与所接触人作风关于,而这个“接触人”往往是秘书人员。
她们有年龄不大口气倒很大,无怪乎被人说“领导好见,秘书难搪”。
因而,秘书人员一定起好门面作用。
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