供应商管理手册.docx

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供应商管理手册

供应商手册

目录

一、本手册所用名词解释3

1.1文件类3

1.2编码类3

1.3其它4

二、交易程序4

三、注意事项5

3.1合同书5

3.2订单5

3.3送货及收货6

3.4帐单管理8

3.5付款9

四、退货9

五、退货补偿10

一、本手册所用名词解释

1.1文件类

1.1.1供货协议书及报价单：

二者均为约定双方合作关系的文件，无此文件，各种订货行为无效。

1.1.2广告协议书：

规范贵司在我公司商场内所做的各种形式的灯箱、广告牌等约定。

1.1.3促销协议书：

规范双方约定的各种促销活动。

1.1.4订单：

在合同约定价格的基础上，确认商品品种及数量的文件。

1.1.5退货单：

按双方议定的商品品种及数量退回贵司的确认书。

1.1.6送货单：

贵司在送货时必须开具至少为三联的送货清单，其上须清楚注明商品品种、数量及包装规格。

1.1.7收货单：

我司订单及收货单合二为一，即在订单上标有实收数量一栏。

1.1.8退货发票：

我司开具给贵司用于结算退回货品的发票。

1.1.9价格更改通知书：

由贵司提前半个月通知我司的价格变更文件，须盖章方有效。

1.2编码类

1.2.1供应商编号：

在我司电脑管理系统中代表贵司的编码，用于某些查询工作（如付款查询）。

1.2.2供应商货号：

贵司为方便管理，给所经营的无国际条形码的货品的编码（尤其百货类商品）。

1.2.3店内码：

我司为方便管理，对所有商品均给予的一个编码。

注意：

不要弄错供应商货号和店内码的对应关系）。

1.2.4订单号：

订货单的编号，用于付款管理。

1.2.5收货编号：

我司对每张已收货订单给予一个对应编号，主要用于付款管理。

1.2.6退货单号：

用于退货单的编码。

1.3其它

1.3.1商品的管理定义为：

即认码不认货。

只要是不同的店内码，即视为不同商品。

1.3.2基础单位：

指销售单位计量基础，一般为最终消费单位。

1.3.3销售单位、定货单位：

指我司所经营商品的最小出售包装单位。

例如：

355ml听装可乐，一箱24听，分两种规格出售（A：

6听；B：

整箱）在管理系统中，A与B被认作不同的商品，且A的销售包装为6听，B则为24听。

其基础单位1听。

1.3.4端头促销：

货架两端的区域销售。

1.3.5堆头促销：

非货架两端，而在其他地方用栈板堆积促销。

1.3.6快讯促销：

专指在邮寄给顾客的快讯上刊登各种信息而做的促销。

1.3.7订单作废日：

当贵司超过此日期未送货时，为保证我司自动定货系统的准确运作，该定单将自动作废，并将统计贵司未准时送货次数，做为评估双方合作关系的依据。

二、交易程序

以上为第一张订单的整个交易过程，我司采用一张订单对应一张发票，特殊情况下可多张定单对应一张发票，但不接受多发票对应一张定单或非整数定单。

三、注意事项

3.1合同书

3.1.1我司的合同书分三种：

A、供货协议书；B、广告协议书；C、促销协议书。

3.1.2我司的供货协议书的有效期为一年，自签定之日起生效，并于到期前一个月重新签定（合同文本见附件）。

该合同书必须附有我司格式的报价单，合同书上的各交易条件均以此报价单为计算基础，该报价单上的商品不得违反中华人民共和国的各种法规。

否则由贵司承担一切责任。

3.1.3该合同书上所约定的价格即为订单的依据，每张订单不再另行议定价格。

3.1.4合同期内，供应商的价格如有变动，请提前15天书面通知我司，在我司同意后做相应的修改，价格更改通知单上须盖有贵司图章。

3.1.5广告协议书是规范供应商在我司商场内所做的各种形式广告牌的协议，期限为一年。

3.1.6促销协议书则是针对双方约定的各种促销活动，尤其是我司快讯活动。

3.1.7无国际条码商品，贵司需提供贵司货号（即供应商货号），并贴上我司条形码。

要保证货号与我司条码对应关系正确。

3.2订单

3.2.1我司订单与收货单合二为一，即订单上标有实收数一栏，且超过定单作废日后该定单自动作废，以维护我司自动补货系统的准确运作。

3.2.2我司订单分三种：

A、新商品的第一次订货单；

B、日常补货单；

C、快讯订单及紧争订单

3.2.3我司只订3.1.2中所述报价单商品，无我司格式报价单的商品进入商场则被视为赠品。

3.2.4订单一般情况下以书面形式如传真、邮寄或E-mail发给贵司，且不需要贵司确认（快讯订单除外），我司采购部可以用电话形式给贵司下紧急订单（当天送货），此订单会在贵司送货至我司收货部时给予确认。

3.2.5因我司采用订单管理、滚动付款。

为确保付款准时，与订单有关的文件（如送货单、发票等），应注明订单编号、供应商编号及商品编号。

原则上不允许分批交货，且多出订单数量的部分被自动视为赠品。

3.1和3.2所列内容均由我司采购部负责与贵司沟通。

3.3送货及收货

3.3.1贵司送货则表示接受双方议定的合作条件。

3.3.2贵司须按订单上的品种、数量、地点、时间送货，否则我司有权取消或更改订单。

3.3.3我司与贵司的订购量均以定单上的定货单位（也是我司的销售单位）为计量单位。

3.3.4贵司送货时须携带送货单（至少为三联单）及我司订单，并负责免费将货物放置在商场收货部的栈板上，此前风险由贵司承担。

3.3.5为便于快速收货、及时付款，贵司送货单及发票所列商品顺序原则上应与我司订单上所列商品顺序一致。

3.3.6在送货前，贵司应保证国际条形码的正确。

若无国际际条形码，请与采购部联系，我司将给予贵司一个我司店内码，否则不予收货。

3.3.6.1贵司必须保证所送货品均符合中华人民共和国的各项法规，否则在我司发现时有权拒收，如未能发现而导致违规货物进场销售的，由此所产生的一切责任、后果均由贵司承担。

3.3.6.2所有有保质期的商品，在收货时，其有效时间不得低于2/3的保质期，否则商场将拒收货物（与我司采购部有特殊约定者须持有我司采购部的确认书，商场方给予收货），以保持卖场内商品的新鲜度。

3.3.7交货过程

3.3.7.1流程表

3.3.7.2送货地点：

配送中心、各分店（在每份订单上已有注明具体的交货地址）。

3.3.8收货完毕，只表示我司确认包装质量及大数，若商品内在质量及箱装数量存在问题，我司会在一周内提出异议（一周后自动认可）；若有严重问题，我司会退货给贵司，并由贵司承担一切费用。

3.3.9在下列情况我司有权拒收。

3.3.9.1未订商品（含订货与所送货品一致）。

3.3.9.2货品有影响出售的各种质量问题。

3.3.9.3不准时送货（另行约定除外），长期不准时送货者将给予处罚。

3.3.9.4无国际条码且没有贴我司店内码或国际条形码有误。

3.3.9.5对于无国际条形码的商品（尤其是百货）贴错店内码，或供应商货号与我司店内码的对应关系出错。

3.3.10为确保双方库存正确，加快双方周转，我司采用全动态数据补货系统。

但要求贵司在行政运作上给予支持，做到准时、按量、正确送货，尤其给予我司的商品资料必须正确（特别是条形码）。

3.4帐单管理

3.4.1贵司所开具的发票须注明我司的供应商编号、订单号及收货编号。

3.4.2贵司尽量写上我司的商品编号或国际条形码，也可以尽量详列名称，以便我司发票组对帐顺利，及时付款。

一张订单品种较多时，请附详细的发票清单或贵司自行设计的对帐单，对帐单须含有以下内容：

商品名称、我司商品编号、以我司定货单位为单位的送货量、价格、每种商品总金额、该订单总金额等。

3.4.3贵司发票必须符合中华人民共和国法津并正确填写（即使金额正确，填写不规范的发票同样会被退回）。

3.4.4收到发票时，我司会开具一张发票收讫票据给贵司。

发票的接收及退回均由我司发票组负责。

3.4.5请于收货后第二个工作日计起，一周内将发票发至或寄至以下地址（若10日内收不到贵司发票，则付款期延长15天）。

发票可随送货车一起送至，但须交至财务部发票组，不得交给收货部或采购部。

3.4.6发票上我司地址：

3.4.7收下发票后，我司会开具一张发票收讫票据给贵司。

3.4.8贵司须按双方议定的价格开具发票，若有差异将被退回。

3.4.9若因贵司未能按以上帐单管理流程操作造成延迟付款，将由贵司负责。

3.5价格及价格变动

3.5.1供应商应提供有关清楚可确定的商品的价目表，每份价目表必须列明日期并加盖供应商的公司印章。

3.5.2供应商的商品任何价格变动必须在生效前至少30天以书面形式通知。

3.5.3提高价格生效日期前所有的订货仍按原先约定的价格计算。

3.5.4任何变动价格文件及商品价目表须经我方采购总监确认方为有效。

3.6付款

3.6.1付款期从货物进场后的第二天开始计算。

3.6.2我司每周为付款日。

3.6.3请贵司尽量选择银行托付方式付款。

3.6.4我司将在约定的付款期内付款。

3.6.5若赠值税发票有误，付款期将从我方收到更正后正确的增值税发票的当天算起。

四、退货

4.1我司在下列情况发生时将退货给贵司

4.1.1严重质量问题。

4.1.2非我司原因造成的包装破损。

4.1.3双方协定。

4.1.4更换贵司新产品。

4.2我司每次退货将有退货单给贵司，退货费用由贵司负担，且采用先退货后结算方式处理。

4.3贵司接到退货单后，必须在15天内到指定地点取回商品，否则我司不再对该商品负任何责任（特殊约定除外）或视为对我司的赠品。

4.4贵司须持退货单、公司证明信原件、提货人身份证复印件（加盖贵司公章）来我司提货，且须在退货单上签字，并留下身份证复印件及公司证明信原件。

公司证明信原件。

公司证明信至少应包含以下内容：

a、退货人代表公司领取所退货物；

b、退货人的姓名及身份证号码。

五、退货补偿

由于贵司原因造成顾客退货，我司将按国家有关法规给予顾客赔偿，且因赔偿所造成的损失由贵司承担。