手把手教您用excel为员工核定年休假天数.docx
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手把手教您用excel为员工核定年休假天数
手把手教您用excel为员工核定年休假天数
带薪年休假(PaidAnnualLeave)简称年休假,是指职工持续工作一年以上能够享受的一按时刻的带薪的假期,是我国员工福利制度的一项重要组成部份。
很多HR新手往往不明白该从何着手去明白得年休假的政策法规,和应该用何种方式为员工准确核定年休假,如此较易致使员工无法及时享受到应有的福利、阻碍劳动关系的和谐稳固。
本人以前核算过企业5000多名员工2021年度年休假的工作,由于单位人数众多、人员类别又多样化,核算进程的艰辛可想而知,固然从中也积存了一些有效的心得、体会与大伙儿一同分享~。
政策法规篇
要想准确核定年休假,第一要对当前年休假的相关政策法规有一个全面的了解,可供研读的文件有三个,别离是:
《职工带薪年休假条例》(国务院令第514号)、《企业职工带薪年休假实施方法》(人社部令第1号)和《关于<企业带薪年休假>有关问题的复函》(人社厅函(2020)149号)。
文件中几乎每一个条款都能够进行深切的研究,本文要紧选取其中和年休假天数核定有关的几个条款和常见案例加以解析:
(一)、工龄和年休假的关系
案例1:
“刚大学毕业的小张和有30年社会工龄的老王是同一时刻进某单位工作的,工作职位、性质也都一样,一年以后小张得知自己能够开始休年休假了,很快乐,但随后他发觉老王从去年就开始享受年休假了,而且今年年休假的天数还比自己多10天,小张心想,莫非是单位核定错了吗?
”
《职工带薪年休假条例》中的第二条和第三条别离规定“职工持续工作1年以上的,享受带薪年休假”、“职工累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天。
”第二条说的是“何时开始享受年休假”、第三条说的是“到底能够享受几天”。
弄清楚这两条的关系就能够够说明本案例了,小张和老王尽管是同一时刻进单位的,但由于其累计社会工龄不同造成最终享受的年休假起始时刻和天数的不同。
老王在进单位前已经曾经持续工作一年以上,因此新进单位其实就符合享受年休假的条件,只只是昔时的享受天数要再进行折算(详见下文),而小张大学刚毕业
没有社会工龄,必需持续工作一年以上才能开始享受年休假。
另外,两人的累计社会工龄也不同,一年以后,小张累计社会工龄是1年,老王累计社会工龄是31年,因此小张的年休假天数和老王的年休假天数确信是不同的,这也表现了工龄越长福利越好的大体原那么。
(二)、休假起始日和天数折算
案例2:
“刚大学毕业的小张2020年7月1日进单位工作,他明白要做满一年才有年休假,可是这一年是怎么算的呢?
是明年7月1日仍是明年1月22日(过年)开始就有?
做满一年后,也是休息5天吗?
这5天应该在啥时候休完?
”
本案中小张是应届毕业生,以前没有工龄,因此在新单位应至少工作满1年,即从2021年7月1日起开始享受2021年度的年休假。
年休假一样情形下都是休昔时度的,而且那个“昔时度”是指自然年度,即昔时的1月1日到12月31日。
小张是2021年7月1日才符合享受条件的,因此依照《企业职工带薪年休假实施方法》第五条的规定需要进行折算后才能计算出他2021年7月1日到2021年12月31日之间还能利用的年休假天数,具体折算方式如下:
(昔时度在本单位剩余日历天数÷365天)×职工本人全年应当享受的年休假天数
“昔时度在本单位剩余日历天数”能够从日历上数出来,也确实是7月1日到12月31
日一共有几天;“职工本人全年应当享受的年休假天数”依照上面说到的《条例》第三条的规定能够得知,小张是5天,因此折算公式为:
[(31+31+30+31+30+31)÷365]×5=2.5205……
依照政策规定,折算后小数点以后的数字将全数舍去,也确实是说小张最后能够享受的2021年度的年休假天数为2天,截止日期到2021年12月31日为止。
从2021年1月1日到2021年12月31日之间,正好是一个自然年度,就不用再进行折算了,即2021年度小张能够休5天。
(三)、社会工龄的核定方式
依照以上2点能够看出,年休假天数核定的基础确实是员工的累计社会工龄,那么累计社会工龄核定的基础又是什么呢?
《关于<企业带薪年休假>有关问题的复函》中的第二点对此做了详细说明,本文中就再也不赘述了。
在此笔者重点提示一下:
员工依法服兵役期间也应计算为累计社会工龄,即军龄算作工龄,HR能够依照员工提供的《退伍证》等有效证明将此年限计算进去。
实际操作篇
1
、前期核定工作——先依照该员工的劳动手册或人事档案中其他相关证明材料上的社会工龄记录进行工龄的核算,确信一共有多少个月的社会工龄,和是不是曾经持续工作一年以上。
并将相关原始资料进行备份、归档。
往后若是有新进员工,也能够在办理入职手续时让其签署工龄确认表,让员工对HR的核定结果进行签字确认,以幸免往后产生没必要要的纠纷。
2、计算预备工作——新建一张excel表格,将本单位入职时刻录入A2单元格(格式最好设为“年-月-日”,如2020-02-03),社会工龄工作年限可用公式在B2单元格计算【公式:
总社会工龄的月份数/12】(若是要做得细一点,也能够先把总社会工龄的月份数录B2单元格,即每进来一个员工都核定一下,然后录入,再在C列用公式:
=B2/12拖动句柄操作)
接下来确实是核算员工年休假的重头戏了
老员工算法
3、针对去年就在单位工作的老员工——先要计算其在“本单位工作年限”,可用公式在C2单位格计算,以计算2021年年休假为例【公式:
=("2020-12-31"-A2+1)/365】
公式解析:
因为老员工的工龄除在外单位工作的工龄外还要加上在本单位工作的工龄,因此先算截止昔时年末该员工一共做了几天,即用昔时年末的“年月日”减去该员工入职本单位的“年月日”再加1天(若是不加上这1
天最后算出来可是会少一天的哦)算出天数除以365天即可算出做了几年。
再次提示:
工龄是核定年休假天数的基础,必然要做实做细、按实操作。
4、有了社会工龄(第2点中得出)和本单位工龄(第3点中得出)后就应该进行工作年限的汇总,可在D2单元格设置工龄汇总【公式:
=B2+C2】,接着选择D2单元格用exce中的条件格式功能将大于10年工龄和大于20年工龄的人用不同颜色的色块标识出来,具体操作(因excel版本不同会有些许不同):
开始》》》条件格式》》》新建规那么》》》选择规那么类型“只为包括以下内容的单元
格设置格式”,单元格值,大于或等于20用红色,大于或等于10用绿色。
固然,此处用条件
格式来做尽管简单但对某些有更高追求的同志来讲仍是希望用公式来实现此功能,因此下文(新员工算法)中还会介绍另一种用公式直接计算的方式,两种方式都能够达到需要的成效。
5、对不同社会工龄的老员工用色块标出后,再用excel中的挑选功能挑选不同色块,比如挑选绿色色块,那么所有总工作年限大于等于10年但小于20年的员工都能够挑选出来了,E2列能够作为昔时可休年休假天数的核定列,直接手动输入10,拖动句柄复制即可。
一样方式能够将工龄大于20年的员工挑选后在E2列录入15,将无色块的挑选后录入5,即可完成全员核算工作。
如此,只要前期核定工龄正确,即便是上百人、上千人也能够在很短的时刻内进行年休假天数的快速核定。
新员工算法
新进单位员工算法较为复杂,需要分为两类:
6、第一类是新进单位但在之前有工作体会且已经曾经持续工作一年以上的员工——这种员工依照目前人保局关于年休假的口径规定刚进新单位就应当给予其法定年休假(上文案例1中也有提及),由于一样此类员工可不能正巧是1月1日进单位的,因此需要进行折算才能确信昔时度应该给他休的年休假天数(具体法条可参见:
《企业职工带薪年休假实施方法》和上文中的案例2)。
假设王某符合上述条件,是2020年2月3日进本单位的工作,问他2020年能享受几天年休假?
公式如下:
【=TRUNC(("2020-12-31"-A2+1)/365*IF(AND(D2<10,D2>0),5,IF(and(D2>=10,D2<20),10,IF(D2>=20,15,0))))】
公式解析:
那个公式看似比较复杂,咱们需要以中间的乘号为界限,分前半段和后半段进行分析。
前半段【"2020-12-31"-A2+1)/365】那个公式其实确实是计算从员工新进单位时刻到本单位剩余的日历天数后再除以365天进行天数计算(即1号令第五条中规定的“昔时度在本单位剩余日历天数÷365天”)。
后半段【IF(AND(D2<10,D2>1),5,IF(and(D2>=10,D2<20),10,IF(D2>=20,15,0))】是职工累计工作年限所对应的年休假法定天数的计算,即“职工累计工作已满1年不满10年的,年休假5天;已满10年不满20年的,年休假10天;已满20年的,年休假15天。
”(能够看出,此段公式就可替代上文老员工算法中第4点的条件格式,因此利用excel可尝试多种做法,最后结果其实都一样的。
将以上两个公式算下来的结果相乘,会得出一个小数,比如4.56164383561644……,依照年休假实施方法的规定“折算后不足1成天的部份不享受年休”,因此用
TRUNC函数对计算结果进行取整(小数点后都舍去),最后这人2020年度可享受年休假天数能够计算出来,为4天。
只要那个对这条公式充分明白得了,那么其它人员的年休假核算都不是难事了。
7、第二类新进人员是指以前从来没有参加过工作,此刻新进单位工作的职工,比如应届毕业生,这种职工没有社会工龄,应该从他毕业后与单位成立劳动关系后计算其工龄,在本单位持续工作一年以后再享受国家法定年休假。
因此这种员工应该比其他员工多一列——“年休假享受起始日期”(假设在g列),以确信他第二年从哪一天开始符合享受年休假的条件,即他的入职日期往后推算一年的日期,因此g2单位格【公式:
=DATE(YEAR(A2)+1,MONTH(A2),DAY(A2))】,比如应届生小王的入职日期是2020-02-03,用此公式计算后,年休假享受起始日期为“2021-02-03”。
固然,2021-2-3以后他能享受几天年休假也是要进行折算的,利用的公式和上文第6点是相似的,把前半段公式【"2020-12-31"-A2+1)/365】改成【"2021-12-31"-g2+1)/365】即可。
企业福利假算法
除国家法定年休假之外,很多企业为了完善本企业的福利体制、增强人材竞争力,会制定有福利年休假,也确实是额外多给员工的年休假,固然这种算法是依照各个企业的规那么制度来的。
此刻多数企业的做法是先做满一年,然后按照员工在本企业的工作年限给予福利年休假,可是一样福利年休假会随着法定年休假的增加而减少(因为老员工工龄长,法定年休假假期也长,因此福利年休假可适当减少),以达到新老员工间的平稳。
以咱们企业为例:
依照上面的规定能够编制出如下公式
【=IF(A2<1,0,IF(AND(A2>=10,A2<=11),1,IF(OR(AND(A2>=1,A2<=3),AND(A2>11,A2<=13)),2,IF(OR(AND(A2>3,A2<=5),AND(A2>13,A2<=15)),3,IF(OR(AND(A2>5,A2<=7),AND(A2>15,A2<=17)),4,IF(OR(AND(A2>7,A2<10),AND(A2>17,A2<20)),5,0))))))】
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